檔案館檔案管理制度

檔案館檔案管理制度

檔案館檔案管理制度1

隨著我國新農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)已逐漸成為推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的必然趨勢?；谶@一發(fā)展思路，我市近些年來也進(jìn)行了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)的大膽探索和實(shí)踐，并已取得初步成效。但同時也不可避免面臨著制度不完善、人財物不足等方面的問題亟待將解決。因此，如何有效解決上述問題，加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)與發(fā)展，逐漸成為目當(dāng)前檔案工作者需要迫切解決的難題。

1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)的必要性

長期以來，以檔案館為主體的檔案工作在我國經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和維護(hù)社會穩(wěn)定中扮演著重要的角色。尤其是社會主義新農(nóng)村建設(shè)以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作發(fā)揮著日益重要的作用，逐漸成為實(shí)現(xiàn)農(nóng)村管理和鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的重要做成部分。另一方面，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)檔案工作自身發(fā)展的需要。

2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)中存在的主要問題

目前我市鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)已初步取得成效，但從總體上講，各縣區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的建設(shè)仍存在一定差距，發(fā)展進(jìn)程很不平衡。主要存在以下幾方面的問題：

2.1思想認(rèn)識存在偏差

一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的意義不明確，存在思想認(rèn)識上的偏差，因而在實(shí)際工作中雖然也給檔案部門分配任務(wù)，也知道“三農(nóng)”檔案工作有積極意義。但普遍認(rèn)為檔案運(yùn)行并不直接影響國計民生，因此多是說起來重要的“輔助性軟指標(biāo)”。這主要表現(xiàn)在部分領(lǐng)導(dǎo)多不重視或不支持檔案館建設(shè)，因此使得部分縣鄉(xiāng)的檔案工作嚴(yán)重缺位，管理較為零散和落后。

2.2檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后

隨著新農(nóng)村建設(shè)的廣泛實(shí)施，我市多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)工作都取得了長足的進(jìn)步，表現(xiàn)在購置了先進(jìn)的辦公設(shè)備，配足了相關(guān)的人員等。但相對而言，檔案管理卻缺少相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備和專門的辦公室。甚至有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)仍然沿用的是傳統(tǒng)的木質(zhì)檔案柜，檔案室雜亂不堪，陰暗潮濕。這必然不利于“三農(nóng)”檔案的安全和規(guī)范管理，也難以真正發(fā)揮檔案的價值。因此，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館迫在眉睫、勢在必行。

2.3檔案管理制度不健全

傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實(shí)行的是分散管理，條塊分割的管理模式。檔案的內(nèi)容涉及土地、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利等多個領(lǐng)域，關(guān)乎社會管理的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而檔案室的室藏數(shù)量也隨著新農(nóng)村建設(shè)的不斷推進(jìn)而日益增多。由于缺乏有章可循的管理制度，現(xiàn)階段的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室多是以一些財會資料及紅頭文件為主，難以保障檔案的有效利用和安全管理。

2.4人財物投入不足

從人員上講，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室管理人員多為兼職，專業(yè)能力不強(qiáng)，業(yè)務(wù)熟悉度不足，且人員變動性大，因此檔案管理工作往往連貫性不強(qiáng)。從財物方面講，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政資金周轉(zhuǎn)困難，難以將檔案館建設(shè)落實(shí)到位。再者，也有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)多用于其他基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，而在檔案館建設(shè)方面，投入力度明顯不足。

3.對策與思考

加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)，關(guān)乎鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的順利高效進(jìn)行，也是發(fā)展新農(nóng)村的內(nèi)在要求。立足我市目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)的目標(biāo)，就需各縣區(qū)審時度勢，從思想上重視，行動上負(fù)責(zé)，切實(shí)關(guān)心和支持鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)工作。

3.1積極爭取相關(guān)部門的重視

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館屬于新生事物，其建立健全需要一個長期的探索和提高過程。在此期間最為重要的任務(wù)就是要積極爭取各檔案部門人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)的重視，轉(zhuǎn)變其認(rèn)識上的偏差，以更好地保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)的展開。這需要積極做好相關(guān)的思想?yún)f(xié)調(diào)工作，切實(shí)將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)列入重點(diǎn)議事日程和新農(nóng)村發(fā)展規(guī)劃，精心安排，狠抓落實(shí)。同時也需加強(qiáng)宣傳，并結(jié)合各地工作實(shí)際，深入實(shí)際現(xiàn)場辦公，轉(zhuǎn)好進(jìn)度監(jiān)管，促進(jìn)建館任務(wù)的完成。

3.2健全檔案各項(xiàng)管理制度

實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，可謂是建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館后的首要任務(wù)。因此，為保證檔案管理工作的有序、高效進(jìn)行，完善的.檔案管理制度必不可少。健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度，需要縣市級檔案主管部門的全力支持與指導(dǎo)。同時，應(yīng)根據(jù)不同縣鄉(xiāng)的地區(qū)差異、資源狀況及發(fā)展實(shí)際等，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下有針對性地進(jìn)行檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的的制定和完善。再者，新農(nóng)村建設(shè)檔案管理涉及“三農(nóng)”發(fā)展的各個領(lǐng)域，如養(yǎng)老保險、合作醫(yī)療、產(chǎn)業(yè)調(diào)整、土地承包、農(nóng)業(yè)規(guī)劃等，內(nèi)容繁雜多樣，只有在制度管理?xiàng)l例的約束和指導(dǎo)下，才能更好地滿足新農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展需要，保證檔案管理有條不紊地運(yùn)行。

3.3加強(qiáng)檔案集中統(tǒng)一管理

從當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作現(xiàn)狀來看，檔案管理還存在著相對較為分散和雜亂，工作效率低下的問題。實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的集中統(tǒng)一管理，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的重要職能，其不僅可以節(jié)省人力物力，提高檔案工作效率，也能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面，加強(qiáng)檔案的集中管理首先要加強(qiáng)法制觀念建設(shè)，促進(jìn)相關(guān)部門檔案意識的增強(qiáng)，樹立其良好的責(zé)任意識，自覺做好檔案的收集整理、移交歸檔及分類保管工作。同時，也要對檔案人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)，保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作的有條不紊和規(guī)范運(yùn)行。另一方面，要切實(shí)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，也需要積極與相關(guān)的主管機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)交流，共同探討有效的管理辦法，制定管理章程等。

3.4著力解決人財物問題

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館發(fā)展，離不開人財物資源作保障。只有保證人財物的充盈，才能為其他各項(xiàng)建設(shè)的展開提供保障。針對當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)人財物不足的問題，我們認(rèn)為首先要爭取縣市級、鎮(zhèn)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的支持，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施完善，同時積極加大必要的資金投入，尤其是在檔案庫房建設(shè)方面，應(yīng)規(guī)劃出足夠的空間面積，并加強(qiáng)檔案現(xiàn)代保管設(shè)備和裝置的配備，如掃描儀、防磁柜等，以更好地滿足檔案數(shù)字化和集中管理的現(xiàn)實(shí)需求，確保檔案的存放質(zhì)量與安全管理。其次，還應(yīng)明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的職能和機(jī)構(gòu)編制，配備專業(yè)化的檔案管理人員，并將檔案經(jīng)費(fèi)列入每年的財政預(yù)算，維持檔案館正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案館檔案管理制度2

在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，人們對數(shù)字化檔案建設(shè)要求越來越高。從高校的角度出發(fā)，實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)需要對高校建設(shè)目標(biāo)和檔案館信息儲量等方面因素實(shí)施有效分析，制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)檔案。此外，在這個過程中還應(yīng)對數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中存在的風(fēng)險綜合分析，并按照分析結(jié)果制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險管理策略，借以保證數(shù)字檔案館在高校發(fā)展過程中發(fā)揮自身最大的作用。

1、數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目常見風(fēng)險

就目前來看，我國高校建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，承擔(dān)著提升學(xué)生綜合素質(zhì)和知識層次的重要使命。由于高校內(nèi)部設(shè)立多個專業(yè)科目，使得高校檔案館中各專業(yè)檔案數(shù)量越來越多，在這種條件下就需要按照高校檔案館規(guī)模和高校發(fā)展趨勢等方面引入數(shù)字化技術(shù)，提升高校檔案館中檔案管理的便利性，為推進(jìn)我國教育行業(yè)發(fā)展提供有效有效參考依據(jù)。但是當(dāng)前我國各大高校內(nèi)部數(shù)字檔案館建設(shè)還存在一些風(fēng)險，基于此，應(yīng)對高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目常見風(fēng)險實(shí)施有效分析，借以為后期制定有效的風(fēng)險管理策略提供有效參考依據(jù)。就目前來看，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中常見風(fēng)險主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.1、檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險

