檔案管理制度模板

檔案管理制度

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XX電子城集團(tuán)編號(hào)DZCX--F-005

名稱檔案管理制度（試行）版式,共45頁(yè)，3.0

編制：檔案部制定：批準(zhǔn)：生效日期1月14日

檔案管理制度（試行）

1總則

1.1為加強(qiáng)公司檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案作用,有效地保護(hù)及利

用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

1.2本規(guī)定所稱的檔案是指公同從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其它各項(xiàng)活

動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同

形式的歷史記錄。

1.3公司全體員工要樹立檔案意識(shí)。對(duì)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材

料,必須按期向檔案管理人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有

或者拒絕歸檔。

1.4管理部門

檔案部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責(zé)如下：

1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

2）對(duì)公司其它部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3）做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。

4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科

學(xué)化，檔案信息模塊系統(tǒng)化、清晰化。

6）忠于職守,確保檔案載體和檔案機(jī)密的完整性和安全性。

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7）開展檔案管理員培訓(xùn)。

1.5公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

1.6員工調(diào)離職時(shí)，應(yīng)將手中所有文件材料整理好移交本部室或公

司檔案管理員,具體步驟如下:需填寫《移交資料明細(xì)表》，見附件

表1,由領(lǐng)導(dǎo)核查完畢后簽字確認(rèn)，交接至接收人進(jìn)行核實(shí)檢查無(wú)

誤后簽字，最后經(jīng)檔案管理員確認(rèn)?！兑平毁Y料明細(xì)表》一式兩份,

檔案部留存一份，接收入留存一份。在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦

理調(diào)離職手續(xù)。

1.7檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變更應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)通

知集團(tuán)檔案部。

2公司檔案管理體制

2.1管理模式

2.1.1.公司檔案工作實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的模式。由

檔案部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其它部門的檔案管理工作

進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

2.1.2.公同設(shè)立三個(gè)檔案管理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔

案。人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財(cái)

務(wù)經(jīng)營(yíng)中心負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理;

檔案部、信息部負(fù)責(zé)其它文件、資料及制度的建檔與管理,

同時(shí)負(fù)責(zé)其它部門移交檔案的管理。

2.1.3,各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處

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g）做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,按規(guī)定時(shí)間上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

h）積極參加檔案業(yè)務(wù)理論培訓(xùn),不斷提高檔案管理水平。

i）做好文件材料的安全和保密工作,妥善保管本部室（公司）文

件材料。

j）負(fù)責(zé)本部室（公司）檔案信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作。

3歸檔范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、

音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。具體分類：

1）辦公文件：包括公司的各種請(qǐng)示和批復(fù)文件、各種申請(qǐng)文件

（如：用印申請(qǐng)文件）、公司對(duì)外發(fā)文（公司發(fā)出的各類工作

計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件）、

注冊(cè)年檢資料、驗(yàn)資文件、融資資料、法律事物、處理糾

紛等具有保存價(jià)值的文件。

2）證件性文書資料：包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資

質(zhì)證、施工訂可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)

品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書，證書、證明等。

3）法規(guī)性文件:包括上級(jí)頻發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的

各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

4）公司的重大決議：包括由股東會(huì)議、董事會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)

議等形成的文件和會(huì)議材料會(huì)議記錄等。

5）計(jì)劃性文件：包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)

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量計(jì)劃營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

6）總結(jié)性文件：包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年

度和月度工作總結(jié)、單向性工作總結(jié)調(diào)查報(bào)告等。

7）批示性文件：包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)

等以及公同各類任命工作指示等。

8）憑證性文件：包括公司各部門上報(bào)的在日常活動(dòng)中形成的原

始記錄和憑證、如財(cái)產(chǎn)狀況房屋銷售、合同書、協(xié)議書、

意向書等原始記錄和文本。

9）匯報(bào)性文字資料：包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和

相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言，匯報(bào)或發(fā)布

的各類文書資料。

10）聲像制品資料：包括公司及下屬各部在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治，文

件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)，考察時(shí)或外部門提供的，以聲

像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料

等。

11）題贈(zèng)性資料：包括二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題

詞書畫，工藝制作等。

⑵工程檔案:立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件,勘察、測(cè)

繪、設(shè)計(jì)文件，開工審批文件，招投標(biāo)文件，工程質(zhì)量監(jiān)督手

續(xù)，工程財(cái)務(wù)文件，工程竣工驗(yàn)收文件，竣工圖等從立項(xiàng)到竣

工的具有保存價(jià)值的全過(guò)程系統(tǒng)資料。

⑶營(yíng)銷類檔案：廣告推廣資料、市場(chǎng)調(diào)查資料、可行性報(bào)告及

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

策劃方案、客戶資料，招商協(xié)議或合同資料等各類與營(yíng)銷相

關(guān)的資料。

14）圖書資料：各類圖書，圖書目錄，圖書管理登記表等與圖書相

關(guān)的資料。

⑸會(huì)計(jì)檔案：有關(guān)會(huì)亡工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)

