廣告行業(yè)協(xié)會(huì)檔案管理辦法

廣告行業(yè)協(xié)會(huì)檔案管理辦法合同編號(hào)：__________甲方（檔案管理方）：?jiǎn)挝幻Q：____________________單位地址：____________________聯(lián)系人：____________________聯(lián)系方式：____________________電子郵箱：____________________乙方（檔案使用方）：?jiǎn)挝幻Q：____________________單位地址：____________________聯(lián)系人：____________________聯(lián)系方式：____________________電子郵箱：____________________一、檔案管理目的與原則1.1甲方作為廣告行業(yè)協(xié)會(huì)檔案管理方，旨在保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。1.2甲方應(yīng)遵循以下原則進(jìn)行檔案管理：1.2.1遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)；1.2.2堅(jiān)持客觀、真實(shí)、全面、系統(tǒng)的原則；1.2.3保證檔案資料的保密性、安全性和有效性；1.2.4便于檔案資料的查詢、利用和共享。二、檔案資料范圍與歸檔2.1本辦法適用于廣告行業(yè)協(xié)會(huì)的以下檔案資料：2.1.1協(xié)會(huì)成立、變更、注銷等重大事項(xiàng)的文件資料；2.1.2協(xié)會(huì)會(huì)員的入會(huì)、退會(huì)、違規(guī)處理等會(huì)員管理資料；2.1.3協(xié)會(huì)活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)、競(jìng)賽等活動(dòng)的相關(guān)資料；2.1.4協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、合同、項(xiàng)目等經(jīng)營(yíng)性資料；2.1.5協(xié)會(huì)內(nèi)部管理制度、規(guī)章制度、工作計(jì)劃等內(nèi)部資料；2.1.6其他應(yīng)當(dāng)歸檔的資料。2.2乙方應(yīng)當(dāng)及時(shí)將本條所述檔案資料提交給甲方歸檔。三、檔案保管與維護(hù)3.1甲方負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管，保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.2甲方應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、歸類、編號(hào)，保證檔案資料的便于查詢和利用。3.3甲方應(yīng)采取以下措施對(duì)檔案資料進(jìn)行維護(hù)：3.3.1定期檢查檔案資料，發(fā)覺破損、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施；3.3.2對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理；3.3.3對(duì)涉密檔案資料采取加密、限制訪問等措施，保證信息安全。四、檔案查詢與利用4.1乙方因工作需要查詢檔案資料時(shí)，應(yīng)向甲方提出書面申請(qǐng)，說明查詢目的、范圍和用途。4.2甲方應(yīng)在收到乙方查詢申請(qǐng)后5個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并根據(jù)審核結(jié)果提供相應(yīng)的檔案資料。4.3乙方查詢檔案資料時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：4.3.1不得泄露、篡改、損壞檔案資料；4.3.2不得將檔案資料用于非法用途；4.3.3不得將檔案資料借給他人使用。五、檔案資料借閱與復(fù)制5.1乙方因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)向甲方提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、范圍和期限。5.2甲方應(yīng)在收到乙方借閱申請(qǐng)后5個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并根據(jù)審核結(jié)果提供相應(yīng)的檔案資料。5.3乙方借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：5.3.1不得在借閱期間泄露、篡改、損壞檔案資料；5.3.2不得將借閱的檔案資料用于非法用途；5.3.3借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。5.3.4如乙方需要復(fù)制檔案資料，應(yīng)向甲方提出書面申請(qǐng)，并在復(fù)制完成后歸還檔案資料。六、檔案資料保密與安全6.1甲方應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，明保證密級(jí)別，對(duì)涉密檔案資料采取相應(yīng)的保密措施。6.2甲方應(yīng)采取以下保密措施：6.2.1建立涉密檔案資料清單，對(duì)清單內(nèi)的檔案資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)；6.2.2對(duì)涉密檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸；6.2.3對(duì)接觸涉密檔案資料的人員進(jìn)行保密教育和審查；6.2.4建立涉密檔案資料使用審批制度，對(duì)使用涉密檔案資料進(jìn)行審批和監(jiān)控。6.3乙方在使用涉密檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保證信息安全。七、檔案資料更新與維護(hù)7.1甲方應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行更新，保證檔案資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。7.2甲方應(yīng)采取以下措施進(jìn)行檔案資料更新：7.2.1建立檔案資料更新機(jī)制，明確更新周期和責(zé)任人員；7.2.2對(duì)已變更的檔案資料進(jìn)行標(biāo)注和說明；7.2.3對(duì)檔案資料進(jìn)行定期審查，保證無遺漏和錯(cuò)誤。