2024年人事檔案查閱制度范文（2篇）

2024年人事檔案查閱制度范文第一章總則第一條為規(guī)范人事檔案的查閱管理，保障員工權(quán)益，提升企業(yè)管理效能，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于所有在本企業(yè)任職的員工及相關(guān)人員的人事檔案查閱管理。第三條企業(yè)應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度及查閱機(jī)制，確保相關(guān)人員合法、高效地查閱檔案。第四條人事檔案查閱遵循合法性、公正性、公開性及便捷性原則。第五條查閱申請需基于實(shí)際需求和合理要求，確認(rèn)申請人身份合法性，同時(shí)保護(hù)個(gè)人隱私及企業(yè)機(jī)密。第六條人事檔案查閱需及時(shí)處理，以確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。第七條所有查閱活動(dòng)應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求。第二章人事檔案查閱程序第八條員工可書面或通過電子郵件方式提交人事檔案查閱申請。第九條企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)處理查閱申請。第十條企業(yè)應(yīng)及時(shí)處理員工的查閱申請，于五個(gè)工作日內(nèi)向申請人發(fā)出查閱借閱通知書，明確查閱時(shí)間和地點(diǎn)。第十一條員工在查閱時(shí)需出示有效身份證明，以驗(yàn)證其身份合法性。第十二條員工應(yīng)按通知書指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行人事檔案查閱。第十三條查閱過程中，員工應(yīng)保護(hù)他人隱私和企業(yè)機(jī)密，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改檔案內(nèi)容。第十四條企業(yè)需記錄員工的人事檔案查閱情況，并保留相關(guān)證明文件。第三章人事檔案查閱管理第十五條企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的整理、歸檔、存儲和保密工作有序進(jìn)行。第十六條企業(yè)應(yīng)設(shè)定檔案保管期限、銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保檔案的安全性和合規(guī)性。第十七條企業(yè)應(yīng)對人事檔案查閱、借閱和復(fù)印等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，防止濫用、泄露和篡改檔案內(nèi)容。第十八條企業(yè)應(yīng)定期對員工進(jìn)行人事檔案查閱制度的培訓(xùn)和教育，提升員工的法律意識和信息安全意識。第十九條企業(yè)應(yīng)積極回應(yīng)員工的查閱需求，提供準(zhǔn)確、完整和有效的檔案信息和資料。第四章人事檔案查閱的責(zé)任與權(quán)利第二十條企業(yè)有責(zé)任保障員工依法查閱人事檔案，并提供必要的支持和服務(wù)。第二十一條員工有權(quán)查閱自身人事檔案，并可要求人事檔案管理部門提供相關(guān)解釋和說明。第二十二條員工在查閱過程中發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確信息，有權(quán)提出異議和更正請求，并提供相關(guān)證據(jù)。第二十三條人事檔案管理部門及工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露員工檔案信息及企業(yè)機(jī)密。第二十四條根據(jù)實(shí)際需要和法律規(guī)定，人事檔案管理部門可對員工檔案進(jìn)行修改、刪除、銷毀等操作。第五章附則第二十五條本規(guī)定解釋權(quán)歸企業(yè)所有。第二十六條本規(guī)定自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。第二十七條本規(guī)定最終解釋權(quán)歸企業(yè)所有。未盡事宜，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況和法律法規(guī)進(jìn)行調(diào)整和完善。2024年人事檔案查閱制度范文（二）人事檔案查閱管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作，確保檔案的安全、完整與準(zhǔn)確性，維護(hù)員工合法權(quán)益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司經(jīng)營管理活動(dòng)中所涉及的人事檔案查閱與借閱工作。三、檔案分類與保管人事檔案分為個(gè)人檔案與集體檔案，其中個(gè)人檔案包含員工的入職、任職、培訓(xùn)及考核等資料；集體檔案則涵蓋會議記錄、文件及通知等。各類檔案需分類存放，妥善保管。四、查閱權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部具備查閱所有人事檔案的權(quán)限。2.直接上級部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的個(gè)人檔案。3.員工本人可查閱自己的個(gè)人檔案，但需提前向人力資源部提出書面申請，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。4.其他部門負(fù)責(zé)人、同事及其他員工如需查閱他人檔案，須提前向人力資源部提出書面申請，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與員工本人同意后，方可查閱。查閱記錄須在查閱表上簽字確認(rèn)。五、查閱程序1.申請：員工申請查閱他人檔案時(shí)，需填寫檔案查閱申請表，并附相關(guān)證明材料。2.審批：人力資源部收到申請后，提交至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，人力資源部將安排查閱時(shí)間。3.查閱：查閱人員需提前預(yù)約查閱時(shí)間，并在預(yù)約時(shí)提供有效證件進(jìn)行身份確認(rèn)。查閱應(yīng)在指定區(qū)域進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出。4.記錄：查閱人員需在查閱表上填寫查閱時(shí)間、人員、目的等信息，并在查閱表和檔案袋上簽字確認(rèn)。5.歸還：查閱完畢后，檔案應(yīng)歸還至指定位置，并在查閱表上簽字確認(rèn)。6.整改：若發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，查閱人員應(yīng)及時(shí)向人力資源部報(bào)告，并協(xié)助整改。六、保密與安全1.人事檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞及泄露。2.檔案保管責(zé)任人需每年進(jìn)行一次檔案整理與調(diào)檔工作。3.涉及個(gè)人隱私的敏感信息應(yīng)嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁私自查閱與傳遞。4.臨時(shí)離職人員的檔案應(yīng)通過專門渠道保管，嚴(yán)禁隨意查閱與借閱。七、違規(guī)處理對于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱他人檔案的行為，公司將依據(jù)內(nèi)部管理制度對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行紀(jì)律處分，并保護(hù)受侵害員工的合法權(quán)益。八、附則1.本制度中的名詞解釋及其他相關(guān)問題由人力資源部