檔案一體化管理項目服務(wù)需求

檔案一體化管理項目服務(wù)需求（一）項目概況為推動檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化建設(shè)，全面提高檔案管理水平和做好街道檔案管理服務(wù)，現(xiàn)公開采購街道檔案一體化管理項目。（二）技術(shù)要求序號服務(wù)項目具體技術(shù)要求數(shù)量（單位）最高單價限價（元）1項目規(guī)劃街道檔案一體化管理項目規(guī)劃設(shè)計、具體實施計劃、指導(dǎo)協(xié)助對檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行梳理完善等。1項2檔案整理歸檔1、檔案收集，包括對擬納入統(tǒng)一管理的材料的收集、交接、登記；

2、歸檔材料的審核和分類，依據(jù)街道分類方案分類，審核保管期限，確保材料的完整性、規(guī)范性；

3、按卷和件整理排序；

4、按照檔案歸檔要求逐份打頁碼；

5、按照檔案歸檔要求規(guī)范填寫檔案號等信息；

6、將檔案的詳細(xì)信息錄入表格；

7、取釘及雜質(zhì)（按檔案整理標(biāo)準(zhǔn)去釘、去污、去雜質(zhì)等）；

8、數(shù)字化整理掃描（要求清晰、干凈、整潔）；

9、審核校對檔案原件、目錄和掃描件一致；

10、裝釘、裝卷（三孔一線、推不銹鋼釘或裝釘）；

11、清潔、消殺、去毒；

12、裝盒（按規(guī)范化蓋年度、保管期限、件號、備注等）；

13、檔案登記入庫；

14、匯編檔案目錄和全宗卷；

15、數(shù)字化電子檔案導(dǎo)入檔案系統(tǒng)；

16、按照區(qū)檔案局要求完成OA系統(tǒng)電子檔案的整理和數(shù)字化掃描件檔案歸檔導(dǎo)入?yún)^(qū)電子檔案系統(tǒng)。35000件3其他與檔案一體化管理相關(guān)工作配置檔案管理系統(tǒng)，需具備檔案信息錄入、查閱、導(dǎo)入/導(dǎo)出、存檔、備份等功能。1個配置、安裝檔案標(biāo)簽，與檔案信息進(jìn)行綁定，完成流通前的處理操作。4000個每層密集架粘貼層架標(biāo)簽，實現(xiàn)檔案館的自動化管理。1000個配置館員工作設(shè)備（含工控機、電容屏）一臺，用以檔案室的標(biāo)簽注冊、標(biāo)簽轉(zhuǎn)換、人工檔案借閱和歸還等工作。1臺配置手持盤點機一臺，幫助完成檔案室檔案入庫、架位變更、層位變更、檔案剔除和文獻(xiàn)清點等工作。1臺提供文書檔案盒（符合國家檔案管理規(guī)定，國家檔案局監(jiān)制）。5000個制作、安裝檔案室標(biāo)識牌、檔案室?guī)齑鏅n案存放示意圖、制度上墻等。1項（三）檔案整理歸檔基本要求1、檔案交接1.1、檔案交接人員與采購人實體檔案管理人員辦理檔案借調(diào)手續(xù)，借出代掃描檔案。1.2、檔案交接員確定待掃描檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號，案卷封面的檔號與調(diào)卷單開具的檔號應(yīng)一一對應(yīng)，并填寫《紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作流程單》。為保證項目組正常運作和檔案的安全，項目組控制檔案的領(lǐng)取量為一周工作量，周一上午調(diào)卷，周五下午還卷及移交掃描數(shù)據(jù)。1.3、工作人員從檔案庫房領(lǐng)取檔案，檔案交接員仔細(xì)確定領(lǐng)取檔案案卷內(nèi)容、目錄、數(shù)量，保證所領(lǐng)取的檔案是正確的，確認(rèn)結(jié)束后，填寫《紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作流程單》和《檔案數(shù)量確認(rèn)單》，需雙方簽字。1.4、如果檔案交接員發(fā)現(xiàn)檔案在頁碼數(shù)和紙張數(shù)方面有偏差，則填寫《檔案交接異常情況登記表》，提交采購人工作人員進(jìn)行處理。如果沒有偏差，則雙方簽字確認(rèn)。