從字面上來說，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險主要來自于數(shù)字化檔案館內(nèi)部，其具備易于識別和管理便利等優(yōu)勢。由于檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險產(chǎn)生原因相對復(fù)雜，直接影響高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的順利性。大多數(shù)高校在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時，相關(guān)人員對于數(shù)字檔案館風(fēng)險管理的重視程度不足，風(fēng)險意識相對薄弱，無形中加大數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)風(fēng)險的可能。而且高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)規(guī)模大，整個建設(shè)項(xiàng)目投資較大，在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時需要從多方面角度分析，借以制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案建設(shè)方案。但是當(dāng)前在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時，相關(guān)人員并沒有對檔案館建設(shè)因素實(shí)施有效分析，致使數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險的可能性大大提升。由于高校數(shù)字檔案館內(nèi)部工作人員綜合素質(zhì)低下，對于數(shù)字檔案館相應(yīng)資料管理不夠重視，認(rèn)為數(shù)字檔案管理僅僅是將紙面檔案搬到計算機(jī)上，這一舉措勢必造成數(shù)字檔案館內(nèi)部檔案管理紊亂，數(shù)字檔案館整體建設(shè)速率緩慢。為滿足數(shù)字檔案館建設(shè)要求，通常會在其中引入一系列高科技設(shè)備，這就需要在數(shù)字檔案館建設(shè)時投入大量資金，但是高校財務(wù)部門資金儲量并不能滿足高校檔案館建設(shè)需求，導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險。

1.2、檔案機(jī)構(gòu)外部風(fēng)險

與內(nèi)部風(fēng)險相反，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目外部風(fēng)險主要是社會環(huán)境和自然環(huán)境導(dǎo)致的，也就是?f在高校數(shù)字檔案館建設(shè)時，還需要對數(shù)字檔案館所處的社會環(huán)境和自然環(huán)境等方面實(shí)施有效分析，有效規(guī)避這兩方面所帶來的風(fēng)險。從社會環(huán)境的角度來說，我國各大高校數(shù)字檔案館相對獨(dú)立，與我國社會各個層面之間的溝通力度低下，導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏相應(yīng)保障，不僅僅加大數(shù)字檔案館建設(shè)時出現(xiàn)風(fēng)險的可能，對于檔案館整體法律效應(yīng)落實(shí)等方面也有很大的影響。而且大多數(shù)高校在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時，缺乏相應(yīng)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或者所涉及的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)過于老舊，館內(nèi)數(shù)據(jù)庫建設(shè)不合理，種種因素均會導(dǎo)致高校數(shù)字化檔案館出現(xiàn)風(fēng)險。從自然環(huán)境角度出發(fā)，由于高校對于自然災(zāi)害和意外事故沒有合理的防范，導(dǎo)致相應(yīng)風(fēng)險轉(zhuǎn)化為顯示，給高校數(shù)字檔案館帶來難以補(bǔ)救的損失。

2、數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險管理策略

為保證高校數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險管理水平得以提升，必須按照上述常見風(fēng)險制定合理的管理策略，嚴(yán)格控制外界因素對高校數(shù)字檔案館建設(shè)造成的影響，在提升高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)水平的過程中，有效落實(shí)我國教育行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的目的。

2.1、樹立有效的風(fēng)險意識

一般來說，高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)的風(fēng)險事故具有難以估算的特點(diǎn)，影響高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)規(guī)模。因此，在這種條件下需要提升數(shù)字檔案館內(nèi)部工作人員風(fēng)險管理意識，避免在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)時出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險。除此之外，在數(shù)字檔案館建設(shè)之前，還需要相關(guān)人員按照檔案館建設(shè)要求制定總體規(guī)劃方案，并對高校數(shù)字檔案館實(shí)施科學(xué)有效的管理。

2.2、加強(qiáng)相關(guān)部門的合作

受多方面因素的干擾，當(dāng)前我國各大高校在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)時，會出現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)周期過長和與其他行業(yè)交流水平低下等問題，造成數(shù)字檔案館建設(shè)手段過于老舊，難以滿足高校師生對數(shù)字檔案館的全部要求，這不僅僅影響高校數(shù)字檔案館整體結(jié)構(gòu)的合理性，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致數(shù)字檔案館出現(xiàn)建設(shè)風(fēng)險。針對于這一點(diǎn)，必須保證數(shù)字檔案館內(nèi)部相關(guān)部門處于相互合作的狀態(tài)，避免數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)問題。除此之外，在這個過程中還需要制定檔案館內(nèi)部管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想，進(jìn)一步提升高校數(shù)字檔案館風(fēng)險管理水平。

2.3、建設(shè)檔案人才隊伍

對于高校數(shù)字檔案館建設(shè)來說，應(yīng)保證檔案館內(nèi)部工作人員對數(shù)字檔案館在建設(shè)時出現(xiàn)的風(fēng)險有一個全面的了解，借以制定合理的規(guī)避方案。此外，應(yīng)組織相關(guān)人員積極參與數(shù)字檔案館建設(shè)培訓(xùn)，使得相關(guān)人員能夠靈活的應(yīng)用數(shù)字檔案館中的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，避免應(yīng)相關(guān)設(shè)備操作時出現(xiàn)風(fēng)險。在這個過程中還應(yīng)要求高校按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求制定工作人員激勵和懲罰制度，降低工作人員在處理相應(yīng)工作時出現(xiàn)的問題的可能，全面提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求。

2.4、加大技術(shù)研發(fā)力度

對于高校數(shù)字檔案館來說，在建設(shè)過程中應(yīng)對其中涉及的.硬件設(shè)施進(jìn)行綜合分析，并按照分析結(jié)果進(jìn)行數(shù)字檔案館技術(shù)研發(fā)，盡可能保證相應(yīng)技術(shù)研發(fā)力度符合高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求，全面提升檔案館中相關(guān)信息資源的安全性和合理性。除此之外，還應(yīng)保證數(shù)字檔案館中儀器設(shè)備運(yùn)行模式與檔案館建設(shè)處于相互銜接的狀態(tài)，全面提升高校數(shù)字檔案館的兼容性，并在這個過程中引入國外的先進(jìn)技術(shù)手段，在提升數(shù)字檔案館整體研發(fā)力度的同時，推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)順利實(shí)施。

2.5、制定周詳?shù)臑?zāi)難應(yīng)急預(yù)案

受自然環(huán)境因素的影響，高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中會出現(xiàn)問題，這里所說的問題包括館內(nèi)檔案丟失和損壞，不僅僅影響高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平，對于高校后期發(fā)展也有非常嚴(yán)重的影響?；诖耍诟咝?shù)字檔案館建設(shè)時應(yīng)按照自然環(huán)境因素制定合理的災(zāi)難應(yīng)急預(yù)案，避免自然環(huán)境因素對高校數(shù)字檔案館造成的影響，借以為提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平提供有效參考依據(jù)。檔案館檔案管理制度3

一、管理人員需嚴(yán)謹(jǐn)遵循學(xué)生心理檔案管理規(guī)定，扎實(shí)完成檔案保管任務(wù)。

二、心理檔案采用的心理測評需具備科學(xué)性，適合學(xué)生年齡段特征，務(wù)必在專業(yè)人士指導(dǎo)下操作。

三、心理檔案內(nèi)的測試結(jié)果解讀須結(jié)合多方信息，堅持實(shí)事求是原則，交由專業(yè)人士出具科學(xué)、專業(yè)的評價和鑒定。

四、心理檔案設(shè)立后，跟進(jìn)的反饋機(jī)制和介入措施應(yīng)及時到位，以充分挖掘心理檔案在心理健康教育中的實(shí)際效果。

五、嚴(yán)格遵守檔案工作流程，高效高質(zhì)地完成文件鑒定、存檔、整理、管理、交接、銷毀等各項(xiàng)任務(wù)。

六、即時錄入各種入庫資料，并精心編制案卷目錄等索引工具，充分利用資源，切實(shí)服務(wù)于學(xué)校心理健康教育。

七、保證檔案資料的安全及機(jī)密性，確保心理檔案的完整無損。

八、定期審查和規(guī)整各類文檔。

九、強(qiáng)化檔案保管室建設(shè)與管理，切實(shí)做到防盜、防火、防潮、防塵、防蟲害及防止環(huán)境污染等，確保檔案材料安全。

十、心理檔案通常應(yīng)存放于學(xué)院心理咨詢室，由專業(yè)人士保管和處理。特殊情況下需要查詢學(xué)生心理檔案時，必須辦理相關(guān)查閱手續(xù)。

