《活動策劃與執(zhí)行實務(wù)》 課件 項目5-7 打開活動現(xiàn)場執(zhí)行的鑰匙、活動結(jié)束了嗎、線上活動策劃與執(zhí)行

項目五打開活動現(xiàn)場

執(zhí)行的鑰匙

案例指引“城堡里的慶祝晚會“問題思考1.現(xiàn)場分工不明確導(dǎo)致活動混亂3.對于突發(fā)事件缺乏處理技巧2.前期準備不足導(dǎo)致現(xiàn)場意外頻發(fā)活動現(xiàn)場管理中容易出現(xiàn)的問題有哪些？項目五任務(wù)一

制定現(xiàn)場執(zhí)行計劃

學(xué)習(xí)目標知識目標能力目標活動現(xiàn)場執(zhí)行的相關(guān)因素和范圍界定;了解活動現(xiàn)場執(zhí)行流程;熟悉現(xiàn)場人員架構(gòu)、分工及匯報機制。獨立完成或者與團隊配合完成現(xiàn)場人員規(guī)劃和分工表;能夠制訂現(xiàn)場執(zhí)行計劃;能夠分析活動具體的風(fēng)險點,制定一套風(fēng)險應(yīng)急管理方案。思政目標引導(dǎo)學(xué)生養(yǎng)成大局觀,增強團隊協(xié)作意識和能力;初步建立行業(yè)標準和規(guī)范概念?，F(xiàn)場執(zhí)行的意義與范圍01組建現(xiàn)場執(zhí)行團隊02明確匯報和溝通機制03編制現(xiàn)場執(zhí)行方案/現(xiàn)場執(zhí)行計劃04CONTENTS目錄任務(wù)實施業(yè)務(wù)流程從時間上看,活動項目的現(xiàn)場管理和執(zhí)行,一般從項目組抵達活動舉辦目的地開展籌備工作算起,到活動整體結(jié)束為止。流程簡述為:

現(xiàn)場執(zhí)行，是一場活動的關(guān)鍵之所在，主辦方要對包括與會者、參加者、各類服務(wù)商在內(nèi)的各實施單位的現(xiàn)場及周邊環(huán)境按照一定的計劃進行有序協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理和實施，對所有參加者現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求進行協(xié)調(diào)和服務(wù)?，F(xiàn)場的管理和執(zhí)行是主承辦方組織管理和運營水平的直接反映，因而備受重視。提前做好現(xiàn)場管理和執(zhí)行計劃能夠更好地保障活動項目的正常實施，取得最佳的活動效果。意義：一、現(xiàn)場執(zhí)行的意義與范圍活動現(xiàn)場控制范圍包括一系列工作，主要有：1）合理規(guī)劃、分區(qū)布置活動場地2）保障設(shè)施設(shè)備安全使用3）疏導(dǎo)人流物流車輛4）防范和控制風(fēng)險5）加強搭建和施工現(xiàn)場檢查6）安排觀眾接待事宜7）確立溝通機制8）保證安全清場撤場等一、現(xiàn)場執(zhí)行的意義與范圍現(xiàn)場執(zhí)行團隊架構(gòu)示例二、組建現(xiàn)場執(zhí)行團隊①

總控中心一般是與客戶負責(zé)人對接的唯一渠道，在下達指令前，總控中心一般需要征得客戶的理解和同意。（注：這里的客戶是指活動承辦方服務(wù)的對象，而非主辦方，通常主辦方會外包一些現(xiàn)場的工作，優(yōu)化現(xiàn)場工作效率和提高活動質(zhì)量。）②

現(xiàn)場執(zhí)行時，各小組的負責(zé)人要定時向總控中心匯報活動情況，總控中心及時收集問題，做出應(yīng)對指示。如果活動持續(xù)時間較長或行程較為復(fù)雜，建議在項目執(zhí)行中期，召開全體工作人員會議，互通信息，歸納問題。③

總控每日例會制度?？偪刂行膽?yīng)該每日召開例會，各版塊總控必須參加，此會議可長可短，主要根據(jù)當天的工作情況而定。主要內(nèi)容：各總控匯報當天工作情況、突發(fā)狀況、需要請示的事情，總控中心發(fā)布新的工作指令。建議控制在1個小時以內(nèi)為宜。

現(xiàn)場匯報溝通工作重點：三、明確匯報和溝通機制現(xiàn)場執(zhí)行的范圍界定和相關(guān)影響因素確定現(xiàn)場組織架構(gòu)及人員（PIC）分工制定現(xiàn)場匯報溝通機制確定現(xiàn)場各點位人員數(shù)量及崗位職責(zé)梳理需求細節(jié)，編制現(xiàn)場工作清單制作現(xiàn)場所需物資清單和管理流程制定現(xiàn)場執(zhí)行的支持保障方案制定風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案現(xiàn)場執(zhí)行計劃是所有活動在執(zhí)行前的必備環(huán)節(jié)，一般情況下，根據(jù)活動類型、周期、復(fù)雜程度、參與人員的不同，執(zhí)行計劃的維度和重點也會所有差異，但主體都要明確人、物和溝通對接的機制，具體內(nèi)容包括：活動前期-布場活動中期-實施活動后期-善后場地方溝通清單搭建公司溝通清單物料檢查清單搭建檢查清單AV串場清單彩排清單執(zhí)行分工清單活動簽到清單住宿簽到注意事項清單活動中注意事項清單撤展工作清單

活動善后清單

時間維度：準備現(xiàn)場執(zhí)行總體控制清單有條不紊的活動執(zhí)行是一場活動成功的基礎(chǔ)，從活動布場開始，到中期實施及后期收尾，現(xiàn)場的執(zhí)行需要提前做好安排，大致用到十余個工作清單，如下表所示。四、編制現(xiàn)場執(zhí)行計劃/方案（一）確定現(xiàn)場執(zhí)行計劃內(nèi)容（二）編制現(xiàn)場執(zhí)行工作清單各執(zhí)行組工作清單項目清單對應(yīng)編號使用場景備注總控中心編號1：【使用場景和內(nèi)容】這張表告訴執(zhí)行人員進場后，什么人應(yīng)該在什么地方、什么時間、做什么事情。它是現(xiàn)場的綱領(lǐng)性、指導(dǎo)性的文件，也是項目OWNER(項目總負責(zé)人)的工作計劃和執(zhí)行依據(jù)。

各板塊重點工作表單及數(shù)據(jù)&活動執(zhí)行分工表（ActionPlan）（表1）總控中心工作機制清單（包括職責(zé)說明、常駐人員、溝通匯報、工作時間和地點、例會安排等）項目工作手冊（包括通訊錄、注意事項、內(nèi)外部溝通機制、必備基礎(chǔ)信息等）接待組

編號8：【使用場景和內(nèi)容】管理不斷變動中的各類嘉賓狀態(tài)，隨時反饋嘉賓邀約情況，適時調(diào)整邀約策略或提醒嘉賓購票。編號10：【使用場景和內(nèi)容】除了主辦方和公關(guān)公司之外的第三方工作人員。第三方涵括禮儀小姐，志愿者，攝影攝像、直播、同傳等戰(zhàn)斗在第一線的外請工作人員。

