采購管理制度 (二)

采購管理制度

1.總則

1.1目的

為使本公司原物料的國內(nèi)外采購作業(yè)有所遵循，及時提供適

質(zhì)，適量，適

價的原物料?，特制定本制度。

1.2范圍

凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設(shè)備、零件、器

材、辦公用品

等采購業(yè)務中，有關(guān)詢價、議價、采購等作業(yè)，均合用本制度。

1.3采購部門及權(quán)限的劃分

1.3.1公司原物料的采購計劃、價格、策略等均由采購委員會

決議。

1.32暫時的、緊急的采購，由使用部門提出申請，采購部負

責詢價，呈總

經(jīng)理簽準。

1.3.3具體采購業(yè)務由采購部負責執(zhí)行，而特定儀器、設(shè)各之

采購須由請購

部門主管和技術(shù)人員參預技術(shù)、價格、質(zhì)量等方面的審定。

1.4采購工作基本原則

1.4.1采購委員會是公司在原物料采購過程中的最高決策機

構(gòu)。

1.4.2公司的總經(jīng)理是采購委員會會議決議的最高執(zhí)行者。

1.4.3公司的財會部門必須對采購業(yè)務與采購委員會會議決

議是否相符，予

以充分的反映和監(jiān)督。

1.4.4品管部門必須對購入牛產(chǎn)用原料的質(zhì)量予以全過程的

監(jiān)控。

145采購部門必須根據(jù)采購委員會的會議精神，多途徑，少

環(huán)節(jié)，貨比三

家，適時，適質(zhì)，適量，適價保證原物料的供給。

1.4.6采購委員會會議須定期與不定期召開。例如，根據(jù)年、

季、月銷售和

生產(chǎn)目標應定期舉行；根據(jù)原物料的采購特點及資金調(diào)度情

況應不定

期的舉行。

147采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，

并及時提交采購委員會。采購部應對供貨市場，供應商情況，

需購原物料質(zhì)量、

價格、數(shù)量、運輸、氣象資料、進出口數(shù)據(jù)、原物料庫存、

原物料耗

用情況等作出定期分析。

148采購部和財會部應于每月末與供應商核對供貨數(shù)量、應

付貨款和商務

處理等資料.

1.4.9采購部應定期對采購人員進行業(yè)務培訓和考核，以提高

采購人員的業(yè)

務能力和思想品德水平。

1.4.10原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原

物料預付貨款。

2.米購委員會及其會議制度

2.1目的

采購管理是任何一個企業(yè)都視之為經(jīng)營是否能步入軌道的

重要基礎(chǔ)之一。特

別在原物料成本占領(lǐng)銷售成本75?—85%擺布的行業(yè)，原物

料采購成本和儲存

成本的合理性，會對經(jīng)營利潤產(chǎn)生很大的影響。因此，有效

的采購委員會制

度可以讓我們得以：

⑴奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)；

⑵提高采購管理水平；

⑶降低采購成本和儲存費用，合理使用資金。

2.2采購委員會的組織及職責

2.2.1公司設(shè)立采購委員會，由總經(jīng)理，副總經(jīng)理，采購部經(jīng)

理，生產(chǎn)部經(jīng)

理，品管部經(jīng)理，財會部經(jīng)理組成。總經(jīng)理擔任采購委員會

員無表決

權(quán)。

2.3.4采購委員會召開會議時，采購委員會成員若無法參加，

應授權(quán)代理人

員參會。

235會議主持人為采購委員會主席，主席因故不能出席會議

時應委托副主席

或者公司其他領(lǐng)導主持。采購部經(jīng)理負責會議的召集。

2.4采購委員會會議的內(nèi)容及程序

2.4.1采購部經(jīng)理報告以下情況：

⑴上次會議決議事項的執(zhí)行情況。

⑵原物料的庫存量、在途量。

(3)原物料的市場行情預測動態(tài)，公司應采取的措施。

⑷月原物料采購計劃及資金需求計劃。

⑸采購部外欠貨款情況。

⑹采購實施中需協(xié)調(diào)解決的問題。

2.4.2采購委員會對采購部報告內(nèi)容進行討論并做出決定。

2.4.3會議決議事項由采購部經(jīng)理記錄，整理后呈采購委員會

主席核準。

2.4.4采購部經(jīng)理將核準后的會議記要分送委員會成員，并負

責決議案的執(zhí)