中小學(xué)檔案管理制度

為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，提高科學(xué)管理檔案水平，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化，使檔案更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，我們制定了以下規(guī)定：

1.學(xué)校檔案指在教學(xué)、科研、黨政和其他各項(xiàng)活動中直接形成的具保存價值的`文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料。

2.學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。

3.案卷質(zhì)量要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，檔案整理要做到系統(tǒng)化，庫房管理要科學(xué)化，查找利用要現(xiàn)代化，調(diào)查統(tǒng)計要制度化。

4.學(xué)校設(shè)置綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，各科室配備兼職檔案人員。

5.綜合檔案室負(fù)責(zé)對學(xué)校各科室、部門形成的各種檔案材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編纂等工作。

6.各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)日常收集整理，按規(guī)定定期向檔案室移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。

7.歸檔時間和手續(xù)需按時執(zhí)行，包括黨政（文書）檔案、基建文件材料、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、專門檔案、特殊載體（聲像）檔案、實(shí)物檔案等。

8.檔案室要做好檔案的保管工作，如設(shè)置專用庫房、控制溫濕度、定期檢查和修復(fù)檔案等。

9.對檔案進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計，以確定其保存期限和利用價值。

10.建立和完善檔案借閱利用制度，積極為學(xué)校工作提供方便快捷的服務(wù)。

11.將永久、長期保存的檔案在學(xué)校保存十年左右，然后連同檢索工具、參考資料一并向市檔案館移交。

讓我們共同努力，提升學(xué)校檔案管理工作，使之成為推動學(xué)校發(fā)展的重要力量！檔案館檔案管理制度4

一、設(shè)備檔案歸檔范圍

接收歸檔本校五千元以上的各類設(shè)備

1、申請訂購的文件、合同、訂貨單（卡）

2、隨機(jī)的全部技術(shù)文件（裝箱證、合格證、使用操作維修說明書、結(jié)構(gòu)圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗(yàn)收清單等）。

3、安裝調(diào)試記錄及驗(yàn)收報告。

4、使用過程中，定期檢修記錄和更換零部件記錄，重大故障及處理記錄等。

5、設(shè)備轉(zhuǎn)讓協(xié)議，報廢的技術(shù)鑒定材料，報告和主管部門批復(fù)的'文件。

二、設(shè)備檔案收集與整理、分類、立卷

1、收集：各處室所使用的校外購置的五千元以上設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時移交檔案室，統(tǒng)一積累和集中保管。

2、分類整理、組卷：按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列。

3、編目、立卷：一個保管單位編一個流水號，一件編一個件號，然后編寫卷內(nèi)目錄、備考表和卷面，立卷歸檔時歸檔號依照類別編流水號。

三、設(shè)備檔案的利用

1、編制分類案卷目錄的檢索工具。

2、凡需利用（借閱）須履行登記手續(xù)。

四、設(shè)備檔案的銷毀

對確已無保存價值的設(shè)備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。檔案館檔案管理制度5

1、數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

（1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

（3）全面推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

（7）數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。

2、控制為核心的體制設(shè)計理念

檔案與其它文獻(xiàn)信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設(shè)計理念，管理體制的設(shè)計重心是如何防止檔案信息的.泄密。而數(shù)字檔案館建設(shè)的最大意義就是要實(shí)現(xiàn)管理理念以保管檔案實(shí)體為主向以提供檔案服務(wù)為核心的轉(zhuǎn)變，可以借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的保管和整理的升級。因此發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，為廣大檔案利用者提供服務(wù)是建設(shè)數(shù)字檔案館的應(yīng)有之意，20__年的全國檔案工作會議明確提出：要轉(zhuǎn)變觀念，改變認(rèn)識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心?！奔礄n案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務(wù)中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術(shù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楸４?、借閱、技術(shù)管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導(dǎo)致了原有的控制為核心體制設(shè)計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設(shè)數(shù)字檔案館的意義，另一方面，數(shù)字檔案也使得檔案工作者從傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)向計算機(jī)管理模式。

3、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構(gòu)上基本立足點(diǎn)都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣了被動的工作方式，但隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設(shè)已不再是單純的技術(shù)工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統(tǒng)檔案的歸檔工作一般是在檔案館內(nèi)部完成的，而數(shù)字檔案從現(xiàn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、儲存系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)等硬件環(huán)境，以便檢驗(yàn)、儲存、管理和閱讀數(shù)字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個系統(tǒng)的方案設(shè)計以及需求分析和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術(shù)發(fā)展為契機(jī)從而實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)在管理理念和運(yùn)行體制上的重要變革，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案工作者以服務(wù)的姿態(tài)用數(shù)字檔案建設(shè)的成果為利用者服務(wù)，應(yīng)該借助數(shù)字檔案的環(huán)境主動與相關(guān)行業(yè)系統(tǒng)的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統(tǒng)作風(fēng)，數(shù)字檔案提供利用時，應(yīng)注意安全保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得復(fù)制數(shù)字檔案，體制上發(fā)生轉(zhuǎn)變才能保證檔案數(shù)字的健康發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)必將使傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)的職能結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。

4、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個集中儲存地，工作方式由保管到服務(wù)變被動到主動是檔案館價值體現(xiàn)的必然要求，數(shù)字檔案館將進(jìn)一步推動這一理念的實(shí)現(xiàn)，用館內(nèi)儲藏的數(shù)據(jù)平臺為廣大利用者服務(wù)，檔案管理體制也要適應(yīng)這一理念的轉(zhuǎn)變。也就是要樹立“服務(wù)本位”的理念。數(shù)字檔案館的建設(shè)在對檔案管理系統(tǒng)的開放性提出要求的同時，電子文件的管理方式已經(jīng)不再沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理模式，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求要做好電子文件的歸檔管理工作。

數(shù)字檔案的歸檔一般有兩種模式：一是將數(shù)字檔案拷貝到脫機(jī)的載體上，主要利用儲存介質(zhì)傳輸，這些介質(zhì)包括光盤和磁盤，移交到檔案室。另一種歸檔方式是通過網(wǎng)絡(luò)，各部門將本部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案室，歸檔后供各個部門在線瀏覽。檔案部門要與電子文件產(chǎn)生和形成中的各個部門保持相關(guān)的聯(lián)系，及時掌握電子文件形成階段的各類元數(shù)據(jù)信息，制定與電子檔案保管格式、數(shù)據(jù)儲存方式、數(shù)據(jù)管理等工作相關(guān)的制度性文件，通過電子簽名、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)效驗(yàn)、儲存?zhèn)浞莸确椒▉肀ＷC電子文檔的真實(shí)性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)。數(shù)字檔案館的建設(shè)勢必要打破傳統(tǒng)檔案各部門的結(jié)構(gòu)，在橫向縱向上加強(qiáng)了檔案與各個部門之間的數(shù)據(jù)交換與共享。檔案館檔案管理制度6

一、高校檔案館職能

高校檔案館職能在社會改革發(fā)展的推動下不斷拓展延伸，從最初的以保管、利用為主的單一功能到集多種功能于一體，并承擔(dān)著更多的社會責(zé)任?；谛畔r代不斷更新的社會發(fā)展需求，筆者認(rèn)為，高校檔案館需要從管理、服務(wù)和宣傳教育三個方面來定位和拓展自身職能。

（一）管理職能。高校檔案館的管理職能主要涵蓋資源管理、制度管理和人員管理等方面。檔案資源是高校檔案館職能發(fā)揮的基礎(chǔ)，檔案收集是否齊全完整，檔案整理是否規(guī)范有序，檔案保管是否安全有保障，檔案管理系統(tǒng)是否穩(wěn)定以及檔案編研成果是否豐富等都是檢驗(yàn)高校檔案館檔案資源管理職能是否有效發(fā)揮的重要標(biāo)準(zhǔn)。在信息化時代，高校檔案館資源管理職能的側(cè)重點(diǎn)與以往有所區(qū)別，電子文件的增多使檔案收集和檔案整理過程更加簡化，并在信息技術(shù)的支撐下趨于智能化，相對而言，檔案安全保管、信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和檔案資源的充分開發(fā)在高校檔案館職能發(fā)揮中的重要性更加凸顯。

