常見學(xué)術(shù)會議準(zhǔn)備工作

2008，市場部將與您攜手并進(jìn)每時每刻，都不要忘記有市場部這個最忠實(shí)的搭檔?。。?021/6/271學(xué)術(shù)推廣，是集專業(yè)和機(jī)遇的鍥入點(diǎn)，是現(xiàn)今階段醫(yī)藥行業(yè)作大作強(qiáng)的必由之路！市場部，是你堅(jiān)實(shí)的后盾！唯有敬業(yè)＋專業(yè)＋機(jī)遇＝可能邁向成功2021/6/272專業(yè)學(xué)術(shù)會議的組織與管理

下面以醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議為例，按時間流程，就專業(yè)學(xué)術(shù)會議內(nèi)容的組織與管理做簡要的介紹，希望能為會議組織提供參考。2021/6/273

近年來,國內(nèi)召開的專業(yè)學(xué)術(shù)會議從數(shù)量上和規(guī)模上呈逐年上升的趨勢就醫(yī)務(wù)界來說,需要通過會議來接受繼續(xù)教育、獲得學(xué)分、發(fā)表文章、與同行進(jìn)行對面的交流，從而提高業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而提升該學(xué)科隊(duì)伍的整體水平。而學(xué)術(shù)內(nèi)容是會議的核心與關(guān)鍵，其好壞在很大程度上決定一個會議的成功與否。

醫(yī)生為什么要參加學(xué)術(shù)會議？？？2021/6/274如何開好學(xué)術(shù)會議？？？什么是學(xué)術(shù)推廣？學(xué)術(shù)推廣活動是以學(xué)術(shù)會議為主要平臺傳播產(chǎn)品和企業(yè)信息，建立和強(qiáng)化專家認(rèn)知的一種有效的營銷方式，是現(xiàn)階段制藥企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的必由之路。成功的學(xué)術(shù)推廣會議兼有速效（快速傳遞醫(yī)藥信息），高效（同時將信息傳遞給所有到會者），多效（即作為重點(diǎn)區(qū)域的用藥起步，又是在目標(biāo)擴(kuò)大用藥的途徑）的特點(diǎn)。為一種事倍功半的推廣形式。2021/6/275學(xué)術(shù)會議分類

國家級學(xué)術(shù)會議省級學(xué)術(shù)會議地市級學(xué)術(shù)會議院內(nèi)推廣會2021/6/276國家級學(xué)術(shù)會議

國家級學(xué)術(shù)會議主要指由中華中醫(yī)藥學(xué)會、中華醫(yī)學(xué)會、中西醫(yī)結(jié)合學(xué)會的風(fēng)濕、骨傷、骨科等分會召開的與公司主導(dǎo)產(chǎn)品相關(guān)的、全國專家參與的學(xué)術(shù)活動。此類會議重在宣傳主導(dǎo)產(chǎn)品，提升企業(yè)形象，屬于學(xué)術(shù)會議的最高級別。由公司總體組織和參與，所在地辦事處負(fù)責(zé)配合工作。2021/6/277省級學(xué)術(shù)會議

省級學(xué)術(shù)會議是指由學(xué)會或者公司自主舉辦的省內(nèi)或者省間的與主導(dǎo)產(chǎn)品相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動。省級學(xué)術(shù)會議是介于國家級和地市級會議之間的類型。2021/6/278地市級學(xué)術(shù)會議

地市級學(xué)術(shù)會議是指由地市學(xué)術(shù)組織舉辦的學(xué)術(shù)會議或公司自主舉辦的地市級學(xué)術(shù)會議。對于此級會議原則上由所在地經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)會議的組織和細(xì)節(jié)，區(qū)域總監(jiān)督導(dǎo)具體工作，公司派員參加。2021/6/279院內(nèi)推廣會

