DB51T 2616-2019 機(jī)關(guān)會議服務(wù)規(guī)范　

DB51Specificationsforservicesofgovernmentoffi2019-10-25發(fā)布四川省市場監(jiān)督管理局發(fā)布I 1 1 1 1 3 6 7 8 9 本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給1機(jī)關(guān)會議服務(wù)規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)適用于四川省各級機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體的機(jī)GB2894安全標(biāo)志及其使用導(dǎo)則機(jī)關(guān)會議governmentofficesmeet4基本要求4.1.1機(jī)關(guān)會議服務(wù)應(yīng)遵循專業(yè)、高效、節(jié)約的原則，可通過購買社會服務(wù)引入第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)開展4.1.2建立完善的機(jī)關(guān)會議服務(wù)管理4.1.3機(jī)關(guān)應(yīng)大力推進(jìn)會議服務(wù)的信息化和4.2場所4.2.1配置與會議規(guī)模、規(guī)格等相適的會議室，且會議室的數(shù)量、類型、功能結(jié)構(gòu)合理。配置的設(shè)施——足夠的插座、網(wǎng)絡(luò)接口、視頻接口等基本2——規(guī)模適當(dāng)并分設(shè)機(jī)動車進(jìn)出口與人員通——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎紙機(jī)、手機(jī)存放柜、4.2.4有特殊要求的，可租賃與會議規(guī)模、規(guī)格相適應(yīng)的場所及設(shè)施。4.3.1建立會議服務(wù)組織機(jī)構(gòu)，配置管理人員、服務(wù)人員和技術(shù)人員等，明確崗位，制定崗位職責(zé)及4.3.2定期開展持續(xù)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，并做到內(nèi)容充實(shí)，方式多樣。——儀表、儀容、儀態(tài)、規(guī)范用語，會議服務(wù)人員禮儀要求參見附錄B；4.4.1建立健全會議安全管理制度和安全保衛(wèi)工4.4.2建立突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案并有相關(guān)的處置措施。必要時，還應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案并進(jìn)行培訓(xùn)34.5保密4.5.1建立會議保密制度，確定保密責(zé)任人，定期開展全4.5.2會議開始前，清理無關(guān)人員，對會議室及通信、辦公、音視頻等設(shè)備的保密性能進(jìn)行檢查；會4.5.3重要、涉密會議應(yīng)遵守相關(guān)保密規(guī)定。5.1預(yù)訂確認(rèn)5.1.1提供多種預(yù)訂渠道，如電話預(yù)訂、書面預(yù)訂和現(xiàn)場預(yù)訂等。5.1.2會議預(yù)訂員接到預(yù)訂通知后，應(yīng)做好會議登記并填寫《機(jī)關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表》，明確會議述確認(rèn)，將《機(jī)關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表》交會議舉辦方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，5.1.3會務(wù)主管應(yīng)提前對可能影響會議順利召開的因素進(jìn)行預(yù)判，必要時可與會議舉辦方再次溝通確5.2制定方案5.3涉外協(xié)調(diào)5.3.2如會議舉辦方有需求變更的，應(yīng)及時將變更信息通報相關(guān)單位并作妥善處理。5.4布置會場41現(xiàn)象；磚面及拼縫、邊沿線等處潔凈，無積垢、灰塵、紙屑、2.內(nèi)墻面、天花、頂角、轉(zhuǎn)角及墻踢腳等處無積塵、霉斑和23455.4.3服務(wù)人員應(yīng)對會場的布局、主席臺、桌椅、桌布、物品、會標(biāo)、座次座牌等進(jìn)行布置，并按表123.