1.5、檔案保管人員與調(diào)卷工作人員進(jìn)行全宗、目錄、數(shù)量的二次核對；核對無誤后，周轉(zhuǎn)庫房管理員確認(rèn)和接收領(lǐng)取的檔案，將領(lǐng)取的檔案放入周轉(zhuǎn)庫房保管柜，鎖好。1.6、領(lǐng)取的檔案數(shù)字化加工流轉(zhuǎn)完畢后，周轉(zhuǎn)庫房管理員準(zhǔn)備待歸還檔案，交給檔案交接員。1.7、檔案交接員對待歸還檔案進(jìn)行檢查確認(rèn)，填寫《紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作流程單》，提交采購人。1.8、采購人工作人員對檔案清點檢查，發(fā)現(xiàn)問題有檔案交接員登記《檔案交接異常情況登記表》，交給周轉(zhuǎn)庫房管理員進(jìn)行處理。1.9、確認(rèn)無誤后，將歸還的檔案入庫，雙方簽字確認(rèn)。2、檔案規(guī)范整理2.1、檔案出庫檔案出庫是根據(jù)每批次整理的加工數(shù)量，從采購人庫房領(lǐng)檔案。并做好檔案交接的記錄。要點說明如下：2.1.1根據(jù)《檔案整理出庫清單》，對每個工程的資料的逐一進(jìn)行清點。如發(fā)現(xiàn)實體卷數(shù)跟出庫清單上的記錄數(shù)據(jù)不符，跟采購人負(fù)責(zé)出庫的人員溝通處理，確保出庫清單的總數(shù)與實際出庫的總數(shù)相符。2.1.2檔案運回工作場地后，劃分一個區(qū)作為檔案放置區(qū)，派一位專門的人員負(fù)責(zé)管理。提檔整理時，由專人根據(jù)整理好的順序派發(fā)，并做好簽收工作。保證檔案的完整性。2.2、重新組卷依照檔案的整理原則及要求而進(jìn)行的。在組卷的過程當(dāng)中，應(yīng)注意卷內(nèi)文件的排列順序。重新組卷的要點如下：2.2.1案卷排列及卷內(nèi)文件順序。2.2.2既有文字材料又有圖紙的案卷，應(yīng)文字材料排前、圖紙排后。2.2.3各種文字材料排列應(yīng)印本在前、定稿在后，審批文件在前、申請文件在后。2.2.4在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)有A3規(guī)格的文件，需折疊成裝訂版A4規(guī)格。如發(fā)現(xiàn)比A4規(guī)格小的文件，無法正常裝訂的，在背面無文字的情況下，需用白乳膠粘貼在A4白紙上進(jìn)行裝訂，如產(chǎn)品合格證。2.2.5案卷厚度控制在1.5～4cm范圍之內(nèi)，要求整理前后的案卷厚度保持一致。2.3、確定編制單位、編制日期2.3.1確定編制單位：編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。2.3.2確定編制日期：案卷的編制日期為卷內(nèi)全部文件材料形成起止日期。2.4、鑒定保管期限保管期限分為永久、三十年、十年三種。2.5、重新打印頁號在組卷的過程中，使用號碼機打印頁號。如果某些案卷卷內(nèi)文件材料位置發(fā)生變動，其頁號需要重新打印。打印頁號需遵循如下規(guī)則：2.5.1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始，頁號顏色為黑色；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。原先文件已有的頁號如果整理后發(fā)生變動，不正確的，需要劃掉。2.5.2頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角、背面在左下角。2.5.3對卷內(nèi)頁號發(fā)生改變的，要求重新打印頁號。因為在重新組卷時，將某卷的文件材料重新歸至另一卷，則需從頁號發(fā)生變更處開始重新訂頁號，頁數(shù)緊接發(fā)生變更前的最后一頁。2.6、編排檔號檔案的編號（即檔號）的結(jié)構(gòu)模式為“大類代字+屬類+小類號+案卷順序號”。其中大類代字+屬類+小類號=分類號。2.7、電腦錄入及打印電腦錄入主要是將前期整理過程中所題寫的內(nèi)容輸入電腦，確保錄入的信息準(zhǔn)確，并無錯別字句。