院內(nèi)推廣會，主要在開發(fā)醫(yī)院的過程中或者以促銷上量為目的舉辦。邀請醫(yī)院目標(biāo)科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)科室人員參加，以產(chǎn)品介紹為主要宣傳目的，增進(jìn)了解的學(xué)術(shù)會議。此級別會議由辦事處全權(quán)負(fù)責(zé)組織進(jìn)行，市場部負(fù)責(zé)費(fèi)用的控制等指導(dǎo)工作，原則上公司不直接參與。2021/6/2710學(xué)術(shù)會議的主辦、承辦、協(xié)辦和支持

僅在道義上支持學(xué)會主辦的會議而不承擔(dān)組織、經(jīng)濟(jì)和法律方面的責(zé)任的單位稱為“支持單位”。

會議的主辦單位具有決定會議的主題、規(guī)模、周期、地點(diǎn)、形式以及選定承辦者的權(quán)利，并承擔(dān)會議的法律責(zé)任。

會議的承辦單位負(fù)責(zé)會議各項(xiàng)具體工作的組織實(shí)施。

在組織、經(jīng)濟(jì)方面對學(xué)會主辦的會議提供部分支持、但不承擔(dān)法律責(zé)任的單位稱為“協(xié)辦單位”。2021/6/2711

一般參加某學(xué)會舉辦的學(xué)術(shù)會議，我們都是以協(xié)辦、支持單位的身份出現(xiàn)。各地具體參如學(xué)術(shù)會議的程序不一致，但是大致相同。作為我們，主要是溝通溝通再溝通！爭取以最小的代價換來最為合算的結(jié)果。平時與當(dāng)?shù)刈钣袡?quán)威的學(xué)會保持良好關(guān)系，會有意想不到的好處。2021/6/2712一般參加學(xué)會舉辦的學(xué)術(shù)會議參會洽談事項(xiàng)：

找出具體的負(fù)責(zé)會議的會務(wù)組人員，通常設(shè)有會務(wù)組長或者會務(wù)秘書。

找出大會需要那部分支持；可以滿足我們參會方那些方面的需求。2021/6/2713會議的收入包括：作者繳納的版面費(fèi)、代表注冊費(fèi)、社會贊助費(fèi)、展覽收入、會場和文集廣告、來自有關(guān)部門的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等。會議的支出包括：出版和印刷費(fèi)、交通和通信費(fèi)、會場租用、設(shè)備及布置費(fèi)、食宿費(fèi)、推廣和宣傳費(fèi)、特邀講者費(fèi)、人力資本費(fèi)、上交CCF費(fèi)用等。2021/6/2714

一般會給舉辦方（學(xué)會）提供一定量資金支持（以參會費(fèi)的形式），具體數(shù)額可以與之協(xié)商，如果規(guī)定參會費(fèi)用數(shù)額的除外。

如在僅僅交納參會費(fèi)用的基礎(chǔ)上未能達(dá)到我們預(yù)期的目的或者我們希望借此機(jī)會加強(qiáng)于該學(xué)會、學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)人員的關(guān)系，可以考慮私下公關(guān)或者根據(jù)會議需要提出給予其他方面進(jìn)一步的支持。例如設(shè)置茶歇處、提供手提袋、會議紀(jì)念品、紙杯等。2021/6/2715注意事項(xiàng)：

防止找錯人（事前找準(zhǔn)真正能負(fù)責(zé)此次會務(wù)的人）交錯錢（一般都設(shè)有會議專項(xiàng)的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和人員）獲得空頭承諾（考慮一下其可信、可行度）

做好防范措施，防止同一件事被承諾于多人，萬不得已，提前準(zhǔn)備，捷足先登。

2021/6/27160、會前事

1、目的與計(jì)劃。開學(xué)術(shù)會議的目的是什么？這是首先要回答的一個問題。是為了廣而告之？是為了促進(jìn)醫(yī)院開發(fā)？是為了促進(jìn)醫(yī)院或者藥店進(jìn)貨？是為了帶動二線醫(yī)院的開發(fā)？是為了推廣一個新的適應(yīng)癥？是為了上量？是為了進(jìn)醫(yī)保目錄拉票？是為了造勢？是為了糾正不良的影響？是為了答謝？……