擺放主賓位椅子時，應(yīng)考慮到主賓的舒適度，避免53應(yīng)采用拉線的方式進(jìn)行排列，具備條件的可采用激光測距儀4桌布鋪設(shè)平整，中線居于桌中，兩邊下垂長度相等，參見57會標(biāo)字體、大小與會場匹配，懸掛在主席臺正上方，應(yīng)用紅底白78912341燈光亮度與顏色正常，無損壞，還應(yīng)單獨(dú)檢查在使用投23465675.5檢查驗(yàn)收5.5.1建立布置會場檢查驗(yàn)收工作制度，成立專項(xiàng)工作組，對會場清潔衛(wèi)生、會場布置、設(shè)施設(shè)備布5.5.2檢查驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時指出，并由相關(guān)6.1.1服務(wù)人員應(yīng)著統(tǒng)一工作服提前30min在會場門口6.1.3會前統(tǒng)一做好參會人員車輛通行、停放等安排。如遇下雨應(yīng)配備雨具并提供存放雨具的場所。7續(xù)茶時，瓶口不應(yīng)正對參會人員，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，確保茶水不濺出水杯，沏茶續(xù)水以6.2.3續(xù)茶服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)整齊有序退出會場，并關(guān)好會場6.3.1電視電話會議應(yīng)協(xié)調(diào)電信、移動或聯(lián)通等通信運(yùn)營商及相關(guān)部門，做好電視電話會議的保6.3.2臨會前應(yīng)啟動備用設(shè)備，并確保會議期間有專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場值守，根據(jù)會議情況及時調(diào)頻、視頻等設(shè)備。如正在使用的設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)能立即切換至備用設(shè)備，并迅速排除故6.4.1會場內(nèi)外應(yīng)分別安排服務(wù)人員6.4.2會場內(nèi)外秩序應(yīng)配備專人維護(hù)，保持通道、洗手間等公共場所清潔，并能對會場周邊實(shí)現(xiàn)6.4.3中途如更換服務(wù)人員，應(yīng)做好交接班工作。簡短休息時，服務(wù)人員應(yīng)輔助整理會場，補(bǔ)充88.1建立服務(wù)質(zhì)量評價機(jī)制，明確評價內(nèi)容、評價方法、評價程序和評價結(jié)果及應(yīng)用。其中，評價內(nèi)8.2加強(qiáng)對服務(wù)質(zhì)量評價的督促、檢查，匯總和分析評價過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定機(jī)關(guān)會議服9A.1會議預(yù)訂員A.1.2做好會議預(yù)訂記錄，根據(jù)會議預(yù)訂情況安排會議室。A.1.3按照相關(guān)規(guī)定和會議需求，通知會務(wù)主管做好A.1.4保持與會議舉辦方的溝通聯(lián)系，如有變動，及時做好調(diào)整。A.2會務(wù)主管A.2.1進(jìn)行日常管理，帶領(lǐng)服務(wù)人員、技術(shù)人員完成任務(wù)。A.2.3督促檢查規(guī)章制度落實(shí)情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。A.2.4做好新進(jìn)員工的招聘及培訓(xùn)工作。A.2.5負(fù)責(zé)服務(wù)人員、技術(shù)人員的績效考核。A.3技術(shù)人員A.3.1負(fù)責(zé)會議室音響、投影、電腦、電子顯示屏等音頻、視頻設(shè)備的安裝調(diào)試、運(yùn)行管理、日常維A.3.2負(fù)責(zé)提出音頻、視頻等會議設(shè)備的維修、采購建議。A.4服務(wù)人員A.4.2根據(jù)《機(jī)關(guān)會議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表》相關(guān)內(nèi)容，做好會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后整理工作。A.4.3檢查會場有無參會人員遺留物品，及時送交會務(wù)主管。A.4.4嚴(yán)格遵守保密工作要求，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會議服務(wù)。B.根據(jù)實(shí)際情況選擇與制作服務(wù)人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證服務(wù)人員的服B.