戈I」、總結(jié)、報(bào)告、合同以及往來(lái)文書都應(yīng)歸檔。會(huì)計(jì)憑

證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料可由會(huì)計(jì)部門

自行歸檔。

⑹人事檔案:人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

4檔案編碼

根據(jù)職能活動(dòng)和檔案形成的特點(diǎn)，劃分為13類二級(jí)類目，行政

管理檔案（A）、經(jīng)營(yíng)管理檔案（B）、合同檔案（C）、財(cái)務(wù)檔案

（F）、人事檔案（P）、題贈(zèng)性資料（T）、工程檔案（E）、基礎(chǔ)建

設(shè)類檔案（FC）、營(yíng)銷設(shè)計(jì)檔案（FD）、圖書資料（BM）、網(wǎng)絡(luò)技

術(shù)類（N）、設(shè)備儀器檔案（日）、特種載體（SC）。

1）根據(jù)職能活動(dòng)和檔案形成的特點(diǎn)，每個(gè)大類下設(shè)置若干個(gè)三

級(jí)類目（屬類）。

2）錄音、錄像、照片、計(jì)算機(jī)軟盤（磁盤）和其它非紙質(zhì)載

體形式的檔案，按載體類別分別編號(hào)。即：按照片、錄音

帶、錄像片、光盤、實(shí)物分別編號(hào)，用特種載體（SC）?

類另U［照片（F）、錄音帶（T）、錄像帶（V）、光盤（CD）、

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實(shí)物（P）］標(biāo)識(shí)。

4.1檔號(hào)的編制

檔案的編號(hào)采用“（公司名+一級(jí)類目）一年度一二級(jí)類目一案

卷號(hào)”方式，設(shè)類目號(hào)、年度號(hào)、案卷號(hào)。

4.2分類標(biāo)識(shí)方法：

1）采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。類目

號(hào)、年度號(hào)、案卷號(hào)之間,用連接符號(hào)“一“連結(jié)。

例如：電子城《關(guān)于宿舍管理的通知》文件，其檔號(hào)可標(biāo)識(shí)為一一

i.DZCX-------A—001

ii.△△△△

1.IIII——案卷順序號(hào)

2.II|----------------二級(jí)類目

3.II------------------------年度

4.|------------------------------------一級(jí)類目代號(hào)，表示電子城公司

行政

2）音像、圖片、磁盤等特種載體檔案，一級(jí)類目設(shè)實(shí)物資料

（SC?P）、聲像資料（SOV）、電子檔資料（TZ?E）、其它資料

（TZ-O）o二級(jí)類目按工程項(xiàng)目類（G）、人物類（R）、會(huì)議類

（H）、參觀視察類（C）、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)類（J）、榮譽(yù)類（Y）、文體活

動(dòng)類（W）。其檔號(hào)可標(biāo)識(shí)為DZCTZ?S——G-OOOlo

4.3檔案分類體系表

一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目

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代

代號(hào)類目名稱類目名稱代號(hào)類目名稱

號(hào)

B辦公文件按機(jī)構(gòu)設(shè)置

A安全保衛(wèi)

F法律事務(wù)

H匯報(bào)性文字資料

Z證件性文書資料

X行政管理類D檔案和信息管理

G固定資產(chǎn)管理

L后勤管理

R個(gè)人資料

W外事工作

P憑證性文件

Y經(jīng)營(yíng)決策按機(jī)構(gòu)設(shè)置

J計(jì)劃工作

H會(huì)議記錄

J經(jīng)營(yíng)管理類G法規(guī)性文件

C財(cái)務(wù)管理

Z總結(jié)性文件

P批示性文件

G廣告、推廣資料按項(xiàng)目設(shè)置

S設(shè)計(jì)資料

Q企劃資料

B報(bào)告策劃類

Y營(yíng)銷設(shè)計(jì)

ZS招商資料

K客戶資料

Z樓宇租賃、售租

X其它相關(guān)資料

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S設(shè)備儀器按設(shè)備種類設(shè)置按型號(hào)設(shè)置

G規(guī)劃設(shè)計(jì)按項(xiàng)目設(shè)置

G工程檔案W工程文件

Q其它

Z總圖運(yùn)輸

T土建

G給排水

JC基礎(chǔ)建設(shè)類F采暖通風(fēng)按項(xiàng)目設(shè)置

D電氣

DZ電子計(jì)算機(jī)

J機(jī)械

H合同管理

G公司股東會(huì)、董事按項(xiàng)目設(shè)置

S訴訟、公共/商務(wù)

H合同檔案

事務(wù)

Z政策研究

C上市籌備

Q其它

Z帳薄按年度設(shè)置

P憑證

C財(cái)務(wù)檔案

B報(bào)表

Q其它

R人事檔案

T題贈(zèng)性資料

TS圖書資料

W網(wǎng)絡(luò)技術(shù)類

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G工程項(xiàng)目類按項(xiàng)目設(shè)置

R人物類

（TZ?S）實(shí)物資料

TZH會(huì)議類

（TZ?S）聲像資料

特種檔C參觀視察類

（TZ-S）電子檔資

案J經(jīng)營(yíng)活動(dòng)類

料（TZ?S）其它

Y榮譽(yù)類

W文體活動(dòng)類

5檔案保管期限

5.1公司文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30

年、。

5.2永久保管的文書檔案主要包括：

1）公司章程；

2）股東名簿;

3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；

4）董事會(huì)及股東會(huì)相關(guān)文件材料；

5）年度會(huì)計(jì)報(bào)表;

6）公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，政府機(jī)

關(guān)核準(zhǔn)文件；

7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；

8）工程設(shè)計(jì)圖；

9）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

10）其它經(jīng)核定須永久保存的文書。

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5.330年定期保管的文書檔案主要包括：

1）重要的事業(yè)計(jì)劃資料；

2）重要的賀信、賀電籌備工作、選舉過(guò)程中形成的相關(guān)文件

材料；

3）公司關(guān)于次重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，政府

機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

4）集團(tuán)公司下屬分、子公司及各部門重要函件、請(qǐng)示與集團(tuán)