全國性的學(xué)術(shù)會議一般由公司做計(jì)劃，會議召開地辦協(xié)助；區(qū)域性會議一般由地區(qū)經(jīng)理制定計(jì)劃。同時，要考慮產(chǎn)品生命周期、費(fèi)用預(yù)算等因素。2021/6/2717一、建立組織機(jī)構(gòu)

確定要召開會議后，首先要建立組織機(jī)構(gòu)。學(xué)術(shù)委員會就是制定大會學(xué)術(shù)內(nèi)容的核心組織。擇定會議主持（主席）、講者、嘉賓、與會者會議主持（主席）、講者、嘉賓一定要提前半個月以上確定。要提前與他們溝通會議主題，希望他們承擔(dān)的工作。必要的時候要幫助他們準(zhǔn)備講稿、幻燈片等。2021/6/2718

由于這些專家很多應(yīng)酬，所以臨時缺席是很有可能的，要在會議前兩天、當(dāng)天再次確認(rèn)，并要作好替補(bǔ)準(zhǔn)備。替補(bǔ)可以讓他推薦，這樣比較好。注意收集相關(guān)信息。EXE：某主任為省或市骨科（風(fēng)濕）學(xué)會核心領(lǐng)導(dǎo)，我們可以多從該處打聽消息，獲取第一手資料。2021/6/2719二、制定學(xué)術(shù)日程框架

選定會議專題后，根據(jù)專題內(nèi)容制定學(xué)術(shù)日程的框架，這時的框架只是一個初步的時間安排（不包含具體發(fā)言人及題目），使與會人員大致明確召開全體會議的時間，籌備會議工作進(jìn)度最晚的截至?xí)r間（絕對不能與大會正式日程沖突）、如果先后或同時召開的幾個分會及各專題會的時間及人員要實(shí)現(xiàn)明確協(xié)調(diào)。2021/6/2720

三、預(yù)定會場

如果在省會城市、副省級和計(jì)劃單列市召開會議，會場應(yīng)該安排在檔次較高、環(huán)境好的地方。如果是半天會議，一定要考慮交通的問題，盡量安排在市中心。價格一定要談判，以節(jié)約費(fèi)用。如果是過夜的會議，還要考察房間的衛(wèi)生條件，安排住宿也是一門學(xué)問；身份特殊的專家，如大會主席，院士單獨(dú)考慮。最好有兩輛轎車隨時待命，以備專家不時之需。用餐要事先溝通協(xié)調(diào)，以保證就餐環(huán)境和飯菜質(zhì)量。

會場的檔次和規(guī)模要根據(jù)會議人數(shù)確定。訂場地時，一定要親自到場地勘察，并溝通細(xì)節(jié)，如投影、音響、臺簽名牌、麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)、指示牌、并詢問可否懸掛條幅、張貼海報(bào)等，以免到時誤會或措手不及。這些細(xì)節(jié)最好以文件形式與酒店簽定，以明確責(zé)任。2021/6/2721四、選定大會特邀發(fā)言人

根據(jù)選定會議專題，由經(jīng)辦辦事處和公司討論決定選擇各相關(guān)領(lǐng)域知名度、影響力高的專家，同時明確給特邀發(fā)言人的待遇。由于特邀發(fā)言人的邀請涉及經(jīng)費(fèi)問題，在會議前期預(yù)算時就應(yīng)考慮進(jìn)這項(xiàng)支出并限定人數(shù)。如果會議是類似于逐年召開的年會形式，同時還要參照以往的會議政策和慣例，考慮特邀發(fā)言人的選擇和給予的待遇標(biāo)準(zhǔn)。2021/6/2722五、給特邀發(fā)言人發(fā)邀請信