工裝外不應(yīng)顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明B.女士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3cm；著褲裝B.男士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著西裝時，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長及鞋面；）；B.1.4.1女士著西裙時宜穿長筒絲襪，并B.2.1發(fā)式簡潔，面容清爽；女性可著開，一只腳略前，一只腳略后，呈小丁字步，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏。女士站姿參見圖攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。男士站姿參見B.3.2行姿擺動自然，步幅適中、勻速。服務(wù)人員行姿參見圖B.3。間或兩邊，身體重心垂直向下，雙肩平穩(wěn)放松。女士坐姿參見圖B.4。姿參見圖B.5。DB51/T2616—B.3.4.1女士蹲姿膝高右膝低的姿態(tài)，雙腿保持緊靠，上身保持挺直；側(cè)身撿物時不應(yīng)低頭虧背。女士蹲姿參見圖B.6。B.3.4.2男士蹲姿同女士蹲姿，男性雙腿可適度的將其分開，男士蹲姿參見圖B.7。B.3.1引領(lǐng)m左右。B.3.1.2遇拐彎或臺階處，應(yīng)回頭向賓客示意說“請當(dāng)心”。B.3.1.3引領(lǐng)參會人員時，應(yīng)用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。B.3.1.4給參會人員指示方向，手臂伸直，手指自然并攏，手掌向上，以肘關(guān)節(jié)為軸指示目標(biāo)，眼睛B.4規(guī)范用語B.4.1每次與參會人員、領(lǐng)導(dǎo)見面時B.4.2與參會人員談話時應(yīng)站立，目光注視對方面部，保持自然表情并微笑。B.4.3在工作時間不應(yīng)高聲喧嘩。談話時語調(diào)悅耳、清晰、語言準(zhǔn)確、充實(shí)，語氣誠懇、親切，聲音B.4.4回答參會人員詢問時，使用普通話，表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，語言簡潔。課桌式回字型U字型其他絕密機(jī)密秘密有線話筒支無線話筒支視頻設(shè)備手機(jī)存放柜存包柜其他會議期間是否需要服務(wù)人員在場內(nèi)支持：是否DB51/T2616—D.1桌椅D.1.1檢查會場內(nèi)每張桌椅是否有損壞，根據(jù)參會總?cè)藬?shù)按比例擺放桌椅。(如：主席臺在下面可排10排，每排前后距離為90cm;主席臺在上面，可排10排～13排D.1.2桌椅擺放完后應(yīng)采用拉線方式進(jìn)行確認(rèn)。桌椅拉線確認(rèn)示意圖見圖D.2。圖D.1桌椅擺放示意圖D.2桌布桌布以折邊固定，折疊邊長度規(guī)定為12cm。整個折邊共用7顆小釘固定(短邊3顆小釘固定，長邊4顆小釘固定);將每張桌布褶皺處進(jìn)行熨燙，熨燙后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意圖見圖D.3茶杯D.3.1擺放茶杯前仔細(xì)檢查每個茶杯是否有破損或污漬，發(fā)現(xiàn)破損的茶杯及時回收。茶杯擺放距離按椅方向后移7cm,挪出一些距離以防參會人員通過過道時打翻茶杯。茶杯擺放示意圖見圖D.4。D.3.2茶杯擺放完后應(yīng)采用拉線方式進(jìn)行確認(rèn)。茶杯拉線確認(rèn)示意圖見圖D圖D.4茶杯擺放示意圖DB51/T2616—D.4茶葉每杯茶葉為4g,臨會前30min進(jìn)行第一次摻水泡發(fā)茶葉，待15min后茶葉舒展開斟倒第2次茶水。茶葉放置示意圖見圖D.6。字筆，長尾票夾，在筆盒右上角放置橡皮擦。筆盒擺放示意圖見圖D.7。將折好的熱毛巾放入消毒柜消毒30min,臨會前5min取出放入毛巾碟中間位置。紙巾擺放在筆盒與毛巾碟之間，每個紙巾碟中放入5張紙巾，紙巾折口統(tǒng)一向左，花形方向一致。紙巾、毛巾擺放示意圖見D.7會標(biāo)DB51/T2616E.1.1.1大型會議主席臺應(yīng)排定座次，座次應(yīng)布置于會場前方正中央主觀觀眾席E.1.1.3領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手主觀眾觀眾席E.1.2.1橫排法。按參會人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依E.1.2.2豎排法。按各