DB45T 2705-2023 黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范

45SpecificationforconfeI 3 6 9 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定黃文婷、林艷梅、李連榮、劉小平、盧秋云、趙強(qiáng)、齊斌、王敏丹、謝宏昭、王皓鍇。1黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)黨政機(jī)關(guān)的會(huì)議服務(wù)與管理，其他會(huì)議可參照?qǐng)?zhí)GB/T10001.1公共信息圖形GB/T15566.1公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)設(shè)置原則與要求第1黨政機(jī)關(guān)會(huì)議conferenceofpartyandgovernmento婦聯(lián)等人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主4基本要求4.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立與會(huì)議服務(wù)相對(duì)應(yīng)的各類(lèi)組織機(jī)構(gòu)，明確各部門(mén)各崗位工作職責(zé)和權(quán)限。4.1.2會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立良好的會(huì)議服務(wù)業(yè)務(wù)接待溝通渠道及方式。4.1.3各崗位應(yīng)建立服務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。4.1.4會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)、規(guī)范的會(huì)議服務(wù)質(zhì)量體系，對(duì)服務(wù)資源、過(guò)程、監(jiān)督與改進(jìn)實(shí)施管4.2機(jī)構(gòu)資質(zhì)4.2.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)活動(dòng)應(yīng)具備下列條件：2——具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度；——法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。4.3.1應(yīng)配備會(huì)議負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)工作對(duì)4.3.2應(yīng)根據(jù)會(huì)議服務(wù)崗位的需要配置相應(yīng)的專(zhuān)職人員，會(huì)議服務(wù)人員身體健康狀況、年齡、文化水4.3.3會(huì)議服務(wù)人員上崗前接受系統(tǒng)培訓(xùn)，宜通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，組織內(nèi)部指導(dǎo)實(shí)訓(xùn)或——服務(wù)理念和組織文化；——會(huì)議室布置及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的使用操作技能。——不擅自使用照相機(jī)、手機(jī)和錄音器等視頻或音頻設(shè)備記錄（拍攝）會(huì)場(chǎng)布置（場(chǎng)景）、會(huì)議——未經(jīng)允許，不擅自對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄音、錄像，會(huì)議主辦單位要求錄音、錄像的，會(huì)后及時(shí)交由——當(dāng)值時(shí)，不擅自離崗，不在崗會(huì)友、聊天等做與執(zhí)勤無(wú)關(guān)的事，文明執(zhí)勤、使用普4.3.5會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)統(tǒng)一著裝、標(biāo)識(shí)明晰，熟悉會(huì)議服務(wù)禮儀，遵守會(huì)議服務(wù)人員行為規(guī)范。會(huì)議4.3.6會(huì)議服務(wù)人員每季度應(yīng)進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，考核內(nèi)容包括但不限于：服務(wù)品質(zhì)、工作紀(jì)律、服務(wù)形4.4設(shè)施設(shè)備4.4.1根據(jù)會(huì)議主辦單位的需求，配置或布置與會(huì)議規(guī)模、規(guī)格等相適的會(huì)議室，召開(kāi)涉密會(huì)議或者3——在會(huì)議區(qū)域適當(dāng)位置設(shè)置貼有分類(lèi)標(biāo)志的垃圾箱；4.4.3明確會(huì)議服務(wù)設(shè)施設(shè)備維保責(zé)任，定期檢查、維修、保養(yǎng)設(shè)4.5輔助系統(tǒng)4.5.1根據(jù)會(huì)議規(guī)模，設(shè)置參會(huì)單位和人員停車(chē)位置，并設(shè)置引導(dǎo)指示標(biāo)志。