通常特邀發(fā)言人選定后，最好以面談的方式接觸，或者通過電子郵件、電話等非正式的方式與其聯(lián)系之后，以集團(tuán)公司的名義給特邀發(fā)言人發(fā)正式邀請信，信中說明希望其發(fā)言的題目范圍、時間長度，隨后再面談。告知其待遇標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的要求。應(yīng)當(dāng)注意，知名專家日程安排都很緊，應(yīng)當(dāng)盡早發(fā)邀請，確保實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。2021/6/2723六、制作并發(fā)放請柬。

建議使用公司印制的請柬，如果市場采購要注意檔次和品味。請柬發(fā)放需要有策略，請到要請的人，還不得罪其他人?；镜乃悸肥恰皟衫鄼?quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”。全國性會議可以根據(jù)醫(yī)院大小、科室大小、專家地位等指標(biāo)從上往下排列。經(jīng)辦人員可以考慮包名額下達(dá)各地，由專人負(fù)責(zé)確定。區(qū)域性的會議，可以把名額授權(quán)給科室領(lǐng)導(dǎo)，由他們安排，但是要把主導(dǎo)思想告訴主任。2021/6/2724七、特邀發(fā)言安排

與特邀發(fā)言人反復(fù)溝通演講的內(nèi)容，以突出主題。

會議議程一定要提前交給他們，給他們充分的思考和準(zhǔn)備時間。整個學(xué)術(shù)會議要緊密圍繞“產(chǎn)品很好”“很有價值”這一主題。可以通過大會主持來控制會議，比如當(dāng)有人發(fā)表反對意見的時候，可以適時打斷，或轉(zhuǎn)移話題。我們一定要記?。何覀兪巧倘?，不是學(xué)者。這不是欺騙，因?yàn)闆]有一個產(chǎn)品是完美的，每一個產(chǎn)品都有他的價值。砒霜知道吧？過去說它是毒藥，今天呢？通過科學(xué)家研究，小劑量的砒霜成為治療白血病的王牌藥。所以說，事物都是有兩面性的。我們開產(chǎn)品會議的目的是為了把產(chǎn)品的優(yōu)勢和價值挖掘出來，而不是開產(chǎn)品批判大會。2021/6/2725八、布置會場

這需要酒店工程部和會務(wù)組的協(xié)助。一般不會有大紕漏，主要是關(guān)注細(xì)節(jié)，比如名牌擺放、衛(wèi)生狀況、音響燈光調(diào)試、投影、幕布、激光筆、紙筆擺放、室溫調(diào)節(jié)、通風(fēng)情況、簽到臺設(shè)置等。簽到臺要整潔，需要擺放一盆鮮花，簽到本要精美，簽到筆要書寫流利，放“請賜名片”的卡座或盒子（要精致）。會場的布置一定要莊重而不花哨，POP、海報(bào)、易拉寶、展示盒等裝飾品不宜過多過密。另外，產(chǎn)品臨床資料的準(zhǔn)備要充分，最好放在手提袋或文件夾內(nèi)。2021/6/2726九、迎賓和簽到。

酒店或會場門口的迎賓人員和簽到臺工作人員盡可能安排公司反應(yīng)機(jī)敏，氣質(zhì)形象好的同志擔(dān)當(dāng)。迎賓處最好有一名公司高層管理人員協(xié)助迎接，如果是地區(qū)會議就是地區(qū)經(jīng)理。