制度管理主要包括貫徹履行部級和省市級檔案行政管理部門制定的檔案法律法規(guī)，以及在充分考慮信息時代多樣化社會發(fā)展需求和高校檔案管理工作變化情況的基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理的規(guī)章制度。目前，全國各高校的檔案管理制度都各有特色，是高校整體管理制度體系的重要組成部分。一方面可以使全校檔案管理工作與其它管理工作相互協(xié)調(diào)，做到有據(jù)可依，有章可循；另一方面也存在著各高校檔案館制度自成體系，無法統(tǒng)一規(guī)范的問題。

人員管理是決定高校檔案館管理和服務(wù)水平的關(guān)鍵因素之一，檔案館除了遵循學(xué)校人事管理規(guī)范之外，更需要積極爭取引進(jìn)專業(yè)型的優(yōu)秀人才，特別是既懂檔案專業(yè)技術(shù)又能熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。更重要的是要通過各種方式加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，普及信息時代背景下檔案管理工作新理念和新的管理方式，使檔案工作人員通過不斷學(xué)習(xí)而提高業(yè)務(wù)技能和工作熱情。

（二）服務(wù)職能。檔案信息服務(wù)是高校檔案館的立館之本。當(dāng)下信息開放浪潮的驅(qū)動迫使高校檔案館必須突破主要服務(wù)于高校內(nèi)部的傳統(tǒng)定位，從學(xué)校、師生、校友和社會四個維度來拓展服務(wù)職能。

在服務(wù)高校方面，檔案館的職能一方面體現(xiàn)在為高校日常管理工作服務(wù)，使檔案真正成為高校制定重大決策的重要參考和憑證，另一方面體現(xiàn)在為高校學(xué)科建設(shè)和科研服務(wù)，為建立科學(xué)完善的學(xué)科體系提供重要信息資源。高校檔案館豐富的館藏資源使其理應(yīng)成為獨(dú)具特色的學(xué)術(shù)研究中心，如美國哈佛大學(xué)等高校的檔案館在提供檔案信息服務(wù)時將學(xué)術(shù)研究作為主要服務(wù)項(xiàng)目。

服務(wù)師生方面的職能主要體現(xiàn)在為教師科研工作服務(wù)和為學(xué)生學(xué)習(xí)與社會實(shí)踐服務(wù)。檔案是學(xué)術(shù)研究的.基礎(chǔ)，科研檔案系統(tǒng)清晰地記錄著科研工作的整個過程，能夠?yàn)榭蒲谐晒D(zhuǎn)化和創(chuàng)新思想傳播提供有效途徑。高校檔案館中的精品教學(xué)資源是學(xué)生學(xué)習(xí)的重要素材，學(xué)生通過檢索和利用一手檔案資料既能夠解決學(xué)習(xí)中遇到的難題，也能夠鍛煉自己的實(shí)踐能力。

在服務(wù)校友方面，高校檔案館不僅僅是為校友提供個人檔案材料的機(jī)構(gòu)，更是維系校友與母校情感的重要紐帶。檔案館在檔案工作中通過與學(xué)校其他部門以及社會單位合作，搜集校友相關(guān)專題檔案，建立并定期更新校友檔案資料庫，可以為學(xué)校聯(lián)系各方校友提供便捷途徑。另外，檔案館在挖掘檔案資源過程中開發(fā)各類檔案文化紀(jì)念品也能夠使檔案成為承載校友與母校情感的重要載體。

服務(wù)社會方面的職能體現(xiàn)在積極促進(jìn)檔案信息開放，服務(wù)于社會科學(xué)研究和構(gòu)建社會記憶方面。高校檔案是構(gòu)建完整社會記憶的重要原材料，高校檔案館則是保存社會記憶的重要機(jī)構(gòu)之一。檔案館向社會各界公眾開放與提供檔案信息是高校服務(wù)社會這一辦學(xué)宗旨的充分體現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案社會價值的有效途徑。

（三）宣傳教育職能。高校檔案館的豐富館藏使其成為校史研究和展覽的主要陣地，也成為高校對外宣傳交流的重要窗口和開展師生愛國愛校教育的重要基地。信息時代的發(fā)展理念與技術(shù)創(chuàng)新為高校檔案館宣傳教育職能的發(fā)揮提供了很好的機(jī)遇，線上線下手段的結(jié)合極大地拓展了這一職能的作用范圍。傳統(tǒng)的宣傳教育職能主要體現(xiàn)為現(xiàn)場參觀、展覽和教學(xué)等線下方式。高校在中學(xué)生開放日或接待外來交流訪問人員時將參觀檔案館校史館作為重要行程，已成為宣傳高校發(fā)展歷史、傳播大學(xué)精神以及促進(jìn)對外交流與合作的有效方式。在新生入學(xué)教育和新進(jìn)教職工培訓(xùn)中，檔案館同樣扮演著不可或缺的角色。校史宣傳和檔案展覽能夠使學(xué)生和教職工充分了解高校發(fā)展歷程和辦學(xué)宗旨，增強(qiáng)自身歸屬感和對校園文化的認(rèn)同，也有助于提高學(xué)生和教職工對檔案和檔案工作的認(rèn)識，間接促進(jìn)整個社會檔案意識的提高。

在線下宣傳教育方式之外，線上方式更加受到公眾的歡迎，特別是近幾年新媒體的廣泛應(yīng)用給高校檔案工作帶來了很多新的變化。高校開始利用新媒體平臺開展檔案咨詢、遠(yuǎn)程服務(wù)、校史巡展等活動，積極拓展業(yè)務(wù)范圍，延伸服務(wù)職能，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺優(yōu)勢加強(qiáng)宣傳。網(wǎng)絡(luò)新媒體也為高校信息公開和校園文化傳播提供了更加便捷的途徑，檔案館網(wǎng)站和移動終端應(yīng)用極大地拉近了檔案館與利用者之間的距離，檔案信息和校園文化傳播范圍更加廣泛，檔案館的宣傳教育職能在檔案利用過程中得到了更好的展現(xiàn)。

二、高校檔案館屬性

檔案的屬性特點(diǎn)很大程度上決定了檔案館的屬性特點(diǎn)，高校檔案館作為保管高校檔案的主要機(jī)構(gòu)，其自身既帶有與生俱來的一些屬性，又因受社會環(huán)境的影響而帶有很強(qiáng)的時代性。

（一）文化性。檔案的文化屬性是檔案館文化功能的源泉，科學(xué)文化性是高校檔案館的基本屬性之一?！稒n案法》第8條規(guī)定：中央和縣級以上地方各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。這一規(guī)定使檔案館的文化屬性得到了法律層面的正式確認(rèn)。高校檔案館不僅是高校內(nèi)部更是整個社會范圍內(nèi)重要的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其收集保存的各類檔案信息既是體現(xiàn)高校發(fā)展歷程的重要?dú)v史記錄，也是繼承與傳播高校精神文化的主要源泉。然而，就目前來說，因高校檔案形成范圍和行政管理體制的特殊性，高校檔案館尚未在社會范圍內(nèi)展現(xiàn)出獨(dú)立的文化機(jī)構(gòu)形象。

（二）服務(wù)性。服務(wù)性是高校檔案館的立足之本。信息時代的高校檔案館經(jīng)歷著由檔案管理機(jī)構(gòu)向社會化信息服務(wù)機(jī)構(gòu)快速轉(zhuǎn)變的過程。社會對檔案信息需求的變化拓展了檔案工作的運(yùn)作空間，高校檔案館不再是一個單純的實(shí)體管理機(jī)構(gòu)，而是通過資源管理和信息服務(wù)工作來促進(jìn)檔案信息資源的傳遞、交流與共享。檔案人員的服務(wù)意識、豐富的檔案館藏和多樣化的信息獲取途徑是高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。高校檔案館在保障做好基礎(chǔ)工作的同時需依據(jù)社會發(fā)展需求不斷拓展檔案服務(wù)范圍，深化服務(wù)內(nèi)涵，更好地滿足學(xué)校師生以及社會公眾的多樣化與個性化信息需求。

（三）專業(yè)技術(shù)性。檔案管理是一項(xiàng)規(guī)范性和專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在其長期發(fā)展演變過程中，檔案人員建立了較為科學(xué)適用的檔案管理技術(shù)，如檔案整理技術(shù)、庫房管理技術(shù)、檔案修復(fù)技術(shù)等。在信息時代，電子文件管理和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使高校檔案館極大地突破了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的局限，使檔案信息服務(wù)不再受時間和空間的限制，利用者能夠快速高效地獲取檔案信息并享受個性化服務(wù)，這是傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)所不能實(shí)現(xiàn)的。高校檔案館專業(yè)技術(shù)性的凸顯必須以其文化性和服務(wù)性為基礎(chǔ)，在檔案工作中使技術(shù)應(yīng)用與人文因素得到最佳程度的結(jié)合，讓以“數(shù)字化生存”的技術(shù)與以“社會化生存”的人文實(shí)現(xiàn)平衡與和諧的共同發(fā)展。