行。

2.5采購委員會控制要點

2.5.1對采購過程中發(fā)生的重大采購事項，必須由采購委員會

討論決定。

2.5.2原物料價格應在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。

2.5.3原物料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準°

254根據(jù)產(chǎn)銷實際情況，確定每月原物料的安全庫存量，確

定需階段性（季

節(jié)性）儲備原料的合理庫存量。

2.5.5對有預付款的采購，必須事先提交采購委員會討論通

過。

2.5.6采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采

購分析檔案。

3.供應商管理辦法

3.1供應商的選定及指導

3.1.1對于大宗或者時常使用的原物料，采購部門應建立相對

穩(wěn)定的供應商，

并設(shè)立“供應商資料卡”作為日后詢議價和供料的參考。

3.1.2為確保貨源，采購人員對于時常采購的原物料，應尋覓

兩家以上的供

應商作為儲備或者交互采購，以穩(wěn)定貨源、降低價格。

3.1.3選定供應商時，應從其供貨能力、信譽度、資金狀況、

解決糾紛能力

及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)

展為長期

供應商。

3.1.4若供應商為貿(mào)易商或者代理商時，采購人員應調(diào)查其信

譽及技術(shù)服務能

力等，憑以作為判斷是否為采購對象的依據(jù)。

3.1.5積極向供應商宣傳公司原料品質(zhì)標準，并在品質(zhì)及技術(shù)

服務上賦予必

要的匡助，使其交貨及時、品質(zhì)穩(wěn)定且符合公司的質(zhì)量標準。

3.2供應商的管理和分類

3.2.1每一筆采購業(yè)務，都要進行采購成本分析，交部門經(jīng)理

審閱后存檔以

充實供應商的資料卡。

322供應商的分類。根據(jù)供應商的信譽狀況、貨源穩(wěn)定性（數(shù)

量、品質(zhì)）、

資金狀況、發(fā)運能力等方面進行分類。例如把供應商分為A、

B、C、D

四大類：A類指信譽良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運通

暢的廠

商；B類指信譽良好、資金充足及發(fā)運通暢但貨源較不穩(wěn)定

的廠商；C

類指信譽較好，資金充足或者發(fā)運較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。

D類指

資金較充足或者發(fā)運較通暢、但信譽普通或者差、貨源不穩(wěn)

定的廠商。

3.2.3對于時常浮現(xiàn)交貨品質(zhì)不符合質(zhì)量標準，交貨數(shù)量不

足，延誤交期，

售后服務不良等情況的供應商，應即將通知其改善，并按規(guī)

定扣款。

如未能改善者，采購部應另行開辟新的供應商。

3.3供應商的開辟

3.3.1采購人員應積極調(diào)查原物料資訊，采集原物料市場行

情，積極開辟新

的供應商。

332開辟原料新供應商時，應取樣經(jīng)品管部或者使用部門檢

驗分析，提出報

告，必要時應到現(xiàn)場調(diào)查確認其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準之后，

進行詳細

評估，決定是否列為供應商。

3.4采購資料及檔案管理

341采購內(nèi)勤人員每月初或者每周做好“供應商資料卡”、“

原料及微量元

素采購報表（月）”、“采購分析報表（周、月廣、“庫存報表

（月）”等匯總整理工作，并報告有關(guān)領(lǐng)導。

342市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應商信

譽等級定期評

審，來電來函文件資料及時分類保存。

343公司有關(guān)人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)部門經(jīng)

理允許后，由

內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。

3.4.4有關(guān)采購委員會的資料，由部門經(jīng)理歸類存檔保管，借

閱需經(jīng)采購委

員會主席允許，并登記后執(zhí)行。

4.原物料采購管理辦法

4.1計戈U

4.1.1原料采購計劃

采購部根據(jù)行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據(jù)