2021/6/2727十、著裝及會前自檢。

男西女套。顏色以深色調(diào)為最佳。左胸別胸卡插入名片或脖子上套胸牌都可。

從客人蒞臨酒店門口，到落座，從會議開始到散場，做一想象，并現(xiàn)場模擬（角色扮演），看有沒有不周之處。2021/6/2728

在中華醫(yī)學(xué)會骨科學(xué)會的帶領(lǐng)和推動下，全國各省、市、自治區(qū)等陸續(xù)成立骨科分會，推選德高望重，技術(shù)精湛，有科研成就，改革創(chuàng)新的同志為帶頭人，定期召開學(xué)術(shù)交流會，組織講學(xué)班培養(yǎng)年輕醫(yī)生，促使我國骨科專業(yè)不斷發(fā)展，不斷前進(jìn)。根據(jù)國內(nèi)形勢發(fā)展需要，學(xué)會還組織專家組舉辦了各種專題講學(xué)班和學(xué)術(shù)研討會，如手外科、創(chuàng)傷、關(guān)節(jié)疾病、骨腫瘤、脊柱疾患等等，內(nèi)容豐富，既提高了學(xué)員的骨科基礎(chǔ)理論和技能，又交流了專業(yè)知識，深受廣大學(xué)員的歡迎。今后，中華醫(yī)學(xué)會骨科學(xué)會將隨著改革開放的步伐，繼續(xù)努力做好工作，帶領(lǐng)全國骨科隊(duì)伍，不斷提高理論和臨床技術(shù)，趕超世界水平。借助中華醫(yī)學(xué)會的東風(fēng)，順風(fēng)行船2021/6/2729以院內(nèi)會議為例子，了解學(xué)術(shù)會議的召開過程。2021/6/2730會前準(zhǔn)備一、科室選定科室狀況；負(fù)責(zé)人；科室用藥現(xiàn)狀；競爭品種；預(yù)測會議效果2021/6/2731二，召開條件：原則上以新開戶醫(yī)院的目標(biāo)科室為主，新開戶醫(yī)院一個目標(biāo)科室分別召開一次。對已開過科內(nèi)會的應(yīng)慎重對待，不可出現(xiàn)在同一科室三番兩次的開會而不上量，還機(jī)械地申請科內(nèi)會的現(xiàn)象。醫(yī)院已開戶進(jìn)藥，門診，病區(qū)，藥房已布貨完成，已確定科室重要人員，目標(biāo)醫(yī)生按時到會，特殊情況下醫(yī)院負(fù)責(zé)人同意。2021/6/2732

三，會前拜訪溝通關(guān)鍵人物：已經(jīng)用藥的關(guān)鍵人物：擴(kuò)大用藥量的關(guān)鍵人物；建立用藥習(xí)慣的關(guān)鍵人物；暫時對立的人物。尤其是科主任，專家的產(chǎn)品知識的溝通，要重視專家的口碑效應(yīng)。2021/6/2733四，確定會議時間：時間充分：每次會議至少30分鐘以上，在同一時間內(nèi)無其他院內(nèi)活動，無其他同類競爭產(chǎn)品的集體推廣活動。時間安排：要保證充足的講課時間，不宜在查房和交班時間，一般選在科室業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時間或下午比較清閑的時間。2021/6/2734

五，確定會議場地：

根據(jù)參加會議的人員數(shù)量，盡可能選用寬敞的會議室或醫(yī)生辦公室，使醫(yī)生能在安靜，舒適的環(huán)境中與我們共同學(xué)習(xí)，探討。注意要檢查會議場地有無電源插座。2021/6/2735六，資料和講課準(zhǔn)備：會議資料包括產(chǎn)品的宣傳資料（彩頁，散頁）合理配合，最好要有樣品?？梢詥为?dú)復(fù)印本省，市，醫(yī)院的臨床用藥經(jīng)驗(yàn)文章，尤其是本院醫(yī)生的報(bào)告一定要復(fù)印分發(fā)。2021/6/27363.講課人在開會前必須充分準(zhǔn)備，產(chǎn)品部分可以由產(chǎn)品經(jīng)理或由地區(qū)經(jīng)理，醫(yī)藥代表擔(dān)任。產(chǎn)品經(jīng)理講課前必須詳細(xì)查詢科院狀況，用藥情況以及會議目的，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整講課內(nèi)容。4.紀(jì)念品及講課用具如幻燈機(jī),幻燈片,教鞭等必須在會前準(zhǔn)備好。2021/6/2737會中要求一，為了樹立良好的公司和產(chǎn)品形象，講課人在著裝，儀態(tài)，講課安排等方面應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備：著裝整齊，儀態(tài)大方，男士剃須，女士淡妝。提前到會做好準(zhǔn)備。至少提前30分鐘到場，準(zhǔn)備好資料和幻燈機(jī)。講課時關(guān)閉手機(jī)和呼機(jī)，保持微笑，語速適中。2021/6/2738二，科室主任主持會議，尊重科主任的意見。三，講課內(nèi)容分為：開場白：應(yīng)簡短清晰，含問候語和自我介紹。公司簡介：應(yīng)特點(diǎn)突出，過渡自然。突出公司特色，樹立良好企業(yè)形象。2021/6/2739

