《基于審判電子卷宗的電子數(shù)據(jù)集成中心工作流程規(guī)范》

ICS35.240

CCSL67

團體標(biāo)準(zhǔn)

T/EGAGXXXX—XXXX

基于審判電子卷宗的電子數(shù)據(jù)集成中心

工作流程規(guī)范

Workflowspecificationforelectronicdataintegrationcenterbasedontrialcase

electronicfiles

（征求意見稿）

在提交反饋意見時，請將您知道的相關(guān)專利連同支持性文件一并附上。

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實施

廣東省電子政務(wù)協(xié)會??發(fā)布

T/EGAGXXXX—XXXX

基于審判電子卷宗的電子數(shù)據(jù)集成中心工作流程規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了法院在審判案件電子卷宗隨案同步生成及應(yīng)用中實施原則、組織結(jié)構(gòu)和實施流程的規(guī)

范要求。

本文件適用于法院在開展電子卷宗辦案過程中的流程設(shè)計、管理和評價等內(nèi)容，為法院實行電子卷

宗辦案提供指引和參考。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

FYB/T52021-2018電子卷宗閱卷目錄規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

受理acceptance

人民法院通過對當(dāng)事人的起訴進行審查，對符合法律規(guī)定條件的，決定立案審理的行為。

電子卷宗electronicfiles

電子卷宗包含法院在案件受理時接收或辦理過程中形成的電子文檔、圖像、音頻、視頻等電子文件，

以及將紙質(zhì)案卷材料依托數(shù)字影像、文字識別等技術(shù)制作而成的電子文檔、數(shù)據(jù)等電子文件，是人民法

院審判活動的真實記錄，也是檢驗審判和執(zhí)行活動準(zhǔn)確性、合法性、嚴(yán)肅性的重要依據(jù)。

電子數(shù)據(jù)集成中心electronicdataintegrationcenter

在法院電子卷宗隨案同步生成及應(yīng)用工作中負(fù)責(zé)集約處理紙質(zhì)卷宗保管、掃描、編目、歸檔等工作

的組織機構(gòu)。

中間柜intermediatecabinet

外形類似快遞柜，可投遞案件紙質(zhì)材料和收取紙質(zhì)材料的設(shè)備。

材料登記materialregistration

掃描前在系統(tǒng)中記錄材料的來源、類別等信息。

編目catalogue

給已掃描成電子格式的案件卷宗命名，并將其編入電子卷宗系統(tǒng)對應(yīng)的目錄。

補充材料supplementarymaterial

在案件受理之后新產(chǎn)生的案卷材料。

4實施原則

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電子卷宗隨案同步生成及應(yīng)用遵循流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)互通、集約節(jié)約、安全可靠的原則，加強統(tǒng)籌規(guī)

劃和頂層設(shè)計，優(yōu)化流程、人員和要素配置，通過電子卷宗應(yīng)用提升辦案質(zhì)效，同時減少紙質(zhì)打印材料

產(chǎn)生。

5組織結(jié)構(gòu)

電子數(shù)據(jù)集成中心職能

法院建立電子數(shù)據(jù)集成中心獨立機構(gòu)（以下簡稱“中心”），將紙質(zhì)卷宗收轉(zhuǎn)、保管、掃描、編目、

歸檔等工作進行集約管理，主要完成以下工作：

a)統(tǒng)籌、管理、協(xié)調(diào)和督促各辦案部門開展電子卷宗工作；

b)負(fù)責(zé)材料收轉(zhuǎn)、立案材料掃描編目、補充材料掃描編目、紙質(zhì)卷宗管理、案件歸檔等工作；

c)開展電子卷宗工作調(diào)研并提出相關(guān)建議；

d)發(fā)布電子卷宗運行數(shù)據(jù)；

e)完成與電子卷宗相關(guān)的其他工作。

電子數(shù)據(jù)集成中心崗位及職責(zé)

5.2.1運營主管崗

負(fù)責(zé)電子卷宗掃描、編目及歸檔工作日常管理，包括工作任務(wù)分配、業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)、質(zhì)量效率管理、