（四）教育性。高校是我國高等教育的主要陣地，高校檔案館作為高校內(nèi)部文化事業(yè)機(jī)構(gòu)理應(yīng)具有重要的教育功能。20__年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》將“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”作為高校檔案館的基本職責(zé)內(nèi)容，并建議有條件的高校建立愛國主義教育基地。檔案館的豐富檔案資源是高校開展大學(xué)生素質(zhì)教育和校史教育的重要素材，為校園文化建設(shè)提供了豐富的文化資源。

（五）社會開放性。目前我國高校檔案館大多囿于高校內(nèi)部，檔案資源的社會開放度不高，無法實(shí)現(xiàn)在社會范圍內(nèi)的廣泛共享。而開放是信息時代的顯著特點(diǎn)之一，也是這一時代背景下社會公眾對檔案機(jī)構(gòu)提出的重要訴求。在這樣的環(huán)境下，高校檔案館理應(yīng)掙脫高校檔案服務(wù)于高校內(nèi)部的傳統(tǒng)觀念的束縛，加快完成由校內(nèi)組織文化機(jī)構(gòu)向社會文化機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，提高自身社會開放性，積極推進(jìn)高校檔案信息資源社會開放與共享工作，并參與到社會科學(xué)研究和人文交流領(lǐng)域，進(jìn)而推動大學(xué)為社會服務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語

時代的發(fā)展始終影響著高校檔案館改革發(fā)展的步伐，檔案館職能和基本屬性隨著社會發(fā)展的需要而不斷地拓展與延伸，這是高校檔案館與社會環(huán)境長期博弈的一個過程。在這個過程中，高校檔案館必須積極主動地去適應(yīng)信息時代背景下不斷出現(xiàn)的新變化，才能充分把握發(fā)展機(jī)遇，應(yīng)對更多的前所未有的挑戰(zhàn)。檔案館檔案管理制度7

高校圖書館的檔案是非常重要并且珍貴的文獻(xiàn)資料，對高校未來的發(fā)展有著不可替代的重要作用。但隨著社會的發(fā)展和諸多工作的展開，高校圖書館檔案管理工作存在的諸多問題漸漸露出水面，面對這些問題，如何結(jié)合現(xiàn)狀和發(fā)展形勢提出行之有效的解決措施，是擺在高校圖書館面前的一個重要研究課題。

1、高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1、高校圖書館檔案管理概況

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，我國絕大部分高校都已建成電子圖書館，完成了數(shù)字檔案的建設(shè)。各高校也根據(jù)自身的實(shí)際情況制定出了相應(yīng)的圖書館檔案管理方案，利用信息化的數(shù)字處理系統(tǒng)使得圖書館的檔案歸檔、整理、保管、利用、統(tǒng)計等各項(xiàng)工作都更加規(guī)范化、制度化、簡便化。利用電子信息技術(shù)管理，是檔案的分類、編制、檢索的效率都得以大幅度的提高，與此同時也是圖書館檔案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1.2、高校圖書館檔案范圍與分類

人事檔案、行政類檔案、資產(chǎn)類檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨群檔案等是圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容。人事檔案主要是高校職工的學(xué)歷證明、獎罰情況、培訓(xùn)材料、職務(wù)申報材料等。行政類檔案主要是簡報以及記錄，如會議記錄、工作簡報、《中國索引》、圖書館通知與通報、圖書館通訊等。還指科研教學(xué)管理和館史，如圖書館擴(kuò)建、新聞報道以及館慶等等，還有教學(xué)管理、項(xiàng)目管理、學(xué)位建設(shè)等等。部分行政檔案還指國際國內(nèi)交流與合作。資產(chǎn)類檔案主要指圖書館內(nèi)的儲存設(shè)備、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)，如電腦、書架、監(jiān)控、掃描儀、打印機(jī)等等。業(yè)務(wù)檔案主要是圖書館的建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，圖書館的安全工作、讀者服務(wù)工作、交流工作等。其他檔案工作其他圖書館贈予的有價值的資料、圖書館活動中所留下的影像資料、獎品、照片等等。

2、高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

2.1、對圖書館檔案管理工作的重視不夠、意識淡薄

目前，大多數(shù)高校圖書館都存在著管理意識淡薄、管理觀念落后的問題。這表現(xiàn)在以下方面：高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視圖書館的檔案管理工作，認(rèn)為抓教學(xué)以及搞科研才能帶動高校的發(fā)展。對于圖書館的檔案管理工作，無論是設(shè)備還是人員的投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到實(shí)際需求，嚴(yán)重限制了圖書館的檔案管理工作的發(fā)展。他們一般認(rèn)為圖書館檔案管理工作就只是簡單的對檔案進(jìn)行保存與裝訂，而沒有站在歸檔后的利用以及查詢的角度去看待檔案管理工作。

2.2、信息化落后，管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)代社會，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，而目前大多數(shù)高校圖書館檔案管理工作還擁有著相對落后的信息技術(shù)，圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也普遍不高。首先，圖書館檔案管理設(shè)施的匱乏阻礙了圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。其次，高校往往是在教學(xué)和科研工作上引進(jìn)高素質(zhì)人才，而對于圖書館檔案管理工作的人才引進(jìn)方面卻顯得比較吝嗇，而且年齡結(jié)構(gòu)也不是特別的合理，檔案管理人員年齡普遍偏大，因此檔案管理人員思想保守、對信息技術(shù)的掌握程度有限的現(xiàn)象在高校圖書館的檔案管理工作中比較普遍，故而阻礙了高校圖書館檔案管理的信息化建設(shè)和健康的發(fā)展。

2.3、管理模式落后，檔案管理制度不健全，各高校圖書館都有著自己的檔案管理制度和管理模式，但大多數(shù)高校圖書館的管理制度都比較陳舊，也沒有隨著時代的發(fā)展而適當(dāng)?shù)男薷耐晟?，?dǎo)致過時、與實(shí)際工作脫節(jié)的現(xiàn)象出現(xiàn)。這與高校圖書館沒有形成統(tǒng)一的檔案管理工作有關(guān)，圖書館檔案管理部門與各學(xué)院各部門之間缺少有效的對接和溝通，致使歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種不合規(guī)范的現(xiàn)象。第二點(diǎn)是圖書館的檔案管理工作沒有根據(jù)時代的發(fā)展而修整完善，也就是說沒有做到與時俱進(jìn)。如檔案管理工作的信息化建設(shè)、系統(tǒng)的升級等等都對檔案管理制度提出了新的要求，所以要對既有的制度進(jìn)行修訂、完善，使其更加規(guī)范、更加健全。

3、高校圖書館檔案管理工作問題的解決對策

3.1、提高意識和重視程度

意識是行動的先導(dǎo)，所以在檔案管理工作中首先要改變管理者的意識，徹底改變過去重視不足、認(rèn)識不夠的局面。要做到這一點(diǎn)，第一步是做好宣傳工作，是整個高校上下都重視檔案管理工作，讓檔案管理工作深入人心。然后，檔案管理者要自覺提高自己的意識，改變落后的觀念，時刻意識到圖書館的檔案管理工作直接影響到廣大師生的切身利益和有關(guān)工作的順利展開。最后，學(xué)校廣大教職員工以及各個部門都應(yīng)該主動配合圖書館檔案管理部門的工作。

3.2、加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)

任何工作都不能忽視人才隊伍建設(shè)這一環(huán)，高校檔案管理工作也是一樣，培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才是檔案管理工作高校開展的有力保障。加大力度引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員是高校首先應(yīng)該做的`，使檔案管理人員思想保守、業(yè)務(wù)能力不達(dá)標(biāo)、年齡結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀得到改善，充實(shí)并壯大檔案管理隊伍。然后，高校還應(yīng)該在引進(jìn)高素質(zhì)人才的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對既有管理人員的培養(yǎng)，通過政策保障來使管理人管參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、深造，是管理人員真正適應(yīng)圖書館檔案管理工作的工作需求。

