深圳建工集團行政綜合事務(wù)管理制度

深圳建工集團行政綜合事務(wù)管理制度第一章總則1.1為加強集團公司黨委、董事會、行政等日常事務(wù)管理,理順內(nèi)部關(guān)系,使日常工作管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本制度;1.2本制度所指日常事務(wù)包括重要事項管理、會務(wù)管理、辦公用品管理、公文管理、印信管理、公文管理、計算機管理、車輛管理、報刊及郵發(fā)管理等;1.3集團公司辦公室負責本制度的貫徹執(zhí)行;第二章重要事項管理2.1重要事項由集團公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見或授意,由各歸口職能部室負責辦理;一般事項由辦公室負責人通知各職能部室辦理;第三章會務(wù)管理3.1集團公司各類會議由舉辦部門組織,具體會務(wù)由辦公室承辦,3.2會議舉辦部門填寫會議申請單,逐項填寫會議名稱、時間、會期、餐飲、住宿、會場等需求,由辦公室統(tǒng)一安排；要求在其他賓館等會場舉行的會議,舉辦部門逐一填寫需安排內(nèi)容,由集團公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后交行政辦公室統(tǒng)一安排;3.3在會議安排中,如需要其他安排活動的,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或董事長同意,由辦公室經(jīng)辦;3.4會務(wù)費報銷按集團公司費用開支報銷管理辦法執(zhí)行;3.5外單位來聯(lián)系工作,需介紹情況的,由各職能部室負責介紹情況及活動安排,需安排膳宿的,由職能部室負責向集團公司領(lǐng)導(dǎo)請示,并通知辦公室安排;第四章辦公用品、設(shè)備物資采購供應(yīng)管理4.1辦公用品為日常辦公用品指印刷品及紙、筆等低值易耗品和辦公設(shè)備指計算機及耗材、復(fù)印機、空調(diào)、汽車等設(shè)備以及各類物資,辦公室為主管部室;4.2日常辦公用品領(lǐng)用、申購、審批和采購按集團招標招租采購等監(jiān)督管理辦法執(zhí)行;4.3辦公用品、設(shè)備的管理;1、辦公用品、設(shè)備入庫;到貨后,由采購人員與辦公用品管理人員一起清點數(shù)目和檢驗質(zhì)量,將實物與采購清單核對;驗收過程中發(fā)現(xiàn)殘損、短缺等情況,辦公用品管理人員應(yīng)不予驗收入庫,同時由采購人員盡快安排退貨或補貨;2、辦公設(shè)備如屬于固定資產(chǎn)的,填寫固定資產(chǎn)驗收表,由辦公室統(tǒng)一編制設(shè)備編號,送交財務(wù)部;3、辦公用品管理人員要建立辦公用品、設(shè)備臺帳,負責辦公用品、設(shè)備的入帳、管理、領(lǐng)用等工作;4、辦公室根據(jù)各類設(shè)備的特性和使用情況,制定年度設(shè)備維護和保養(yǎng)計劃;4.4辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移、報廢報損;4.4.1對于閑置設(shè)備,由辦公室提出申請,經(jīng)總經(jīng)理同意、董事長審批,通過拍賣等方式進行處理,并受相關(guān)部門監(jiān)督;4.4.2對于擬報廢的設(shè)備,由設(shè)備使用部門提出申請庫存報廢設(shè)備由辦公室提出申請,由辦公室、財務(wù)部審核,總經(jīng)理同意,董事長審批,通過拍賣等方式處置,并受相關(guān)部門監(jiān)督;第五章公文管理5.1集團公司文件,是傳達貫徹上級指示精神,請示或答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要載體;5.2以集團公司名義制作的文件,實行辦公室統(tǒng)一管理;在相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時擬稿的基礎(chǔ)上,辦公室進行編號管理、文種和文字把關(guān),努力提高辦文質(zhì)量和辦文效率,做到規(guī)范、準確、及時、安全;5.3集團公司公文種類主要有：一請示;請上級指示和批準給予明確書面答復(fù)公文,用“請示”,并在附注處注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