此做出的下

個月及下六個月用料計劃，生產(chǎn)部提供的上期庫存情況表，

編制下個月

及下六月的原料采購計劃。

4.1.2包裝物采購計劃

采購部根據(jù)銷售部的銷售計戈U、品管部（畜禽部、肉品加工廠）

做出的編

織袋（包裝箱）用量計劃，編制采購計劃。

4.1.3勞保用品、辦公用品采購計劃

采購部根據(jù)行政部報來的經(jīng)總經(jīng)理核準的每季勞保用品、辦

公用品請購

計劃，編制采購計劃。

4.1.4零配件、藥品的采購計劃

采購部根據(jù)牛產(chǎn)部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，

編制采購計

劃。

4.2信息采集與分析

4.2.1采購部應掌握主要原料的產(chǎn)地分布，當年收成、加工期、

交易渠道、運

輸方式、質(zhì)量、庫存及國家產(chǎn)業(yè)政策、市場供求關(guān)系等資訊，

填寫“原

料行情周報表”和“原料采購分析報表（周、月）”供采購委

員會參考以

便確定最佳采購時機。

422采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應商詢價，

以了解原料市

場行情變化情況。

4.2.3采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根

據(jù)供應商歷次供

貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供

應商及合理

的采購價格。

4.2.4對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材

等，采購部應根

據(jù)公司的要求、標準，采取供應商報價，深入廠家了解產(chǎn)品

質(zhì)量等辦法，

廣泛采集信息、然后選定三家以上供應商進行議價。

4.2.5采購部將下月所需原物料的數(shù)量、價格、可選擇供應商

等資料匯總后，

提供采購委員會討論、決策，每種原物料的可選擇供應商不得

少于兩家.

4.3核準

4.3.1采購委員會根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，

做出采購決策。

4.3.2采購部根據(jù)采購委員會的決定，向供應商定貨，開“原

料采購申請單”

簽訂采購合同，實施采購作業(yè)。

433采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可

考慮多進貨，如

遇價格下跌，則適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。

4.4合同

4.4.1所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采

購部自存，一份

交供應商，一份交財會部）。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附

件，應注

意互相之間時間和內(nèi)容的一致性。

4.4.2如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部經(jīng)理報

送點、經(jīng)理核準后

才可變更，必耍時，可暫時召集采購委員會討論決定。

4.4.3采購合同內(nèi)容由當事人約定，應將以下內(nèi)容明確、清晰、

具體寫出，不

得含糊其辭：

⑴標的；（2）數(shù)量；⑶質(zhì)量；（4）價格；⑸包裝；（6）交貨期限；

⑺驗收地點及辦法；（8）交貨方式及地點；（9）付款條件及付

款方式；

（10）保險；（11）運輸損耗的承擔；（12）違約責任。

4.4.4所有合同經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，報送總經(jīng)理審定簽字，

加蓋公司合同專

用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按《合同法》有關(guān)規(guī)

定處理。

4.5交貨期控制

4.5.1合同簽定后，采購部必須追蹤，催促交貨進度。

452采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預

報表”送生產(chǎn)