各板塊資源信息列表（含資源各種數(shù)據(jù)和信息）（表2）各板塊資源分配表單（表3）各板塊現(xiàn)場執(zhí)行表單（表4）各板塊工作流程、分工及崗位職責(zé)說明書（表5）嘉賓管理表（見項目三任務(wù)五表單）攝像培訓(xùn)表（見項目三任務(wù)五表單）第三方培訓(xùn)清單--媒體管理表（同上）接站安排表（同上）簽到登記表（同上）分工維度：準備現(xiàn)場執(zhí)行小組工作清單現(xiàn)場工作繁雜而多頭,執(zhí)行人員應(yīng)理順工作內(nèi)容,分工協(xié)作,確保活動順利舉辦。掌握現(xiàn)場執(zhí)行各小組的工作清單是必要且重要的，如下表所示。編制現(xiàn)場執(zhí)行計劃/方案各執(zhí)行組工作清單項目清單對應(yīng)編號使用場景備注活動組編號13：【使用場景和內(nèi)容】這張表格主要列明每個工作板塊中的負責(zé)人是誰，以便通過各種方式第一時間取得聯(lián)系。編號16：【使用場景和內(nèi)容】也稱流程技術(shù)臺本，是AV控臺里內(nèi)各個部門內(nèi)部人員專用。以大會流程和時間為綱，指導(dǎo)屏幕和舞臺在每個時間點上應(yīng)當呈現(xiàn)出的每個細節(jié)編號17：【使用場景和內(nèi)容】大型會議必備的音視頻、燈光設(shè)備現(xiàn)場人員規(guī)劃表&通訊錄（表6）現(xiàn)場執(zhí)行方案（一般以PPT形式呈現(xiàn)，包括了現(xiàn)場效果圖、示意圖及動線圖）活動所需物料的OP單（表7）活動流程管理表（臺本Rundown）（表8）AV設(shè)備清單（EquipmentList）（表9）搭建計劃表&彩排計劃表（表10）音視頻文件管理表分工維度：準備現(xiàn)場執(zhí)行小組工作清單現(xiàn)場工作繁雜而多頭,執(zhí)行人員應(yīng)理順工作內(nèi)容,分工協(xié)作,確保活動順利舉辦。掌握現(xiàn)場執(zhí)行各小組的工作清單是必要且重要的，如下表所示。編制現(xiàn)場執(zhí)行計劃/方案后勤保障組

工作職責(zé)和范圍界定項目組內(nèi)部規(guī)則和人員管理物資組編號22：【使用場景和內(nèi)容】活動當天，各個板塊工作組所需要的所有現(xiàn)場布置、設(shè)備、道具等物料編號，包括項目涉及物資的基本信息、制作信息、運輸信息、倉儲信息及交接信息。一般按區(qū)域歸類后逐項列出，描述具體樣貌、材質(zhì)、作用等，需要定好計算單位，確定數(shù)量、有時需要標明價格，用于前期現(xiàn)場盤點，也可以用作預(yù)算編號、結(jié)算編號附件編號23：【使用場景和內(nèi)容】專人負責(zé)所有物資存儲倉庫，進行每天的出入庫管理，做好相應(yīng)記錄，并周期性（可每天/每兩天，如長周期項目也可每周）進行匯報。編號27：【使用場景和內(nèi)容】活動結(jié)束后對所有物資的清點、統(tǒng)計和回收，做好記錄物資清單（Materiallist）（表11）出入庫管理規(guī)則物資儲存和發(fā)放物資出庫單（表12）物資交接單（表13）物資回收單

風(fēng)險應(yīng)急組

應(yīng)急預(yù)案相關(guān)機構(gòu)信息表（包括但不限于醫(yī)院、使館、警局/派出所等）保險相關(guān)文件和表單緊急情況記錄表&匯總（表14）Lost&Refund記錄表（表15）

分工維度：準備現(xiàn)場執(zhí)行小組工作清單編制現(xiàn)場執(zhí)行計劃/方案資源1XX公司年會活動執(zhí)行計劃及推進流程資源3XX項目活動具體執(zhí)行方案資源2大型聯(lián)盟義演活動執(zhí)行方案引申資源謝謝聆聽項目五任務(wù)二

