職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法

職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法為了做好學(xué)生檔案管理工作，使我校學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《檔案法》、《XX省檔案管理規(guī)定》，結(jié)合我校具體情況，制定本辦法。第一章總則第一條學(xué)生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)、為人事工作服務(wù)的原則，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，實(shí)行統(tǒng)一管理，嚴(yán)密保管的辦法。第二條學(xué)生科負(fù)責(zé)管理計(jì)劃招收的中職學(xué)生（三年制）檔案，各班班主任及有關(guān)部門協(xié)助學(xué)生科做好檔案材料的收集工作。第二章檔案收集范圍第三條學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了使學(xué)生檔案適應(yīng)人事工作的需要，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）學(xué)生入校后填寫的《XX職業(yè)學(xué)校學(xué)籍表》；（二）XX市中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍卡（XX市教育局職成處印制）；（三）中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生登記表（由省人事廳統(tǒng)一印制）；（四）學(xué)生團(tuán)籍材料；（五）醫(yī)務(wù)室提供的學(xué)生體檢表及相關(guān)材料；（六）學(xué)生科（團(tuán)委）、教務(wù)科提供的學(xué)生在校期間各類獎(jiǎng)勵(lì)、表彰以及懲處決定（處理意見）的復(fù)印件；（七）學(xué)生在校期間獲省市（區(qū)）級(jí)學(xué)術(shù)研究（科技發(fā)明）文體活動(dòng)證書的復(fù)印件；（八）意外死亡學(xué)生的生平介紹及死亡調(diào)查報(bào)告；（九）其他可供組織參考的有保存價(jià)值的材料。第三章檔案建立、收集、查閱方法第四條學(xué)校各個(gè)部門（班主任）都應(yīng)協(xié)助學(xué)生檔案管理部門認(rèn)真做好檔案材料歸檔的工作。原則上每學(xué)期歸檔一次。第五條學(xué)校在新生入學(xué)審查中要審核其檔案，審核合格后入庫(kù)；對(duì)于檔案材料不齊全的應(yīng)要求其生源地招生辦補(bǔ)齊材料。第六條學(xué)生科應(yīng)掌握形成學(xué)生人事檔案材料的信息，建立聯(lián)系制度，及時(shí)向?qū)W校有關(guān)部門收集新形成的學(xué)生人事檔案材料。第七條形成學(xué)生檔案材料的部門（班主任），按學(xué)生科規(guī)定的時(shí)間將有關(guān)材料整理完畢后，移送學(xué)生科審核。第八條學(xué)生科發(fā)現(xiàn)有關(guān)部門（班主任）送交歸檔的材料不符合歸檔要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門（班主任）補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。形成學(xué)生檔案材料的部門（班主任）有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理，為學(xué)生畢業(yè)時(shí)具備完整的畢業(yè)生檔案打好基礎(chǔ)。第九條對(duì)于學(xué)生畢業(yè)后檔案材料出現(xiàn)意外情況的，應(yīng)根據(jù)學(xué)生在校期間的記錄，有關(guān)部門（班主任）給予認(rèn)真協(xié)助補(bǔ)辦。第十條因考察任用學(xué)生干部、新生復(fù)查、學(xué)籍變動(dòng)、組織發(fā)展、推薦就業(yè)、起草獎(jiǎng)懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要，可以查閱學(xué)生檔案。其他需要或校外單位因公需要查閱學(xué)生檔案的，經(jīng)學(xué)生科批準(zhǔn)，可根據(jù)需要提供部分或全部檔案材料。第十一條學(xué)生檔案一般應(yīng)由學(xué)生所在班的班主任查閱。學(xué)生不得查閱學(xué)生人事檔案。第十二條學(xué)校以外單位需要查閱學(xué)生檔案時(shí)，須持有單位所在地組織、人事部門查閱檔案介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。第四章歸檔要求第十三條歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)、及時(shí)，文字清楚、對(duì)象明確，由承辦部門或班主任署名蓋章，注明形成材料的時(shí)間。第十四條歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。第十五條學(xué)生檔案材料的文字須用藍(lán)或黑墨水筆、碳素墨水筆或簽字筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。第五章檔案轉(zhuǎn)遞第十六條根據(jù)省市教育部門的有關(guān)政策規(guī)定，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)派發(fā)檔案，可以根據(jù)畢業(yè)生實(shí)際情況將檔案存放在學(xué)生科或?qū)n案發(fā)往其就業(yè)單位人事部門。第十七條檔案材料的轉(zhuǎn)遞必須經(jīng)學(xué)生科審核完畢，由班主任按照檔案交接要求派發(fā)給畢業(yè)生，原則上不準(zhǔn)由他人代領(lǐng)和提前領(lǐng)取。第十八條轉(zhuǎn)出畢業(yè)生檔案時(shí)，學(xué)校再次審核，保證完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。第十九條轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案必須按學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞要求的詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。第六章監(jiān)督管理第二十條學(xué)校加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案材料收集、歸檔工作的監(jiān)督和檢查，建立定期檔案檢查制度，及時(shí)研究解決收集歸檔中的問題。第二十一條學(xué)生檔案由學(xué)生科派專人負(fù)責(zé)。檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)、保守秘密、積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好學(xué)生檔案材料的收集歸檔工作，保證畢業(yè)生檔案安全，在畢業(yè)生檔案工作中要體現(xiàn)現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極為學(xué)