內(nèi)部采購與采購合同管理制度

內(nèi)部采購與采購合同管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范和管理企業(yè)內(nèi)部采購活動和采購合同的執(zhí)行，確保采購程序的合法性、透亮性和公正性，規(guī)避風險和糾紛，促進企業(yè)運營的高效性和可連續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部采購活動以及相關(guān)采購合同的管理，包含但不限于原材料子、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.采購流程3.1采購需求確認部門或崗位負責人提出采購需求，并填寫《采購申請單》。采購需求應(yīng)包含物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付期限等必需信息。采購需求應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審批后才略進入后續(xù)采購流程。3.2供應(yīng)商選擇與評估采購部門依據(jù)采購需求，訂立供應(yīng)商篩選標準，并向潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價函或招標文件。供應(yīng)商應(yīng)按要求提交相關(guān)資質(zhì)文件、報價單等，并承諾供應(yīng)符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)。采購部門對供應(yīng)商進行評估，包含但不限于供貨本領(lǐng)、價格合理性、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果由采購部門書面記錄并報經(jīng)批準。3.3采購合同簽訂采購部門依照評估結(jié)果，與優(yōu)選供應(yīng)商洽談和確定采購合同條款。采購合同應(yīng)涵蓋雙方商定的物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量要求、交付期限、付款方式、違約責任等內(nèi)容。采購合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，并由采購部門負責人和供應(yīng)商簽訂。采購部門應(yīng)妥當保管采購合同并備案。3.4采購履約管理采購部門負責監(jiān)督供應(yīng)商履行采購合同。采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通、協(xié)商，確保及時交付合格的產(chǎn)品或供應(yīng)滿足要求的服務(wù)。如有必需，采購部門可對供應(yīng)商進行評價，并將結(jié)果記錄，以供將來采購決策參考。3.5采購驗收與支出采購部門接收供應(yīng)商交付的物品或服務(wù)，進行驗收。驗收應(yīng)依據(jù)合同商定的質(zhì)量要求、數(shù)量等指標進行，并記錄驗收結(jié)果。驗收合格后，采購部門應(yīng)按合同商定的支出方式和時間向供應(yīng)商支出款項。4.采購合同管理4.1采購合同備案與存檔全部簽訂的采購合同應(yīng)及時備案，并按相關(guān)要求進行存檔。存檔的采購合同應(yīng)包含合同編號、供應(yīng)商名稱、簽訂日期、合同金額、履約期限等基本信息。4.2采購合同更改管理采購合同更改應(yīng)符合法律法規(guī)和合同商定，并經(jīng)有權(quán)審批部門批準。更改申請需說明更改的原因、內(nèi)容、影響等，并提交相應(yīng)的證明文件。更改后的采購合同應(yīng)及時修訂并備案。4.3采購合同履約管理采購部門應(yīng)監(jiān)督和管理采購合同的履約情況。如發(fā)生履約問題或爭議，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，尋求解決方法，并妥當記錄溝通和處理過程。4.4采購合同停止與解除采購合同的停止和解除應(yīng)符合法律法規(guī)和合同商定，并經(jīng)有權(quán)審批部門批準。停止和解除申請需說明原因、懇求內(nèi)容，并提交相應(yīng)的證明文件。5.監(jiān)督與評估5.1內(nèi)部監(jiān)督內(nèi)審部門應(yīng)定期對公司采購活動進行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改并報告上級主管部門。各相關(guān)部門應(yīng)搭配內(nèi)審部門的監(jiān)督工作，并供應(yīng)相關(guān)文件和信息。5.2外部監(jiān)督公司將搭配相關(guān)國家監(jiān)管部門、審計機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督和檢查。公司將遵守并執(zhí)行與采購活動相關(guān)的法律法規(guī)和國家政策要求。5.3評估與改進公司將定期對采購活動進行評估，包含流程效率、供應(yīng)商績效、采購合同履約情況等方面。依據(jù)評估結(jié)果，訂立改進措施，并定期進行改進驗證。6.違規(guī)與懲罰對于違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)制度進行懲罰，包含但不限于口頭警告、書面警告、拒絕采購申請、停止采購合同等。7.附則本制度的解釋權(quán)歸公司最高管理層全部，并對其進行最終修改和解釋。本制度自發(fā)布之日起有效，作