工作人員管理等。

5.2.2立案材料登記崗

簽收立案移送員移交的紙質(zhì)卷宗，進行掃描前的材料登記。

5.2.3立案材料掃描崗

掃描立案材料登記崗移交的紙質(zhì)卷宗。

5.2.4材料收轉(zhuǎn)崗

紙質(zhì)卷宗的收集和運輸，具體包括：每日定時將完成立案掃描的材料運送到卷宗管理崗；每日定時

從中間柜收取補充材料并移交補充材料登記崗。

5.2.5補充材料登記崗

簽收材料收轉(zhuǎn)崗移交的補充材料，簽收書記員現(xiàn)場提交的證據(jù)原件材料。

5.2.6補充材料掃描崗

掃描補充材料登記崗移交的材料。

5.2.7集中編目崗

對已掃描的電子圖片進行編目。

5.2.8卷宗管理崗

管理紙質(zhì)卷宗，具體包括：簽收材料收轉(zhuǎn)崗移交的已完成立案掃描的卷宗并存入卷宗庫房；簽收補

充材料掃描崗移交的已完成掃描的補充材料并存入卷宗庫房；卷宗庫房紙質(zhì)卷宗管理；紙質(zhì)卷宗借閱。

5.2.9檔案整理崗

檢查紙質(zhì)卷宗是否齊全，轉(zhuǎn)電子檔案，對紙質(zhì)卷宗排序。

5.2.10裝訂崗

對整理好的紙質(zhì)檔案打頁碼、寫目錄、打印封面和檔案盒、打孔裝訂、打印張貼條形碼、蓋檔案章

等。

5.2.11質(zhì)檢崗

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檢查已完工的電子檔案及紙質(zhì)檔案是否符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

5.2.12檔案移交崗

將完成歸檔的案件移交給檔案管理部門驗收。

法院其他相關(guān)崗位及職責(zé)

5.3.1立案移送員

負(fù)責(zé)在立案后對案件紙質(zhì)卷宗進行篩選，對卷宗中應(yīng)送達給當(dāng)事人的副本材料分離后，將卷宗材料

中法院卷材料移送電子數(shù)據(jù)集成中心立案材料登記崗。

5.3.2承辦法官（法官助理）

法官（或法官助理）在電子卷宗系統(tǒng)查看案件電子卷宗，制作個性化文書模板，通過電子卷宗開庭

和證據(jù)展示，采用“左看右寫”方式制作文書（部分類型化裁判文書可利用要素式審判功能自動生成），

實現(xiàn)電子卷宗深度應(yīng)用。

5.3.3書記員

利用系統(tǒng)文書模板制作程序性文書；將審理過程中新增紙質(zhì)材料提交補充掃描；按需求辦理審批手

續(xù)并到卷宗庫房借閱和歸還紙質(zhì)卷宗；結(jié)案后檢查電子卷宗材料是否齊全、完整，并在規(guī)定時間內(nèi)提交

歸檔或上訴。

5.3.4檔案管理員

負(fù)責(zé)驗收電子數(shù)據(jù)集成中心移交的已完成歸檔的紙質(zhì)檔案和電子檔案，對不符合接收標(biāo)準(zhǔn)的檔案予

以退回并說明原因。

6實施流程

概述

實施流程按階段劃分主要包括訴前階段、立案階段、審理階段、歸檔階段。

法院審判案件電子卷宗隨案同步生成及應(yīng)用流程圖見附錄A。

訴前階段

6.2.1移送訴前案件紙質(zhì)材料

訴前案件立案后，立案移送員將案件紙質(zhì)副本材料分離移交給辦案部門，將需要掃描的正本材料按

照當(dāng)事人材料、法院材料正卷、法院材料副卷分類夾好后裝檔案袋，并將調(diào)解案號寫在檔案袋上，之后

移交給立案材料登記崗。

6.2.2訴前案件紙質(zhì)材料首次掃描

中心簽收訴前案件紙質(zhì)材料后，完成材料掃描，經(jīng)編目后電子數(shù)據(jù)推送到訴前調(diào)解平臺，紙質(zhì)材料

按順序存放到訴前材料卷宗庫房。

6.2.3訴前案件電子卷宗應(yīng)用

調(diào)解員可在訴前調(diào)解平臺查看電子卷宗，同時可以在該平臺進行訴前電子送達、組織雙方開展線上

調(diào)解。

6.2.4訴前材料補充掃描

調(diào)解員在調(diào)解過程中需要補充掃描的紙質(zhì)材料可提交到中心進行補充掃描。中心掃描編目后將補充

掃描的電子數(shù)據(jù)推送到訴前調(diào)解平臺，紙質(zhì)材料按時間順序放入到對應(yīng)的訴前案件紙質(zhì)卷宗袋中。

6.2.5訴前案件結(jié)案及后續(xù)處理

按照調(diào)解結(jié)果的不同，訴前案件有兩種后續(xù)方式：

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a）調(diào)解后轉(zhuǎn)立審判案件。調(diào)解員在調(diào)解平臺完成訴前案件結(jié)案審批手續(xù)后，把紙質(zhì)版訴前案件結(jié)

