《大學(xué)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》課件第7章

第7章數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)Access2007

7.1Access2007概述

7.2Access2007數(shù)據(jù)庫對象

7.3表7.4查詢7.5窗體7.6報(bào)表7.7打印輸出7.1Access2007概述

7.1.1數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識

1.數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(DataBase，DB)，是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的集合，也可表述為長期存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)有組織和可共享的數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DataBaseManagementSystem，DBMS)，是一種操縱和管理數(shù)據(jù)庫的軟件，用于建立、使用和維護(hù)數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制，以保證數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性。用戶通過DBMS訪問數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫管理員通過DBMS進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作。它提供多種功能，可使多個(gè)應(yīng)用程序或用戶以不同的方法同時(shí)或不同時(shí)去建立、修改或詢問數(shù)據(jù)庫，使用戶能方便地定義和操縱數(shù)據(jù)，維護(hù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)Access

Access是MicrosoftOffice組件之一，是在Windows環(huán)境下流行的桌面型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它無需編寫任何代碼，只需通過直觀的可視化的操作就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理任務(wù)。自從1992年11月Access1.0被推出以來，Microsoft公司一直在不斷地完善與增強(qiáng)Access的功能，先后推出了Access1.1/2.0/7.0、Access97/2000和Access2007等。它是一種基于關(guān)系模型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，給用戶提供一個(gè)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理平臺，幫助用戶組織和共享數(shù)據(jù)庫信息。在MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫中，包括存儲信息的表、顯示人機(jī)交互界面的窗體、有效檢索數(shù)據(jù)的查詢、信息輸出報(bào)表、提高應(yīng)用效率的宏、功能強(qiáng)大的模塊工具等。它不僅可以通過ODBC(OpenDatabaseConnectivity)與其他數(shù)據(jù)庫相連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，還可以與Word、Excel等辦公軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和共享，還可通過對象鏈接在數(shù)據(jù)庫中嵌入和鏈接聲音、圖像等多媒體數(shù)據(jù)信息。7.1.2Access2007的特點(diǎn)與功能

Access2007是一個(gè)基于關(guān)系模型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，適用于中小型數(shù)據(jù)庫管理，有以下特點(diǎn)與功能：

(1)存儲文件單一。一個(gè)Access2007數(shù)據(jù)庫文件包含該數(shù)據(jù)庫中的全部數(shù)據(jù)表、查詢及相關(guān)內(nèi)容與功能。

(2)可利用各種圖例查詢，快速獲取數(shù)據(jù)；可利用報(bào)表設(shè)計(jì)工具快速生成自己所需要的數(shù)據(jù)報(bào)表，而不需要編程。

(3)可訪問由dBASE、Paradox、FoxPro等數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫，支持ODBC標(biāo)準(zhǔn)，可利用OLE技術(shù)在數(shù)據(jù)庫中插入各種對象，比如聲音、圖像、視頻等。

(4)支持用戶創(chuàng)建Access對象，包括表、查詢、報(bào)表、宏和模塊；使用數(shù)據(jù)庫模板創(chuàng)建自己的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

(5)支持用戶使用編程語言VBA(VisualBasicforApplication)編寫復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。7.1.3Access2007的啟動(dòng)與關(guān)閉

1.?Access2007的啟動(dòng)

Access2007常用的啟動(dòng)方式有以下幾種：

(1)執(zhí)行“開始/MicrosoftOfficeAccess2007”命令。

(2)執(zhí)行“開始/程序/MicrosoftOfficeAccess2007”命令。

(3)執(zhí)行“開始/我的文檔”命令，在子菜單中啟動(dòng)Access2007文檔。

(4)在桌面空白區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“新建/MicrosoftOfficeAccess2007”命令。

2.?Access2007的關(guān)閉關(guān)閉Access2007的方式有以下幾種：

(1)單擊頁面左上角的Office按鈕，在拉出的菜單中執(zhí)行“退出Access”命令。

(2)單擊標(biāo)題欄右上角的“關(guān)閉”按鈕?。

(3)雙擊頁面左上角的Office按鈕。

(4)按快捷鍵Alt?+?F4。7.1.4Access2007工作界面

Access2007啟動(dòng)后，屏幕會彈出主窗口，如圖7.1所示，和Office的其他組件窗口類似，該窗口主要由Office按鈕、標(biāo)題欄、快速訪問工具欄、選項(xiàng)卡、導(dǎo)航窗格、任務(wù)窗格、模板展示欄、工具欄等部分組成。其中工具欄也稱為功能區(qū)，顯示了各選項(xiàng)卡中的工具按鈕。圖7.1Access2007主窗口