沙盤推演

學(xué)習(xí)目標知識目標能力目標了解沙盤預(yù)演在活動項目中的作用和價值;明確執(zhí)行前的倒推演練;掌握現(xiàn)場模擬流程。學(xué)會項目倒推演練的重要節(jié)點并可以梳理關(guān)鍵內(nèi)容;能夠完成活動現(xiàn)場模擬執(zhí)行的流程。思政目標養(yǎng)成整體大局意識和邏輯思維能力;養(yǎng)成在實踐中總結(jié)歸納經(jīng)驗和機會點的能力;提升風(fēng)險意識和防范能力。CONTENTS目錄沙盤推演（預(yù)演）的概念和步驟0102倒推演習(xí)會議03確定預(yù)演計劃現(xiàn)場點位彩排04任務(wù)實施知識補給站業(yè)務(wù)流程活動項目正式實施前需要模擬實際中的場景、按照既定的流程和步驟、進行預(yù)演練習(xí)。目的就是為了提前發(fā)現(xiàn)方案中的問題和風(fēng)險,及時調(diào)整或者補充。沙盤,是指根據(jù)地形圖、航空像片或?qū)嵉氐匦?按一定的比例關(guān)系,用泥沙、兵棋和其它材料堆制的模型。活動項目使用“沙盤”一詞,是借用了軍事概念中的意義,進行預(yù)演練習(xí)的過程。目的就是為了提前發(fā)現(xiàn)方案中的問題和風(fēng)險,及時調(diào)整或者補充。沙盤推演,是指活動正式實施前由項目經(jīng)理主持,項目組的核心成員全體參加進行活動的排練和模擬實施。根據(jù)活動執(zhí)行的時間順序,從抵達現(xiàn)場開始,按照每一天的維度,把每一個點位的工作都理順一遍。預(yù)演中會發(fā)現(xiàn)各個工作組的交叉事項,也是查缺補漏的環(huán)節(jié),同時,要假設(shè)和預(yù)判各種可能的風(fēng)險點,做好應(yīng)對措施,梳理成預(yù)案,以便現(xiàn)場應(yīng)急之用。一、沙盤推演(預(yù)演)的概念和步驟（一）概念（二）步驟一、沙盤推演(預(yù)演)的概念和步驟無論哪種活動類型,現(xiàn)場執(zhí)行都會涉及到不同的板塊或小組,每個板塊或小組看不到、很難兼顧或者考慮到其他板塊小組的工作。但是最終活動的實現(xiàn)要靠各個板塊或小組密切配合、無縫連接才能做到,這就是項目管理中“1+1>2”的意義所在。二、確定預(yù)演計劃首先第一項工作,就是召集核心成員會議,項目成員共同確定活動現(xiàn)場各個板塊或小組的工作計劃和相關(guān)表單,從而發(fā)現(xiàn)其中的漏點或者沖突,進行調(diào)整和修改。有個共通的問題,幾乎所有活動項目中都會出現(xiàn)的一個沖突,是各個板塊之間的銜接矛盾,可能體現(xiàn)為:a.究竟該板塊A做,還是板塊B做?出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。b.板塊A的工作計劃與板塊B有矛盾,即滿足A就不滿足Bc.板塊A的要求與B正相反項目經(jīng)理從整體大局角度出發(fā)去考量,最終決定該如何分工、如何判定或者如何放棄。1.召開會議,明確分工2.達成共識,形成“沙盤”計劃一旦項目經(jīng)理做出決策、得到成員共識,所有板塊負責(zé)人就必須按照共識去執(zhí)行。各個板塊的工作內(nèi)容達成共識后,項目經(jīng)理需要完成一份集合版的工作計劃,用做現(xiàn)場的指揮圖,也就是活動項目中所說的“沙盤”。三、倒推預(yù)演會議項目執(zhí)行前的倒推演習(xí),一般以集中會議和現(xiàn)場點位彩排的形式進行。倒推演習(xí)會議的內(nèi)容,主要有五個部分。1.現(xiàn)場人員的工作預(yù)演工作人員已經(jīng)完成集合版的工作計劃后,就要對其進行逐一的核實和溝通。這個工作計劃一般按照時間順序,即從項目現(xiàn)場執(zhí)行前先遣工作組抵達開始,一般會提前3-4天左右,進行梳理,具體可以根據(jù)活動難度、目的地情況、人員情況而定。從先遣組抵達第一天開始工作起,每個點位、每項工作,參會人員逐一達成共識,如有問題,隨時打斷提出、當場解決。這個過程,就相當于是把現(xiàn)場執(zhí)行的細節(jié)提前演練,雖然是假設(shè)場景,但是具有非常重要的意義,如果項目經(jīng)理或者核心成員經(jīng)驗較為豐富,則演練的效果更佳、更會符合現(xiàn)場實際。2.現(xiàn)場物資物料的梳理和規(guī)劃預(yù)演活動現(xiàn)場的物資物料也是非常關(guān)鍵的要素,是所謂的“人、財、物”中的30%重要組成部分?；I備期所做的物資物料的管理和執(zhí)行文件,必須在預(yù)演的會議上,進行全員共識和溝通,各板塊人員都必須了解整個活動過程中涉及的與己相關(guān)的物資物料的存儲、運輸、發(fā)放、回收等要求和細節(jié)。三、倒推預(yù)演會議3.明確現(xiàn)場工作人員管理/后勤板塊的工作安排倒推演習(xí)還需要安排好團隊成員和工作組的后勤才能有底氣、有支撐地為客戶提供更貼心的服務(wù)。所以,倒推會議上一定要有一個環(huán)節(jié)是后勤板塊的工作計劃溝通,讓團隊成員都清晰地了解現(xiàn)場工作人員的相關(guān)安排并達成共識。4.再次梳理、溝通風(fēng)險點并明確應(yīng)對措施活動執(zhí)行前需要對風(fēng)險預(yù)案進行預(yù)演,逐一分析可能產(chǎn)生的風(fēng)險點,溝通風(fēng)險的可能性、影響范圍和程度、應(yīng)對措施是否得當、相關(guān)匯報和溝通機制是否暢通等。特別是針對風(fēng)險點中可以規(guī)避或者轉(zhuǎn)移的類型,要先做出相應(yīng)的措施盡量規(guī)避,比如購買必備藥品、安排安保人員等都可以提前防控。5.總控中心工作機制、現(xiàn)場溝通匯報線達成共識倒推會議上,所有成員都要非常清晰總控中心的構(gòu)成、職責(zé)、溝通機制、匯報機制,明確活動現(xiàn)場的匯報線的構(gòu)成。例如向誰匯報、哪一種匯報流程,明確最終決策人,確定總控中心日常工作流程和緊急事件的工作流程等?，F(xiàn)場工作節(jié)奏往往異常緊張,提前明確好溝通機制,會提升現(xiàn)場的效率和保障項目執(zhí)行的最終效果。單擊此處添加大標題單擊此處輸入你的正文，文字是您思想的提煉，為了最終演示發(fā)布的良好效果，請盡量言簡意賅的闡述觀點；根據(jù)需要可酌情增減文字，以便觀者可以準確理解您所傳達的信息。您的正文已經(jīng)簡明扼要，字字珠璣，但信息卻錯綜復(fù)雜，需要用更多的文字來表述；但請您盡可能提煉思想的精髓，否則容易造成觀者的閱讀壓力，適得其反。正如我們都希望改變世界，希望給人帶去光明，但更多時候只需播下一顆種子，自然有微光照拂，雨露滋養(yǎng)。恰如其分的表達觀點，往往可以事半功倍。單擊此處輸入你的正文，文字是您思想的提煉，為了最終演示發(fā)布的良好效果，請盡量言簡意賅的闡述觀點；根據(jù)需要可酌情增減文字。三、倒推預(yù)演會議現(xiàn)場點位彩排和考察,就是活動執(zhí)行前項目組成員抵達活動場地后,通過實際踩點走位來明確工作內(nèi)容和交叉環(huán)節(jié)、查缺補漏。在模擬中發(fā)現(xiàn)問題,一是為了做好執(zhí)行前查缺補漏,二是保障活動的流暢性,銜接的緊密性。1.彩排的內(nèi)容活動彩排的內(nèi)容主要從5個方面著手,如圖1所示。四、現(xiàn)場點位彩排2.彩排的具體步驟

①項目組核心成員組成不同的考察小組,根據(jù)現(xiàn)場實際分工,由點位的具體負責(zé)工作人員直接匯報流程、模擬操作,其他成員提出問題和疑點,現(xiàn)場解決。

②反復(fù)多次彩排第①個過程,直到基本上可以排除掉項目執(zhí)行前因為流程、環(huán)節(jié)不完善所帶來的籌備的問題。這樣,現(xiàn)場實施時工作人員基本可以聚焦到臨時突發(fā)狀況的解決和處理上了。

③組織彩排走臺。如果有使用舞臺的活動,最好對所有節(jié)目進行提前排練,以便演員熟悉位置并適應(yīng)表演環(huán)境,同時,檢查節(jié)口的銜接、燈光布景、擴音器等的連接,提前在排練期間解決演出中可能出現(xiàn)的問題。

四、現(xiàn)場點位彩排彩排流程表

資源1北京世園會中國館下行扶梯故障停運演練腳本資源2彩排現(xiàn)場舞臺工作人員布置道具引申資源謝謝聆聽單擊此處添加副標題內(nèi)容項目五任務(wù)三

現(xiàn)場工作人員管理學(xué)習(xí)目標知識目標能力目標了解現(xiàn)場工作人員的類型;熟悉現(xiàn)場工作人員管理的內(nèi)容;明確志愿者招聘、培訓(xùn)的方式和現(xiàn)場管理計劃。能夠規(guī)劃安排現(xiàn)場工作人員;能夠進行現(xiàn)場工作人員的后勤安排;能夠制訂志愿者管理計劃。思政目標具備嫻熟的職業(yè)溝通協(xié)調(diào)能力、高效管理能力;養(yǎng)成服務(wù)意識、團隊合作意識;養(yǎng)成勞動光榮、技能寶貴的時代風(fēng)尚。現(xiàn)場工作人員類型01現(xiàn)場工作內(nèi)容02現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工03志愿者管理04知識補給站任務(wù)實施CONTENTS目錄業(yè)務(wù)流程活動都是臨時性的,必然會有一個終點。當活動的現(xiàn)場工作完成,意味著活動接近尾聲,但活動主辦方仍需要完成后續(xù)的評估與總結(jié)工作,它是很重要的一個環(huán)節(jié)。一、現(xiàn)場工作人員類型