公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

5）集團(tuán)公同下屬分、子公司及各部門報(bào)送的年度或年度以上計(jì)

戈I」、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

6）其它經(jīng)核定須保存30年的文書。

5.4定期保管的文書檔案主要包括：

1）期滿或解除之合約；

2）本公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;公司召開會(huì)

議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

3）公司人事管理工作形成的一般性文件材料；

4）公司一般性事務(wù)管理文件材料；

5）公司關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般

性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;集團(tuán)公司下屬分、子公司

及各部門關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與集團(tuán)公司的復(fù)

函、批復(fù)等文件材料；

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

6）其它經(jīng)核定須保存的文書。

5.5公司形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其它專門文件材料的歸檔范

圍和檔案保管期限,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6密級(jí)檔案管理

檔案級(jí)別分類

檔案按其密級(jí)程度分為“絕密“、“機(jī)密“、“秘密“、”

普通“四級(jí)。

6.1絕密檔案包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)

營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100

萬(wàn)元以上的重大合同。

6.2機(jī)密檔案包括：

1）財(cái)務(wù)資料；

2）公司重要會(huì)議紀(jì)要；

3）公同經(jīng)營(yíng)情況;

4）人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；

5）技術(shù)資料;

6）金額在10萬(wàn)?100萬(wàn)兀的合同。

6.3秘密檔案包括：

1）重要項(xiàng)目資料；

2）項(xiàng)目合同協(xié)議。

3）金額在10萬(wàn)以下需要加密的合同。

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6.4普通檔案包括

各部門提交的周期性計(jì)劃和總結(jié)性文件；

7檔案的收集整理與歸檔

7.1檔案的收集：

7.L1集中收集

檔案信息部每年2月份下發(fā)通知，要求各部門、分公司移交前

一年的文書類資料，各部門、分公司文員按照要求整理好檔案，進(jìn)

行分類編碼，填寫移交清單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后按規(guī)定對(duì)檔案

進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔。檔案部和信息部負(fù)責(zé)人對(duì)移交清單進(jìn)行

核對(duì),符合要求的進(jìn)行接收,檔案管理員對(duì)接收的文件進(jìn)行立卷,并

上傳至檔案管理系統(tǒng)。

7.1.2平時(shí)歸卷

1）各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的

文件材料,由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

2）應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由具體承辦人負(fù)責(zé)積累，辦理完畢后應(yīng)

在3個(gè)工作日內(nèi)向所在部室檔案管理員移交。

3）收發(fā)文的歸檔需即辦即立卷。具體流程詳見文書管理制

度。

4）招商資料：誠(chéng)意金客戶的原始資料需在辦理好手續(xù)后即歸檔,

各類展會(huì)收集到的資料需在一個(gè)星期內(nèi)歸檔；各招商部門平

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時(shí)做市場(chǎng)調(diào)研時(shí)收集到的客戶資料需在一個(gè)星期內(nèi)歸檔；接

待登記冊(cè)（行政部）需每月月底歸檔。

5）設(shè)備、儀器中的隨機(jī)資料（合格證、使用說(shuō)明書等資料）在

設(shè)備、儀器安裝完畢后由經(jīng)辦人清點(diǎn)，三天內(nèi)向檔案室移

交歸檔。

6）特種載體檔案可隨時(shí)歸檔。

7）工程及基建類的不同階段及時(shí)歸檔，在工程檢工過(guò)程中，要

進(jìn)行竣工圖的繪制和竣工資料的收集、整理工作。竣工圖

紙、資料在工程交工驗(yàn)收后15天內(nèi)歸檔。

8）人事檔案為次年的一月份移交歸檔。

9）屬各部門下發(fā)的公文,發(fā)文三天內(nèi)應(yīng)將公文原件及領(lǐng)導(dǎo)批

示、與該文件有關(guān)的資料一并交檔案信息部集中歸檔。

10）對(duì)已歸檔文件進(jìn)行變更、修改、補(bǔ)充的、公同產(chǎn)權(quán)變動(dòng)

過(guò)程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。

11）密級(jí)文件材料須在事項(xiàng)辦結(jié)后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔完畢。

⑵機(jī)密級(jí)以上檔案，須封裝完整，不得將內(nèi)容信息直接顯露在

外。

13）專業(yè)性較強(qiáng)或需要保密的檔案，經(jīng)公司主管檔案工作副總裁

同意，能夠延長(zhǎng)向檔案信息部移交的期限；由于保管條件惡

劣可能導(dǎo)致檔案不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀時(shí)，能夠提前向檔案部

移交。

14）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

15）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，遵循其形成規(guī)律加以系統(tǒng)整理,

按歸檔范圍及保管期限分類組卷,并編制卷內(nèi)文件目錄。

16）各部門檔案管理員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完

整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門檔案工作

領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)后向檔案信息部移交。重要明目的文件材料

移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明。檔案人員接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔

文件材料的質(zhì)量。

17）交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)

