統(tǒng)一采購(gòu)與物資管理制度

統(tǒng)一采購(gòu)與物資管理制度一、目的與范圍1.1目的本制度的目的是為了規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)與物資管理活動(dòng)，確保采購(gòu)過(guò)程的公正、透亮和高效。通過(guò)統(tǒng)一的采購(gòu)與物資管理制度，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)本錢，保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行。1.2范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部涉及采購(gòu)與物資管理的相關(guān)人員和部門(mén)，包含但不限于采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、部門(mén)經(jīng)理、采購(gòu)員等。二、采購(gòu)流程與程序2.1采購(gòu)需求確認(rèn)與計(jì)劃2.1.1采購(gòu)需求確認(rèn)任何采購(gòu)需求必需經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)與需求部門(mén)確實(shí)認(rèn)后方可進(jìn)行。需求部門(mén)應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)供應(yīng)認(rèn)真的采購(gòu)需求說(shuō)明，并注明需求的緊急程度、預(yù)算限額以及其他緊要信息。2.1.2采購(gòu)計(jì)劃訂立采購(gòu)部門(mén)依據(jù)需求部門(mén)供應(yīng)的采購(gòu)需求信息，訂立采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包含采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間布置等內(nèi)容，并得到相關(guān)部門(mén)經(jīng)理的審核和批準(zhǔn)。2.2供應(yīng)商選擇與評(píng)估2.2.1供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃中的采購(gòu)項(xiàng)目，進(jìn)行供應(yīng)商的篩選工作。供應(yīng)商篩選應(yīng)遵從公平、公正、公開(kāi)的原則，通過(guò)比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)等方面進(jìn)行評(píng)估。2.2.2供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，包含供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)質(zhì)量、交貨期限等方面進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果應(yīng)做出認(rèn)真記錄，并反饋給相關(guān)部門(mén)經(jīng)理。2.3采購(gòu)合同簽訂與審批2.3.1采購(gòu)合同簽訂在確定合適的供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，并由相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審批。2.3.2采購(gòu)合同審批采購(gòu)合同經(jīng)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審批后方可生效。審批過(guò)程應(yīng)記錄審批看法、審核人、審批時(shí)間等信息，并將合同歸檔。2.4采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收2.4.1采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)員依照采購(gòu)合同商定的內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)執(zhí)行，確保及時(shí)向供應(yīng)商支出采購(gòu)款項(xiàng)，定時(shí)接收采購(gòu)物資。2.4.2物資驗(yàn)收采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行驗(yàn)收，并與供應(yīng)商供應(yīng)的出庫(kù)清單進(jìn)行核對(duì)，確保所收到的物資與合同商定的內(nèi)容全都。2.5采購(gòu)檔案管理2.5.1采購(gòu)檔案建立采購(gòu)部門(mén)應(yīng)依照采購(gòu)合同的歸檔要求，建立完整的采購(gòu)檔案。采購(gòu)檔案應(yīng)包含采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商篩選評(píng)估記錄、采購(gòu)合同、采購(gòu)執(zhí)行記錄、物資驗(yàn)收記錄等緊要文件和記錄。2.5.2采購(gòu)檔案管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行完整的管理，確保檔案的完整性、可檢索性和保密性。采購(gòu)檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，并依照規(guī)定的保存期限進(jìn)行歸檔和銷毀。三、采購(gòu)預(yù)算與費(fèi)用掌控3.1采購(gòu)預(yù)算編制采購(gòu)部門(mén)應(yīng)依據(jù)企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，訂立年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)認(rèn)真列明各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審核和批準(zhǔn)。3.2采購(gòu)費(fèi)用掌控3.2.1采購(gòu)費(fèi)用核定采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格掌控采購(gòu)費(fèi)用的核定，確保采購(gòu)費(fèi)用符合預(yù)算要求。任何超出預(yù)算的采購(gòu)事項(xiàng)必需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理的特批才略執(zhí)行。3.2.2采購(gòu)費(fèi)用審核與支出財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行審核，確保費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)供應(yīng)相關(guān)采購(gòu)文件和費(fèi)用憑證，以便財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核和支出。四、采購(gòu)與物資管理的監(jiān)督與檢查4.1監(jiān)督機(jī)構(gòu)與權(quán)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)采購(gòu)與物資管理工作負(fù)有最終監(jiān)督責(zé)任，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體監(jiān)督與檢查工作。監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)建立監(jiān)督檔案，記錄監(jiān)督情況、整改要求和結(jié)果等信息。4.2監(jiān)督內(nèi)容與方式監(jiān)督內(nèi)容重要包含采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)行為的公正性、物資管理的規(guī)范性等。監(jiān)督方式可包含定期檢查、抽樣檢查、隨機(jī)抽查、日常巡查等，監(jiān)督結(jié)果應(yīng)及時(shí)通報(bào)相關(guān)部門(mén)和人員，并督促整改。4.3不良行為處理與懲罰對(duì)于違反采購(gòu)與物資管理制度的不良行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立刻進(jìn)行調(diào)審核實(shí)，并依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的矯正和懲罰。不良行為處理與懲罰應(yīng)公正、公平、嚴(yán)厲。五、附則5.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。5.2本制度自發(fā)布之日起生效，全部涉及采購(gòu)與物資管理的工作應(yīng)依照本制度執(zhí)行。5.3本制度的修訂、解釋及增補(bǔ)內(nèi)容由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人決議并發(fā)布。5.4如有特殊情況需要例外執(zhí)行的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)班子報(bào)備，