采購-費用和報銷制度

采購,費用和報銷制度財務(wù)付款和費用及報銷管理制度一、目的：為了使財務(wù)付款及報銷流程明晰化、規(guī)范化。二、范圍：適用于總部、分公司、各部門。三、報銷辦法⒈報銷范圍商品類采購(指商品等)、辦公用品類采購(包括文化用品、勞保用品、花卉等)、固定資產(chǎn)采購(包括汽車、電腦、打印機、辦公家具等)、圖書音像資料、差旅費、運費、廣告費、其他(如業(yè)務(wù)招待費、伙食費、零星支出等)。⒉報銷憑證報銷時應(yīng)提供購貨合同書、購貨協(xié)議書、購貨訂單、物品申購審批單、出差申請審批表及其他相應(yīng)資料。3.報銷流程⑴報銷人填寫企業(yè)微信審批后，經(jīng)公司相關(guān)部門經(jīng)理審批通過后，每周六上繳憑證下周一至出納員處領(lǐng)款或劃撥，最后交財務(wù)中心會計賬務(wù)處理。⑵流程圖報銷人→相關(guān)部門經(jīng)理→會計→出納員→賬務(wù)4.特別規(guī)定（1）員工因公出差可以借差旅費。由出差人申請“費用”，注明出差地點、時限、事由，并由部門主管批準，由財務(wù)部批準，到出納處辦理。（2）出差較為頻繁（如外圍業(yè)務(wù)員）及業(yè)務(wù)費較多（如分公司經(jīng)理），可采用定額備用金方式。其中各公司經(jīng)理不超過5000元，業(yè)務(wù)員不超過1000元，當其崗位變動時或年終放假時扣回。（3）當月連續(xù)幾次出差，在上次借款未還清的，不予再借款。試用期不足一月人員單獨出差，不予借差旅費。特殊情況經(jīng)部門主管同意可借不超過本人半個月的工資。（4）借款人員終結(jié)事務(wù)，在報銷時扣回借款，當時不能扣回的，在本月開資時就借款總額一并扣回。（5）大額借款（大于5000元）需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。四、報銷辦法1、差旅費報銷辦法（1）員工出差交通工具標準為：火車硬坐、汽車普客、輪船三等艙位。在晚上8：00到次日7：00之間出差，乘車船超過4小時，可以乘坐火車臥鋪、汽車臥鋪或豪華空調(diào)、輪船二等艙。但同時扣減一夜住宿費補貼。員工符合乘坐臥鋪或豪華空調(diào)，輪船二等艙的，非主觀原因未能乘坐的，可按硬坐車票或三等艙票價的50%發(fā)給補貼。（2）各公司領(lǐng)導因公出差，所發(fā)生的招待費、車資費、住宿費等合理費用憑票據(jù)報銷；遠距離出差，可乘坐火車硬臥或經(jīng)集團公司總經(jīng)理批準可以乘坐飛機普通艙。如果員工與公司領(lǐng)導一起出差，所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的開支均由公司統(tǒng)一支付。（3）出差期間補助標準：公司內(nèi)部所有員工為早餐5元、中餐15元、晚餐15元，即伙食補助35元/天，住宿標準120元/天；如遇長期駐地，可就近租房居住。出差到經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)如深圳、廣州、上海、南京等地，住宿標準可上浮30元/天。出差時間不足一天，視實際誤餐數(shù)執(zhí)行。出差在50公里以內(nèi)（含市內(nèi)），不享受伙食補助。如果在公司食堂就餐或在標準內(nèi)報銷餐費（不含對外宴請，宴請需要直接領(lǐng)導批準），則不享受對應(yīng)伙食補助。多人共同出差，同住一間房的，可按同住人中職務(wù)最高的人員標準報銷住宿費。（4）出差人員出差回來，憑有效車船票據(jù)實報銷。有效車船票指出發(fā)點到目的地區(qū)間車票，時間上符合出差時限，中途不得繞路辦其他事宜。應(yīng)優(yōu)先選擇出差地分公司宿舍住宿，當不能解決時憑有效票據(jù)在規(guī)定標準內(nèi)據(jù)實報銷住宿費，超過部分自負。2、辦公用品、低值易耗品報銷辦法（1）每月底由各使用部門負責人根據(jù)工作需要填寫“辦公用品、低值易耗品使用計劃表”，交各公司辦公室匯總，提請各公司領(lǐng)導審批后購買。專業(yè)性、技術(shù)性強的物品，可委托相關(guān)人員購買。（2）所購辦公用品、低值易耗品，實行定人驗收、保管、領(lǐng)用登記的辦法。（3）購買后由各公司辦公室有關(guān)經(jīng)辦人按財務(wù)規(guī)定粘貼有關(guān)報銷單據(jù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導簽字批準或企業(yè)微信批準、財務(wù)審核后，予以報銷。