部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度

月報表”。

4.5.3每批料收貨結(jié)束，采購部應對其品質(zhì)、價格及“合同履

行情況”、“采

采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內(nèi)，作為以后

選擇供應商

之依據(jù)。

4.5.4包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應商后，采購

部根據(jù)庫存情況

通知供應商安排交貨日期與數(shù)量。

4.6異常情況處理

4.6.1如遇供應商送來的原物料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不

相符，應及時書

面通知供應商處理。

4.6.2如暫時需采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門

申請一總經(jīng)理核準一采購部詢價、比價一總經(jīng)理核準一采購

部采購一品管部或者使用部門驗收。

4.6.3因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交

貨處理。

4.7貨款結(jié)算

4.7.1采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的

使用時間，填報

“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計

劃”報財會

部和總經(jīng)理。

472一批原物料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據(jù)，打

印“付款申

請單”一并送財會部做為付款憑證。

47.3原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、

發(fā)票；物料的

付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。

4.7.4采購部應在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應商

核對帳務，防止出

現(xiàn)差錯。

4.8帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工）

4.8.1在部份原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應商堅持要求先

款后貨，于是需

要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴格

審查批準方

能辦理。

4.8.2帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿

到有效憑證（鐵

路領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。

4.8.3匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部

經(jīng)理審核，呈報

總經(jīng)理批準，由財會部授權(quán)辦理。

4.8.4如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或者

供應商欠款，采購部

要責成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追

回。

4.8.5必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點：

⑴必須是信用良好的固定供應商，對貿(mào)易公司性質(zhì)的供應商

不得采用預

付貨款的結(jié)算形式。

(2)信用良好的第三方為供應商提供擔保，是采購工作者必須

努力的工作

任務之一。

(3)必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調(diào)查供

應商的實物

供應，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報

告提交采

購委員會。

⑷必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國家認可的公證機

關(guān)予以公

證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質(zhì)量標準，

和在需

方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。

（5）預付款的額度控制，須由采購委員會會議決定，對每一項

預付款都應

在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證

生產(chǎn)的需

要，又要保證貨款安全的相應對策。

⑹原物料預付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確

專人負責該

項原物料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實際情況按天或者周，

或者旬將記

錄提交給采購委員會，直至該合同履行完畢。

5原物料接收和退貨管理辦法

5.1車站（碼頭）的接貨作業(yè)

5.1.1采購人員應及時與供應商約定原物料到達公司的日期，

并發(fā)出“原料到

貨預報表”，內(nèi)容包括到貨時間、車皮號（船號）、件數(shù)及總

量等，通

知儲運員、地磅房、生產(chǎn)部和品管部，儲運員應及早與運輸

單位和車

站（碼頭）取得聯(lián)系，作好接收準備。

5.1.2貨物到站（港）后，儲運人員應對每一個車皮（貨船）

的卸火車（船），

裝汽車，全過程嚴格監(jiān)督，對每一輛貨運汽車簽發(fā)貨物短途

運輸證明

并認真填報“車站（碼頭）接貨原始記錄表”。

5.1.3浮現(xiàn)短件、被盜情況應及時向鐵路索取記錄，填制“鐵

路記錄通知

單”，迅速通知發(fā)貨單位，并向保險公司索賠：船運浮現(xiàn)的

短件、被

盜、被淋濕等應及時向承運部門索賠。

5.1.4從車站（碼頭）轉(zhuǎn)運原料到公司的過程中，應加蓋蓬布，

防止原料被雨

淋濕或者被盜。若發(fā)生雨淋、丟失、應負責向承運人索賠。

5.1.5儲運人員負責對車站（碼頭）費用及代辦單位帶墊費用

進行審核，并編

制“車站（碼頭）費用月統(tǒng)計表”，連同原始單據(jù)交采購內(nèi)

勤結(jié)算。

5.2進廠原料收貨作業(yè)

5.2.1送貨車輛到達公司，由門衛(wèi)按公司的要求安排停車地

點，通知采購部

核實為公司所定貨物后，填寫“原料取樣卡”上的日期、供

貨單位、

原料名稱、車輛號碼，并通知品管部進行30%抽樣。

5.2.2品管員到門衛(wèi)取“原料取樣卡”，對相應車輛進行30%

抽樣，并將樣品

帶回品管部按照集團品質(zhì)要求進行品質(zhì)檢驗。

5.2.3品管部填寫“原料取樣卡”上已檢驗的水分結(jié)果、30%

取樣人、化驗人

的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯(lián)

自存，第

二、三聯(lián)轉(zhuǎn)送采購部，對合格原料即隨車作100%抽樣準備。

5.2.4采購部接到“原料取樣卡”后，對質(zhì)量合格者，打印“原

料收貨報

告”，并將“原料取樣卡”第二聯(lián)留采購部查存，第三聯(lián)及

“原料收

貨報告”由客戶作進廠憑證。

5.2.5門衛(wèi)根據(jù)“原料收貨報告”辦理進廠登記手續(xù)，并對車

輛進行檢查，

指揮監(jiān)督客戶實施過磅程序。

5.2.6客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到地

磅房進行重車

過磅，地磅房打印“原料收貨報告”進廠欄，并將“原料收

貨報告”