各職能崗位的現(xiàn)場工作人員，應(yīng)按照人力資源規(guī)劃方案，通過各部門管理者進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)與監(jiān)管，并協(xié)助解決各種現(xiàn)場出現(xiàn)的問題?，F(xiàn)場主要有以下一些工作內(nèi)容，依活動的大小決定工作內(nèi)容的多少和繁簡，根據(jù)需要安排工作人員。①觀眾登記注冊和服務(wù)②各方現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)和工作服務(wù)③媒體接待與采訪④公關(guān)和重要接待活動⑤現(xiàn)場安保工作⑥相關(guān)活動的協(xié)調(diào)管理⑦現(xiàn)場清潔⑧知識產(chǎn)權(quán)保護工作⑨相關(guān)信息的收集與整理⑩與場地部門結(jié)算?商談下一屆活動的合作、代理事宜（展覽、節(jié)事活動為主）?為下一屆活動招商招展二、現(xiàn)場工作內(nèi)容（一）配置現(xiàn)場執(zhí)行團隊三、現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工現(xiàn)場應(yīng)設(shè)立最高指揮中心,也就是現(xiàn)場辦公機構(gòu),全權(quán)處理活動期間相關(guān)事項,通過現(xiàn)場調(diào)度、管制、指揮等方式,收集信息,發(fā)布各種命令,保證現(xiàn)場一切正常。1.總控中心三、現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工總控中心是活動類項目一般所必備的,即便因為條件所限而沒有專門的固定場所,也會有概念上的“總控中心”。大項目應(yīng)配置固定的總控中心?？偪刂行囊话銓ｉT設(shè)立在活動現(xiàn)場,或是設(shè)立在VIP所在的或客人人數(shù)最多的酒店,最好有獨立的辦公區(qū)域,有相應(yīng)的辦公設(shè)備?？偪刂行牡闹笓]人員由活動最高管理者、活動策劃師、場地負責(zé)人、現(xiàn)場相關(guān)業(yè)務(wù)組等2~3名核心人員組成?？偪刂行牡闹饕毮苋鐖D520所示。三、現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工不同類型的活動,接待工作所占的比重不同。如果是會議或者獎勵旅游類型的活動,接待組是整體活動組織架構(gòu)中的核心板塊之一,人員占比也較大;如果是展覽展示類的活動,接待組占比較小。2.注冊接待三、現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工活動組主要負責(zé)項目中的會議、宴會、開閉幕式、發(fā)布會等?，F(xiàn)有的活動類型中,不論哪種,都會有活動組的功能存在?；顒咏M人員及工作內(nèi)容大致可以參考如圖522所示的架構(gòu)圖。3.活動組三、現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工根據(jù)不同活動的要求,一般配置媒宣2~5人,主要負責(zé)活動整體的傳播推廣,傳播形式包括新聞、專題、專欄、微信推文、短視頻、海報、H5、宣傳片、主題曲、網(wǎng)上直播、戶外廣告、移動交通、媒體廣告等。4.媒宣組嚴格來講,應(yīng)急組隸屬于總控中心范疇,由總控中心統(tǒng)一調(diào)配工作。根據(jù)活動規(guī)模和難度,應(yīng)急組的人員配備一般為2~10人。5.風(fēng)險應(yīng)急組物資組根據(jù)需要設(shè)置負責(zé)人1名,必要時可配備1~2名助理。6.物資組后勤保障組一般配置2~5人,負責(zé)的是整個項目組各方工作人員的相關(guān)安排,包括住宿、用餐、交通、考勤、物料、應(yīng)急管理和心理疏導(dǎo)等,屬于項目的基礎(chǔ)保障部分,比如翻譯和記者工作有時會出現(xiàn)疲勞,影響活動質(zhì)量的效果,注意提前準備一個簡單、方便且可供休息的地方。7.后勤保障組（二）明確現(xiàn)場工作人員的主要職責(zé)三、現(xiàn)場工作人員配置與職責(zé)分工首先,應(yīng)制訂現(xiàn)場人員規(guī)章,這是人力資源計劃戰(zhàn)略的一個組成部分,而且還涉及健康、安全、行為不端、工作表現(xiàn)低劣和違反安全措施等方面的內(nèi)容。這些規(guī)章應(yīng)清晰簡要地制訂出來,公示給正式員工和志愿者。其次,明確劃定各個崗位工作人員的主要職責(zé)范圍。（三）落實活動執(zhí)行前工作人員必做的幾件事(1)劃分活動執(zhí)行角色。要注意角色的獨立性、工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性、明確性。明確各個活動運營人員的工作職能,如監(jiān)督、控制、溝通、處理、匯報等職能。(2)活動執(zhí)行人員的管理。在籌備期的角色管理仍以活動現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ),分別展開與之相關(guān)的籌備工作,并且承擔(dān)活動現(xiàn)場的相同工作,如此將會更加順利高效。(3)現(xiàn)場執(zhí)行的機動管理?，F(xiàn)場最好能有一名機動人員和一名活動督查,要有充分和備用工作人員。(4)工作人員內(nèi)部后勤保障。如果活動時間跨度較長,組織方需要做好員工的基礎(chǔ)保障工作。（一）志愿者角色劃分四、志愿者管理志愿者通常參與的工作包括:引座員、禮儀員、記時員、成績記錄協(xié)調(diào)員、裁判員、行政人員、媒體協(xié)調(diào)員、禮儀/公共關(guān)系助理、后勤協(xié)調(diào)員、交通運輸員、信息員、客戶關(guān)系官員、急救員、理療家/醫(yī)療工作者、場地監(jiān)控/保安員、工服/鑒定員、安全員。（二）志愿者應(yīng)具備的素質(zhì)1.志愿者能像正式員工一樣努力工作和提供服務(wù);2.工作自覺、熱情、準時并可靠,對組織工作信心堅定;3.對組委會忠誠并能虛心接受批評;4.能夠清晰和開誠布公地進行溝通。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理從空間結(jié)構(gòu)上看,大型活動需要志愿者數(shù)量眾多,對志愿者的管理過程應(yīng)當包括以下幾個環(huán)節(jié),如圖523所示。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理1.制訂志愿者計劃首先根據(jù)活動的整體規(guī)劃,分析和預(yù)測志愿者的需求和志愿者的供給情況,決不能把志愿者視為活動的“配角”和“輔助人員”。應(yīng)采取多種手段制訂志愿者資源與大型活動籌辦需求相適應(yīng)的綜合性發(fā)展計劃,內(nèi)容包括:目標體系和組織結(jié)構(gòu)的確立以及服務(wù)崗位分析。2.招募志愿者(1)發(fā)布招募信息。包括活動所需的志愿者的類型、數(shù)量、專業(yè)領(lǐng)域,招募的具體辦法、時間安排、咨詢事宜等。(2)選擇適當?shù)恼心挤绞?。與團組織或相關(guān)機構(gòu)聯(lián)系。(3)招募程序。一般通過資格條件審查、筆試、面試等程序。3.培訓(xùn)志愿者崗前定位培訓(xùn)主要是通過多種方式使志愿者了解大型活動志愿者服務(wù)的政策、程序,以及可能面臨的日常事務(wù)的處理。培訓(xùn)的內(nèi)容主要是相關(guān)基礎(chǔ)知識與服務(wù)技能。分為必要的一般培訓(xùn)和志愿者從事的具體服務(wù)工作的分類培訓(xùn)兩種。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理4.配置與協(xié)調(diào)志愿者根據(jù)大型活動舉辦工作的需求以及志愿者的供給狀況,組織方將志愿者分配到各個崗位上,并隨時根據(jù)實際需要重新分配使用。應(yīng)當遵循以下原則:協(xié)同性原則、柔性化原則、集權(quán)與分權(quán)的協(xié)調(diào)。5.激勵志愿者大型活動志愿者的激勵就是要設(shè)法讓志愿者將個人需要與會展需要和社會需要聯(lián)系在一起,使其處于一種互動狀態(tài),既滿足個人需要,同時也可以實現(xiàn)大型活動的總體目標。激勵的辦法很多,如劃分等級、增加獎勵等。資源1接待組崗位分工設(shè)置具體內(nèi)容資源3大型博覽會志愿者培訓(xùn)資源2做好演藝類大型活動現(xiàn)場工作人員崗位職責(zé)分配引申資源謝謝聆聽