3.3、建立先進(jìn)的管理模式和健全的檔案管理制度

推動管理工作最行之有效的內(nèi)核動力就是制度，對于完善高校圖書館檔案管理工作，一套健全、系統(tǒng)的管理制度是必不可少的。所以，高校圖書館要想提高檔案管理水平，就必須建立起一套健全的、系統(tǒng)的、行之有效的檔案管理制度。首先，圖書館的檔案管理工作要有學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來親自抓，并成立系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)，各學(xué)院、各部門與圖書館檔案管理部門要建立起結(jié)合管理模式，責(zé)任到人，明確分工，做到對接通暢、收集及時、歸檔順利。其次，圖書館檔案管理制度要與時俱進(jìn)，根據(jù)時代的發(fā)展調(diào)整管理細(xì)則，創(chuàng)新管理模式，使工作效率得到提高，為廣大師生作出更好的服務(wù)。

3.4、提高檔案的信息化水平

當(dāng)今時代，信息化已經(jīng)在人類生活和工作的各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可或缺的作用，圖書館的檔案管理工作如果沒有信息化工具來管理，必定會是圖書館檔案管理工作的發(fā)展止步不前。因此，高校應(yīng)該加大圖書館檔案管理工作的信息化建設(shè)，從設(shè)備、軟件、管理方式等多方面投入、引進(jìn)，將現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)積極的應(yīng)用于圖書館檔案管理工作中，共建共享檔案資源信息，最大限度的發(fā)揮檔案管理的信息功能。檔案館檔案管理制度8

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，中國的經(jīng)濟(jì)總量己經(jīng)位居世界第二，社會生活不斷發(fā)生變化，每天都有許多歷史事實(shí)、經(jīng)濟(jì)事件值得記錄，每天都有民眾需要查閱個人身份、房產(chǎn)、股權(quán)等檔案，給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。然而，在“局館合一”的體制下，檔案管理機(jī)構(gòu)肩負(fù)著行政管理與開展業(yè)務(wù)的兩種職能，且兩種職能均為法律職能，既要處理好兩種職能的關(guān)系，又要發(fā)揮好兩種職能的作用，在實(shí)際運(yùn)行中有時會發(fā)生矛盾。為此，從事檔案研究的有關(guān)專家學(xué)者一直把檔案體制研究列為一個研究的重點(diǎn)，各地檔案局館始終堅持對檔案管理體制進(jìn)行完善創(chuàng)新。本人在學(xué)習(xí)有關(guān)專家學(xué)者檔案管理體系研究成果的基礎(chǔ)上，結(jié)合個人工作實(shí)際，以新形勢下檔案管理體制面臨的問題和創(chuàng)新實(shí)踐為課題，進(jìn)一步展開理論研究。

一、我國現(xiàn)行檔案管理體制的演變過程

1954年，國家成立檔案局，隸屬于國務(wù)院直接領(lǐng)導(dǎo)，行使國家檔案事務(wù)的最高行政管理權(quán)。與此同時，中央辦公廳、中央軍委分別成立了檔案處，分別掌管黨和軍事機(jī)關(guān)的檔案。1959年中央辦公廳檔案處劃歸國家檔案局，統(tǒng)一管理黨和政府機(jī)構(gòu)的檔案；于是，各地檔案局隸屬于各地黨政共同管理。1978年后，隨著我國改革開放的基本國策確立，我國的黨和國家機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了四次機(jī)構(gòu)改革，分別發(fā)生在1982年、1988年、1993年、1998年，在這4次黨和國家機(jī)構(gòu)重大改革中檔案管理機(jī)構(gòu)的行政職能沒有發(fā)生多少變化，主要是隸屬關(guān)系發(fā)生了一些變化。如，1985年出現(xiàn)過國家檔案局與中央檔案館分離的狀況，中央檔案館屬中央辦公廳直接領(lǐng)導(dǎo)，但在業(yè)務(wù)上屬于國家檔案館領(lǐng)導(dǎo)。直到1993年的黨和國家機(jī)構(gòu)改革中才明確我國“局館合一”的管理體制，各地的檔案管理局與各地檔案館合并成一個機(jī)構(gòu)，但掛“兩個牌子”，既是行政管理機(jī)構(gòu)，又負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)開展，隸屬于各地黨委直接領(lǐng)導(dǎo)，直至今日得到穩(wěn)定。

二、我國現(xiàn)行檔案管理體制存在的問題

我國現(xiàn)行的檔案管理體制經(jīng)過連續(xù)多年的運(yùn)行完善，對于強(qiáng)化我國檔案管理的行政管理，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，發(fā)揮了實(shí)實(shí)在在的作用，但也暴露出許多不容忽視的問題。其問題和不足主要表現(xiàn)如下：

（一）領(lǐng)導(dǎo)體制不穩(wěn)定，經(jīng)費(fèi)落實(shí)困難。近十多年來，我國的黨政機(jī)構(gòu)一直處于改革之中，每隔3-5年都會發(fā)生一些重大的變化，即從中央到縣市的變化，這自然會影響到各地的檔案管理機(jī)構(gòu)的人事變化，使各地檔案局館的各項(xiàng)建設(shè)的連續(xù)性受到一定的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，建一個數(shù)字檔案館一般都要好幾百萬，后期維護(hù)費(fèi)每年至少好幾萬，一旦領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生變動，這些經(jīng)費(fèi)需要一定的時間才能落實(shí)。另外，爭取經(jīng)費(fèi)上也存在許多困難，過去檔案館爭取經(jīng)費(fèi)是下級向上級爭取，現(xiàn)在是“局館合一”，檔案館爭取經(jīng)費(fèi)是自家的內(nèi)部事務(wù)。

（二）黨政合一，政事不分。由于各地檔案局館隸屬各地黨委領(lǐng)導(dǎo)，屬于黨務(wù)機(jī)構(gòu)，同時《檔案法》里賦予的各級檔案機(jī)構(gòu)具有行政執(zhí)法權(quán)，具有行政管理的職能。于是，檔案管理體制呈現(xiàn)出“黨政合一、政事不分”的特點(diǎn)。然而，在檔案的行政管理中，有許多管理對象卻不在檔案管理機(jī)構(gòu)之內(nèi)。以縣級檔案局館為例，除了管理本區(qū)域內(nèi)黨政系統(tǒng)的檔案，還要對本區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校和企事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，而這些機(jī)構(gòu)又不在檔案管理體制之內(nèi)，尤其是有些企業(yè)是股份制、中外合資、私營等不同性質(zhì)的企業(yè)，在行使檔案管理行政監(jiān)督指導(dǎo)中會遇到許多困難。

（三）重上輕下，基礎(chǔ)不牢。在“局館合一”的模式下，對于省級檔案管理機(jī)構(gòu)來說實(shí)際上是局館異地辦公，只是形式上的合一，實(shí)際上的管理職能和業(yè)務(wù)開展是分開的，局館雙方的經(jīng)費(fèi)都有保證，體制運(yùn)行比較順暢。但是對于縣級局館就不一樣，一般都出于節(jié)約經(jīng)費(fèi)的考慮，實(shí)行局館辦公地點(diǎn)合一，且受地方財政的影響，經(jīng)費(fèi)總額不夠，顧得了行政經(jīng)費(fèi)，又顧不了業(yè)務(wù)開展經(jīng)費(fèi)，容易導(dǎo)致內(nèi)部管理中的矛盾產(chǎn)生，使得檔案管理的基礎(chǔ)不牢。

（四）重行政輕業(yè)務(wù)，主體地位弱化。由于我國體制改制的持續(xù)進(jìn)行，各地局館的“一把手”不一定都是從本系統(tǒng)內(nèi)提拔，有些時候是組織部門外派，工作幾年后又調(diào)走，他們對檔案管理的業(yè)務(wù)不熟悉，又想突出政績，自然會傾向于行政管理。在本系統(tǒng)內(nèi)，工作人員一般都喜歡行政管理，一些檔案管理業(yè)務(wù)人員想方設(shè)法往行政崗位上調(diào)，導(dǎo)致檔案管理業(yè)務(wù)人員缺乏。這樣一來檔案管理機(jī)構(gòu)的工作重心自然會向行政轉(zhuǎn)移，包括經(jīng)費(fèi)的`使用上也是如此，使得檔案管理的主體地位被逐漸弱化。

（五）管理職能弱化，監(jiān)督形同虛設(shè)。在“局館合一”之前，檔案局對檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)是一種來自外部的監(jiān)督，具有較強(qiáng)的行政約束性。但“局館合一”之后，檔案局對檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)則變成一種內(nèi)部監(jiān)督指導(dǎo)，加上內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)中存在一些崗位任職交叉重疊，使得這種監(jiān)督指導(dǎo)的嚴(yán)格性和約束性被弱化。