電腦錄入及打印的內(nèi)容主要有：卷內(nèi)目錄編輯及打印、分類目錄編輯及打印。錄入要點如下：2.7.1檔案卷內(nèi)目錄：指卷內(nèi)文件目錄，在每一卷文件的最前面，都必須有卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分。2.7.2檔案分類目錄：以保管單位為著錄對象，嚴(yán)格按照檔案實體分類整理的順序進(jìn)行排列的一種目錄，主要用于固定檔案分類、排列次序、揭示檔案的內(nèi)容與成分。2.7.3檔案整理入庫清單：檔案整理入庫清單是按照檔案整理順序排列的，以保管單位為著錄對象的著錄條目的總登記賬，主要是便于統(tǒng)計，掌握室藏檔案的總數(shù)，同時也能起到檢索的作用。整理人員需根據(jù)《檔案整理清單--入庫清單》，在每次交接時以EXCEL電子表格形式上交。2.7.4卷內(nèi)目錄編輯卷內(nèi)目錄要求輸入的項目有：檔號、分類號、案卷號、卷內(nèi)順序號、文件編號、題名、責(zé)任者、密級、文件日期、頁號、保管期限。2.8、裝訂2.8.1裝訂的形式及要求：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，竣工圖可不裝訂，文字材料卷必須裝訂。裝訂時采用線繩三孔左側(cè)裝訂，不同幅面的文件需要統(tǒng)一裱糊或折疊成A4規(guī)格，以求整齊、美觀、牢固，便于保管和利用。具體的整理要求：整理之前必須去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件；必須檢查卷內(nèi)材料，注意不要有倒置、脫漏文件；不同規(guī)格大小的文件材料裝訂時，需要保持所有材料左側(cè)及下側(cè)兩個方向?qū)R，以求整齊、美觀。2.8.2排列順序：案卷各部分的排列順序為：案卷軟封面、卷內(nèi)目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表。除卷內(nèi)備考表為手工填寫外，案卷軟封面、卷內(nèi)目錄均為電腦打?。ㄌ子。?。裝訂時需用新卷內(nèi)目錄替換原卷內(nèi)目錄。在原卷內(nèi)目錄上書寫檔號，再按類別另外裝訂起來，以備日后檢查案卷材料整理后的完整性。2.8.3卷內(nèi)備考表：裝訂前必須填寫“卷內(nèi)備考表”并簽名，將其排列在文件材料的尾頁之后。卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明案卷文件材料的總頁數(shù)、各類文件材料（圖紙、照片）頁數(shù)以及立卷單位對案卷完整、準(zhǔn)確情況的審核說明。卷內(nèi)備考表中的“說明”，主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁號錯誤情況、文件的更換情況等，沒有需要說明的事項可不必填寫說明。3、檔案掃描掃描員填寫《紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作流程單》有關(guān)掃描工作的部分，從周轉(zhuǎn)庫房領(lǐng)取待掃描案卷。掃描員檢查案卷脊背檔號與封皮左下角檔號是否一致，若一致則將檔號、需掃描頁數(shù)填寫到《紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作流程單》相應(yīng)欄目中；若不一致，注明具體原因和處理辦法提交采購人相關(guān)人員審核，待審核同意后進(jìn)行處理。3.1、掃描員上紙，操作步驟如下：a.將檔案原件從檔案袋中取出，確認(rèn)檔案袋內(nèi)檔案全部取出，分別從兩個方向?qū)n案展開，觀察是否有檔案粘連、其他夾頁、釘書釘或大頭針等雜物。發(fā)現(xiàn)檔案粘連，若對檔案內(nèi)容不影響，則進(jìn)行分離處理，但決不可造成檔案破損；若對檔案內(nèi)容有影響，則立即報告客戶方檔案管理人員處理并做好處理記錄。發(fā)現(xiàn)夾頁應(yīng)立即報告客戶方檔案管理人員處理，并對處理結(jié)果進(jìn)行記錄。