項目五

任務(wù)八

活動風(fēng)險識別與控制

能夠識別不同種類的活動風(fēng)險,并編制風(fēng)險記錄手冊;具備為活動項目制訂風(fēng)險應(yīng)對策略的能力。思政目標培養(yǎng)規(guī)范意識、標準意識、質(zhì)量意識、安全意識;提高處理突發(fā)事件的意識和能力;培養(yǎng)明辨是非、愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神。知識目標能力目標了解項目風(fēng)險管控的流程;了解活動項目中的不確定性;理解活動中風(fēng)險管理的理念———預(yù)防為主;識別活動中風(fēng)險的來源;學(xué)會制訂項目風(fēng)險應(yīng)對策略。學(xué)習(xí)目標風(fēng)險因素來源01感知活動風(fēng)險02風(fēng)險管理原則03識別和預(yù)測活動風(fēng)險04任務(wù)八活動風(fēng)險識別與控制知識補給站0605評估和分析活動風(fēng)險07完善風(fēng)險應(yīng)急管理控制和轉(zhuǎn)移活動風(fēng)險任務(wù)實施業(yè)務(wù)流程一、感知活動風(fēng)險近幾年，隨著越來越多活動的舉辦，活動外部環(huán)境的變化和內(nèi)部管理的不善，都引發(fā)出各種各樣的危機事件，這些事件和現(xiàn)象總歸為活動風(fēng)險。活動風(fēng)險指的就是在活動的籌備、組織及收尾過程中所遇到的不同類別的影響活動進行的事件。活動組織者應(yīng)充分認識風(fēng)險的特點，盡可能提早做出防范和應(yīng)對?；顒语L(fēng)險有如下特點，如圖所示。（一）活動風(fēng)險的類別1.按活動項目風(fēng)險的階段劃分為概念階段、開發(fā)階段、實施階段和收尾階段的風(fēng)險；2.按表現(xiàn)形式劃分為信用風(fēng)險、生產(chǎn)風(fēng)險、市場風(fēng)險、完工風(fēng)險、金融風(fēng)險、政治風(fēng)險、環(huán)境風(fēng)險；3.按項目的投入要素分為人員、時間、資金、技術(shù)等風(fēng)險；4.按風(fēng)險的可控制性可劃分為項目的核心風(fēng)險和環(huán)境風(fēng)險。（二）活動風(fēng)險的來源

政治文化風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、人員風(fēng)險、安保風(fēng)險、不可抗拒風(fēng)險等多個方面和多種類型。其中，人員健康風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等都是比較受關(guān)注的，自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、內(nèi)亂、疫情等不可抗拒風(fēng)險也時有發(fā)生。二、風(fēng)險因素來源

把活動項目的風(fēng)險要素歸類并分層查找出來就是識別風(fēng)險。探究活動風(fēng)險的類別,其目

的是通過探索風(fēng)險事件的起因從而干預(yù)時間的發(fā)生與演化的方式,對風(fēng)險類事件進行細致化

的分析可以提高風(fēng)險防控管控的效率。三、風(fēng)險管理原則有準備的原則最小化的原則有反應(yīng)的原則有報告的原則為避免危機發(fā)生盡到一切努力。限制風(fēng)險的發(fā)生并將所發(fā)生的風(fēng)險損害降低到最小程度。為保護參會者，展覽和財產(chǎn)，選擇最恰當?shù)男袆踊虿恍袆拥姆绞健樵撐C制定報告，并記錄危機的詳細情況。四、識別和預(yù)測活動風(fēng)險

活動項目管理人員在策劃和籌備階段就應(yīng)對活動項目的可能風(fēng)險來源進行識別和預(yù)測，有針對性地進行項目風(fēng)險管理規(guī)劃。對風(fēng)險因素進行預(yù)測的方法常用的有以下幾種。1.德爾菲法。這種方法非常有效、客觀，但比較耗時，預(yù)測的基本步驟如圖所示。德爾菲法識別項目風(fēng)險因素的步驟2.頭腦風(fēng)暴法。該法能集合不同項目部門的管理人員，集思廣益，分析全面和貼近實際。3.情景分析法。這是一種直觀的風(fēng)險定性預(yù)測方法，可以對活動實施的發(fā)展作出種種設(shè)想或預(yù)計4.核對表法。項目管理人員基于類似歷史項目的風(fēng)險信息及其他相關(guān)信息編制風(fēng)險識別核對圖表,設(shè)計并利用核對表,分析不同風(fēng)險來源的資料,識別預(yù)測項目風(fēng)險因素。四、識別和預(yù)測活動風(fēng)險五、評估和分析活動風(fēng)險

活動項目管理人員確定各項目風(fēng)險可能發(fā)生的概率與影響程度叫風(fēng)險評估。通常根據(jù)活動的大小,記錄相應(yīng)的風(fēng)險考察鑒別內(nèi)容,填寫相應(yīng)的風(fēng)險記錄表,如下表所示,最后累計成冊。

在分析風(fēng)險影響程度的大小時,可引入風(fēng)險值的概念。風(fēng)險值是風(fēng)險評估的重要參數(shù),可用風(fēng)險影響與風(fēng)險概率來進行計算。風(fēng)險值=風(fēng)險影響×風(fēng)險概率如某一風(fēng)險事件發(fā)生的概率是20%,而一旦發(fā)生會導(dǎo)致項目計劃延長5周,因此,風(fēng)險值=5周×20%=1周風(fēng)險記錄表六、控制和轉(zhuǎn)移活動風(fēng)險（一）活動風(fēng)險的類別

對于組織者來說,有些活動中遇到或潛在的風(fēng)險是不可避免的,風(fēng)險監(jiān)控(包括風(fēng)險監(jiān)督與風(fēng)險控制兩個層面)是項目實施過程中的重要工作之一。

綜合“風(fēng)險性質(zhì)”及“決策主體對風(fēng)險的承受能力”兩方面因素,風(fēng)險的應(yīng)對策略可分為以下六大類,每類策略均有其適用范圍。風(fēng)險應(yīng)對策略類型與適用范圍（二）風(fēng)險轉(zhuǎn)移工具

除了有效的風(fēng)險預(yù)防與管控外,利用合理的風(fēng)險轉(zhuǎn)移工具規(guī)避風(fēng)險也是保護權(quán)益的重要方法。1.合同

合同是約束雙方的準則,不管是與贊助商、供應(yīng)商、合作商,還是與活動參與者、活動執(zhí)行合作方簽訂的相關(guān)合同,都會是一個具有法律效力的風(fēng)險規(guī)避工具。2.保險

活動的組織者一般都會購買相關(guān)保險,作為風(fēng)險事件的預(yù)防性工作之一,所購買的險種也是圍繞著活動舉辦所涉及的事宜選擇的,為了規(guī)避活動風(fēng)險所選的保險種類。保險種類七、完善風(fēng)險應(yīng)急管理（一）組建風(fēng)險管理團隊