三、新形勢下檔案體制完善創(chuàng)新的設(shè)想

在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整的新形勢下，檔案體制建設(shè)完善創(chuàng)新是一種必然趨勢，也是一個不容回避的問題。根據(jù)上述問題，我們可以對檔案體制完善創(chuàng)新作出如下設(shè)想。

（一）雙重領(lǐng)導(dǎo)，雙重監(jiān)督。在目前的情況下，為了保證檔案管理的行政管理效能更高、各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展更順暢，在各地檔案局館可以嘗試雙重領(lǐng)導(dǎo)制，即在隸屬上仍屬于各地黨委直接領(lǐng)導(dǎo)，但可以將具體管理列入政府部門的管理序列，讓各地黨政共同擔(dān)責(zé)，黨委側(cè)重于管理檔案局館依法依規(guī)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，政府側(cè)重于管理檔案局館的基礎(chǔ)設(shè)施、日常經(jīng)費(fèi)、人力資源等方面的管理，實(shí)行雙重管理、雙重監(jiān)督。

（二）政事分開，局館分立。實(shí)行政事分開、局館分立，既是當(dāng)前國家機(jī)構(gòu)改革的方向，也是當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、社會各界和民眾對檔案的需求不斷上升的需要。實(shí)行局館分立，可以更好地將政事分開，理順內(nèi)部管理關(guān)系，明確各自的職責(zé)，強(qiáng)化內(nèi)部管理監(jiān)督，有利于檔案事業(yè)的持續(xù)有序健康發(fā)展，更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

（三）效能第一，上下有別。在我國的行政管理中有上行下效的習(xí)慣，上級機(jī)關(guān)如何設(shè)置，往往下級機(jī)關(guān)就一哄而上，效仿上級機(jī)關(guān)的管理機(jī)構(gòu)去設(shè)置。其實(shí)，從省市到地市，再從地市到縣市，檔案管理的目標(biāo)雖然一致，但具體的物質(zhì)條件、檔案管理監(jiān)督的對象卻有較大的差別，如果都采取一樣的管理模式，必然會有不相適應(yīng)的地方。因此，在明確機(jī)構(gòu)設(shè)置原則的前提下，要給各級檔案局館的機(jī)構(gòu)設(shè)置有一定的回旋余地，讓其更好地結(jié)合本地實(shí)際情況設(shè)置，做到從上到下有一定的區(qū)別，使各地的檔案管理工作更加合理科學(xué)。

四、檔案體制改革的具體創(chuàng)新和實(shí)踐

盡管“局館合一”是我國現(xiàn)有的檔案管理體制，但是在國家機(jī)構(gòu)改革的方針政策的引領(lǐng)下，我國檔案管理體制完善創(chuàng)新的步伐一直沒有停歇，有力地推動了我國檔案管理向前發(fā)展。

（一）調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，推進(jìn)檔案管理良性發(fā)展。由于各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展對檔案管理的需求、檔案業(yè)務(wù)開展遇到的具體問題有所不同，各地檔案管理機(jī)構(gòu)在堅持“局館合一”的原則下，對內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行了一些調(diào)整。如，近幾年湖北省檔案局館整合了省府機(jī)關(guān)的檔案管理資源，建立了集中管理的跨行業(yè)的檔案管理中心，提高了省府機(jī)關(guān)各部門檔案管理的效能和管理水平。同時，依法規(guī)范各團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案管理，讓其檔案管理更加科學(xué)合理。另外，依法幫助非公有制企業(yè)、各種中介服務(wù)機(jī)構(gòu)建立并規(guī)范檔案，開展檔案寄存、整理、數(shù)字化轉(zhuǎn)化等業(yè)務(wù)服務(wù)。通過完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，使檔案管理的行政職能得到充分發(fā)揮，業(yè)務(wù)服務(wù)范圍進(jìn)一步拓展。

（二）精減行政機(jī)構(gòu)，充實(shí)業(yè)務(wù)一線力量。各地檔案局館的行政機(jī)構(gòu)人員龐大、而一線業(yè)務(wù)力量薄弱是一個共性問題，必須采取有力的措施解決。為此，近幾年上市檔案局館在這方面作出了許多有益的嘗試。他們將局館行政機(jī)構(gòu)人員編制壓縮5%，加大干部交流輪崗力度，讓局館干部輪流到一線崗位工作。規(guī)范干部職務(wù)晉升制度，正科級以下的干部晉升必須優(yōu)先考慮一線崗位的工作經(jīng)歷和業(yè)務(wù)熟練程度，使一線工作在全局館上下得到應(yīng)有的重視。對副處級以上干部的日常工作提出新規(guī)定，在抓好日常管理工作的同時，積極參與檔案目錄著錄質(zhì)量抽查，同時抓好外包人員著錄、校對技能的培訓(xùn)工作。上海市檔案局館通過精減行政機(jī)構(gòu)，有力地促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)工作開展。

（三）強(qiáng)化執(zhí)法監(jiān)督，提高檔案管理效能。根據(jù)“局館合一”管理模式下存在的行政執(zhí)行監(jiān)督不力問題，各地檔館局館持續(xù)進(jìn)行工作創(chuàng)新。如，近幾年，大原市檔案局館面對檔案管理工作量日益繁重、資金緊缺、人員緊張等困難，在全市范圍內(nèi)聘選執(zhí)法與行風(fēng)監(jiān)督員20多名，其中包括人大代表政協(xié)委員、司法人員、企事單位干部和普通民眾，賦予他們明查暗防、定時和不定時檢查的權(quán)力，堅持對全市范圍內(nèi)的檔案管理工作實(shí)施有效監(jiān)督，及時聽取他們的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。通過這一舉措，有效克服了局館內(nèi)部檢查督導(dǎo)力度不夠的弊端，提高了檔案管理的效能，太原市檔案局館多次被評為山西省“檔案管理行政執(zhí)法先進(jìn)單位”。

（四）多措并舉，推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案統(tǒng)籌。隨著城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理滯后問題日益突出。為此。幾年來，重慶市榮昌縣大力推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案統(tǒng)籌管理體制的建立，采取局館領(lǐng)導(dǎo)幫扶基層檔案單位、局館機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)與基層檔案單位聯(lián)責(zé)考核等形式，讓局館工作重心下沉，局館機(jī)關(guān)人員堅持下到基層檔案單位講課、手把手地帶業(yè)務(wù)，促進(jìn)了基層檔案單位工作人員素質(zhì)的提高。同時，局館機(jī)關(guān)人員將基層檔案單位的農(nóng)業(yè)合作組織、集體林權(quán)、農(nóng)村家庭等新檔案的建立等工作列為重點(diǎn)幫扶對象，建立共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資料異地調(diào)取。通過這些舉措的有力實(shí)施，大力推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案統(tǒng)籌管理，真正體現(xiàn)了檔案管理為促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的宗旨。

（五）創(chuàng)新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理體制建設(shè)的新突破。在“局館合一”管理模式下，檔案管理經(jīng)費(fèi)緊張、檔案管理人員不安心一線業(yè)務(wù)工作是一個比較普遍的現(xiàn)象。為此，近幾年，蘇州市檔案局館在蘇州工業(yè)園區(qū)建立了檔案館，檔案館大樓達(dá)8萬平方米，主要負(fù)責(zé)園區(qū)人才交流、房地產(chǎn)、市建規(guī)劃等方面的檔案管理，將檔案館建設(shè)成一種集檔案管理、政府信息公開、承接文化展覽、提供文化休閑服務(wù)等為一體的綜合性檔案管理新模式，有效解決了檔案管理經(jīng)費(fèi)緊張、檔案管理人員不安心一線業(yè)務(wù)工作的局面，促進(jìn)了檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

我國現(xiàn)行的檔案管理體制經(jīng)過20多年的運(yùn)行依然能夠存在下來無疑是一種最佳選擇。我們必須以檔案管理的科學(xué)理論為指導(dǎo)，以科學(xué)嚴(yán)慎、認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，對我國現(xiàn)行的檔案管理體制多調(diào)查、多研究、多完善、多創(chuàng)新，充分發(fā)揮好檔案管理體制的兩種職能作用，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有力的檔案管理支撐。檔案館檔案管理制度9

1、歐洲地區(qū)高校檔案工作基本情況

1.1、高校檔案館的設(shè)立及管理體制。在歐洲地區(qū)，并非所有大學(xué)都有自己的檔案館。雖然歐洲高校開設(shè)檔案教育比較普及，但只有那些國際知名且歷史悠久的大學(xué)才會設(shè)立自己的大學(xué)檔案館。高校檔案館也并不全是校內(nèi)的一個獨(dú)立機(jī)構(gòu)，例如在法國的一些高校，檔案館是設(shè)立在圖書館內(nèi)的。