4.5.2會(huì)議場(chǎng)所設(shè)置的公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)，在會(huì)場(chǎng)主入口處設(shè)置會(huì)場(chǎng)分布示意圖、導(dǎo)向標(biāo)志等。導(dǎo)向4.5.3疏散通道、安全出口、消防通道、應(yīng)急照明等安全應(yīng)急設(shè)施應(yīng)設(shè)置醒目的安全指示標(biāo)志，安全4.5.5涉密會(huì)議場(chǎng)所，不應(yīng)帶入手機(jī)等電子設(shè)備，并設(shè)置禁入標(biāo)志；安裝符合保密標(biāo)準(zhǔn)的信息干擾設(shè)電子設(shè)備前往；不應(yīng)使用手機(jī)等便攜電子設(shè)備進(jìn)行視頻通話、拍照、上網(wǎng)、錄音4.6用品用具5.1會(huì)前服務(wù)5.1.1接洽5.1.1.1接洽會(huì)議主辦單位，確定會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格、需求等，并填寫(xiě)《會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表》（見(jiàn)——會(huì)場(chǎng)設(shè)施功能及服務(wù)流程；——開(kāi)會(huì)時(shí)間、會(huì)議日程、參會(huì)人數(shù)、服務(wù)項(xiàng)目、設(shè)備要求等；45.1.2.1會(huì)場(chǎng)布置5.1.2.1.4服務(wù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)的布局、主席臺(tái)、桌椅、桌布、物品、會(huì)標(biāo)、席卡等進(jìn)行布置，具5.1.2.2設(shè)備調(diào)試5.1.2.2.2應(yīng)保證電力、通訊等供給正常，召開(kāi)一類(lèi)會(huì)議時(shí)，通知供電、通訊、消防等部門(mén)到場(chǎng)，提5.1.2.2.3應(yīng)配備備用的電源、網(wǎng)絡(luò)、話筒等設(shè)備。2.應(yīng)單獨(dú)檢查主席臺(tái)燈光開(kāi)放投影時(shí)的燈光效果，同時(shí)還應(yīng)檢查燈1.宜用筆記本電腦HDMI或VGA接口輸出信號(hào)，電會(huì)議開(kāi)始前，根據(jù)天氣情況提前1h～2h打開(kāi)空調(diào)，夏季將溫度調(diào)控在26℃,冬季控制在20℃。未開(kāi)啟空3.根據(jù)會(huì)議主辦單位的要求設(shè)置LED橫幅屏的背景色和字體色，宜采用5.1.2.3檢查驗(yàn)收擺放正確，必要時(shí)引導(dǎo)參會(huì)人員正確使用會(huì)55.1.2.3.2檢查驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)5.1.2.4安保及車(chē)輛保障5.2會(huì)中服務(wù)5.2.1.2維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)前宜提前30min打開(kāi)會(huì)議室門(mén)，安排參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，會(huì)議開(kāi)始后，負(fù)責(zé)關(guān)好并引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)；有主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng)，宜將領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)至主席臺(tái)入座。5.2.1.4會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員進(jìn)出、會(huì)議議程如中間休息5.2.2.1茶葉檢查5.2.2.2斟茶、續(xù)茶5.2.2.2.3續(xù)茶水時(shí)，視情況分為前側(cè)續(xù)水和后側(cè)續(xù)水，按照下列步驟和要求續(xù)茶：a)用左手的小指和無(wú)名指夾起杯蓋，大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起；b)右手握住暖瓶，瓶口不應(yīng)正對(duì)賓客，側(cè)身略彎腰將水倒入杯中；e)續(xù)茶水時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，茶水不應(yīng)濺出水杯。續(xù)茶水要領(lǐng)按附5.2.2.3會(huì)場(chǎng)上茶a)會(huì)議服務(wù)人員從主席臺(tái)右側(cè)排列，整齊統(tǒng)一進(jìn)入會(huì)場(chǎng)；65.2.3設(shè)備保障5.2.3.2音視頻技術(shù)人員應(yīng)做好音響、燈光、視頻操作的全程跟蹤，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況控制會(huì)場(chǎng)音量及燈5.2.4會(huì)場(chǎng)巡查5.3會(huì)后服務(wù)5.3.1會(huì)議結(jié)束時(shí)，及時(shí)打開(kāi)會(huì)議室大門(mén)，會(huì)議服務(wù)人員站在門(mén)口歡送參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員，并提醒5.3.2參會(huì)人員全部離開(kāi)會(huì)場(chǎng)后，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)參會(huì)人員遺忘的物品。