會議室使用管理規(guī)定

會議室使用管理規(guī)定一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會議室的管理，明確各部門及個人使用會議室的流程和規(guī)范，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有會議室的使用。三、會議室使用規(guī)定1.統(tǒng)一管理：會議室由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排使用，并承擔(dān)室內(nèi)衛(wèi)生清潔、綠植更換、設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)等日常管理工作。2.申請流程：部門或個人需使用會議室時，應(yīng)提前至少半天向總經(jīng)辦提出申請，填寫《會議室使用登記簿》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。3.會務(wù)準(zhǔn)備：負(fù)責(zé)會務(wù)的人員需提前到前臺領(lǐng)取鑰匙，打開會議室門，并提前安裝調(diào)試音響、投影等設(shè)備。4.使用原則：會議室使用遵循“先申請后使用”的原則，按申請順序安排。未經(jīng)申請臨時使用的部門或個人，需在前臺登記，若與已申請的部門或個人沖突，應(yīng)優(yōu)先禮讓已申請者。特殊情況下，使用者可自行協(xié)商調(diào)整使用順序，總經(jīng)辦不參與協(xié)商。5.緊急會議優(yōu)先：遇公司級緊急或重要會議，已申請使用會議室的部門或個人在無法調(diào)換的情況下，應(yīng)優(yōu)先讓公司級會議使用。6.準(zhǔn)時使用：部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間準(zhǔn)時到達(dá)并開始使用會議室。超過30分鐘未到達(dá)的，總經(jīng)辦有權(quán)重新安排會議室使用權(quán)。7.按時結(jié)束：使用者應(yīng)在預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，不得超時。如需延長使用，應(yīng)及時通知總經(jīng)辦。若緊接時間段已安排給其他部門或公司級使用，超時使用的單位或個人必須離開會議室，終止使用。8.設(shè)備愛護(hù)：使用者在會議室期間應(yīng)愛護(hù)設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源或移動設(shè)備。使用后應(yīng)按6S標(biāo)準(zhǔn)整理會議室（包括清潔白板、蓋好白板筆、還原桌椅和設(shè)備、保持地面衛(wèi)生等），離開時關(guān)閉電源、空調(diào)，鎖好門窗，并將鑰匙交還辦公室。9.設(shè)備不得帶走：會議室內(nèi)所有配置和設(shè)備不得帶走。會務(wù)人員需管理和維護(hù)室內(nèi)設(shè)施和物品，未經(jīng)辦公室同意，任何部門或個人不得將會議室設(shè)施拿出或轉(zhuǎn)作他用。如因個人原因造成設(shè)備損壞，需照價賠償。10.禁止吸煙與亂丟物品：會議室內(nèi)禁止吸煙，禁止向窗臺或窗外丟棄物品。違者每次罰款50元。11.取消申請重新申請：如部門或個人臨時取消申請，再次使用時需重新申請。四、程序1.申請流程1）部門或個人至前臺查詢會議室使用情況；2）提出申請，經(jīng)前臺登記確認(rèn)后記錄在《會議室使用登記表》上；3）按預(yù)約時間使用會議室。2.使用流程1）部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室；2）部門或個人自行安排會務(wù)工作（公司級或重要接待除外）。3.交換流程1）使用完畢后，總經(jīng)辦有權(quán)檢查會議室，發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定使用的，要求部門或個人改正；2）如拒絕改正，將根據(jù)本規(guī)定對責(zé)任人進(jìn)行處罰：①負(fù)責(zé)會議室清潔衛(wèi)生一星期；②如造成經(jīng)濟(jì)損失，照價