1.選項(xiàng)卡與Office2007其他組件一樣，Access2007也采用選項(xiàng)卡的方式顯示各工具菜單，主要有“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”和“數(shù)據(jù)庫工具”等。如圖7.1所示主窗口的上半部分顯示的是“開始”選項(xiàng)卡中所包含的工具欄按鈕。

2.導(dǎo)航窗格導(dǎo)航窗格也稱為模板類別列表，位于主窗口的左下方，顯示Access2007提供的模板類別，用戶可根據(jù)需要，從中選擇某一類別。比如，功能、本地模板、個(gè)人、教育、商務(wù)等，也可以選擇來自MicrosoftOfficeOnline提供的模板。

3.任務(wù)窗格任務(wù)窗格位于主窗口的右下方，主要顯示近期打開的數(shù)據(jù)庫。若單擊“更多…”，將進(jìn)入“打開”窗口，用戶可在“打開”窗口中選擇需要打開的數(shù)據(jù)庫。

4.模板展示欄模板展示欄位于模板列表右側(cè)、任務(wù)窗格的左側(cè)。當(dāng)用戶選擇某一模板類型后，該類型的模板將顯示在模板展示欄中，如圖7.2所示。圖7.2“模板”窗口7.2Access2007數(shù)據(jù)庫對象

Access2007數(shù)據(jù)庫常用對象包括表、查詢、窗體、報(bào)表、宏和模塊等6種。這些對象的有機(jī)結(jié)合構(gòu)成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。本章以“教職員”數(shù)據(jù)庫為例，介紹數(shù)據(jù)庫的對象，如圖7.3所示。圖7.3數(shù)據(jù)庫對象7.2.1Access2007數(shù)據(jù)庫文件格式默認(rèn)情況下，Access2007數(shù)據(jù)庫文件的擴(kuò)展名為?.accdb。依照軟件版本向下兼容的原則，早期版本的數(shù)據(jù)庫文件(擴(kuò)展名為?.db)在Access2007中可以打開并使用，但是新格式的數(shù)據(jù)庫文件不能在早期版本的Access中打開，也不兼容。如果需要在早期版本的Access中使用新格式的數(shù)據(jù)庫文件，需在保存時(shí)選擇“將數(shù)據(jù)庫另存為其他(低版本)格式”。7.2.2Access2007數(shù)據(jù)庫對象

1.表表是Access2007存儲數(shù)據(jù)的地方，是關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的基本元素，其他對象的操作都是在表的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，其數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫的形式存放在?.accdb文件中。如圖7.4所示的“教職員”表，其中匯總行是可選的，如果選擇無，則值為空，選擇“計(jì)數(shù)”，將顯示行的數(shù)量，相當(dāng)于函數(shù)count()的功能。圖7.4“教職員”表由于數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，只要在數(shù)據(jù)庫的一個(gè)表中保存一次數(shù)據(jù)，就可以從表、查詢、窗體、報(bào)表等多處查看數(shù)據(jù)；修改某處的數(shù)據(jù)后，所有出現(xiàn)該數(shù)據(jù)的地方自動(dòng)更新。所有對數(shù)據(jù)的操作都是對用戶數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的操作。

2.查詢查詢是以數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，依據(jù)給定的條件從指定的一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)庫表中查詢，或從另一個(gè)查詢結(jié)果中檢索出符合要求的數(shù)據(jù)，供使用者查看、更改和分析。它是Access2007數(shù)據(jù)庫的一個(gè)重要對象。符合條件的記錄，構(gòu)成一個(gè)新的數(shù)據(jù)集合，查詢結(jié)果也可作為窗體或報(bào)表的數(shù)據(jù)源，查詢功能的強(qiáng)弱直接影響數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的性能。