話;二報告;向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,不需上級明確答復(fù)的公文,用“報告”;在報告中不得夾帶“請示”事項,否則會延誤需請示事項;三通知;傳達上級的指示、要求下級辦理或者需要知道的事項、批轉(zhuǎn)下級的公文,或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用“通知”;四批復(fù);答復(fù)下級單位的請示事項,用“批復(fù)”;五指示;對下級單位布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則,用“指示”;六決定、決議;對某些問題或者重大行動作出安排,用“決定”;經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用“決議”;七通報;表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用“通報”;八通告;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件,用“通告”;九函;平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題,用“函”;十會議紀要;傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用“會議紀要”;5.4以集團公司名義向上一級單位發(fā)文為上行文,一般運用“請示”、“報告”；向下一級單位發(fā)文的為下行文,一般運用“通知”、“批復(fù)”、“指示”；向同級發(fā)送的平行文,一般用“函”;集團公司部門應(yīng)了解公文種類,并予正確運用;5.5條文件分為保密文件和一般文件;保密文件按集團保密管理制度辦理;5.6條集團公司發(fā)文的程序為：擬稿、登記、審核、審簽、簽發(fā)、打印、校對、用印、分發(fā)等;5.7集團公司發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一編號;一以集團公司名義對外發(fā)文,一律用集〔×××〕×號；二以工會名義發(fā)文的,用集工〔×××〕×號；三以集團公司董事會發(fā)文的,用集董〔××××〕×號；四以集團公司監(jiān)事會發(fā)文的,用集監(jiān)〔××××〕×號；五以集團公司各部室發(fā)文的,用集加部室名稱的第一個字,如人力資源部發(fā)文：集人〔××××〕×號;5.8集團公司日常性工作范圍內(nèi)的文件函件,由各職能部室擬文、審核,辦公室對文種和文字進行把關(guān)審核,分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項上報需由分管領(lǐng)導(dǎo)審簽,總經(jīng)理或董事長簽發(fā),上報市委、市政府的分別由黨委書記、董事長簽發(fā);5.9文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一編排,校對無誤方能打印、蓋章;5.10文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送;送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果;5.11屬于保密的文件,核稿人應(yīng)該注明密級,并確定報送范圍;保密文件按規(guī)定,由專人印制、報送;5.12集團公司所有發(fā)文,應(yīng)將文件原稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件正本存檔;有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批示件;5.13集團公司收文的處理程序為：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等;5.14外來的文件由辦公室負責簽收,并分類登記;由辦公室負責人提出處理意見后,及時按處理意見進行傳遞,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時傳遞;5.15各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