一式兩份，雙方各留一份以備查考。檔案移交清冊(cè)及卷內(nèi)目

錄應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子表格形式的文件備查。

7.1.3立卷

兩個(gè)以上部門（公司）合作完成的項(xiàng)目，主辦部門（公司）保存

全套文件材料，協(xié)辦部門（公司）保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文

件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按合同協(xié)議要求執(zhí)行。

1）案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文

件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

2）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全

完整。

3）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正仁與附件、印件

與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。

絕密文檔應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密

切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。

4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示

與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨

年度的規(guī)劃放在針正確第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針

正確最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其

它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件

材料應(yīng)依序排列在一起。

6）案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫

的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

7）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、

清晰,禁止涂改。

8）密級(jí)檔案形成后須按規(guī)定正確標(biāo)識(shí)密級(jí)（XX紅色密級(jí)標(biāo)

簽）、保密期限和份數(shù)，防止密級(jí)失當(dāng)，防止保密期限和份

數(shù)不明。

7.2檔案歸檔形式

1）須把同一內(nèi)容、不同載體形式的材料一起歸檔，如紙質(zhì)文

件、電子原件、軟件光盤等;實(shí)物類需拍照形成電子版。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

2）紙質(zhì)文件：在左上角包紙裝訂好，統(tǒng)一用A4紙打印，使用公

司標(biāo)識(shí)的word模板，頁(yè)數(shù)多的需編制頁(yè)碼。按照檔案歸檔

規(guī)范,送至檔案部辦理歸檔手續(xù)。

3）紙質(zhì)密級(jí)文件歸檔時(shí)，密件經(jīng)辦人可視密件等級(jí)，確定是否

需密件封套后歸檔。絕密級(jí)文件必須以封裝的形式歸檔，并

在封面上注明歸檔單位、歸檔人、文件名稱、附件數(shù)、

件數(shù)、頁(yè)數(shù)、成文日期、保存年限、機(jī)密等級(jí)、保密期

限、解密條件等相關(guān)檢索性信息，封口簽章后，送檔案部辦

理歸檔手續(xù)。

4）機(jī)密級(jí)以上電子文件須以加密封裝包的形式進(jìn)行物理歸檔,

物理歸檔完畢后再單獨(dú)發(fā)送對(duì)應(yīng)的打開密碼，嚴(yán)禁將封裝包

與密碼一起歸檔。

5）密級(jí)文件歸檔時(shí)應(yīng)制作一式兩份的檔案移交目錄，交接雙方

根據(jù)移交目錄對(duì)歸檔文件進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并在移交目錄上簽

字確認(rèn)。簽字后的檔案移交目錄由檔案室和移交單位各留

一份。

6）電子版文件按照檔案分類整理上傳至服務(wù)器，經(jīng)過(guò)檔案鑒定

后進(jìn)行檔案編碼，統(tǒng)一上傳至檔案管理系統(tǒng)。電子版文件傳

送時(shí)不得利用外網(wǎng)進(jìn)行,以免遭破壞丟失。

7）密級(jí)文件電子版移交傳送時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行密碼設(shè)置后方能

進(jìn)行上傳。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

73文件質(zhì)量要求

1）字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完

備。請(qǐng)示和批復(fù),印本和底稿,正文和附件必須立在一起。

2）文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛

筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,禁止涂改。

3）復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固

程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。

4）錄音、錄像資料應(yīng)保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須

詳細(xì)記錄事由，時(shí)間，地點(diǎn),主要人物,背景，攝錄者,歸檔聲

像資料必須是原版,原件,清晰,完整。

5）各類實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品,獎(jiǎng)杯,錦旗,證書,牌匾饋贈(zèng)品等）歸檔

必須有原件,并保持其完好無(wú)損。

7.4檔案的整理：

7.4.1裝訂

1）歸檔文件一般按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正

文在前,附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)又與復(fù)文

作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后；結(jié)論性文件在前,依據(jù)性

文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在

前,原文在后；

2）采用左上角裝訂的，應(yīng)將左上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

將左下側(cè)對(duì)齊。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進(jìn)行折疊,

小于16開幅面的要用A4紙進(jìn)行托裱；

3）裝訂方法可根據(jù)需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固

定、線繩三孔左側(cè)裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方

法。對(duì)已裝訂成冊(cè)的可不再拆卷重裝。

7.4.2編目

7.4.2.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)

行編目。歸檔文件裝入盒后，填寫卷內(nèi)文件目錄，歸檔文件目錄設(shè)

置件號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等I頁(yè)目,

歸檔文件目錄基本格式詳見附表表2《卷內(nèi)文件目錄》。

1）件號(hào)：填寫機(jī)構(gòu)件號(hào)。歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為

界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別

編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）0在分類方案的

最低一級(jí)類目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種

保管期限名編一個(gè)流水順序號(hào)，如永久件號(hào)：1、2、3……

82

30年件號(hào)：1、2、3……73

件號(hào)：1、2、3……243

2）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名

者。

3）文件編號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)或機(jī)構(gòu)編號(hào)。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

4）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題,

外加“號(hào)。

5）日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如

0809o

6）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一

頁(yè)?？瞻醉?yè)不計(jì)入。

7）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,

如。

8）備注:注釋文件需說(shuō)明的情況。

7.422歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)人4型（長(zhǎng)x寬為

197mmx210mm）o

7.423歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面

設(shè)置全宗名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、問(wèn)題（項(xiàng)目）名稱、保管期限等

項(xiàng)目。目錄一式三套，一套由歸檔部門（公司）保存?zhèn)洳?，一套裝入

檔案盒,一套檔案室備案。

7.4.3裝盒

歸檔文件應(yīng)按機(jī)構(gòu)件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備

考表。

7.4.3.1檔案盒及檔案袋

1）檔案盒的外形尺寸為310mmx220mm（長(zhǎng)x寬），盒脊厚度

能夠根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm、50mm等。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