3.窗體窗體對象是給用戶提供圖形化界面的操作方式，用于輸入、編輯、顯示表或查詢中的數(shù)據(jù)等。也可使用窗體來控制對數(shù)據(jù)的訪問，方便用戶使用。還可向窗體添加按鈕和其他功能，自動(dòng)執(zhí)行常用的操作。圖7.5所示是Access2007中的一幅“教職員”窗體。為保證數(shù)據(jù)的安全與完整，防止用戶的誤操作，用戶常通過窗體對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，而不直接對表、查詢等進(jìn)行操作。圖7.5“教職員”窗體

4.報(bào)表報(bào)表是以打印格式展示數(shù)據(jù)表或查詢中的數(shù)據(jù)的一種方式，在報(bào)表中可對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，最終生成打印報(bào)表，其主要功能是將表或查詢的數(shù)據(jù)按照設(shè)計(jì)的方式打印出來。用戶可通過控制報(bào)表上每個(gè)對象的大小和外觀，設(shè)計(jì)滿足需要的報(bào)表格式。圖7.6所示是某“教職員”數(shù)據(jù)庫中的“教職員”報(bào)表。圖7.6“教職員”報(bào)表

5.宏

Access2007中，宏可以被認(rèn)為是一種簡化的編程語言，是用戶生成的一個(gè)或者多個(gè)操作命令組成的集合，其中每個(gè)操作實(shí)現(xiàn)特定的功能，是組織整個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的重要工具。利用宏可以自動(dòng)完成一些重復(fù)性操作，從而簡化數(shù)據(jù)庫操作，方便數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理。

Access早期版本中，在不編寫VBA(VisualBasicforApplications)代碼的情況下，無法執(zhí)行許多常用的功能。Access2007中，增添了新的功能和宏操作，不再需要編寫代碼，而使用宏，即可向窗體、報(bào)表和控件中添加功能，且有助于安全性。

6.模塊模塊是用Access2007所提供的VBA語言編寫的程序段，有兩種基本的類型，即對象類模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊。模塊中的每一個(gè)過程都可以是一個(gè)函數(shù)或者一個(gè)子程序。VBA可以看做VB的一個(gè)子集。模塊與宏類似，目的也是使數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序自動(dòng)化，但是模塊可以實(shí)現(xiàn)比宏更細(xì)致的操作和更復(fù)雜的控制功能，可用來開發(fā)高性能、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。一般來說，只有專業(yè)程序員才需要編寫此類模塊，初級用戶只需了解就夠了。7.3表

表是具有一定結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)的集合，是數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)重要對象。但是在創(chuàng)建表之前，必須先創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，再創(chuàng)建查詢、窗體、報(bào)表等對象。其他對象的創(chuàng)建是在數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的。在Access2007中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法有多種：使用本地模板創(chuàng)建，直接創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫，根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫，使用來自MicrosoftOfficeOnline模板等。

7.3.1使用本地模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫使用本地模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，用戶可直接使用現(xiàn)有模板或?qū)δ０迳约痈膭?dòng)構(gòu)成自己所需要的數(shù)據(jù)庫。下面以創(chuàng)建“教職員”數(shù)據(jù)庫為例，介紹使用本地模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫的方法。

1．使用本地模板創(chuàng)建打開Access2007窗口，選擇“本地模板”，在窗口的右側(cè)單擊“教職員”，屏幕顯示如圖7.7所示。在右側(cè)文件名框采用默認(rèn)“教職員”名并選擇保存位置到“D:\”，單擊創(chuàng)建，即“教職員”數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建成功。可以看出，文件擴(kuò)展名為?.accdb。從模板創(chuàng)建的教職員列表包含的字段如圖7.8所示。圖7.7使用“本地模板”創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫圖7.8教職員列表

2.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫單擊Office菜單中的“新建”按鈕，在窗口的右側(cè)顯示“空白數(shù)據(jù)庫”，默認(rèn)文件名為“Database1”，用戶可輸入“教職員1”，如圖7.9所示，保存到位置“D:\”。單擊“創(chuàng)建”按鈕，“教職員1”數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建成功，屏幕顯示如圖7.10所示“表1”，表中所有字段由用戶輸入。圖7.9創(chuàng)建“教職員1”數(shù)據(jù)庫圖7.10表1數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建后，如果需要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫中的對象，可使用創(chuàng)建窗口中提供的快捷方式。下面主要介紹表的創(chuàng)建與修改方法。在Access2007數(shù)據(jù)庫中，表是用來存儲數(shù)據(jù)的最基本的對象，表中的一行稱為一條記錄或一個(gè)元組，表中的一列稱為一個(gè)字段或一個(gè)屬性。一張表中包含若干條記錄，而每條記錄由若干個(gè)相關(guān)的字段組成。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫后，開始創(chuàng)建表，步驟如下：