由于各國的檔案管理體制不同，導(dǎo)致各國高校檔案館在管理體制上也略有差異。英國與德國的檔案管理體制為分散制，高校檔案館屬于終極性檔案館，不受國家或地方檔案館的統(tǒng)轄。而俄羅斯、意大利、西班牙以及北歐國家的檔案管理體制為集中制，高校檔案館需要受到檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)[3]。

1.2、檔案館資源建設(shè)狀況。檔案館資源建設(shè)是所有高校檔案工作的基本工作?？傮w來說，歐洲高校檔案館資源體系包括三個方面。

其一、自建校以來的行政管理、教學(xué)科研等方面的基礎(chǔ)檔案資源，這一部分的檔案資源占有高校檔案資源很大一部分。

其二、一些學(xué)校獨(dú)有的特色檔案資源。

其三、收錄在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字化檔案資源。對于這些檔案資源的收集、鑒定、歸檔和整合，歐洲眾多高校的檔案館都有著嚴(yán)格的準(zhǔn)則和要求，做到了檔案資源的齊全和完整，更通過對特色檔案的不斷征集，增加了檔案資源的豐富程度，進(jìn)一步提升了檔案館資源整體價值性。

2、歐洲地區(qū)高校檔案工作現(xiàn)狀

歐洲高校檔案館的館藏時間跨度大，內(nèi)容多而精，歷史價值高，這決定了歐洲高校檔案工作必須在保存、利用方面下足功夫。目前歐洲高校檔案工作以健全的`工作制度做保障，嚴(yán)密的檔案保護(hù)為基礎(chǔ)，有章可循的檔案開放為手段，再輔以信息技術(shù)進(jìn)行資源整合，在做好管理工作的同時于文化傳播、教育公眾方面有所建樹。

2.1、工作制度健全。歐洲高校檔案館在檔案行政管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下，或根據(jù)自身建設(shè)需要，都制定了相當(dāng)嚴(yán)密的工作制度與各項(xiàng)政策。下面以牛津大學(xué)檔案館為例。

牛津大學(xué)檔案館的工作制度分為檔案征集制度、檔案保管制度和檔案使用制度。在檔案征集制度中，規(guī)定了牛津大學(xué)檔案館是有選擇性地接受和保管學(xué)校各部門的行政文件，包括從1214年起始的各個版本的學(xué)校章程和契約條款、維權(quán)文件、授予學(xué)銜記錄、學(xué)生檔案、附屬機(jī)構(gòu)文件等，一切檔案收集活動都僅限于學(xué)校各部門在管理過程中產(chǎn)生或接收的有關(guān)本校的文件。在檔案保管制度中則規(guī)定了歸檔文件必須滿足能作為教學(xué)授課和科研活動的憑證的條件，并要求能保持大學(xué)在社會中的公眾形象。檔案使用制度允許以研究為目的的訪問者進(jìn)入檔案館獲取檔案，凡保管期限超過80年的檔案無限制供應(yīng)公眾利用，未滿80年保管期限的檔案則需要來訪者提交申請，經(jīng)審核后提供使用。

此外，牛津大學(xué)檔案館的檔案工作政策制度每五年交由檔案委員會進(jìn)行一次復(fù)核修改，以確保學(xué)校檔案工作能夠跟進(jìn)時展，及時做出調(diào)整和應(yīng)變。

2.2、檔案保護(hù)意識強(qiáng)。從古至今，歐洲高校對檔案原件的保護(hù)都費(fèi)盡心思，力求最大限度延長檔案的壽命。當(dāng)代歐洲高校檔案工作對檔案保護(hù)的重視主要體現(xiàn)在硬件設(shè)施和保護(hù)理念兩個層面。

2.2.1、齊全完備的硬件設(shè)施。歐洲高校檔案館內(nèi)一般設(shè)有檔案庫房、分揀室和保護(hù)實(shí)驗(yàn)室。其中檔案庫房和保護(hù)實(shí)驗(yàn)室是保護(hù)檔案的重點(diǎn)場所。庫房內(nèi)普遍使用密集架和檔案柜，檔案以組合為單位排列在架上。每個組合的檔案一般使用統(tǒng)一規(guī)格的無酸檔案盒盛裝，除此之外也會使用一些特別定制的檔案盒，或者四瓣式文件夾和聚酯筒。入館的檔案經(jīng)過分揀，進(jìn)入保護(hù)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行去酸、壓平等處理。檔案館內(nèi)單獨(dú)劃出閱讀室供來訪者借閱檔案，不會對檔案庫房造成影響。整個檔案館內(nèi)都有空調(diào)嚴(yán)格控制溫濕度，還設(shè)有監(jiān)控攝像頭，有效保證檔案文件的安全性。

2.2.2、以人為中心的保護(hù)理念。檔案保護(hù)不僅僅是最大限度地延長檔案壽命、提升檔案的可利用率，還需要考慮檔案的利用者的人身健康。幾所歐洲高校檔案館在處理檔案材料時，采用對人體傷害最小的化學(xué)試劑，同時經(jīng)過一系列的酸堿緩沖、干洗去污、抗壓抗皺處理，在保護(hù)檔案材質(zhì)的同時也保護(hù)了使用者的安全。這種重視檔案、更重視人的理念融合在檔案工作中，使得檔案工作極富人性化。

此外，歐洲高校檔案館不純粹是立足于檔案本身來保護(hù)檔案，更傾向于通過約束人的行為來保護(hù)檔案。例如，劍橋大學(xué)丘吉爾檔案中心要求每一位新到訪的來客閱讀檔案使用注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)必須使用鉛筆和無酸紙做筆記，且不可頻繁使用攝像設(shè)備。在館內(nèi)吸煙和飲食更是明令禁止的。這樣既可以避免檔案受到意外損害，同時也不影響訪客對檔案的利用。

2.3、檔案館開放利用程度高。英國檔案學(xué)者庫克認(rèn)為，檔案館應(yīng)該被視為一個文化機(jī)構(gòu)，甚至被貼上娛樂消遣的標(biāo)簽也不為過。國際檔案理事會在20__年布里斯班第十七屆國際檔案大會中通過的《檔案利用原則》規(guī)定，不論公共還是非公共的檔案機(jī)構(gòu)，都應(yīng)積極進(jìn)行檔案開放利用，并保證檔案利用工作的公正、平等和及時性[4]。這給全世界各國檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者提供了一個做好檔案利用工作的權(quán)威國際基準(zhǔn)。在此背景下，歐洲高校檔案工作便處處體現(xiàn)著促進(jìn)檔案利用、保障公民權(quán)利的理念，積極向社會公眾提供檔案利用。對于歐洲高校檔案館來說，檔案的線上開放利用與線下開放利用這兩方面的工作都做得比較出色。

2.3.1、線上開放利用。歐洲高?；旧隙加凶约旱臋n案館主頁。一些檔案信息也公開在高校檔案館的主頁上，查閱者們足不出戶即可搜索閱覽，或通過主頁上的聯(lián)系方式進(jìn)行人工咨詢獲得自己所需的檔案內(nèi)容。例如，牛津大學(xué)檔案館網(wǎng)站上可以查詢到館內(nèi)所有案卷目錄，館藏情況一目了然。每條子目錄下都詳細(xì)說明了卷內(nèi)文件內(nèi)容、特點(diǎn)和數(shù)量，交代了該卷文件的來源和完整程度，還進(jìn)一步標(biāo)明了該卷內(nèi)檔案的起止組合號和卷號。

2.3.2、線下開放利用。即檔案館本身向社會公眾開放，提供檔案信息的借閱與查詢以及檔案館導(dǎo)覽，發(fā)揮服務(wù)功能和教育功能。歐洲高校檔案館對外開放時間長，提供的服務(wù)也面面俱到。檔案館開放借閱檔案原件和復(fù)印件，閱覽者可以在檔案館內(nèi)專設(shè)的閱讀室里按需查閱檔案資料，館內(nèi)還專門向借閱者有償提供統(tǒng)一規(guī)格的紙和筆。社會公眾通過提前預(yù)約，還可以在工作人員的帶領(lǐng)下參觀高校檔案館，有條件的高校在學(xué)校假期時還能為參觀者提供住宿和餐飲。

2.4、檔案版權(quán)規(guī)定嚴(yán)格。歐洲國家都是資本主義國家，在歐洲人的思想中，檔案是一種屬于某機(jī)構(gòu)或某個體的財產(chǎn)，檔案版權(quán)受相關(guān)法規(guī)