日常事務(wù)與工作流程管理制度

日常事務(wù)與工作流程管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)內(nèi)日常事務(wù)和工作流程的管理，提高工作效率和質(zhì)量，保障企業(yè)的正常運(yùn)營，訂立本制度。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、部門規(guī)章以及企業(yè)經(jīng)營需要訂立，適用于全體員工。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部相關(guān)部門和員工，包含但不限于人力資源部門、財務(wù)部門、行政部門、市場營銷部門、生產(chǎn)部門等。第三條定義日常事務(wù)：指企業(yè)內(nèi)各部門和員工日常的常規(guī)工作和事務(wù)性工作，包含但不限于人力資源管理、文件管理、會議布置、電子郵件處理、辦公用品采購等。工作流程：指企業(yè)內(nèi)各個部門和員工依照肯定的規(guī)范和次序完成的工作過程。第二章日常事務(wù)管理第四條人力資源管理招聘和錄用：人力資源部門負(fù)責(zé)招聘和錄用員工的工作，招聘時需訂立招聘需求計劃和招聘流程，錄用時需進(jìn)行面試和背景核查。培訓(xùn)與發(fā)展：人力資源部門要對員工進(jìn)行培訓(xùn)和發(fā)展規(guī)劃，訂立培訓(xùn)計劃，定期組織培訓(xùn)活動，并建立培訓(xùn)檔案?？冃Э己耍阂勒掌髽I(yè)績效考核制度，對員工進(jìn)行定期考核，評定績效，并依據(jù)績效結(jié)果進(jìn)行激勵或獎懲。離職管理：人力資源部門負(fù)責(zé)員工離職手續(xù)辦理，包含離職申請、離職手續(xù)清單、離職交接等。第五條文件管理文件歸檔：各部門要建立文件管理制度，對文件進(jìn)行分類、編號、整理和歸檔，確保文件的正常保管和檢索。電子文件管理：相關(guān)部門應(yīng)使用企業(yè)規(guī)定的電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行文件的創(chuàng)建、保管和傳輸，并做好文件備份和安全措施。文件流轉(zhuǎn)：文件需要經(jīng)過相應(yīng)的流轉(zhuǎn)程序，包含起草、審核、批準(zhǔn)、簽發(fā)、分發(fā)等環(huán)節(jié)，相關(guān)部門應(yīng)依照流轉(zhuǎn)程序執(zhí)行，并記錄流轉(zhuǎn)過程。第六條會議管理會議召開：各部門負(fù)責(zé)人依據(jù)需要召集會議，并提前訂立會議議程、確定參會人員和場合，會議召開需提前通知相關(guān)人員。會議記錄：會議期間，要有專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容和決議事項(xiàng)，并及時整理和分發(fā)會議紀(jì)要。會議評估：會議結(jié)束后，參會人員可進(jìn)行會議評估，提出改進(jìn)看法和建議，并不時總結(jié)改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。第七條電子郵件處理電子郵件發(fā)送：員工使用企業(yè)電子郵件系統(tǒng)發(fā)送郵件應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，包含但不限于郵件內(nèi)容、抄送人員、附件格式等。電子郵件篩查：企業(yè)可對電子郵件進(jìn)行篩查，防止傳播不良信息和垃圾郵件，同時要保護(hù)員工個人信息和隱私。電子郵件回復(fù)：員工收到郵件后要及時回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)，并做好郵件歸檔和備份。第八條辦公用品采購辦公用品需求：各部門需合理評估和確定辦公用品需求，訂立采購計劃，并報經(jīng)有關(guān)部門審核和批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)采購。供應(yīng)商選擇：選擇正規(guī)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價、談判和評估，確保采購的辦公用品質(zhì)量和價格合理。辦公用品分發(fā)：采購的辦公用品由相關(guān)部門統(tǒng)一分發(fā)，并做好庫存管理、耗材監(jiān)控和報廢處理。第三章工作流程管理第九條項(xiàng)目管理項(xiàng)目立項(xiàng)：各部門需要規(guī)定項(xiàng)目的立項(xiàng)流程和評審標(biāo)準(zhǔn)，對項(xiàng)目進(jìn)行評估和審批，并依據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)指定項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊成員。項(xiàng)目計劃：項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊成員要訂立認(rèn)真的項(xiàng)目計劃，包含項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分解、工期布置、資源配置等，并進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險評估。項(xiàng)目執(zhí)行：項(xiàng)目團(tuán)隊依照項(xiàng)目計劃進(jìn)行工作，及時溝通協(xié)調(diào)，解決問題和風(fēng)險，并定時完成各階段的交付物。項(xiàng)目驗(yàn)收：項(xiàng)目完成后要進(jìn)行驗(yàn)收，核對交付物和項(xiàng)目目標(biāo)的符合程度，并做好項(xiàng)目總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)共享。第十條流程管理流程設(shè)計：相關(guān)部門要訂立各種流程的設(shè)計和規(guī)范，包含但不限于申請流程、審批流程、報銷流程等，確保流程的合理性和高效性。流程優(yōu)化：定期對現(xiàn)有流程進(jìn)行評估和優(yōu)化，依據(jù)實(shí)際情況調(diào)整流程，簡化流程環(huán)節(jié)，提高流程效率。流程培訓(xùn)：流程有調(diào)整時要及時組織培訓(xùn)，向相關(guān)人員轉(zhuǎn)達(dá)新的流程要求，確保員工理解和掌握新流程。第十一條品質(zhì)管理品質(zhì)目標(biāo)：企業(yè)內(nèi)部各部門要明確品質(zhì)目標(biāo)，并訂立相應(yīng)的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)品質(zhì)的管理和掌控。品質(zhì)培訓(xùn)：針對品質(zhì)相關(guān)的員工，組織培訓(xùn)，提高員工的品質(zhì)意識和技能水平，保證產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)。品質(zhì)監(jiān)控：各部門要建立品質(zhì)監(jiān)掌控度，進(jìn)行品質(zhì)把控和監(jiān)測，并進(jìn)行品詰責(zé)題的分析和改進(jìn)。第四章責(zé)任與違約第十二條責(zé)任和獎懲員工責(zé)任：員工對本身的工作負(fù)有責(zé)任，要依照規(guī)定的流程和方法完成工作任務(wù)，保證工作質(zhì)量和效率。部門責(zé)任：各部門對本身部門的工作負(fù)有責(zé)任，要建立健全相應(yīng)的管理制度，保證部門的工作順利進(jìn)行。獎懲機(jī)制：依據(jù)員工和部門的工作表現(xiàn)和成效，進(jìn)行嘉獎或懲罰，以激勵員工和部門改進(jìn)工作質(zhì)量和效率。第十三條違約和處理違反制度：任何員工和部門違反本制度的要求和規(guī)定，將依據(jù)違約情節(jié)輕重進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、降級、調(diào)離、辭退等。違反法律法規(guī)：員工和部門違反國家相關(guān)法律法規(guī)的，將依照法律法規(guī)進(jìn)行處理，包含但不限于罰款、責(zé)令停業(yè)、刑事責(zé)任等。第五章附則第十四條本制度的解釋和修改本制度的解釋權(quán)屬于企業(yè)管理負(fù)責(zé)人。本制度的修改需經(jīng)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人審批，并經(jīng)相關(guān)部門和人員知曉。第十五條本制度的執(zhí)行日期本制度自公布