(1)設(shè)計(jì)表的結(jié)構(gòu)，即確定表中各字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、格式、寬度、小數(shù)位數(shù)等屬性。

(2)錄入數(shù)據(jù)。

3.使用“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡在Access2007主窗口的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中提供了多種創(chuàng)建表的方式，如圖7.11所示，包括創(chuàng)建空表、使用“表模板”創(chuàng)建、通過“SharePoint列表”和使用“表設(shè)計(jì)”創(chuàng)建等。每一種方式側(cè)重于表的不同方面，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的創(chuàng)建方式。本章主要介紹使用“表設(shè)計(jì)”創(chuàng)建表的方法。圖7.11“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡7.3.2使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表在Access2007中，使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表的步驟如下：

(1)打開所要?jiǎng)?chuàng)建表的Access2007數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中“表”工具欄的“表設(shè)計(jì)”按鈕，屏幕顯示如圖7.12所示。

(2)輸入字段名稱，設(shè)置字段類型，為字段添加說明文字。

(3)設(shè)置各個(gè)字段的屬性，為表設(shè)置主鍵。

(4)保存所創(chuàng)建的表。圖7.12“表設(shè)計(jì)”視圖

【例7.1】在“教職員1”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一張“教職工1”表，用來說明使用“表設(shè)計(jì)”創(chuàng)建表的過程。設(shè)“教職工1”表結(jié)構(gòu)如表7.1所示。表7.1“教職工1”表結(jié)構(gòu)

1.表設(shè)計(jì)窗口在表設(shè)計(jì)窗口可完成表設(shè)計(jì)的大部分工作，也可對已經(jīng)存在的表結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。單擊頁面左上角的Office按鈕，選擇打開“D:\”的“教職員1”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”欄下面的“表設(shè)計(jì)”，窗口左邊的列表中的“所有表”將顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)存在的表，如圖7.12所示?？梢钥闯霎?dāng)前“教職員1”數(shù)據(jù)庫中尚沒有表對象。表設(shè)計(jì)視圖分為上下兩部分。上半部分完成表的字段基本結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，包括定義字段名稱、數(shù)據(jù)類型及相關(guān)說明，定義表的主鍵等。下半部分為“字段屬性”窗口，包括“常規(guī)”和“查閱”兩個(gè)選項(xiàng)卡，可根據(jù)實(shí)際情況，定義各個(gè)字段的屬性。在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，可定義字段大小、格式、輸入掩碼、標(biāo)題、默認(rèn)值、有效性規(guī)則、有效性文本、是否為必填字段、是否允許空字符串、是否是索引、輸入法模式、輸入法語句模式、智能標(biāo)記等。屬性窗口中所顯示的內(nèi)容與當(dāng)前字段的數(shù)據(jù)類型有關(guān)，如文本數(shù)據(jù)類型的“Unicode壓縮”和“輸入法模式”等。

2.建立新字段名稱、數(shù)據(jù)類型和說明字段名的命名規(guī)則如下：

(1)字段名稱長度不超過64個(gè)字符，可包含字母、數(shù)字、空格及特殊的字符(除句號“?.?”、感嘆號“?!?”、重音符號“?`?”和方括號“[]”)。

(2)字段名不能以空格開頭，不能包含控制字符。

(3)字段名不能和Access中已有的屬性及其他元素的名稱重復(fù)。字段名一般由帶有一定意義的字母、數(shù)符、下劃線或漢字組成，為了與數(shù)學(xué)表達(dá)式區(qū)分，一般第一個(gè)字符不取數(shù)字。每一個(gè)新創(chuàng)建字段需指定類型。在“說明”列可輸入各字段的相關(guān)說明信息，在用戶輸入數(shù)據(jù)時(shí)，起提示幫助的作用。如圖7.12所示視圖中的“教職工編號”。例如，根據(jù)表7.1輸入字段名稱、數(shù)據(jù)類型、說明，如圖7.13所示。然后，單擊“快速訪問”工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的對話框中輸入表的名稱“教職工1”，按“確定”后，將出現(xiàn)“尚未定義主鍵”的提示框，若單擊“是”按鈕，默認(rèn)第一個(gè)字段作為主鍵，保存并返回“表設(shè)計(jì)”視圖。圖7.13創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)7.3.3表的字段數(shù)據(jù)類型與屬性

