房地產(chǎn)集團(tuán)董事長(zhǎng)助理辦公室部門及崗位職責(zé)

房地產(chǎn)集團(tuán)董事長(zhǎng)助理辦公室部門及崗位職責(zé)一、董事長(zhǎng)助理崗位職責(zé)1.日常事務(wù)管理：負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)日常工作安排，包括會(huì)議日程、出差計(jì)劃及重要活動(dòng)的組織，確保董事長(zhǎng)的時(shí)間管理高效。2.信息收集與分析：定期收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)信息及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，進(jìn)行分析并撰寫報(bào)告，為董事長(zhǎng)決策提供參考依據(jù)。3.會(huì)議組織與記錄：負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)主持的各類會(huì)議的組織與安排，做好會(huì)議記錄，跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)情況，確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性。4.文書處理：起草、審核和整理各類文件、報(bào)告及通知，確保文書的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，維護(hù)公司形象。5.對(duì)外聯(lián)絡(luò)：作為董事長(zhǎng)的代表，與外部機(jī)構(gòu)、合作伙伴及客戶進(jìn)行溝通，維護(hù)良好的外部關(guān)系，提升公司聲譽(yù)。6.項(xiàng)目協(xié)調(diào)：協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤與協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目進(jìn)展順利，及時(shí)解決項(xiàng)目實(shí)施中的問(wèn)題。7.團(tuán)隊(duì)管理：協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)助理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理與培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率，確保團(tuán)隊(duì)協(xié)作順暢。8.保密工作：妥善處理涉及公司機(jī)密的信息，確保信息安全，維護(hù)公司的商業(yè)秘密。二、辦公室主任崗位職責(zé)1.辦公室管理：負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，包括人員安排、辦公環(huán)境維護(hù)及設(shè)備管理，確保辦公室運(yùn)作高效。2.行政支持：為董事長(zhǎng)及其他高層管理人員提供行政支持，處理日常事務(wù)，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。3.預(yù)算管理：協(xié)助制定辦公室年度預(yù)算，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，控制辦公費(fèi)用，確保資源的合理利用。4.制度建設(shè)：完善辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，確保工作流程的規(guī)范性與高效性，提升團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力。5.信息管理：建立和維護(hù)公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，確保信息的及時(shí)更新與準(zhǔn)確傳遞，提升信息共享效率。6.活動(dòng)策劃：組織公司內(nèi)部活動(dòng)及外部交流活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提升公司文化氛圍。7.績(jī)效考核：協(xié)助制定辦公室人員的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，定期評(píng)估團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn)，提出改進(jìn)建議。三、秘書崗位職責(zé)1.日程安排：負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)及高層管理人員的日程安排，確保重要會(huì)議和活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.文檔管理：負(fù)責(zé)公司重要文件的整理、歸檔及保管，確保文件的完整性與可追溯性。3.信息傳遞：及時(shí)傳達(dá)董事長(zhǎng)的指示和決策，確保信息的準(zhǔn)確傳遞，避免信息失真。4.客戶接待：負(fù)責(zé)接待來(lái)訪客戶及合作伙伴，提供必要的支持與服務(wù)，維護(hù)公司形象。5.會(huì)議準(zhǔn)備：協(xié)助準(zhǔn)備會(huì)議材料，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，做好會(huì)議記錄并跟蹤落實(shí)會(huì)議決議。6.資料收集：收集與整理各類資料，為董事長(zhǎng)及管理層提供決策支持，確保信息的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。四、行政助理崗位職責(zé)1.日常事務(wù)處理：協(xié)助處理辦公室日常事務(wù)，包括文件收發(fā)、電話接聽及來(lái)訪客人接待，確保辦公室運(yùn)作順暢。2.文書撰寫：負(fù)責(zé)撰寫和整理各類文書、報(bào)告及通知，確保文書的規(guī)范性與準(zhǔn)確性。3.會(huì)議安排：協(xié)助組織各類會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議材料，做好會(huì)議記錄，跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)情況。4.辦公用品管理：負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)與管理，確保辦公環(huán)境的整潔與設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。5.信息錄入：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部信息的錄入與維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。6.協(xié)助項(xiàng)目：協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤與協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目的順利推進(jìn)。五、項(xiàng)目助理崗位職責(zé)1.項(xiàng)目支持：協(xié)助