2）檔案盒應(yīng)在盒脊設(shè)置機(jī)構(gòu)名稱、保管期限、起止件號(hào)、

盒號(hào)等項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一

件文件的件號(hào)，中間用“-”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序

號(hào),在檔案移交時(shí)統(tǒng)一編制。

3）檔案盒可根據(jù)需要采用337克無(wú)酸紙或藍(lán)色塑料檔案盒制

作。

4）密級(jí)類檔案裝置要求:牛皮紙檔案袋,外形尺寸為310mmx

220mm（長(zhǎng)x寬）。

7.4.3.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理

人、檢查人和日期。《備考表》見附件表7。

1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移

出、銷毀等情況。

2）整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，由檔案室

人員填寫。

4）日期:歸檔文件整理完畢的日期。

7.4.33裝盒時(shí)要注意兩點(diǎn)：

1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放在同一盒；

2）不同類型的檔案資料不應(yīng)放在同一盒；

3）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

7.4.4檔案排架管理方法

1）行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、營(yíng)銷設(shè)計(jì)類檔案采用機(jī)構(gòu)一

一事項(xiàng)一一年度排列。

2）合同檔案按問(wèn)題一一項(xiàng)目名稱（或年度）排列。

3）工程檔案按二級(jí)類目一一項(xiàng)目名稱排列。

4）會(huì)計(jì)檔案案卷按形式一一年度排列。

5）特種載體檔案按載體類別一一事項(xiàng)排列。

7.5密級(jí)檔案的保管

1）密級(jí)檔案須與公共檔案分開存放，絕密、機(jī)密檔案實(shí)行專

柜、專人、上鎖管理。

2）密級(jí)檔案須以件為單位裝盒入柜保管，盒內(nèi)檔案以文件編

號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，不同密級(jí)的檔案不得裝入同一盒

內(nèi)。

8特種載體檔案管理

8.1.特種載體檔案包括實(shí)物檔案、聲像檔案和電子檔案等。

8.2.本辦法適用于集團(tuán)總部,各公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定本公司特

種載體檔案管理辦法,集中統(tǒng)一管理。

8.3.實(shí)物檔案管理

8.3.1.本法規(guī)定的實(shí)物檔案范圍包括：

1）公司各類證照;

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

2）集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、牌

匾；

3）對(duì)外交往中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品；

4）公司發(fā)展歷程中的漸變性套裝；

5）其它有保存利用價(jià)值的實(shí)物。

2.1.5.實(shí)物檔案應(yīng)在取得證照、獲得獎(jiǎng)勵(lì)或接收饋贈(zèng)品5個(gè)

工作日內(nèi)向檔案管理人員移交。

2.1.6.各部門檔案管理員平時(shí)應(yīng)注意收集、整理實(shí)物檔案,

并負(fù)責(zé)向檔案室移交。

2.1.7.歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)有文字說(shuō)明。文字說(shuō)明要準(zhǔn)確反映

實(shí)物檔案的事由、時(shí)間等要素。

2.1.8.向檔案信息部移交實(shí)物檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù),

一式兩份,雙方各執(zhí)一份備查。

2.1.9.實(shí)物檔案目錄項(xiàng)目包括：序號(hào)、題名、頒發(fā)單位、獲

獎(jiǎng)單位（個(gè)人）、獲獎(jiǎng)時(shí)間、實(shí)物形式、數(shù)量、備注等。題

名需簡(jiǎn)明概括實(shí)物檔案的具體內(nèi)容。

2.1.10.檔案信息部應(yīng)建立實(shí)物檔案臺(tái)帳，做到賬物相符。

8.3聲像檔案管理

8.4.1聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等載體。凡是

公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片、錄音帶、

錄像帶、光盤等材料，均應(yīng)歸檔保存。

8.3.2聲像材料的歸檔實(shí)行”誰(shuí)主辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)收集整理”的原則。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

凡是歸檔的聲像材料，必須圖像清晰、聲音清楚，同時(shí)必須

是原版、原件，并加以必要的文字說(shuō)明。

8.3.3聲像檔案按年度-問(wèn)題進(jìn)行分類，問(wèn)題分類如下：

序號(hào)問(wèn)題名稱內(nèi)容

1）工程項(xiàng)目類公同建設(shè)項(xiàng)目的聲像信息材料（包括:開工前的原

址、原貌、地基及基礎(chǔ)錄像、主體工程施工、工程施工組

織、工程質(zhì)量等）

2）人物類公司領(lǐng)導(dǎo)、員工等的照片

3）會(huì)議類各種重要會(huì)議的聲像信息材料

4）參觀視察類各級(jí)政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或社會(huì)知名人士視察、檢查

工作的聲像信息材料

5）業(yè)務(wù)活動(dòng)類公司重大活動(dòng)、重要外事活動(dòng)及職能活動(dòng)的聲

像信息材料

6）榮譽(yù)類獲得各種獎(jiǎng)項(xiàng)、稱號(hào)的榮譽(yù)實(shí)物的聲像信息材料

7）文體活動(dòng)類公司組織的各項(xiàng)文娛體育活動(dòng)的聲像信息材料

8）其它類其它需歸檔的聲像材料

8.4.4聲像檔案目錄應(yīng)包括序號(hào)、主要內(nèi)容、責(zé)任者、形成日

期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。主要內(nèi)容應(yīng)包括事由、人

物等內(nèi)容。

8.3.4數(shù)碼照片整理

8.4.5.1數(shù)碼照片指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)字

形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，農(nóng)賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