1.表的字段數(shù)據(jù)類型表的字段數(shù)據(jù)類型是指該字段在計(jì)算機(jī)內(nèi)部表示的數(shù)據(jù)類型，每個(gè)字段均需指定其類型。Access2007提供了11種數(shù)據(jù)類型，如表7.2所示。表7.2字段的數(shù)據(jù)類型

2.設(shè)置字段常規(guī)屬性不同數(shù)據(jù)類型的字段具有不同的屬性。字段屬性分為“常規(guī)”和“查閱”兩部分，如圖7.14所示?！俺Ｒ?guī)”屬性中最常用的是“字段大小”，用于控制輸入數(shù)符的最大長度。只有文本型、數(shù)字型和自動(dòng)編號型數(shù)據(jù)可以設(shè)置字段大小。文本型字段默認(rèn)最長為255個(gè)字符。在滿足要求和留有余量的前提下，應(yīng)使用較小的“字段大小”。例如表7.3所示的“教職員1”表中，“姓名”、“電子郵箱”、“系”、“工作電話”等字段為文本型，“姓名”字段需考慮少數(shù)民族和其他國家的人名，設(shè)置為20個(gè)字節(jié)。圖7.14數(shù)據(jù)類型表7.3“教職工1”表中各字段的大小數(shù)字類型字段的大小分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復(fù)制ID和小數(shù)等7種，如圖7.14所示，分別占用1、2、4、4、8、16和12個(gè)字節(jié)的存儲空間。自動(dòng)編號數(shù)據(jù)類型的字段大小有長整型和同步復(fù)制ID兩種。長整型用于記錄主鍵的編號；同步復(fù)制ID主要用于以自動(dòng)編號字段為主鍵的數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)記錄多于100條時(shí)，同步復(fù)制ID型的自動(dòng)編號數(shù)據(jù)可以避免在每個(gè)副本中將多條記錄指定為同一個(gè)主鍵值。7.3.4表結(jié)構(gòu)的修改用戶創(chuàng)建表后，可以對表進(jìn)行修改，比如添加字段、刪除字段、修改字段類型等。

1.添加字段如表7.4所示，給表“教職工1”添加“教職員類型”和“家庭住址”字段，操作步驟如下：

(1)用鼠標(biāo)右鍵單擊“教職工1：表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”，如圖7.15所示。

(2)在“表設(shè)計(jì)”視圖的最后一行插入“教職員類型”字段，將“家庭住址”字段添加到“系”字段的前面。如果在最后一行插入，可直接在最后一行的下面寫入字段名稱；在“系”字段前插入“家庭住址”，需先選中“系”所在行，再單擊“插入行”按鈕，或在工具欄中單擊“插入行”命令，即可添加一個(gè)空行，然后輸入“家庭住址”，如圖7.16所示。

(3)單擊工具欄的“保存”按鈕。圖7.15打開“設(shè)計(jì)視圖”圖7.16修改表結(jié)構(gòu)-添加字段表7.4修改表結(jié)構(gòu)

2.修改字段類型在“教職工1”表結(jié)構(gòu)中，將“姓名”字段的長度由默認(rèn)值“255”改為“20”，操作如下：

(1)如圖7.15所示，打開“教職工1”表的“設(shè)計(jì)視圖”，選擇“姓名”所在行的“文本”類型，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中將“字段大小”的值修改為“20”。

(2)單擊工具欄的“保存”按鈕。

3.刪除“家庭住址”字段

(1)如圖7.15所示，打開“教職工1”表的“設(shè)計(jì)視圖”，選擇“家庭住址”所在行。

(2)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除行”，或直接在工具欄單擊“刪除行”按鈕。

(3)單擊工具欄的“保存”按鈕。修改完表結(jié)構(gòu)后，可以直接通過設(shè)計(jì)視圖查看其結(jié)果。7.3.5添加與編輯數(shù)據(jù)記錄創(chuàng)建完表結(jié)構(gòu)之后，得到了一張定義了結(jié)構(gòu)的空表，接下來需要對表輸入數(shù)據(jù)，或者進(jìn)行添加、修改、刪除、查看等操作。