成立風(fēng)險管理團隊是第一步,要明確職責(zé)任務(wù),保證一場活動的人、物的安全性以及活動的正常開展。組建風(fēng)險管理團隊應(yīng)遵循如下兩項原則。1.確保管理層領(lǐng)導(dǎo)的支持,從上而下的支持可以給風(fēng)險管理團隊賦能,體現(xiàn)為授權(quán);2.風(fēng)險管理團隊內(nèi)部成員之間要積極溝通。（二）明確活動現(xiàn)場風(fēng)險應(yīng)急程序1.組建危機管理團隊,并將關(guān)鍵供應(yīng)商、顧問和利益相關(guān)者添加到團隊。2.確定緊急情景并確定其優(yōu)先順序和潛在的響應(yīng)機制。3.向領(lǐng)導(dǎo)、管理團隊、主要官員,醫(yī)療、安全相關(guān)人員通報內(nèi)部溝通計劃和現(xiàn)場信息。4.創(chuàng)建可操作的、全面可靠的危機活動項目前、中、后的風(fēng)險報告系統(tǒng)。5.準備針對場地的地理位置,事件發(fā)生時間,有爭議的發(fā)言人或其他風(fēng)險暴露可能引起的情況的回應(yīng)。（二）明確活動現(xiàn)場風(fēng)險應(yīng)急程序6.在員工開業(yè)前進行應(yīng)急響應(yīng)培訓(xùn)。7.審查保險范圍的充分性。仔細考慮可能導(dǎo)致取消或推遲活動的情況,如發(fā)生情況可以咨詢法律和保險顧問,然后再采取取消或推遲的行動。8.制訂風(fēng)險應(yīng)急工作清單。從各業(yè)務(wù)板塊入手,梳理各項業(yè)務(wù)的具體任務(wù),編制整體業(yè)務(wù)的WBS工作計劃表和所有管理人員均梳理出的個人的WBS表,落實各項工作實施標準及進度。同時,現(xiàn)場執(zhí)行的應(yīng)急工作清單,如相關(guān)機構(gòu)信息表(包括但不限于醫(yī)院、使館、警局/派出所等)、保險相關(guān)文件和表單、緊急情況記錄表和匯總表等都是必備的工作清單。樣表可參看項目五任務(wù)一相關(guān)內(nèi)容（三）編制風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案

項目管理人員應(yīng)針對項目可能發(fā)生的危機事件,制訂具有針對性的、重點突出的項目風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案。一般風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案主要包括如圖所示的3個方面的內(nèi)容:一般風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案（四）采取風(fēng)險應(yīng)急措施

針對活動的特性以及風(fēng)險的管理經(jīng)驗和依據(jù)同發(fā)風(fēng)險時間的發(fā)生過程、性質(zhì)和機理,

積極應(yīng)對和控制活動風(fēng)險。1.政治文化風(fēng)險(1)特點:復(fù)雜的國際國內(nèi)環(huán)境、社會、經(jīng)濟、文化、軍事等變化帶來的風(fēng)險;(2)顯著特征:威脅性、破壞性、不確定性、擴散性。(3)應(yīng)對原則:生命第一位、考慮國家立場、及時上報、果斷采取行動防止事態(tài)擴散。(4)主要措施:a.組織方安保部:第一時間出警制止暴力,避免人員傷亡,并疏散游客;b.游客服務(wù)中心:若現(xiàn)場情況嚴重,可暫?；顒踊蚺R時關(guān)閉;c.醫(yī)務(wù)中心:對受傷人員實施緊急救護治療并送醫(yī);d.通報參展國負責(zé)人及大使館,協(xié)調(diào)并進一步處理和恢復(fù)事宜。（四）采取風(fēng)險應(yīng)急措施2.經(jīng)營風(fēng)險(1)特點:發(fā)生頻率較高,形成原因比較復(fù)雜。有些由于管理或經(jīng)營不當,有些由于不可抗拒外力因素,需要靈活謹慎處理,如投訴糾紛類。(2)顯著特征:不確定性、公開性。(3)應(yīng)對原則:全方法多角度考慮問題,靈活應(yīng)變,加強組織內(nèi)部管理,防止因風(fēng)險積累而爆發(fā)大危機,加強媒體受眾溝通。(4)主要措施:a.安撫情緒:對于投訴糾紛類事件,首先對投訴者進行情緒安撫,有時候投訴者只是需要一個情緒的發(fā)泄窗口;b.合理商議:針對投訴者提出的問題做出合理性商議,在不違反原則的情況下,酌情滿足投訴者的需求或耐心解釋;c.部門聯(lián)動:有的時候投訴者投訴的問題并非本條線工作,但是本著解決問題的理念,進行條線部門聯(lián)動,積極解決問題。（四）采取風(fēng)險應(yīng)急措施3.安保風(fēng)險(1)特點(以踩踏事故為例):多數(shù)人為因素,危機發(fā)生概率較大,發(fā)生頻率較高,不確定性較大;一旦處理不當,極有可能產(chǎn)生更大危機。(2)顯著特征:破壞性、突發(fā)性、急迫性、不確定性、隱蔽性。(3)應(yīng)對原則:預(yù)防為首、做好危機預(yù)警、設(shè)想最壞事態(tài)、防止危機擴散。(4)主要措施:a.加強教育:通過公益宣傳片、廣播等形式加強對文明參與者的安全教育。b.合理設(shè)施:充分考慮活動熱門區(qū)域的人員數(shù)量,留出足夠空地,并安排工作人員做好引導(dǎo)工作,安排必要的避暑裝置。c.進行疏導(dǎo):做好分散人流工作。d.緊急措施:一旦發(fā)現(xiàn)排隊人員超標,應(yīng)引起重視或建立應(yīng)急預(yù)案。可臨時加開排隊通道,或?qū)ε抨犎藛T進行分層阻隔。（四）采取風(fēng)險應(yīng)急措施4.財務(wù)風(fēng)險做好活動財務(wù)管理工作能夠?qū)顒淤Y金的流向、投入產(chǎn)出的比例和預(yù)算控制產(chǎn)生直接的積極作用。尤其是大型活動,主辦方應(yīng)及早預(yù)防財務(wù)風(fēng)險。(1)風(fēng)險種類:比如投入與產(chǎn)出的負數(shù)比例、利潤率與利息的負數(shù)比例以及由貨幣匯率變化和國際國內(nèi)金融風(fēng)險帶來的不確定因素。(2)應(yīng)對措施:合理制訂財務(wù)目標和財務(wù)預(yù)算,做好預(yù)算的執(zhí)行和控制等。（四）采取風(fēng)險應(yīng)急措施5.人員風(fēng)險人員風(fēng)險主要有兩類:一是現(xiàn)場人身安全;二是團隊領(lǐng)導(dǎo)和團隊成員缺位。(1)應(yīng)對人身安全的措施。任何活動,其人身安全是第一位的,所以在考察場地時第一步是制訂安全計劃;第二步是確保公司和參與者購買足夠的保險,從而在碰到失竊、自然災(zāi)害以及其他一些可保險的情況時,能夠得到足夠的理賠;第三步是建立一個全面綜合的登記系統(tǒng),監(jiān)控所有參加活動人員的出入情況;第四步是制訂計劃,確保參與者的人身安全。國際大型活動管理協(xié)會的大型活動行業(yè)其人身/安全指導(dǎo)方針提供了一個很好的參考。(2)應(yīng)對團隊人員缺位的措施。舉辦大型活動時,為了保證籌備期間和現(xiàn)場實施期間,團隊工作人員因特殊原因不能繼續(xù)完成崗位工作而又沒有替補人員,由此可能會造成項目中途停工,影響極大,為此,組織方一般從兩方面加以預(yù)防:a.組建團隊初期時配備足夠的人員,重要崗位配備正副兩人負責(zé),以滿足補位需求;b.組建團隊初期,組織方制定規(guī)章制度和職責(zé)分工,在制度和政策層面予以保障。（四）采取風(fēng)險應(yīng)急措施6.不可抗拒風(fēng)險(1)特點:不可抗力,只可縮減危機帶來的損害,如自然災(zāi)害;或爆發(fā)前有征兆,需加以重視,如公共衛(wèi)生差造成食物中毒、疫情等。(2)顯著特征:破壞性、突發(fā)性、急迫性、隱蔽性、擴散性。(3)應(yīng)對原則:準確預(yù)報、考慮周全做好預(yù)防、快速反應(yīng);把握初期對策不失誤,設(shè)想最壞事態(tài)出現(xiàn),如實反映危機情況。(4)主要措施:a.提前預(yù)防。對于自然災(zāi)害,應(yīng)關(guān)注天氣預(yù)報,設(shè)立醒目提示標志。對于可能給社會公共健康造成重大損害的事件,如疫情、食物中毒等,一定要在活動籌備期提前做好預(yù)防。b.提供解決方案。迅速反應(yīng),上報相關(guān)政府部門,給予公眾必要的溝通;安全第一,迅速組織專項小組人員進行處理,且相關(guān)部門負責(zé)人第一時間親臨現(xiàn)場處理突發(fā)事件。c.加強一線工作人員的培訓(xùn)。面對游客抱怨不滿時,盡量以禮貌平和的語氣說明真實原因,并告之處理方案,盡可能取得諒解。（五）危機公關(guān)及媒體溝通