3.產(chǎn)品簡介:

應(yīng)突出產(chǎn)品名稱,藥理特點(diǎn),適應(yīng)癥,用法用量,安全性,產(chǎn)品的優(yōu)勢特點(diǎn).應(yīng)注意:內(nèi)容要全面,準(zhǔn)確,特點(diǎn)突出,有序以及過度自然,銜接緊密。避諱過多的使用“我們的”，“我們認(rèn)為”，“最好”，“最有效”，“唯一”等客觀的詞語；避諱使用攻擊性詞語詆毀同類競爭產(chǎn)品。2021/6/2740

4.結(jié)束語：

應(yīng)根據(jù)具體情況，選用適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄟ^會中良好的氣氛，達(dá)到如下基本效果：增強(qiáng)醫(yī)生對產(chǎn)品的興趣，堅(jiān)定醫(yī)生使用產(chǎn)品的信心。2021/6/2741會后跟進(jìn)１即使是成功的會前，會中工作，也必須開展會后的跟進(jìn)回訪工作。會后跟進(jìn)不僅可以彌補(bǔ)會議的不足，還可以加深與臨床醫(yī)生的感情以及對公司認(rèn)識的深度。２第一次安排在當(dāng)天下午或次日上午，目的了解會議對醫(yī)生影響的初步效果。３第二次安排在會后的第三天，目的是及時解答醫(yī)生在初步使用中的問題，了解用藥情況。2021/6/2742第三次安排在會后的第二周，爭取實(shí)現(xiàn)科內(nèi)用藥醫(yī)生數(shù)量的擴(kuò)大和用量增加，會后一個月內(nèi)增加拜訪頻次，以每周二次有效拜訪為基礎(chǔ)，促銷上量，逐步常規(guī)化。2021/6/2743總結(jié)通過成功的組織科內(nèi)會，既能宣傳產(chǎn)品，又能樹立公司，辦事處和銷售代表的良好形象，不失為產(chǎn)品推廣的有效途徑。2021/6/2744申請流程申請人省級經(jīng)理市場部總監(jiān)營銷副總學(xué)術(shù)推廣銷售總監(jiān)申請溝通同意審批2021/6/2745費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)國家級、省級學(xué)術(shù)會議的投入由公司全額承擔(dān)。地市級、院內(nèi)推廣會報(bào)批后按照規(guī)定進(jìn)行。公司承擔(dān)一類辦事處預(yù)算內(nèi)全部學(xué)術(shù)會議費(fèi)用。原則上公司不承擔(dān)二類辦事處及所有經(jīng)銷商院內(nèi)會、科內(nèi)會的費(fèi)用，只承擔(dān)公司派員參會的人員差旅費(fèi)用。2021/6/2746學(xué)術(shù)計(jì)劃

以主導(dǎo)產(chǎn)品盤龍七片為中心，緊跟中華中醫(yī)藥學(xué)會等學(xué)術(shù)組織步伐，充分利用公司現(xiàn)有企業(yè)宣傳片、產(chǎn)品資料、學(xué)術(shù)專家進(jìn)行全面學(xué)術(shù)推廣和宣傳，全面推動產(chǎn)品的銷售工作。20