案審批表、移送立案登記表以及調(diào)解中新增的需要納入審判案件卷宗的紙質(zhì)材料，一并移交立案庭立審

判案件。

b）調(diào)解后不立審判案件。調(diào)解員將不需立審判案件的訴前案件未掃描紙質(zhì)材料提交中心掃描，并

通知中心對紙質(zhì)材料做歸檔處理。中心完成掃描后將訴前材料中間庫中的紙質(zhì)卷宗調(diào)出與新增材料合并

后做檔案裝訂，然后移交檔案管理部門。

立案階段

6.3.1案件移交要求

審判案件立案后，立案庭需將當(dāng)事人提交的應(yīng)送達給當(dāng)事人的副本材料另行移交給辦案部門。將其

余材料裝入檔案袋（速裁案件需用不同顏色檔案袋封裝，并在檔案袋上注明），打印張貼卷宗流轉(zhuǎn)二維

碼，由立案移送員3日內(nèi)（速裁案件1日內(nèi)）將案件送到電子數(shù)據(jù)集成中心立案材料登記崗。

6.3.2案件登記掃描

立案材料登記崗?fù)ㄟ^卷宗流轉(zhuǎn)系統(tǒng)簽收立案庭移交的案件并進行登記，然后流轉(zhuǎn)給立案材料掃描崗

完成掃描工作。

6.3.3掃描時限

掃描崗應(yīng)在收到材料后1日時內(nèi)完成紙質(zhì)材料掃描和上傳工作。

6.3.4立案材料存放

立案材料需區(qū)分已掃描和未掃描進行存放，材料收轉(zhuǎn)崗將當(dāng)日完成掃描的案件移送卷宗管理崗，當(dāng)

日未完成掃描的案件暫存于立案掃描室檔案架，暫存的紙質(zhì)卷宗需妥善保管。

6.3.5集中編目

對掃描崗已完成掃描的材料，集中編目崗應(yīng)于1日內(nèi)完成材料編目。電子卷宗目錄參照FYB/T

52021-2018執(zhí)行。

6.3.6材料存入卷宗庫房

卷宗管理崗?fù)ㄟ^卷宗流轉(zhuǎn)系統(tǒng)簽收材料收轉(zhuǎn)崗移交的立案材料以及補充掃描崗移交的補充材料，并

于3日內(nèi)按要求在卷宗庫房上架入庫。

審理階段

6.4.1電子卷宗查看

承辦法官在綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)簽收案件，待掃描和編目完成后，審判團隊成員即可在系統(tǒng)查看電子卷宗，

并使用文書智能生成等功能。

6.4.2補充材料要求

需提交補充掃描的材料包括當(dāng)事人新提交的證據(jù)材料、法院制作的筆錄、簽發(fā)稿、送達回證等，系

統(tǒng)制作無需簽名的原生文件不需要提交補充掃描。補充材料為證據(jù)原件的，需先對證據(jù)原件進行彩色復(fù)

印，再將復(fù)印件提交補充掃描。

提交補充材料時需用標(biāo)簽紙標(biāo)注區(qū)分法院材料、原告提交材料、被告提交材料等類型，如果有多個

當(dāng)事人，需分別標(biāo)注當(dāng)事人姓名。

6.4.3證據(jù)原件管理

案件審理過程中證據(jù)原件由辦案人員保管（光盤證據(jù)按證據(jù)原件管理），待案件結(jié)案提交歸檔時由

書記員統(tǒng)一將證據(jù)原件直接提交到補充材料登記崗。

6.4.4補充材料提交時限

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辦案部門對案件審理過程中產(chǎn)生的補充材料，應(yīng)在收到補充材料后2日內(nèi)將材料放入中間柜提交補