的文件要及時閱批,急件當即批復(fù)；一般文件一個工作日內(nèi)批復(fù);5.16各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批文件應(yīng)仔細認真,閱完后要簽名并注明日期;需要簽署具體意見的,要明確、具體;5.17辦公室對領(lǐng)導(dǎo)有指示的文件,應(yīng)及時組織傳達和落實;第六章印信使用管理6.1集團公司印章,指集團公司黨委黨支部章、行政公章,工會章、公司法人代表章、財務(wù)印章、各部室印章等;公司介紹信指集團公司出具的行政介紹信;6.2以“嚴格管理,規(guī)范使用”為管理目標,維護印章、介紹信的嚴肅性和權(quán)威性,保證正常的工作秩序;6.3印章的保管和使用一集團公司黨委印章、行政公章由辦公室指定專人保管用印；工會印章由工會指定專人保管用印；集團公司法定代表人印章、財務(wù)印章由財務(wù)部負責人和指定專人分別保管用?。桓鞑渴艺掠刹渴抑付▽Ｈ吮９苡糜?印章保管人員名單報辦公室備案;二印章應(yīng)存放于有一定安全措施的櫥柜內(nèi),妥善保管,不得隨意放置;印章保管人員因故請假時,由部室負責人指定臨時保管人,不得出現(xiàn)無人專管和監(jiān)督、或任人使用的現(xiàn)象;印章保管人員離開崗位時,須辦理印章交接手續(xù),并報辦公室備案;三集團公司各類印章一般不得外攜使用,特殊情況需外攜使用的,按用印規(guī)定辦理批準手續(xù);任何人不得擅自攜帶公章外出辦事,隨意用印;四各類公章的新增、變更,由辦公室按規(guī)定統(tǒng)一制發(fā),其他部門不得自行刻制;各類印章的印模、用材等由辦公室登記立卷歸檔,長期保存;廢止的各類公章一律交辦公室封存,并辦理相關(guān)手續(xù)備案;五印章使用實行審批登記制度;1、集團公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件和函件,可直接用??；2、以集團公司名義發(fā)送的各類正式文電,對外簽訂的各種合同、協(xié)議及其他承擔經(jīng)濟責任,具有法律效力的文本、材料,先由職能部室負責人審核簽具意見并填寫用章申請單,報集團公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后用?。灰话阕C明材料等由辦公室負責人審核后用印;3、報送各類業(yè)務(wù)、財務(wù)報表由其部室負責人審核同意后用印;4、印章保管人員必須嚴格按規(guī)定辦理,用印前應(yīng)檢查是否符合用印要求,對有疑問的材料,應(yīng)查清情況,消除疑問,方可用印;凡不符合用印規(guī)定的,印章保管人員有權(quán)拒絕用印;6.4介紹信的保管和使用一行政介紹信由辦公室指定專人負責保管使用;二介紹信應(yīng)存放于有一定安全措施的櫥柜內(nèi),妥善保管,不得隨意放置;介紹信保管人因故請假時,由辦公室負責人保管使用介紹信,不得出現(xiàn)無人專管、監(jiān)督或任人使用的現(xiàn)象;介紹信管理人員離開本崗位,須辦理交接手續(xù);交接的介紹信包括未使用的空白介紹信和已使用的介紹信存根;交接時作好記錄并作備案;三介紹信使用范圍限于集團公司員工用于公務(wù)活動,嚴禁外單位人員使用本公司介紹信;一般情況下,不得開具空白介紹信,如遇特殊情況需開具空白介紹信的,須申明理由,經(jīng)辦公室負責人同意,并在存根聯(lián)注明有關(guān)情況,使用人應(yīng)在事后及時將介紹信使用情況反饋,并填入存根聯(lián)相應(yīng)欄目；已開具但未用的空白介紹信限期歸還,注明“作廢”字樣,附入相應(yīng)存根聯(lián)備查;四介紹信實行隨用隨開隨蓋印,不得在空白介紹信上預(yù)先加蓋印章后存放,以防遺失而影響公司利益;第三十五條辦公室負責對集團公司各種印章及介紹信的保管、使用情況進行監(jiān)督檢查;對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時與各部室溝通,督促各部室及時整改;7、企業(yè)公章管理7.1為規(guī)范改制企業(yè)公章管理的使用行為,分清簽章責任,由本制度作出明確規(guī)定;7.2改制企業(yè)及公章的定義：一改制企業(yè)是指：經(jīng)改制企業(yè)主體消亡,并且人員分流安置完畢,資產(chǎn)處置基本結(jié)束