在活動進行的過程中,媒體在處理風(fēng)險事件中發(fā)揮著不可替代的作用,可以為組織者提供智力幫助又可引導(dǎo)公眾情緒,幫助組織者進行正確的輿論引導(dǎo),共同促進風(fēng)險事件的解決。與媒體溝通應(yīng)遵循一定的原則,如圖所示。危機公關(guān)時與媒體溝通的原則資源2大型園藝博覽會執(zhí)行層應(yīng)急培訓(xùn)事件處置流程資源1賽事現(xiàn)場安全是第一引申資源

項目六活動結(jié)束了嗎

案例指引“雙碳”時代下重啟增長引擎,第××屆中國環(huán)博會榮耀閉幕問題思考1.第××屆中國環(huán)博會展后報告包括哪些內(nèi)容?導(dǎo)圖指引2.展后報告對于主辦方、參展商和觀眾有什么價值?活動后續(xù)服務(wù)及再利用項目六

任務(wù)一思政目標知識目標能力目標學(xué)習(xí)目標認識活動后續(xù)工作的重要性;明確活動結(jié)束的工作內(nèi)容;了解客戶跟蹤服務(wù)的要求;了解客戶信息數(shù)據(jù)庫的建立。能夠安排活動后的清場收尾工作;學(xué)會安排送站車輛;掌握活動后致函感謝的方式;學(xué)會維護客戶關(guān)系。養(yǎng)成做事有始有終、認真細致的工作作風(fēng);培養(yǎng)對待客戶熱情、一視同仁、細心周到的意識和習(xí)慣。

清場收尾01后續(xù)跟蹤服務(wù)02任務(wù)一活動后續(xù)服務(wù)及再利用任務(wù)實施業(yè)務(wù)內(nèi)容一、后續(xù)跟蹤服務(wù)清場工作是指疏散和清退在活動現(xiàn)場的所有工作人員和活動參與者;收尾工作,就是做完活動最后部分的工作。（一）場地拆除、設(shè)備撤離

活動結(jié)束后,要清理活動現(xiàn)場,拆除臨時搭建、懸掛、插放的物品,如舞臺、桁架、柱子、棧道、會標、道旗、花卉等。

活動現(xiàn)場所有燈光、音響、投影、電腦等臨時設(shè)備應(yīng)及時撤離,如發(fā)現(xiàn)有遺失的物品,要妥善保管,并與失主聯(lián)系。（二）現(xiàn)場清潔復(fù)原

活動結(jié)束后,現(xiàn)場會產(chǎn)生大量垃圾、廢棄紙張,等等,要與場地管理者協(xié)作,盡快將現(xiàn)場清理復(fù)原。有用的物品和資料紙張要及時收回保存,保密文件類要及時銷毀。清理垃圾時要注意把握時間,因為活動場地的使用都是有時間限制的。同時還應(yīng)該與場地租賃方做好交接工作,核對無誤后收回押金。（三）歸還租借物品

無論是從公司單位內(nèi)部還是從場館方租借的相關(guān)物品都要及時歸還,歸還前要檢查是否完好,如果毀壞要按照約定賠償;不需賠償?shù)?歸還時要特別說明或修好后再歸還。（四）人員解散和人群離場

活動結(jié)束后,對臨時參與服務(wù)的第三方人員應(yīng)及時清點、解散及支付費用。按照規(guī)定做好善后工作,如工作證和出入證的回收等,對參與活動的工作人員進行獎勵并安排后續(xù)工作。同時,活動結(jié)束后,工作人員要維護好“人群”(主要指活動的參與受眾)的退場秩序等?；顒臃綉?yīng)提升他們參與活動的體驗感,為后續(xù)宣傳和樹立口碑奠定基礎(chǔ)。在離場疏散人群時,還要安排好參與受眾退場的路線,做好引導(dǎo)和指示工作。（五）結(jié)清費用

活動結(jié)束后主辦方應(yīng)及時結(jié)清各項活動費用,包括餐費、住宿費、交通費、場地費等,同時向繳費者提供相關(guān)發(fā)票,以供報銷時用?；顒淤M用核對結(jié)算的主要工作有4點,見圖

此外,主辦方工作人員還應(yīng)該對活動的所有財務(wù)項目統(tǒng)計出數(shù)據(jù)并進行收尾處理,例如各類應(yīng)收應(yīng)付賬款、各種財務(wù)報告,以及財產(chǎn)或資產(chǎn)的移交處理等,同時應(yīng)配合審計人員出具財務(wù)審計報告。（六）送別送站

活動結(jié)束后,一定要重視送別服務(wù),對重要的嘉賓和受眾安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｉT人員送行,并根據(jù)參加活動人員離場時間、離場方向、車輛的承載量等安排合適的交通工具,讓他們能輕松、有序地安全離場。特別是在促銷活動中,對于那些大訂單受眾和有實力的潛在目標受眾,應(yīng)該在建立好聯(lián)系的基礎(chǔ)上,做好送客工作,以便讓受眾回購。對于重要嘉賓,應(yīng)盡量一車一人,以示尊重。例如某活動送機情況如表所示二、活動調(diào)研的概念與意義（一）發(fā)函致謝1.活動結(jié)束后,要感謝所有活動參與者、政府部門、協(xié)辦單位、贊助單位、嘉賓、發(fā)言人、主持人等,這樣有利于后續(xù)的合作;2.通過打電話、發(fā)短信、微信、E-mail,郵寄信件或禮品、紀念品等方式進行感謝;3.感謝信一般在活動結(jié)束一周之后發(fā)送,如果了解到嘉賓在活動后的一段時間較為繁忙,可以適當延后發(fā)送感謝信的時間。（二）寄發(fā)活動資料1.活動中要及時收集所有的文字材料及照片、音像等資料;2.一場活動的結(jié)束往往意味著下一場活動的開始。活動結(jié)束后選擇適當內(nèi)容進行編輯,做成電子相冊或剪輯成視頻發(fā)送給參加人員以留作紀念,這也是活動后續(xù)宣傳的重要工作。（三）回訪,征詢客戶意見,維系關(guān)系1.活動后也要與客戶多溝通,通過電話調(diào)查、問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集了解嘉賓、活動參與者對活動的現(xiàn)場環(huán)境、主題、效果、交通、服務(wù)等有何意見和建議;2.對于一些重要客戶,合作單位可以在活動后安排登門拜訪,進行進一步交流;3.在重要客戶方舉辦重要活動時,對其進行個性化服務(wù)。如周年慶、新產(chǎn)品研發(fā)成功等主動致函致電表示祝賀,必要時還可舉辦一些聯(lián)誼和相關(guān)活動,邀請合作單位、政府部門、重要客戶、嘉賓等共同參加,這也是表達真誠、建立良好關(guān)系的一種方式。（四）回訪,征詢客戶意見,維系關(guān)系1.活動結(jié)束后,要抓緊時間補充完善目標活動商數(shù)據(jù)庫,并重新建立潛在客戶數(shù)據(jù)庫,增加相關(guān)信息;2.補充完善嘉賓、觀眾數(shù)據(jù)庫,如觀眾數(shù)量、觀眾購買意向與成交記錄等,對所有收集的資料和活動后統(tǒng)計的相關(guān)數(shù)據(jù)要分門別類進行整理、立卷、裝封存檔。（五）相關(guān)信息的收集與發(fā)布1.及時更新完善會展專業(yè)網(wǎng)站,保證信息通報的連續(xù)性;2.發(fā)布活動期間相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總情況、客商需求和收集的市場信息等,也包括客商名錄、媒體宣傳報道及征詢意見等,活動方可將其匯編成冊,將相關(guān)信息及時向客戶發(fā)布;3.信息發(fā)布可以是電話、網(wǎng)絡(luò)、當面溝通等,針對不同的客戶可以采用不同的方式,比如,國外的客戶可以采用網(wǎng)絡(luò)溝通,對本地重要客戶可以登門拜訪當面溝通。（六）未盡事項的后續(xù)跟進