充掃描。

6.4.5中間柜存件要求

向中間柜投遞材料時，需先在互聯(lián)網(wǎng)通過中間柜管理平臺完成材料登記并打印二維碼，投遞前需將

材料在中間柜攝像頭下展示并拍照，然后將材料用透明塑料袋封裝，將二維碼貼于塑料袋上，通過中間

柜掃碼開箱后存入柜中。

6.4.6補充材料掃描編目

電子數(shù)據(jù)集成中心每日定時收取中間柜中的補充材料，并在收到材料后1日內(nèi)完成掃描編目。

6.4.7補充材料后續(xù)管理

補充材料掃描完成后，所屬案件卷宗存放在卷宗庫房的，卷宗管理崗將材料一并放入案件卷宗袋；

所屬案件紙質(zhì)卷宗已借出的，將補充材料通過中間柜退還給借卷人，借卷人從中間柜取件后放入案件卷

宗袋。

6.4.8紙質(zhì)卷宗借出

經(jīng)掃描的材料直接存入卷宗庫房，卷宗庫房的紙質(zhì)卷宗原則上不予外借。確有需要借閱紙質(zhì)卷宗的，

需填寫《紙質(zhì)卷宗借閱申請表》，經(jīng)庭長簽字后可到卷宗庫房借閱卷宗，卷宗交接通過卷宗流轉(zhuǎn)系統(tǒng)掃

碼完成。

6.4.9紙質(zhì)卷宗歸還

借出的卷宗最遲應(yīng)于案件提交歸檔前歸還。歸還時由借卷人將卷宗送至卷宗管理崗，并通過卷宗流

轉(zhuǎn)系統(tǒng)掃碼交接。歸還時卷宗中有新增未掃描材料的，書記員需將未掃描材料區(qū)分放置并予以說明。

6.4.10紙質(zhì)材料修改

已掃描的卷宗材料借出后不得在其上做修改。如需修改，需先復(fù)印材料并在復(fù)印件上進行修改，然

后提交補充掃描。

當(dāng)事人如需對起訴狀進行修改、對部分證據(jù)指認(rèn)簽名等，通過電子卷宗系統(tǒng)將相應(yīng)材料打印，待當(dāng)

事人完成修改或簽名后再提交補充掃描。

歸檔階段

6.5.1歸檔前檢查

案件辦結(jié)后，書記員應(yīng)將案件未移送掃描的材料和證據(jù)原件移交電子數(shù)據(jù)集成中心，并檢查隨案生

成的電子卷宗材料是否齊全、完整，發(fā)現(xiàn)材料存在遺漏的，應(yīng)及時整改。書記員在確認(rèn)歸檔材料已全部

提交后，在綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交歸檔。

6.5.2提交歸檔時限

案件應(yīng)于報結(jié)后2個月內(nèi)提交歸檔。存在公告等特殊情形的，待阻卻歸檔事由結(jié)束后2個月內(nèi)提交歸

檔。

6.5.3檔案加工

對提交歸檔的案件，電子數(shù)據(jù)集成中心應(yīng)在7日內(nèi)完成電子檔案轉(zhuǎn)換、紙質(zhì)檔案整理、打頁碼、寫

目錄、打印封面和檔案盒、打孔裝線、打印張貼條形碼、蓋章、質(zhì)檢等全部歸檔工作。

6.5.4驗收入庫

電子數(shù)據(jù)集成中心應(yīng)在案件完成歸檔后7日內(nèi)按批次將已歸檔案件移交檔案管理部門驗收，驗收通

過后根據(jù)檔案管理部門要求完成檔案后續(xù)上架工作。

對檔案管理部門驗收不合格的案件，由電子數(shù)據(jù)集成中心7日內(nèi)完成整改。若因材料不全等原因?qū)?/p>

致案件無法通過歸檔驗收的，案件書記員應(yīng)積極配合電子數(shù)據(jù)集成中心完成整改。

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上訴階段

6.6.1提交上訴案件材料

在完成上訴材料送達兩個工作日內(nèi)，書記員將等新增材料移交電子數(shù)據(jù)集成中心掃描，同時在業(yè)務(wù)

系統(tǒng)提檔。移交時將材料區(qū)分為兩類：一類為二審法院直接收取的材料，包括上訴狀、上訴狀送達回證、

二審立案呈報表、上訴案件移送函等（此類材料掃描到電子卷宗單獨文件夾，但不歸檔）；另一類為本

院歸檔的材料，包括新增證據(jù)材料、筆錄、簽發(fā)稿等（此類材料掃描后歸檔）。

6.6.2上訴檔案處理

電子數(shù)據(jù)集成中心在5日內(nèi)對審判業(yè)務(wù)部門提交的上訴案件材料完成電子檔案整理、紙質(zhì)檔案整理

裝訂等檔案加工工作。

對于完成檔案加工的案件，檔案管理部門1個工作日內(nèi)在電子檔案系統(tǒng)完成檔案驗收。電子數(shù)據(jù)集

成中心此時不向檔案管理部門移交紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案簽收待上訴完成后再進行。

6.6.3上訴案件移送

根據(jù)上訴要求將案件檔案及相關(guān)材料向上級法院移送。

6.6.4上訴完成后退卷處理

上訴案件審結(jié)退卷后，電子數(shù)據(jù)集成中心對上訴退卷案件中新增加的二審文書、退卷函等材料做檔

案增冊歸檔處理，完成后將檔案移交檔案管理部門驗收入庫。

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