7.3乙方應(yīng)及時(shí)向甲方通報(bào)其在使用檔案資料過程中發(fā)覺的問題，以便甲方及時(shí)進(jìn)行修正。八、檔案資料移交與接收8.1甲方因工作變動(dòng)、退休等原因離崗時(shí)，應(yīng)將所管理的檔案資料移交給接替人員。8.2甲方應(yīng)在移交檔案資料時(shí)，填寫《檔案資料移交清單》，列明移交的檔案資料名稱、數(shù)量、狀態(tài)等。8.3接替人員應(yīng)在接收檔案資料后，對(duì)《檔案資料移交清單》進(jìn)行確認(rèn)，并在清單上簽名。8.4乙方在接收檔案資料時(shí)，應(yīng)保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)覺缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向甲方報(bào)告。九、檔案資料銷毀與處理9.1甲方應(yīng)對(duì)不再需要的檔案資料進(jìn)行銷毀，保證不會(huì)泄露相關(guān)信息。9.2甲方應(yīng)采取以下措施進(jìn)行檔案資料銷毀：9.2.1填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，列明銷毀檔案資料的名稱、數(shù)量、原因等；9.2.2提交銷毀申請(qǐng)至甲方負(fù)責(zé)人審批；9.2.3審批通過后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。9.3乙方不得私自銷毀或處理檔案資料，如需銷毀，應(yīng)向甲方提出申請(qǐng)。十、違約責(zé)任與糾紛解決10.1本辦法簽訂后，甲乙雙方應(yīng)嚴(yán)格履行各自的權(quán)利和義務(wù)，如一方違約，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。10.2甲方如違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致檔案資料泄露、丟失、損壞等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。10.3乙方如違反本辦法規(guī)定，濫用、泄露、篡改檔案資料，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。10.4甲乙雙方在履行本辦法過程中發(fā)生的糾紛，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。十一章、檔案資料信息化建設(shè)11.1甲方應(yīng)積極推進(jìn)檔案資料信息化建設(shè)，提高檔案資料的管理效率。11.2甲方應(yīng)采取以下措施進(jìn)行信息化建設(shè)：11.2.1建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理；11.2.2開發(fā)檔案資料管理系統(tǒng)，提高檔案資料檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)的效率；11.2.3建立檔案資料共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用和共享；11.2.4定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)維護(hù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全。11.3乙方應(yīng)積極配合甲方進(jìn)行檔案資料信息化建設(shè)，提供必要的資料和技術(shù)支持。十二章、檔案資料利用促進(jìn)12.1甲方應(yīng)積極推動(dòng)檔案資料的合理利用，提高檔案資料的社會(huì)效益。12.2甲方應(yīng)采取以下措施促進(jìn)檔案資料利用：12.2.1開展檔案資料宣傳活動(dòng)，提高會(huì)員和社會(huì)對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)和利用；12.2.2組織檔案資料培訓(xùn)，提升會(huì)員的檔案資料管理能力；12.2.3鼓勵(lì)會(huì)員利用檔案資料開展研究、交流和合作；12.2.4建立檔案資料利用反饋機(jī)制，收集會(huì)員對(duì)檔案資料利用的意見和建議。12.3乙方應(yīng)積極利用檔案資料，為行業(yè)發(fā)展和個(gè)人工作提供支持。十三章、檔案資料管理監(jiān)督13.1甲方應(yīng)建立檔案資料管理監(jiān)督機(jī)制，保證檔案資料管理工作的規(guī)范和有效。13.2甲方應(yīng)采取以下監(jiān)督措施：13.2.1定期對(duì)檔案資料管理進(jìn)行檢查和評(píng)估；13.2.2建立檔案資料管理責(zé)任制，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限；13.2.3對(duì)檔案資料管理中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行糾正和整改；13.2.4建立檔案資料管理投訴舉報(bào)渠道，接受會(huì)員和社會(huì)的監(jiān)督。13.3乙方應(yīng)支持和配合甲方的監(jiān)督工作，如實(shí)提供相關(guān)情況和資料。十四章、檔案資料管理改進(jìn)14.1甲方應(yīng)根據(jù)檔案資料管理的實(shí)際需要，不斷改進(jìn)和完善檔案資料管理工作。14.2甲方應(yīng)采取以下改進(jìn)措施：14.2.1收集和分析檔案資料管理的意見和建議；14.2.2定期組織檔案資料管理培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)能力；14.2.3關(guān)注行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)；14.2.4及時(shí)修訂和完善檔案資料管理制度，保證管理的科學(xué)性和適應(yīng)性。14.3乙方應(yīng)積極參與甲方的改進(jìn)工作，提出建設(shè)性的意見和建議。十五章、附則15.1本辦法自雙方簽字之日起生效，有效期為____年。15.2本辦法未盡事宜，可由甲乙雙方另行協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。15.3本辦法的修改、補(bǔ)充和解除，應(yīng)由甲乙雙方協(xié)商一致，并以書面形式作出。15.4本辦法一式兩份，甲乙