社區(qū)檔案資料管理制度

社區(qū)檔案資料管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范社區(qū)檔案資料的管理，確保檔案資料的安全性、可用性和完整性，提高生產(chǎn)管理效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實際情況，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于社區(qū)的檔案資料管理工作，包含社區(qū)辦公室、財務部門、人力資源部門、業(yè)務部門等。第三條定義檔案資料：指社區(qū)在工作過程中產(chǎn)生、接收或保管的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等電子或紙質(zhì)載體。檔案管理：指對檔案資料進行全面管理、保管、利用、傳遞和銷毀等工作的一系列活動。檔案管理員：指負責社區(qū)檔案管理工作的專職人員。機密檔案資料：指對社區(qū)經(jīng)營和管理具有緊要意義，泄露可能對社區(qū)正常運營造成嚴重損失的檔案資料。第二章檔案管理機構(gòu)和職責第四條檔案管理機構(gòu)社區(qū)設(shè)立檔案管理部門，由特地的檔案管理員負責具體工作。第五條檔案管理部門的職責負責訂立、完善和執(zhí)行檔案管理制度和操作規(guī)程。組織檔案資料的收集、整理、登記、編目和存儲工作。維護檔案資料的安全，確保檔案資料不遭到損毀、丟失和泄露。訂立檔案資料的借閱和調(diào)閱制度，確保檔案資料的合理利用和及時供應。定期對檔案資料進行審查和整理，及時清理和銷毀無效檔案。供應檔案管理培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。第三章檔案的保管與利用第六條檔案的管理要求檔案資料應依照分類、編目等要求進行歸檔和整理，確保檔案的有序存放和易于查找。檔案管理部門應訂立檔案存放區(qū)域的保管規(guī)定，確保檔案的安全性和防火防災措施。對機密檔案資料，應依照相關(guān)規(guī)定進行特殊保管，限制檔案的查閱、復制和傳遞。檔案管理部門應建立檔案借閱和調(diào)閱制度，明確借閱程序和時限，并做好檔案的跟蹤管理。檔案管理部門應依據(jù)需要，訂立檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和備份計劃，確保檔案的長期保管和可用性。第七條檔案的利用原則檔案管理部門應依照法律法規(guī)和公司的要求，對申請人進行身份核實，確保檔案的合法利用。檔案管理部門應及時供應申請人所需的檔案資料，并做好檔案的歸還和更新工作。對于檔案的復制和傳遞，應依照相關(guān)規(guī)定進行審批和記錄，確保檔案的安全性和準確性。第四章檔案的保密和銷毀第八條檔案的保密社區(qū)的全部檔案資料都應當視為機密信息，并采取相應的保密措施，禁止私自泄露或外傳。檔案管理部門應訂立檔案的保密措施和管理制度，對機密檔案資料要加強安全管理。檔案管理部門應對檔案管理員進行保密教育和培訓，提高其對檔案保密工作的認得和本領(lǐng)。第九條檔案的銷毀檔案管理部門應依據(jù)檔案的保管年限和業(yè)務需要，訂立檔案的銷毀計劃，并依照計劃進行銷毀工作。檔案的銷毀應遵從相關(guān)法律法規(guī)和公司要求，對檔案進行合理、安全和環(huán)保的處理。檔案管理部門應做好檔案銷毀工作的記錄和備份，紀錄銷毀的檔案資料和時間，以備查閱和審核。第五章檔案管理的監(jiān)督和評估第十條監(jiān)督和檢查公司的內(nèi)部審計部門應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改看法。公司的領(lǐng)導和相關(guān)部門應加強對檔案管理工作的監(jiān)督，并及時解決檔案管理中的問題。第十一條評估和改進檔案管理部門應定期對檔案管理工作進行評估，并依據(jù)評估結(jié)果進行改進和提升。檔案管理部門應自動收集用戶的反饋看法，及時進行整理和反饋，并對相關(guān)問題進行改進。第六章附則第十二條本制度的解釋權(quán)歸社區(qū)全部，并由檔案管理部門負責解釋和修訂。第十三條本制度自發(fā)布