破產(chǎn)清算結(jié)案的原企事業(yè)單位;二企業(yè)公章是指：原改制企業(yè)行政公章、企業(yè)破產(chǎn)償債的清算組公章;7.3改制企業(yè)在改制完成或清算結(jié)束后,公章如尚未上交工商部門或法院的,原則交由公司辦公室統(tǒng)一管理;7.4改制企業(yè)公章使用管理;一改制企業(yè)剩余資產(chǎn)處理用章的,需由該企業(yè)改制操作負責人或清算組長簽字確認后,方可蓋章;二有關(guān)勞動人事方面用章的,需由集團公司人事部簽字后,方可蓋章;三涉及改制企業(yè)房地產(chǎn)出租事宜用章的,如改制企業(yè)房地產(chǎn)委托集團公司物業(yè)部管理的,由公司物業(yè)部簽字后,方可蓋章;四其他方面需加蓋企業(yè)公章的,由集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準;8、刊物、網(wǎng)站管理8.1辦公室負責集團公司內(nèi)刊嘉興實業(yè)及集團公司網(wǎng)站內(nèi)容的收集、更新、修改和發(fā)布等日常運行管理工作;8.2刊物、網(wǎng)站中涉及到各部室的工作內(nèi)容,由各部室按規(guī)定將有關(guān)數(shù)據(jù)、文字、圖片等信息及時、定期提供給辦公室,由辦公室負責及時更新內(nèi)容;8.3對外發(fā)布信息或集團公司網(wǎng)站上載信息應(yīng)嚴格按照審批制度審批,堅持“誰上網(wǎng)誰負責”的原則;第九章辦公區(qū)域安保管理9.1為加強集團公司本部辦公區(qū)域安保管理,貫徹“預(yù)防為主,部門負責,突出重點,保障安全”的方針,由本制度作出明確規(guī)定,具體由辦公室負責實施;9.2各部門及工作人員必須自覺遵守集團公司安全保衛(wèi)的規(guī)定,做好所在本部門用本人安全、保衛(wèi)事項;上班時車輛必須停放于車庫或按劃定的停車區(qū)域有序停放,并做到安全停車;自行車、電動車、摩托車等有序停在公司車庫或車棚內(nèi);下班時要關(guān)閉辦公場所的電源和門窗;辦公室應(yīng)不定期抽查,并建立檢查臺賬;9.3辦公室負責做好辦公大樓電燈、管道、電梯等日常維修管理工,配有一套大樓各房間的鑰匙,作突發(fā)事件處理之用;9.4集團公司財務(wù)部門票據(jù)、帳冊及付款憑證存放用房、綜合檔案室、人事檔案室、配電間、網(wǎng)絡(luò)機房、食堂櫥房等為重點要害部位,投資發(fā)展部和辦公室要組織有關(guān)部門進行定期檢查,發(fā)現(xiàn)治安、消防隱患須及時排除;9.5大樓通道除日常工作之用外,也為消防、應(yīng)急,嚴禁通道內(nèi)堆放物品;大樓嚴禁存放易燃、易爆用品,嚴禁亂扔煙蒂;一旦發(fā)生火災(zāi),及時報警,及時疏散大樓內(nèi)人員,切斷電梯電源,并及時組織人員施救;9.6辦公室負責按照集團物品服務(wù)采購管理辦法試行確定保安公司,由保安公司派出人員做好集團辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作,辦公室對保安人員負責監(jiān)督管理;9.7在集團公司工作人員上班前和下班后,保安人員負責大樓通道門的開啟和關(guān)閉;集團公司下班后大門關(guān)閉前,保安人員巡視大樓各層樓面包括電源、水龍頭、門、窗,及時關(guān)閉開啟的燈光和門窗,晚上做好集團公司本部辦公區(qū)域安全巡視工作,確保安全;第十章衛(wèi)生、膳食管理10.1為搞好集團公司本部辦公區(qū)域文明衛(wèi)生和員工膳食工作,本制度對此作出規(guī)定,由辦公室負責實施和監(jiān)督管理;10.2集團公司本部員工應(yīng)做到不隨地吐痰,不亂停放車輛,文明用廁,做文明職工;10.3集團公司各部門應(yīng)做到以下幾項：一各部門應(yīng)每天搞好室內(nèi)衛(wèi)生,保持地面、窗戶清潔;二室內(nèi)各種物品擺放整齊、有序;三辦公桌上除放置電腦、文具盒、電話機和日常辦公用品外,不準堆放報刊等其他雜物;每天下班前,對桌面整理一次;報紙、資料放入報夾或柜內(nèi);四各部門的煙灰缸應(yīng)及時清倒,不得長時間堆放煙蒂；及時清倒廢紙箱、垃圾箱,嚴禁隨意亂扔;五各部門使用的清潔用具、毛巾和抹布,不得亂掛亂放;第五十三條為確保各部門內(nèi)部及大樓公共區(qū)域包括墻面、走廊、樓梯的整潔和美化,大樓公共區(qū)