歸檔與數(shù)據(jù)保留制度

歸檔與數(shù)據(jù)保存制度一、制度背景和目的為了規(guī)范企業(yè)的文件管理和數(shù)據(jù)保存工作，確保企業(yè)信息的安全和可靠性，提高工作效率，訂立本《歸檔與數(shù)據(jù)保存制度》。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部部門的歸檔和數(shù)據(jù)保存工作。三、歸檔流程1.歸檔原則1.1遵從國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，對需要歸檔的文件進行分類、整理、編號和存儲。1.2確保歸檔文件的完整性、準確性和可靠性，以便于日后查詢使用。2.歸檔責任2.1部門負責人負責布置本部門的歸檔工作，明確每位員工的歸檔職責。2.2歸檔責任人應對歸檔文件的資料進行登記、整理、分類和存儲，并定期匯報工作進展。3.歸檔分類3.1依照文件的性質(zhì)和用途對歸檔文件進行分類，包含但不限于會計文件、人事文件、合同文件、項目文件等。3.2每個分類下的文件應依照日期和編號的方式進行排序，以便于查找和管理。4.歸檔流程4.1歸檔責任人依據(jù)文件的分類和編號，將文件放入相應的歸檔盒中，并填寫歸檔登記表。4.2歸檔登記表應包含文件名稱、編號、歸檔日期、歸檔責任人等信息，并進行簽字確認。4.3歸檔盒應依照文件的分類和編號進行標注，并放置在指定的歸檔區(qū)域，確保管放安全和有序。5.歸檔保管5.1歸檔責任人應定期檢查歸檔文件的完整性和存放情況，如有損壞或丟失應及時上報和增補。5.2歸檔文件應存放在指定的歸檔區(qū)域，保持干燥、防潮、防火、防鼠害等，確保文件的安全性和可靠性。5.3歸檔文件應設置訪問權(quán)限，避開未經(jīng)授權(quán)人員隨便查看或取用，保護企業(yè)信息的安全。四、數(shù)據(jù)保存1.數(shù)據(jù)分類1.1依據(jù)數(shù)據(jù)的緊要性和敏感程度，對數(shù)據(jù)進行分類，包含但不限于商業(yè)機密、客戶數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等。1.2數(shù)據(jù)管理部門負責訂立數(shù)據(jù)分類標準，并告知各部門相關數(shù)據(jù)的保存期限和處理方式。2.數(shù)據(jù)保存期限2.1依據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確定各類數(shù)據(jù)的保存期限，訂立數(shù)據(jù)保存清單。2.2數(shù)據(jù)保存期限一般包含長期保存、短期保存和臨時保存三類，具體保存期限由管理部門依據(jù)實際情況確定。3.數(shù)據(jù)備份和存儲3.1數(shù)據(jù)備份應定期進行，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復性。3.2數(shù)據(jù)存儲應采用安全可靠的設備和系統(tǒng)，保護數(shù)據(jù)的機密性和完整性。4.數(shù)據(jù)銷毀和加密4.1數(shù)據(jù)保存期限到期后，應依據(jù)保存清單對數(shù)據(jù)進行銷毀處理，確保數(shù)據(jù)不被惡意取得。4.2對于涉及商業(yè)機密和客戶數(shù)據(jù)等敏感數(shù)據(jù)，應進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。5.數(shù)據(jù)權(quán)限掌控5.1各部門應設置不同級別的數(shù)據(jù)權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)僅被有權(quán)限的人員訪問和使用。5.2數(shù)據(jù)權(quán)限的授權(quán)和撤銷由數(shù)據(jù)管理部門負責，避開數(shù)據(jù)被非授權(quán)人員取得和竄改。五、違紀懲罰對于不依照本制度執(zhí)行的員工，將視情況予以相應的紀律處分，包含但不限于口頭警告、通報批判、記過、記大過、辭退等處理措施。六、附則6.1本制度自頒布之日起生效，并適用于全體員工。6.2本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責人全部，如有需要修改或增補，將以公司內(nèi)部通