發(fā)現(xiàn)其他雜物要進(jìn)行清除，但決不可造成檔案破損。b.將檔案向進(jìn)紙方向展開，觀察側(cè)面標(biāo)記是否有檔案反相及檔案及四角曲折。若有進(jìn)行處理。c.將檔案疊放整齊后放入處掃描儀進(jìn)紙器，將掃描儀進(jìn)紙器側(cè)檔板夾緊，防止進(jìn)紙偏斜。d.對于檔案中的“筒子頁”，應(yīng)當(dāng)平攤開后進(jìn)行整幅掃描，折子頁、圖紙、表格等應(yīng)整頁掃描。3.2、掃描員打開數(shù)字化加工軟件，錄入正確的檔號。3.3、掃描員按照案卷標(biāo)明的頁碼順序從卷封開始掃描，案卷內(nèi)每個掃描頁碼張均要掃描成單獨影像頁。遇有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開之原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。3.4、掃描過程中如果發(fā)生卡紙，打開掃描儀，將卡住的檔案輕輕取出。注意不可損傷檔案及破壞檔案上的內(nèi)容。核對圖像編號順序無誤后繼續(xù)掃描。3.5、掃描過程中認(rèn)真觀察掃描圖像質(zhì)量，確保掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。發(fā)現(xiàn)圖像質(zhì)量問題立即暫停掃描進(jìn)行處理。3.6、一個批次（目錄）的檔案掃描完成后，掃描員核對圖像數(shù)與本案卷待掃描頁數(shù)是否一致，若不一致則查明情況并做相應(yīng)處理（例如檢查檔案袋中是否有遺留檔案），一般情況為漏掃、多掃等，并登記《檔案掃描異常情況登記表》。3.7、一個批次的檔案掃描完畢后，掃描員將掃描儀出紙口的檔案取出，按原始順序放回檔案袋，在檔案袋上加蓋“已掃”印章。3.8、每掃完一批檔案，掃描員將圖像數(shù)據(jù)發(fā)送到服務(wù)器。3.9、掃描員完成已分發(fā)的檔案掃描后，填寫《紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作流程單》，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法，有漏頁、破損應(yīng)進(jìn)行注明。3.10、在掃描過程中將確保電子影像數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、索引數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并與紙質(zhì)檔案匹配，并且圖片命名及組成采購人要求。4、圖像處理4.1、圖像處理人員打開“數(shù)字化加工軟件”，在任務(wù)步驟欄選擇“影像處理”步驟。點擊“任務(wù)獲取”，在任務(wù)列表中按年份先后選取一條待處理任務(wù)，關(guān)閉任務(wù)列表。點擊“刷新”按鈕，雙擊任務(wù)記錄，打開圖片窗口。4.2、圖像處理人員確認(rèn)任務(wù)列表中檔號與封皮影像中檔號一致，如不一致則登記《圖像處理異常情況登記表》，并報告值班主管，立即查明情況并處理。如果需要與檔案原件核對，則填寫《圖像處理異常情況處理臨時領(lǐng)卷單》，向周轉(zhuǎn)庫房管理員領(lǐng)取檔案。4.3、圖像處理人員確認(rèn)檔號無誤后，然后核對影像數(shù)量是否正確（需要一次性查明整卷情況，1張封皮+N張目錄+最后頁頁碼=本卷影像數(shù)）。通過軟件翻到最后頁確認(rèn)頁碼。如影像數(shù)量有誤，則登記《圖像處理異常情況登記表》，并報告值班主管協(xié)助處理。確認(rèn)后在《圖像處理異常情況登記表》中登記和使用新編制掃描頁碼。4.4、圖像處理人員對圖像進(jìn)行檢查并處理發(fā)現(xiàn)的問題，處理手段包括旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、居中、色彩調(diào)整等。處理過程中注意是否有非掃描件影像（標(biāo)準(zhǔn)見檔案整理）、色彩模式是否正確（標(biāo)準(zhǔn)見檔案掃描）、影像內(nèi)容是否清晰。