人事檔案管理暫行規(guī)定（2篇）

人事檔案管理暫行規(guī)定為規(guī)范企事業(yè)單位人事檔案管理，保護(hù)和有效利用檔案，保障員工合法權(quán)益，提升檔案管理質(zhì)量，特制定本暫行規(guī)定。其主要內(nèi)容如下：1.檔案建立：企事業(yè)單位須依據(jù)國家法律法規(guī)，為每位員工建立完整的人事檔案，涵蓋基本信息、入職資料、培訓(xùn)記錄、晉升信息等。2.檔案保管：應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)人事檔案的保管，確保檔案的安全與保密，防止遺失、損壞或信息泄露。3.檔案利用：單位應(yīng)根據(jù)實際需求，合理利用人事檔案，如招聘決策、職稱評審、獎懲事宜等。4.查詢與復(fù)?。簡T工有權(quán)查詢其人事檔案，并可申請檔案復(fù)印件，單位應(yīng)適時提供相應(yīng)支持。5.保存期限：人事檔案的保存期限應(yīng)遵循國家相關(guān)規(guī)定，對超出期限的檔案進(jìn)行銷毀或轉(zhuǎn)移處理。6.安全銷毀：銷毀人事檔案時，需采取安全可靠的手段，并由專人監(jiān)督執(zhí)行，確保過程合規(guī)。7.管理責(zé)任：單位需明確人事檔案管理的責(zé)任主體，加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)和監(jiān)管，以保證檔案管理工作的規(guī)范化運行。以上為人事檔案管理暫行規(guī)定的基本內(nèi)容，具體執(zhí)行時還需參照相關(guān)法規(guī)和部門規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。人事檔案管理暫行規(guī)定（二）人事檔案管理暫行規(guī)定一、前言本文件旨在提供一個標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理暫行規(guī)定模板，以指導(dǎo)并規(guī)范企業(yè)/機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理工作流程與實踐。二、目的人事檔案管理的主要目的在于確保企業(yè)/機(jī)構(gòu)能夠合法、規(guī)范地保存與管理員工的個人信息及工作檔案，從而保障企業(yè)/機(jī)構(gòu)運營的順利進(jìn)行，并有效維護(hù)員工的合法權(quán)益。三、適用范圍本規(guī)定適用于所有企業(yè)/機(jī)構(gòu)內(nèi)部開展的人事檔案管理工作。四、部門職責(zé)1.人力資源部門：負(fù)責(zé)制定并組織實施人事檔案管理的各項制度與流程。2.各部門：負(fù)責(zé)及時、完整地提供員工相關(guān)信息至人力資源部門，并積極配合其進(jìn)行檔案管理工作。3.員工：需配合人力資源部門的工作，確保所提供的個人信息真實、準(zhǔn)確。五、檔案分類根據(jù)內(nèi)容與形式的不同，人事檔案可分為以下幾類：1.員工個人信息檔案，涵蓋身份證明、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.員工合同與協(xié)議檔案，包括但不限于勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。3.員工培訓(xùn)與評估檔案，如培訓(xùn)記錄、績效評估報告等。4.員工獎懲與紀(jì)律檔案，記錄獎勵、警告、違紀(jì)處分等信息。5.員工離職檔案，包括離職申請、解聘決定、離職手續(xù)等相關(guān)文件。6.其他檔案，依據(jù)實際情況進(jìn)行分類管理。六、檔案保存與管理1.檔案保存期限遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定。2.確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性及保密性。3.檔案實施統(tǒng)一編號與歸檔規(guī)范，建立檔案目錄與檢索系統(tǒng)，便于查詢與管理。4.檔案室應(yīng)具備保密、防火、防潮、防蟲等基本設(shè)施與措施。5.配備專職檔案管理人員，確保檔案的安全與有序管理。七、檔案查詢與使用1.員工有權(quán)隨時查詢自己的檔案信息，并提出合理需求。2.非員工需持有授權(quán)書方可查詢特定員工的檔案信息。3.檔案信息的使用需遵守法律法規(guī)與企業(yè)/機(jī)構(gòu)內(nèi)部規(guī)定，嚴(yán)格遵循保密原則。八、檔案銷毀1.定期對超過保存期限的檔案進(jìn)行銷毀處理，銷毀前需經(jīng)過授權(quán)與備案程序。2.檔案銷毀應(yīng)采取安全、可靠的方式，并保留銷毀記錄以備查。九、外部調(diào)閱與備份1.在獲得授權(quán)與備案的前提下，可向外部機(jī)構(gòu)提供必要的檔案信息。2.定期對檔案進(jìn)行備份處理，確保檔案信息的安全性與完整性。十、附則本制度模