學(xué)校檔案管理制度建設(shè)指南

學(xué)校檔案管理制度建設(shè)指南第一章總則為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，依據(jù)教育部相關(guān)規(guī)定及國(guó)家檔案法，特制定本制度。學(xué)校檔案是記錄學(xué)生、教師、課程及學(xué)校管理等各類信息的重要文件，是學(xué)校發(fā)展、管理和決策的基礎(chǔ)依據(jù)。通過科學(xué)的檔案管理，可以提升學(xué)校管理水平，保障教育質(zhì)量和效率。第二章目標(biāo)與適用范圍本制度旨在規(guī)范學(xué)校檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。適用于所有學(xué)校的教職員工、學(xué)生及相關(guān)部門。檔案范圍包括但不限于學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、行政檔案以及其他與學(xué)校工作相關(guān)的文件資料。第三章檔案管理任務(wù)學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)包括：1.統(tǒng)一管理與維護(hù)所有檔案，確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。2.規(guī)范檔案的收集、整理和歸檔流程，確保檔案的可追溯性。3.提供檔案查閱、借用與使用的服務(wù)，保障信息的及時(shí)性與有效性。4.定期進(jìn)行檔案的審查與評(píng)估，提升檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化水平。第四章檔案的收集與歸檔檔案的收集與歸檔由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)，具體措施包括：1.各部門需定期上報(bào)與其工作相關(guān)的檔案材料，內(nèi)容應(yīng)包括學(xué)生入學(xué)登記、成績(jī)單、教師聘用合同、教案、會(huì)議紀(jì)要等。2.收集到的檔案材料需按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保格式一致，內(nèi)容完整。3.檔案材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，歸檔后需進(jìn)行編號(hào)及分類，便于后續(xù)查閱與管理。第五章檔案的保管檔案的保管由專門檔案管理人員負(fù)責(zé)，具體要求包括：1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案室，確保環(huán)境適宜，防潮、防蟲、防火，具備良好的安全防護(hù)措施。2.檔案室應(yīng)設(shè)置出入登記制度，非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查與清理，及時(shí)修復(fù)破損的檔案材料，防止信息丟失。第六章檔案的查閱與借用檔案的查閱與借用需遵循以下程序：1.需查閱或借用檔案的人員，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并填寫相關(guān)登記表。2.檔案原則上不外借，特殊情況需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借用檔案時(shí)，需簽署保密協(xié)議，承諾不泄露檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時(shí)，必須遵循相關(guān)保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃或拆換。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀檔案的轉(zhuǎn)遞和銷毀需嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行：1.檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)，確保檔案密封包裝，禁止個(gè)人攜帶。2.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)填寫詳細(xì)的轉(zhuǎn)遞單，記錄轉(zhuǎn)遞時(shí)間、地點(diǎn)及接收人信息。3.對(duì)于達(dá)到保存年限或不再需要的檔案，需按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審核，并做好銷毀記錄。第八章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制為確保檔案管理制度的有效實(shí)施，需建立監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制：1.每年進(jìn)行一次檔案管理工作評(píng)估，檢查各部門檔案管理的落實(shí)情況。2.設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由校領(lǐng)導(dǎo)、教師代表及學(xué)生代表組成，定期召開會(huì)議，聽取各方意見。3.對(duì)于檔案管理中的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，形成反饋機(jī)制，確保制度的持續(xù)改進(jìn)。第九章附則本制度由學(xué)校檔案管理部門解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。制度的修訂與完善應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)的變化進(jìn)行調(diào)整