及“原料取樣卡”第三聯(lián)返回客戶，指引客戶實施卸貨程序。

5.2.7客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到原

料庫，由原料

庫倉管員接收兩單，安排卸車并計件；倉管員打印“原料收

貨報告”工

廠倉庫欄。然后將“原料收貨報告”返回客戶，指引客戶實

施空車過磅

程序?！霸先涌ā钡谌?lián)在品管員實施完100%抽樣后，

隨樣品帶

回品管部。

5.2.8客戶持“原料收貨報告”進行空車過磅，地磅員收回“原

料收貨報

告”，打印出廠欄，并簽字；同時將“原料收貨報告”客戶

聯(lián)和已蓋地

磅確認章的出門聯(lián)交予客戶，指引客戶出門。

5.2.9門衛(wèi)憑地磅蓋章后的“原料收貨報告”的出門聯(lián)對車輛

進行檢查后，

方可辦理出門手續(xù)，放車出門?？蛻袈?lián)由客戶留存，作為售

貨憑證和結(jié)

算依據(jù)，出門聯(lián)由門衛(wèi)收回，并于第二日早上將出門聯(lián)送交

財會部核

對。

5.2.10地磅房應及時將“原料收貨報告”所剩四聯(lián)整理后送

品管部。

5211品管部根據(jù)100%抽樣的檢驗結(jié)果，打印“原料收貨報

告”化驗室欄并

簽字?！霸鲜肇泩蟾妗碧顚懲戤吅?，由品管部送給采購部。

5.2.12采購部在收到品管部送來“原料收貨報告”后，及時

將品質(zhì)扣減等內(nèi)

容打印入“原料收貨報告”采購欄，并將“原料收貨報告”

分送有關(guān)

部門，同時，將此批貨的有關(guān)單據(jù)整理后送交財會部核算和

付款。

5.3原料退貨作業(yè)

5.3.1對于汽車運輸?shù)脑?，?jīng)30%抽樣不合格，由品管部在

“原料取樣卡”

的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責處理。

5.3.2對于以鐵路運輸?shù)秸镜脑希?jīng)30%抽樣不合格，由品

管部在“原料取

樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責聯(lián)系

客戶洽談處

理意見，對貨物存放，采購部和客戶針對具體情況商定。

533對于經(jīng)30%抽樣合格已進廠的不合格原料的退貨，應按

以下程序進行：

⑴對于公路汽運到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，

若有部份

不合格（30%以下），由品管部在“原料收貨報告”備注欄中

注明退

貨數(shù)量，及時與采購部聯(lián)系，交采購部處理，挑選出來的不

合格原料

隨車退貨。

⑵對于公路汽運到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，

若不合格原

料達到30%以上，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注

明退貨原

因，及時與采購部聯(lián)系，交采購部處理，辦理退貨。

⑶對于鐵路運輸?shù)綇S的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，

若有部份不

合格，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數(shù)量，

及時與

采購部聯(lián)系，生產(chǎn)部原料庫負責退貨原料的保管，由采購部

負責通知

客戶作出處理。

(4)退貨原料應專區(qū)放置，并掛牌標示，以防誤用。

5.3.4到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：

(1)根據(jù)品管部意見，由采購部通知客戶，具體退貨數(shù)量、退

貨原因、在

客戶確定無異的情況下，由采購部負責協(xié)調(diào)處理。

(2)鐵運到廠的原料，由采購部根據(jù)品管意見，填寫“進廠原

料退貨單”

中的“進廠情況”項的內(nèi)容，并在采購部欄簽字。

(3)采購部將填好上述項目的“進廠原料退貨單”交品管部，

核實確定無

異議后由品管部簽字并交采購部。采購部將此單交原料庫，

同時安排

儲運空車過磅。

(4)原料庫按該“進廠原料退貨單”辦理裝車退貨。

(5)司機將退貨原料過磅，由地磅員填寫“過磅單”并將“