8.4.5.2凡是反映公司工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均

屬收集范圍。

8.4.5.3凡屬收集范圍的數(shù)碼照片，由攝影者或形成部門進(jìn)行整理,

以機(jī)讀目錄形式,提供移交數(shù)碼照片的拍攝時(shí)間、內(nèi)容、

拍攝者等基本著錄信息，在形成后10個(gè)工作日內(nèi)向公司

檔案信息部移交歸檔。

8.4.5.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF等通用格式，內(nèi)容必須

是未加任何更改或修飾的原版和原件。

8.4.5.5歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整。

8.4.5.6對(duì)反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔,

反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只收集一張。沒有保存價(jià)

值或重復(fù)的數(shù)碼照片不得歸檔。

8.4.5.7拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬(wàn)以上，掃描照片的線數(shù)

應(yīng)不低于600dpio

8.4.5.8數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持?jǐn)?shù)碼照片檔案的

有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

8.4.5.9數(shù)碼照片按照年度-問(wèn)題分類。年度內(nèi)采用流水編號(hào)。

8.4.5.10數(shù)碼照片目錄項(xiàng)目包括：數(shù)碼照片號(hào)、事由、主要人

物、拍攝者、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、備注。其中，數(shù)碼

照片號(hào)由“形成年度+流水號(hào)”構(gòu)成。

8.4.5.11移交數(shù)碼照片應(yīng)附有文字說(shuō)明，體現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、人

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

物、事由等要素，準(zhǔn)確地反映數(shù)碼照片的內(nèi)容。

8.5電子文件管理辦法

8.5.1.電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)

于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、

處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

8.5.2.電子文件的歸檔范圍及保管期限同紙質(zhì)文件。

8.5.3.歸檔電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上，推薦

使用不可擦寫的光盤。光盤應(yīng)放置在光盤盒內(nèi)，盒上應(yīng)貼有

標(biāo)簽，寫明存儲(chǔ)文件名稱、內(nèi)容概要、時(shí)間，同時(shí)應(yīng)制作電

子文件歸檔清單,與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

8.5.4.對(duì)歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式

的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上與紙質(zhì)或其它載體

格式保持一致。

8.5.5.具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒

有紙質(zhì)等拷貝件,必須制成紙質(zhì)文件一并歸檔。

8.5.6.開發(fā)性質(zhì)的軟件及其補(bǔ)丁,以年度為周期刻盤存檔。

8.5.7.電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)說(shuō)明其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件，必要

時(shí),應(yīng)連同專用軟件一并歸檔。

&5.8.電子文件移交應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，內(nèi)容包括:

硬件環(huán)境有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

8.5.9.電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行。原電子文件載體在

完成電子文件歸檔后,在其形成部門須保留一年以上。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

8.5.10.歸檔的電子文件至少一式兩套,一套封存保管（A），一套

供查閱調(diào)用（B）。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。

8.5.11.向檔案信息部移交特殊載體檔案，按規(guī)定辦理移交手續(xù),

填寫檔案移交清冊(cè)，一式兩份,雙方各執(zhí)一份備查。

9檔案借閱、利用工作

9.1公同內(nèi)檔案利用的方式

1）提供檔案原件。

2）提供檔案復(fù)印件。

3）提供文獻(xiàn)索引資料。

9.2借閱管理

9.2.1檔案主要供本公司利用，一概不得外借。如情況特殊,外單位

人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可查閱。

9.2.2各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資

料。如需查閱非本部門重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)

導(dǎo)或原形成檔案的部門批準(zhǔn),方可借閱。

1）人事檔案：人力資源部人員可調(diào)閱查看人事內(nèi)部相關(guān)資料，其

它部門相關(guān)人員需要調(diào)閱經(jīng)人力資源總監(jiān)審批后方可借閱。

2）財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)總監(jiān)可直接查看財(cái)務(wù)相關(guān)檔案，其它人員調(diào)閱

需經(jīng)總裁辦及財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后方可查閱。

3）密級(jí)檔案：公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四個(gè)

級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批能夠借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí);普通

級(jí)檔案經(jīng)審批可借閱，時(shí)限不大于24小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必

須由總裁秘書或總裁助理批準(zhǔn)。

9.2.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印，復(fù)制,

翻印,不得擅自拆散,調(diào)整,抽取,污損,不得轉(zhuǎn)借。

9.2.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用

復(fù)印,照片,重印副本,摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原

告無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制

件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。

9.2.5調(diào)閱資質(zhì)文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正、副本）、政務(wù)本、稅務(wù)登記

證（正、副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（代碼卡）、開戶許可證、

法人身份證等資料時(shí),在復(fù)印件上需加蓋受控章，以示辦理權(quán)

限性及時(shí)限性。受性章加蓋規(guī)范：1）如調(diào)閱法人身份證，需將

受控章加蓋至身份證正面位置;2）其它相關(guān)證件,需招受控章

加蓋至有文字之處,不得加蓋至空白處。

9.2.6檔案一般不得借出，如有特殊情況，能夠短期借閱，最多為5

天，但必須辦理借閱手續(xù)，填寫調(diào)閱單（附件1）,如延長(zhǎng)借閱

時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催

還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告

主管部門及時(shí)處理，

9.2.7檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任

心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

9.2.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按要求整理已形成的文

件材料,并退還所借檔案,經(jīng)審查無(wú)誤后簽字后,才能調(diào)離。

9.2.9有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人警告、辭退并酌

情賠償經(jīng)濟(jì)損失等相關(guān)處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1）毀損，丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2）擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案