3、固定資產(chǎn)購置費用報銷辦法（1）各下屬公司原則上沒有直接采購固定資產(chǎn)的決策權(quán)。（2）由各有關(guān)部門提出書面申請，并做出可行性分析報告，報公司各對口部門審核，報公司總經(jīng)辦批準后，到企業(yè)微信上申請費用購買。（3）固定資產(chǎn)購買、安裝、調(diào)試、驗收合格后，主管部門應(yīng)盡快將有關(guān)單據(jù)到各公司財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。（4）所購固定資產(chǎn)納入公司，統(tǒng)一管理。4、業(yè)務(wù)招待費報銷辦法公司因工作、業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司領(lǐng)導安排，接待客戶及相關(guān)人員，本著不浪費的前提下，所發(fā)生的招待費，經(jīng)辦人應(yīng)在招待費發(fā)票上背書其招待人員及人數(shù)，經(jīng)各部門領(lǐng)導審核批準后，予以報銷。5、交通費報銷辦法（1）原則上應(yīng)優(yōu)先坐公交車，特殊情況經(jīng)部門經(jīng)理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車。（2）出租車票上需背書從哪里到哪里，做什么事，經(jīng)部門領(lǐng)導審核，報主管領(lǐng)導簽字批準后，予以報銷。公交車，地鐵等交通工具最后出業(yè)績做獎勵，不再單報。6、通訊費報銷辦法（1）手機通訊補助每月通過工資發(fā)放，不再報銷。凡由公司委托銀行代扣手機費的，在其工資中自動扣減相關(guān)費用。7、其它費用報銷辦法（1）采購物品報銷時，除提供費用報銷單外，還應(yīng)提供經(jīng)物品管理人員簽字的驗收單或入庫單。（2）未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由各公司經(jīng)理酌情處理。四、有關(guān)費用和采購（1）費用是指即將需要支出的花銷部分，因為出差外地或者數(shù)額固定或者數(shù)額較大需要提前支取可以進行費用申請。企業(yè)微信上此功能目前僅限用于工程上的支出，比如單項工程差旅費和工人工費。（2）采購目前是項目工程專用，主要用于申請采購工程主材，輔材，設(shè)備等一切單項工程專用物資。（3）申請人工費用等為固定日每周六申請周一出納付款給工人。費用需要工人提前寫收據(jù)和備注電話。（4）申請采購為了不耽誤材料或設(shè)備采購時間需提前申請以便及時支付。材料采購需要供貨商開發(fā)票或者提前寫收據(jù)蓋章并備注電話。五、注意事項1、憑證填寫要求（1）應(yīng)用藍色或黑色簽字逐項填寫，禁止使用紅色筆、圓珠筆或鉛筆；（2）字跡要清晰，不得涂改。2、發(fā)票規(guī)定（1）通過銀行結(jié)算(如：轉(zhuǎn)賬支票、電匯等)的款項，申請人在申請款項同時需向財務(wù)部提供詳細的收款單位名稱、帳號、開戶行。（2）公司員工采購商品所取得的發(fā)票必須符合稅務(wù)局相關(guān)規(guī)定。發(fā)票取得人應(yīng)對其所取得發(fā)票的真實性、合法性負責。對不符合財務(wù)規(guī)定的票據(jù)，財務(wù)人員有權(quán)拒絕接受，予以退回，并向有關(guān)領(lǐng)導報告。（3）購貨單位：要填寫全稱，應(yīng)準確無誤或者可以不填。（4）發(fā)票日期：應(yīng)如實填寫。（5）金額：大小寫數(shù)字應(yīng)一致、無誤。（6）發(fā)票上應(yīng)清楚蓋有“發(fā)票專用章”或“財務(wù)專用章”。如是增值稅專用發(fā)票，必須符合國家有關(guān)規(guī)定。3、結(jié)算規(guī)定（1）財務(wù)部對所有公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)負審核和簽署責任，總經(jīng)辦對公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)負審核和簽署責任。當其超越權(quán)限或不符合制度規(guī)定簽署時，財務(wù)人員有權(quán)拒絕報銷付款，并以適當渠道反映。（2）公司員工在其編制機構(gòu)報銷，對于新調(diào)人員，調(diào)入機構(gòu)除調(diào)遣差旅費外不得報銷調(diào)入人員調(diào)入前發(fā)生的一切費用。