處理要求如下：a.對于圖像模糊不清情況，填寫《圖像處理異常情況登記表》交由掃描主管簽字，找出檔案由掃描人員調(diào)節(jié)掃描參數(shù)進(jìn)行圖像的再掃描，確實因填寫用筆不當(dāng)導(dǎo)致掃描圖像模糊的，需請客戶簽字確認(rèn)。b.對掃描圖像進(jìn)行糾偏，影像正立，無明顯傾斜，正負(fù)角度傾斜度不大于2度。對于圖像嚴(yán)重傾斜而致使圖像無法處理，填寫《圖像處理異常情況登記表》交由掃描主管簽字，找出檔案由掃描人員進(jìn)行重新掃描，并向客戶做出說明。c.對于掃描后圖像文件中的污點、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去除，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀。對于黑邊影響識別的需填寫《圖像處理異常情況登記表》，交由掃描主管簽字，找出檔案由掃描人員進(jìn)行重新掃描，并向客戶做出說明。d.保持掃描圖像內(nèi)容居中，上下左右四邊尺寸合理，邊距過寬的進(jìn)行裁邊，邊距過窄的進(jìn)行加寬。e.對于圖像深淺不一情部，需要采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。f.對于紙質(zhì)發(fā)黃，很多還沾有各種污漬，且檔案信息中包含了諸如毛筆、鉛筆、鋼筆、油印件、復(fù)寫件等多種類型的字跡，還有印鑒、照片等圖形，在不改動檔案內(nèi)容的情況下，可以調(diào)節(jié)色彩的對比度、飽和度，使影像更清晰和美觀，以達(dá)到清晰閱讀為準(zhǔn)。4.5、由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。4.6、對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。4.7、圖像失真控制，影像幅面大小同原件一致，確保印章的掃描和處理盡可能清晰，圖像與實物在1：1比率下必須與原件一致，要確保同等紙張大小的圖像打印件與原件大小相同。5、條目著錄5.1、著錄人員打開“數(shù)字化加工軟件”，在任務(wù)步驟欄選擇“條目著錄”步驟。點擊“任務(wù)獲取”，在任務(wù)列表中按年份先后選取一條待處理任務(wù)，關(guān)閉任務(wù)列表。點擊“刷新”按鈕，雙擊任務(wù)記錄，打開圖片窗口。5.2、著錄人員確認(rèn)任務(wù)列表中數(shù)據(jù)欄檔號、任務(wù)欄檔號與封皮影像中檔號一致，如不一致則登記《異常情況登記表——條目著錄》，并報告值班主管，立即查明情況并處理。如果需要與檔案原件核對，則填寫《條目著錄領(lǐng)卷單》，向周轉(zhuǎn)庫房管理員領(lǐng)取檔案。5.3、著錄人員確認(rèn)檔號無誤后，然后核對影像內(nèi)容及條目數(shù)據(jù)是否正確。通過軟件翻到每一頁與條目內(nèi)容作比對，如影像內(nèi)容與條目內(nèi)容有誤，則登記《異常情況登記表——條目著錄》，并報告值班主管協(xié)助處理。確認(rèn)后在《異常情況登記表——條目著錄》中登記和使用并錄入正確的條目信息。如果條目及影像數(shù)量沒問題，直接保存當(dāng)前數(shù)據(jù)。如果條目數(shù)據(jù)需要補充，具體操作方法請看以下文字。著錄人員在軟件界面“案卷信息”界面錄入檔案條目數(shù)據(jù)，操作方法為：5.3.1在軟件界面“案卷信息”右上角“檔號”欄內(nèi)輸入正確檔號并回車，載入目錄數(shù)據(jù)后核對案卷標(biāo)題、日期；數(shù)據(jù)與影像內(nèi)容無誤后，輸入“封皮影像數(shù)”“案卷文件數(shù)”。5.3.2在“卷內(nèi)目錄”界面內(nèi)，檢查卷內(nèi)目錄條數(shù)是否一致。5.3.3在列“張頁數(shù)”（案卷原始頁碼編號）的最下一條目錄輸入起始頁與結(jié)束頁，例如：53——100。5.3.4根據(jù)字段“張頁數(shù)”填寫每份文件的“起始頁”（新編制掃描頁碼/影像除去封皮與卷內(nèi)目錄后的順序號）（最后一份文件需填寫結(jié)束頁）。