3）涂改，偽造檔案

4）未及時(shí)上報(bào)歸檔者

9.2.8電子檔進(jìn)行借閱時(shí),需在文檔上蓋上電子版印章，將文檔轉(zhuǎn)成

PDF版后調(diào)出。

10檔案修整及清理

10.1對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。

10.2檔案須保證字跡清楚，圖樣清晰，畫面整潔。對(duì)已損壞的密級(jí)

檔案須予以修補(bǔ)，字跡模糊或易褪變的檔案須予以復(fù)印。對(duì)庫(kù)

藏電子檔案每4年轉(zhuǎn)存轉(zhuǎn)錄一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少

于4年。磁性載體發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。

1。.3每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新檔案系統(tǒng)及檔案手冊(cè)，做

好文件索弓I,以便查找。

10.4檔案庫(kù)房應(yīng)貫徹”以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好溫

濕度控制和調(diào)節(jié)，防治有害生物、防塵、防火、防盜，做好

照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。

1）存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫(kù)房或裝具。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

2）檔案庫(kù)房宜選用白熾燈作為人工照明光源，照度不超過(guò)100勒

克斯。如采用熒光燈時(shí)，應(yīng)采用冷光源熒光燈。

3）庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24C（±2C）;相對(duì)濕度應(yīng)控制在

-

4560%（±5%）o

4）庫(kù)房應(yīng)定時(shí)測(cè)記溫濕度，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。必要時(shí)應(yīng)配備除

濕機(jī)、空調(diào)或增濕設(shè)備。

5）檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘

米，柜側(cè)間距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè),

便于通風(fēng)降濕。

6）庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙，不得堆放雜物或與檔案無(wú)關(guān)的物品。

7）檔案管理人員應(yīng)保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，離開檔案庫(kù)房應(yīng)及

時(shí)關(guān)門上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門

囪。

8）檔案室嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)制度，建立健全登記手續(xù)。非檔案

工作人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

9）檔案工作人員每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措

施予以處理。

10）對(duì)庫(kù)臧電子檔案每?jī)赡隀C(jī)讀抽檢一次,抽檢率不低于10%0

10.5襠案的安全檢查

檔案的定期檢查，可根據(jù)本部門的具體情況而定。不定期的檢查,

應(yīng)在下列情況下進(jìn)行：

1）發(fā)現(xiàn)檔案遺失或被盜竊后；

2）水災(zāi)、火災(zāi)之后；

3）對(duì)某些檔案（如利用頻繁的部分）是否遺失發(fā)生懷疑時(shí)；

4）發(fā)生蟲害、霉?fàn)€、潮濕現(xiàn)象時(shí)。

5）檢查時(shí)需做好檢查記錄,記錄應(yīng)以全宗為單位進(jìn)行,最后應(yīng)根據(jù)

記錄作出檢查報(bào)告。檢查工作完畢后,對(duì)檢查出的問(wèn)題,應(yīng)仔細(xì)

進(jìn)行研究，做認(rèn)真的處理,必要時(shí)對(duì)某些制度做適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

11檔案?jìng)浞葜贫?/p>

11.1公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

11.2每半年檔案管理員需將檔案庫(kù)里的電子版檔案刻錄入光碟，并

編寫好目錄標(biāo)簽。

1L3各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處

理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦

法》管理。

11.4備份盤與源盤應(yīng)分開存放,公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

12檔案銷毀管理

12.1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

12.2對(duì)保管到期的檔案，檔案室應(yīng)組織專人進(jìn)行鑒定，鑒定工作由

公同分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門人員、檔案室人員三方組

成的鑒定小組負(fù)責(zé)。鑒定小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔

案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司主管檔案工作領(lǐng)

導(dǎo)審批后,進(jìn)入檔案銷毀程序。

12.3對(duì)已到保密期限的密級(jí)檔案必須由總裁批準(zhǔn)方可銷毀；一般的

檔案資料,由總裁辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀°

12.4經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公句檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的

《檔案資料銷毀審批表》（見附件表8）和將要銷毀的檔案資

料做好登記并歸檔?！稒n案銷毀清冊(cè)》（見附件表9）永久保

存。銷毀清冊(cè)的封面需設(shè)置全宗號(hào)、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)減小

人的簽字及銷毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊(cè)中檔案銷毀登記表要設(shè)置

序號(hào)、文件題名、所屬年度、檔號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管

期限、文件頁(yè)數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的

內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。

12.5經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),

再行銷毀，以免誤毀。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下

列四種:未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項(xiàng);正在項(xiàng)引建設(shè)期間的建

設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)售出立卷，直

到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

12.6銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得

少于二人,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字,該冊(cè)為永

久保存。

12.7銷毀方式能夠采用焚燒、粉碎或送指定的造紙廠化成紙漿。

12.8銷毀電子文件,應(yīng)將存儲(chǔ)載體格式化或進(jìn)行粉碎處理。

13檔案統(tǒng)計(jì)

集團(tuán)檔案部每年3月31日前進(jìn)行集團(tuán)范圍內(nèi)的檔案統(tǒng)計(jì)工作。

做好檔案的接收、移出、銷毀情況的統(tǒng)計(jì)；組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成

情況的統(tǒng)計(jì);室藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具的統(tǒng)計(jì);檔案