如有遺失物品5.3.3根據(jù)會(huì)議要求，向會(huì)議主辦單位提供相應(yīng)會(huì)議錄音、錄像資料。5.3.4清理會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、桌椅歸位，如有疫情發(fā)生5.3.5關(guān)閉燈光、空調(diào)、音響、顯示屏、門(mén)窗5.3.6及時(shí)清點(diǎn)并清洗消毒茶杯和毛巾等會(huì)議用品，紙巾、紙筆等按類(lèi)別回收整齊裝箱，填寫(xiě)《會(huì)議6.1.2領(lǐng)導(dǎo)小組全面負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)過(guò)程中突發(fā)事件的應(yīng)急處置工作，具體職責(zé)如——副組長(zhǎng)按照分管任務(wù)，分別負(fù)責(zé)應(yīng)急事件處置工作；——小組成員負(fù)責(zé)開(kāi)展會(huì)議服務(wù)的安全教育、培訓(xùn)工作，負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)保障安全隱患排查和設(shè)施6.2.2制定消防疏散應(yīng)急預(yù)案和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，在會(huì)議室顯著位置設(shè)置安全疏散示意圖。突6.2.4做好各項(xiàng)季節(jié)性安全事故和自然性災(zāi)害的防76.2.6進(jìn)行安全巡查時(shí)應(yīng)按規(guī)定路線行進(jìn)，2個(gè)人以上巡邏時(shí)要保持隊(duì)形整齊。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要采取有6.3.1應(yīng)根據(jù)會(huì)議級(jí)別制定相應(yīng)的保6.3.2應(yīng)對(duì)會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行保密教育，明確會(huì)議服務(wù)人員的保密紀(jì)律、責(zé)任和義務(wù)，明確會(huì)議保密6.3.3會(huì)議開(kāi)始前，協(xié)助會(huì)議主辦單位對(duì)會(huì)議場(chǎng)地及將要提供會(huì)議使用的通信、辦公、擴(kuò)音設(shè)備的保6.3.4會(huì)議進(jìn)行時(shí)，杜絕無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，巡視檢查有無(wú)違反保密規(guī)定、保密紀(jì)律6.3.5會(huì)議結(jié)束后，協(xié)助會(huì)議主辦單位對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行檢查，防止遺留會(huì)議文件、資料或其他物品。7.1.1應(yīng)建立全面有效的服務(wù)評(píng)價(jià)管理制度，《會(huì)務(wù)服務(wù)——服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意度；——征求會(huì)議主辦單位的意見(jiàn)和建議，填寫(xiě)《會(huì)議服務(wù)意見(jiàn)反饋表》見(jiàn)附錄K；——走訪參會(huì)人員，征求對(duì)會(huì)議服務(wù)的意見(jiàn)和建議；——互聯(lián)網(wǎng)反饋。7.2.2對(duì)出現(xiàn)的不合格服務(wù)采取措7.2.3分析產(chǎn)生不合格服務(wù)的原因，制定整改措施并跟蹤整改措施的落88.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)檔——會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表；——會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作檢查表；——會(huì)議服務(wù)意見(jiàn)反饋表；——其他應(yīng)歸檔保存的相關(guān)資料。8.2檔案保存期限按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。9A.1儀容A.1.2女士長(zhǎng)發(fā)束起，留海不擋面，統(tǒng)一佩戴發(fā)網(wǎng)，發(fā)髻齊耳；男士發(fā)長(zhǎng)前不覆額，側(cè)不掩耳，A.1.4保持頭發(fā)、眼鼻、口腔、手部、身體A.1.5領(lǐng)導(dǎo)近身會(huì)議服務(wù)人員不應(yīng)擦拭香水。A.2儀表A.2.1一般要求A.2.1.1根據(jù)實(shí)際情況選擇和制作會(huì)議服務(wù)人員的服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋。會(huì)議服務(wù)人員A.2.2著裝要求A.2.2.2男士著裝應(yīng)統(tǒng)一。