1.添加數(shù)據(jù)記錄向表中添加數(shù)據(jù)記錄一般在表的數(shù)據(jù)表視圖下進(jìn)行，也可以通過窗體視圖添加。設(shè)已創(chuàng)建好“教職工1”空表，輸入如表7.5所示的數(shù)據(jù)，操作步驟如下：

1)從數(shù)據(jù)表視圖添加單擊Access2007頁面左上角的Office按鈕，選擇打開“D:\”的“教職員1”數(shù)據(jù)庫，雙擊數(shù)據(jù)庫對象“教職工1”表，或右鍵單擊“教職工1”表，選擇“打開”按鈕，打開數(shù)據(jù)表視圖。也可從“開始”選項(xiàng)卡中“視圖”下拉菜單的“數(shù)據(jù)表視圖”驗(yàn)證目前打開的確實(shí)是“數(shù)據(jù)表視圖”，如圖7.17所示。直接從第一條記錄的“姓名”字段開始輸入表7.5中的數(shù)據(jù)，每輸入一個(gè)字段值，按Enter鍵或Tab鍵，也可按右箭頭鍵，跳到下一個(gè)字段繼續(xù)輸入。ID字段是自增編號字段，系統(tǒng)會自動(dòng)賦值，用戶不用輸入。輸入完成后，結(jié)果如圖7.18所示。圖7.17打開數(shù)據(jù)表圖7.18從“數(shù)據(jù)表視圖”添加記錄表7.5“教職工1”表數(shù)據(jù)圖7.19從“數(shù)據(jù)表窗體”添加記錄如果表中已有數(shù)據(jù)，則只能在最后一行空記錄中輸入數(shù)據(jù)，不能在兩條之間插入，記錄在表中的存放順序是按照向表中輸入記錄的順序存放的；但在顯示時(shí)，按照索引排列的順序顯示。在向表中添加記錄時(shí)，一定要保證數(shù)據(jù)類型的一致性；在對設(shè)置了掩碼的字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，輸入的數(shù)據(jù)格式要和設(shè)定的掩碼格式一致。圖7.20瀏覽指定記錄

4.刪除數(shù)據(jù)記錄將光標(biāo)定位到要?jiǎng)h除的記錄行的最左邊的小方格，選中整行記錄，如圖7.21所示，然后按Delete鍵，或單擊鼠標(biāo)右鍵執(zhí)行“刪除記錄”命令，或者在“開始”菜單中選擇“記錄”選項(xiàng)，單擊“刪除”下拉列表中的“刪除記錄”按鈕，均可刪除此條記錄。圖7.21刪除記錄7.3.6主關(guān)鍵字與索引

1.主關(guān)鍵字?jǐn)?shù)據(jù)庫中不允許同一張表中存在完全相同的兩條記錄，常用關(guān)鍵字來區(qū)分。關(guān)鍵字(也稱為鍵)是用來識別每一條記錄的字段或字段的組合，其值確定了，則這個(gè)記錄也就確定了。若表中有多個(gè)關(guān)鍵字，需選定一個(gè)為主關(guān)鍵字(也稱為主鍵)。每一張表必須有且只能有一個(gè)主鍵。主鍵可以由一個(gè)字段構(gòu)成，也可以由多個(gè)字段組合構(gòu)成。表中主鍵的值不允許重復(fù)，也不能為Null值。在Access2007中可以創(chuàng)建自動(dòng)編號主鍵、單字段主鍵和多字段主鍵三種類型。使用中，自動(dòng)編號類型的字段只能設(shè)置為自動(dòng)編號主鍵。當(dāng)創(chuàng)建一個(gè)新表后，如果沒有設(shè)置主鍵，在保存時(shí)Access2007會彈出一個(gè)對話框詢問是否設(shè)置一個(gè)“自動(dòng)編號”主鍵，若選擇“是”，Access2007將創(chuàng)建一個(gè)自動(dòng)編號主鍵。用戶在向表中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，該字段不用輸入，系統(tǒng)自動(dòng)編號。比如“教職工1”表中的“ID”字段。創(chuàng)建單字段主鍵時(shí)，需要確定該字段能否唯一標(biāo)識一條記錄，例如“教職工1”表中的“ID”是主鍵。教職工編號不同，代表不同的教工。創(chuàng)建時(shí)，用鼠標(biāo)右鍵單擊“ID”字段，選擇主鍵即可，如圖7.22所示。當(dāng)表中單個(gè)字段不能唯一標(biāo)識一條記錄時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建多字段組合構(gòu)成的主鍵。例如設(shè)“教職工1”表中的主鍵由“ID”和“姓名”組合創(chuàng)建，需按Shift鍵，同時(shí)選中“ID”和“姓名”字段，單擊右鍵，選擇主鍵即可，如圖7.23所示。圖7.22單字段主鍵圖7.23多字段主鍵