借閱與利用情況統(tǒng)計(jì)等工作；并做好統(tǒng)計(jì)資料的整理、分析與管

理。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

14檔案管理的監(jiān)管

14.1檔案管理系統(tǒng)自執(zhí)行之日始，各部門主管即為其部門檔案管理

系統(tǒng)的監(jiān)管負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門檔案資料的系統(tǒng)管理執(zhí)行

情況。

14.2檔案室的鑰匙:總裁辦一把,檔案部一把。

14.3違規(guī)處理，未按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行或未完全執(zhí)行檔案管理系統(tǒng)的負(fù)責(zé)

人,將列入績(jī)效考核項(xiàng)目進(jìn)行扣分。

15檔案保密制度

15.1檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)有關(guān)

保密制度，嚴(yán)格保守檔案材料的機(jī)密，嚴(yán)防檔案丟失和泄密事

件的發(fā)生,切實(shí)保證檔案材料的安全。

15.2集團(tuán)的一切規(guī)章制度、管理程序、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、投資信息、

資本運(yùn)作信息、項(xiàng)目發(fā)展信息、銷售信息、人力資源信

息、成本信息、客戶名單、投資計(jì)劃、談判底限等（具體參

見集團(tuán)相關(guān)規(guī)定）都屬于集團(tuán)商業(yè)秘密，未經(jīng)集團(tuán)指定機(jī)構(gòu)批

準(zhǔn)不得對(duì)外宣傳或傳授。

15.3公司在對(duì)外交流與合作中需要提供檔案資料長(zhǎng)，必須經(jīng)集團(tuán)總

裁辦審批同意。凡需提供涉密檔案資料時(shí)，應(yīng)以一定形式明確

當(dāng)事人須承擔(dān)的保密義務(wù)和責(zé)任。

15.4因資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)而轉(zhuǎn)讓檔案的，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定做好保

密工作,確保公司機(jī)密安全。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

15.5帶有密級(jí)的檔案，要在檔案的右上角標(biāo)記密級(jí)，機(jī)密以上的檔

案,應(yīng)專柜存放。

15.6對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查詢，并嚴(yán)格履行借閱手

續(xù)。利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。任

何檔案未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意抄錄、拍照、復(fù)制和公布；凡是出

借的檔案，利用者必須保證檔案的完整、準(zhǔn)確，不得轉(zhuǎn)借她

人。

15.7任何人不得攜帶涉密檔案或其復(fù)制件外出參觀、游覽、探親

訪友和出入其它不利于檔案保密的場(chǎng)所，不得以談話、通信

或任何方式泄露檔案機(jī)密。

15.8對(duì)保管期滿、失去，呆存價(jià)值的檔案文件要嚴(yán)格執(zhí)行銷毀制度,

不得以廢紙出售。

15.9檔案文件的降密和解密必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，檔案人員不得私

自確定檔案降密和解密的日期與范圍。

15.10對(duì)泄露檔案機(jī)密的,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定視情況予以處理;構(gòu)成犯罪

的,依法追究刑事責(zé)任。

15.11如發(fā)生失密、泄密事件，應(yīng)立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便采取

措施。

15.12對(duì)違反保密制度而給公司造成損失的，公司將對(duì)當(dāng)事人及相

關(guān)負(fù)責(zé)人給予嚴(yán)肅處理及至追究法律責(zé)任。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

16附則

16.1本制度由檔案部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由總裁批準(zhǔn)后實(shí)施。

16.2公同各部門,各下屬子公司,各參股公司,各合資合作公司可參

照本規(guī)定執(zhí)行。

16.3本規(guī)定自發(fā)文之日起起施行。

附：《檔案歸檔范圍及時(shí)限、保存期一覽表》

《檔案管理流程》

《檔案立卷歸檔流程》

《查閱檔案資料流程》

《檔案銷毀流程》

表1《移交資料明細(xì)表》

表2《文件歸檔登記表》

表3《卷內(nèi)文件目錄》

表4《案卷目錄》

表5《卷內(nèi)文件歸檔表》

表6《調(diào)檔審批單》

表7《檔案資料查閱登記表》

表8《檔案資料借閱登記表》

表9《未歸還檔案稽催單》

表10《備考表》

表11《檔案銷毀清冊(cè)審批表》

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。

表12《檔案銷毀清冊(cè)》

檔案歸檔范圍及時(shí)限、保存期一覽表

行政管理

序號(hào)歸檔范圍歸檔時(shí)限保存期

1公司成立的原始資料即歸檔永久

2公司章程即歸檔永久

3股東名簿即歸檔永久

4組織規(guī)程及辦事細(xì)則即歸檔永久

5董事會(huì)及股東會(huì)相關(guān)文件材料即歸檔永久

6公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)的和年度的各種計(jì)劃、反映主重要：永久

即歸檔

要職能活動(dòng)的工作總結(jié)或報(bào)告一般：30年

集團(tuán)報(bào)、各類報(bào)刊登載有關(guān)公司情況的通

7即歸檔永久

訊報(bào)道

8公司榮譽(yù)證書、有紀(jì)念憑證的實(shí)物即歸檔永久

9公司捐贈(zèng)有關(guān)材料即歸檔永久

上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司業(yè)務(wù)范圍的文件重要：永久

10材料即歸檔次重要：30年

-一般：

重要：永久

公司向上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文

11即歸檔次重要：30年

件

一般：

12印章的啟用與印模即歸檔永久

公司頒發(fā)的決定、決議、通報(bào)、通知及

13即歸檔永久

規(guī)章制度、辦法、方案、條例、意見等

14公