著西裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞A.2.3工作牌佩戴要求A.2.4工鞋女士著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)，皮鞋款式為船型，女士鞋跟高宜為A.2.5絲襪A.2.5.2男士應(yīng)穿深藍(lán)色或黑色長(zhǎng)襪，不應(yīng)穿短襪、淺色襪子。DB45/T2705—2023A.2.6.1不佩戴任何飾品，若佩戴眼鏡，邊框顏色應(yīng)為黑色、咖啡色、金色、銀色，邊框款式不宜太A.2.6.2確需少數(shù)民族服務(wù)人員保障的會(huì)議，服務(wù)人員的儀容、儀表、著裝等，根據(jù)會(huì)議主辦單位的A.3儀態(tài)A.3.1站姿雙眼平視前方，余光關(guān)注四方，肩膀自然打開(kāi)平展，收腹挺胸，雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，腳尖打開(kāi)45°~60°,腳后跟并攏或打開(kāi)，打開(kāi)時(shí)是1個(gè)腳掌的寬度，不同場(chǎng)景下站姿手位不同。男士A.3.2行姿A.3.3坐姿收，雙目平視，肩平頭正，雙手自然擺放在雙腿上A.3.4蹲姿A.3.5鞠躬A.3.5.1招呼禮，點(diǎn)頭致意，見(jiàn)圖A.11、圖A.12。A.3.5.2迎賓禮，上身向下傾斜角度宜為15°~30°,目視對(duì)方腳面，見(jiàn)圖A.13、圖A.14。A.3.5.3感謝禮，上身向下傾斜角度宜為30°~45°,目視對(duì)方腳面，見(jiàn)圖A.15、圖A.16。A.3.6導(dǎo)引方45°,距離保持1.5m。A.3.7笑容圖A.19會(huì)議服務(wù)人員微笑示意圖A.3.8規(guī)范用語(yǔ)使用規(guī)范用語(yǔ)，如“您好、再見(jiàn)、請(qǐng)慢走、對(duì)不起、抱歉、請(qǐng)?jiān)彙⒅x謝、非常感謝、不客氣、沒(méi)關(guān)系、請(qǐng)問(wèn)您需要什么”等。C.1.1建立保潔消毒管理制度和保潔消毒服務(wù)方案，對(duì)保潔消毒服務(wù)工作做好記C.1.2配置保潔服務(wù)人員，明確保潔責(zé)任范圍，保潔服務(wù)實(shí)行定時(shí)定點(diǎn)和流動(dòng)保潔相結(jié)合，保持會(huì)議C.1.3會(huì)前、會(huì)后進(jìn)行會(huì)議廳室清掃，不定期巡視，保持無(wú)垃圾、無(wú)雜物、無(wú)污跡。大理石地面晶面處理后光澤均勻，防滑條縫無(wú)藏污；木地板表面光亮，四周邊角無(wú)積灰；地面磚色澤均一；地毯C.1.4墻面定期清潔，保持墻面目視無(wú)灰塵、污漬，表面光滑、明C.1.5保持窗臺(tái)、門(mén)框、窗套及其上下部的縫隙處無(wú)灰塵、印跡、污垢；C.1.6日常垃圾專(zhuān)人負(fù)責(zé)、日產(chǎn)日清，定點(diǎn)傾倒、分類(lèi)傾倒入指定專(zhuān)用容器，定時(shí)收集、定時(shí)清運(yùn)。C.1.7桌椅內(nèi)外面、接縫處干凈亮潔，無(wú)灰塵，無(wú)污跡，無(wú)擦C.1.8雨雪天氣應(yīng)采取防滑措施，擺C.1.9保持沙發(fā)、地毯、桌面干凈整潔，無(wú)垃圾、灰塵、印跡、污C.2.1開(kāi)窗通風(fēng)，保持室內(nèi)空氣清晰，舒適，C.2.6會(huì)議用品儲(chǔ)存箱使用后立即擦拭C.3.2洗手間面盆、水龍頭、鏡子光亮無(wú)水漬C.4.3垃圾桶做好分類(lèi)標(biāo)識(shí)，保持干C.4.4消防設(shè)施定期清潔，保持消防栓、消防箱、報(bào)警器、火警通訊、滅火器、煙感器、揚(yáng)聲器表面D.1.1大會(huì)式42367581主席臺(tái) 7圖D.3規(guī)定了座談式會(huì)議桌椅擺放。領(lǐng)導(dǎo)就座席5879圖D.3座談式桌椅擺放示意圖D.1.3會(huì)見(jiàn)式圖D.4規(guī)定了會(huì)見(jiàn)式會(huì)議桌椅擺放。主景墻2345客方陪同人員2345主方陪同人員圖D.4會(huì)見(jiàn)式桌椅擺放示意圖432154321352143521客方54321會(huì)議桌12345圖D.7主題演講式桌椅擺放圖D.8規(guī)定了圓桌式會(huì)議桌椅擺放。圖D.8圓桌式桌椅擺放示意圖D.1.7簽約儀式圖D.9、圖D.10、圖D.11規(guī)定了簽約儀式桌椅擺放。簽約臺(tái)圖D.9簽約儀式桌椅擺放示意圖111臺(tái)144223355圖D.10簽約儀式桌椅擺放示意圖2圖D.11簽約儀式桌椅擺放示意圖3D.3席卡制作D.3.1席卡選擇大禮堂、小禮堂主席臺(tái)D.3.2席卡檢查會(huì)議結(jié)束后，將席卡收回服務(wù)間，取出席卡芯，分門(mén)別類(lèi)放入席卡保管柜或檔案盒。核對(duì)制作完成的橫幅與辦會(huì)單位提供的會(huì)標(biāo)內(nèi)容，D.5.2會(huì)議資料和便簽統(tǒng)一整齊擺放在桌子D.5.5茶杯放杯墊、杯碟，會(huì)前將茶杯杯把向右呈123456789(規(guī)范性)序號(hào)字會(huì)議名稱(chēng)：會(huì)議室：I.1.2當(dāng)會(huì)議中突發(fā)停電時(shí)，會(huì)場(chǎng)I.1.4如不能及時(shí)恢復(fù)供電，立即與I.2.2會(huì)議中發(fā)生火災(zāi)，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)I.2.3如無(wú)法迅速撲滅火災(zāi)，立即會(huì)人員情緒，打開(kāi)所有會(huì)議