2.索引為了加快記錄的檢索、查詢及匯總的速度，常為表創(chuàng)建索引，對表中記錄重新組織。比如新華字典就是一個(gè)數(shù)據(jù)表，拼音查字法、部首查字法、難檢字筆畫查字法就是一種索引。索引頁和數(shù)據(jù)頁分開存放，多個(gè)索引頁中只有一個(gè)索引和漢字在字典中的排放順序一致(比如拼音查字法)，這樣的索引稱為聚集索引，其他稱為非聚集索引。聚集索引和非聚集索引都有唯一性，即唯一的聚集索引和唯一的非聚集索引。聚集索引和表中數(shù)據(jù)的物理存放順序一致，非聚集索引是對表中記錄的一種邏輯上的排序，可以按索引字段值升序或降序排序。一張表上可以只在一個(gè)字段上創(chuàng)建單字段索引，也可以在多個(gè)字段上創(chuàng)建多字段索引。由于創(chuàng)建索引之后，在插入或修改數(shù)據(jù)庫時(shí)，系統(tǒng)需要重新索引，這樣會增加系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，所以，索引并不是建得越多越好。當(dāng)表中記錄較少(比如少于50條)時(shí)就沒有必要建立索引，也不宜在經(jīng)常修改的字段上建立索引。通常，系統(tǒng)默認(rèn)以主鍵為聚集索引，用戶也可以選擇其他字段作為索引。

【例7.2】以“教職工1”表為例，默認(rèn)“ID”字段為主鍵，即聚集索引，在“姓名”字段上創(chuàng)建“唯一的非聚集索引”，操作步驟如下：

(1)用鼠標(biāo)右鍵單擊“教職工1”表，選擇“設(shè)計(jì)視圖”，或雙擊打開“教職工1”表，單擊“視圖”下拉列表，將“數(shù)據(jù)表視圖”切換到“設(shè)計(jì)視圖”。

(2)執(zhí)行“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“索引”命令，如圖7.24所示。其中“ID”字段是主索引、唯一索引，不能為空值，升序，索引名稱為“PrimaryKey”。這就要求數(shù)據(jù)表中“ID”字段的值不能為空，不重復(fù)，且按照“ID”字段的值升序排序。圖7.24查看現(xiàn)有索引圖7.25創(chuàng)建唯一非聚集索引

(3)在“索引名稱”列中輸入“name”，“字段名稱”選擇“姓名”，“排序次序”默認(rèn)“升序”，設(shè)置主索引為“否”，“唯一索引”為“是”，“忽略空值”為“否”，如圖7.25所示。單擊“保存”，則在“姓名”列創(chuàng)建“唯一非聚集索引”。

【例7.3】設(shè)計(jì)創(chuàng)建“教工基本信息”表并添加記錄。綜合以上操作設(shè)計(jì)創(chuàng)建如表7.6所示的“教工基本信息”表，操作過程略。表7.6“教工基本信息”表7.4查詢