活動期間未了事宜要及時跟進。活動期間,時間有限,業(yè)務(wù)繁忙,可能會遺留一些事情,如有些客戶款項還沒有完全付清,有些客戶物品沒有完全清理,有些客戶還需要活動的商務(wù)考察,這些都要繼續(xù)跟進處理。此外,活動總結(jié)和評估工作會既是總結(jié)本次活動的經(jīng)驗,同時也是對團隊成員的實戰(zhàn)培訓(xùn),活動方應(yīng)重視這項工作。謝謝聆聽

項目六

任務(wù)二

活動評估與總結(jié)思政目標知識目標能力目標學(xué)習(xí)目標掌握活動評估與總結(jié)的基本工作流程;明確活動評估的方法和指標;了解活動評估的主要內(nèi)容及總結(jié)報告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容;熟悉活動復(fù)盤的工作步驟。能夠選定恰當?shù)脑u估方法和指標;能夠按照活動評估計劃完成活動評估;能夠根據(jù)活動評估結(jié)果撰寫活動評估總結(jié)報告;掌握復(fù)盤總結(jié)步驟,團隊合作分析并形成報告。養(yǎng)成科學(xué)嚴謹、實事求是的工作作風(fēng),遵循科學(xué)發(fā)展觀;能夠系統(tǒng)、客觀地進行評估與總結(jié);樹立大局意識,強化全局觀念;養(yǎng)成安全意識和就業(yè)創(chuàng)業(yè)意識。任務(wù)二活動評估與總結(jié)活動評估的意義01活動評估的內(nèi)容02活動評估03復(fù)盤總結(jié)04知識補給站任務(wù)實施業(yè)務(wù)流程活動都是臨時性的,必然會有一個終點。當活動的現(xiàn)場工作完成,意味著活動接近尾聲,但活動主辦方仍需要完成后續(xù)的評估與總結(jié)工作,它是很重要的一個環(huán)節(jié)。一、活動評估的意義活動評估,就是對不同活動方案的預(yù)期成本和效果的比較,也可以是對活動既有成本和效果的比較。其意義就在于客觀評價活動執(zhí)行的效果,同時幫助活動參與機構(gòu)了解活動的執(zhí)行情況,因而活動評估具有雙重價值。二、活動評估的內(nèi)容

活動策劃評估是對策劃方案中預(yù)定的目的和目標的主要指標的實現(xiàn)程度做出評判,確定實際變化并分析原因,為下次活動目標的修訂提供經(jīng)驗和依據(jù)。包括:對活動的目的、對象、主題、形式、創(chuàng)意等進行預(yù)期效果和實際效果的對比;做出策劃評估小結(jié)。（一）需求分析（二）活動執(zhí)行評估

活動執(zhí)行評估是回顧活動實操階段各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行狀況,做出實際效果評價,評價各子活動的基本流程、具體內(nèi)容及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。評價內(nèi)容涉及籌備工作、服務(wù)代理工作、宣傳推廣工作、現(xiàn)場管理工作、時間管理工作、財務(wù)實施等。最后給出修正建議。

效果評估最重要,是根據(jù)具體數(shù)據(jù)(如觀眾數(shù)量、觀眾滿意度、產(chǎn)品銷量、廣告媒體效果等)對活動的實效性做出對比性評估,包括財務(wù)評估和經(jīng)濟評估,主要分析內(nèi)部的收益率、凈現(xiàn)值和貸款償還期等以評估其盈利能力和償還能力,如成本效益評估、成本利潤評估等。（三）活動效果評估（四）活動執(zhí)行評估

活動影響評估包括經(jīng)濟影響、環(huán)境影響和社會影響等方面。經(jīng)濟影響評估是評價活動對所在地區(qū)、所屬行業(yè)和國家所產(chǎn)生的經(jīng)濟影響,包括分配、就業(yè)、換匯成本、技術(shù)進步等,一般只能作定性分析,或并入社會影響評價范圍;環(huán)境影響評估一般包括對活動地區(qū)的環(huán)境質(zhì)量、自然資源的利用和保護、區(qū)域生態(tài)平衡和環(huán)境管理等方面的評估;社會影響評估是對活動在社會經(jīng)濟發(fā)展方面的有形或無形的效益和結(jié)果進行分析,重點評價對舉辦地的政治、文化、經(jīng)濟、生活的影響。活動的持續(xù)性評估也是活動影響評估的一個組成部分。（五）活動整體評估

從整體上對活動的內(nèi)容進行總結(jié)性評估:進行活動財務(wù)總決算,并說明成本偏差的原因;評估活動管理的得失,重要成就的總結(jié);對未來活動的建議;團隊表現(xiàn),對杰出成員的表彰和獎勵;對活動剩余資產(chǎn)的管理與處置;活動結(jié)束的后期工作安排(媒體、客服等);檔案的整理、存檔工作。三、活動評估（一）明確評估的目的和任務(wù)

活動評估的目的主要是確認活動實施的結(jié)果是否達到預(yù)期要求,通過評估進一步分析活動可能帶來的實際收益,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),為下一次活動的順利開展做好準備。（二）設(shè)計活動評估內(nèi)容

評估人員應(yīng)根據(jù)活動項目目標及具體內(nèi)容設(shè)計評估內(nèi)容,可以從“活動策劃評估”“活動執(zhí)行評估”“活動效果評估”“活動影響評估”“活動整體評估”5項內(nèi)容著手。（三）選擇評估指標和方法1.確定評估指標

活動評估的指標,主要圍繞活動預(yù)期的目標來制訂,是評估工作的基礎(chǔ)和前提,策劃初期應(yīng)列明一系列具體評估指標來衡量活動計劃中目標的實現(xiàn)情況。（1）首先必須明確評估主體、評估目的、評估對象等因素。因為不同的活動利益相關(guān)方作為評估主體,將決定著一系列不同的評價指標,且每一個指標根據(jù)重要性的不同有不同的權(quán)重。（2）對評估指標的要求是權(quán)威、客觀,明確指標和方法,具體、易量化、可操作。2.收集活動信息,選擇評估方法