7.4.1查詢類型在Access2007中，查詢可通過兩種方式進(jìn)行，一種是在數(shù)據(jù)庫中建立查詢對象，另一種是在VBA程序或模塊中使用結(jié)構(gòu)化查詢語言(StructuredQueryLanguage，SQL)代碼實(shí)現(xiàn)查詢，本章主要介紹前一種方法。查詢過程是通過“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中“其他”工具欄的“查詢向?qū)А被颉安樵冊O(shè)計(jì)”來實(shí)現(xiàn)的。查詢向?qū)峁昂唵尾樵兿驅(qū)А?、“交叉表查詢向?qū)А?、“查找重?fù)項(xiàng)查詢向?qū)А焙汀安檎也黄ヅ漤?xiàng)查詢向?qū)А钡人姆N向?qū)?，如圖7.26所示。圖7.26“查詢向?qū)А贝翱诎凑詹樵兘Y(jié)果描述，又可分為選擇查詢、參數(shù)查詢、操作查詢和交叉表查詢。

1.選擇查詢選擇查詢是從一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表中篩選數(shù)據(jù)形成查詢對象，其中可包含計(jì)算字段、分類匯總字段，也可以設(shè)定篩選條件。選擇查詢用于顯示數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)編輯界面，主要用于瀏覽、檢索、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

2.參數(shù)查詢參數(shù)查詢通過運(yùn)行查詢時(shí)的參數(shù)定義，創(chuàng)建動(dòng)態(tài)查詢結(jié)果，以便查找有用信息。

3.操作查詢操作查詢主要用于數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的更新、刪除及生成新表，使數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的維護(hù)更加便利。

4.交叉表查詢交叉表查詢用于產(chǎn)生采用垂直方式對記錄進(jìn)行分組匯總的查詢結(jié)果。7.4.2選擇查詢在Access2007查詢設(shè)計(jì)視圖中，可在Access2007數(shù)據(jù)庫中新建一個(gè)查詢對象，也可以針對Access2007數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)存在的一個(gè)查詢對象進(jìn)行設(shè)計(jì)修改。

1.使用查詢向?qū)?/p>

【例7.4】在“教職員1”數(shù)據(jù)庫中建立檢索(ID、姓名、系、教職員類型)信息的“教工查詢”，操作步驟如下：

(1)打開“教職員1”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，選擇“其他”選項(xiàng)中的“查詢向?qū)А?，打開“新建查詢”窗口，如圖7.26所示。

(2)在“新建查詢”窗口，選擇“簡單查詢向?qū)А卑粹o，再單擊“確定”，選擇需要的表“教職工1”，按“查詢向?qū)А碧峁┑男畔⑦x擇參數(shù)，如圖7.27所示。

(3)點(diǎn)擊“下一步”按鈕，確定查詢名稱為“教工查詢”，選擇“打開查詢查看信息”，如圖7.28所示。圖7.27使用“查詢向?qū)А眲?chuàng)建查詢圖7.28設(shè)置“教工查詢”

(4)單擊“完成”按鈕，可查看查詢結(jié)果，如圖7.29所示；雙擊圖中“教工查詢”，也可獲得查詢結(jié)果，如圖7.30所示。圖7.29查詢結(jié)果圖7.30雙擊“教工查詢”對象

2.查詢設(shè)計(jì)視圖

【例7.5】在“教職員1”數(shù)據(jù)庫中建立檢索(ID、年齡、興趣愛好)信息的“教工愛好”查詢，操作步驟如下：

(1)打開數(shù)據(jù)庫文件,在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡工具欄單擊“查詢設(shè)計(jì)”，屏幕彈出“顯示表”窗口，如圖7.31所示。

(2)選擇需要用到的“教工基本信息”表。

(3)單擊“添加”按鈕，將“教工基本信息”表添加到“選擇查詢”窗口，并關(guān)閉“顯示表”窗口。

(4)在如圖7.32所示的窗體中，雙擊“教工基本信息”表中需要的字段，或從“字段”下拉列表中選擇所需字段，其“顯示”行的復(fù)選框中出現(xiàn)“√”，“表”行出現(xiàn)該字段所在的表名，單擊“保存”按鈕，命名該查詢?yōu)椤敖坦酆谩薄＿x擇字段時(shí)，可選擇所有字段或者部分字段，各個(gè)查詢字段的排列順序可與數(shù)據(jù)源中的字段排列順序相同，也可以不同。圖7.31“顯示表”窗口圖7.32創(chuàng)建“教工愛好”查詢

(5)雙擊“教工愛好”查詢，可獲得查詢結(jié)果，如圖7.33所示。圖7.33查看“教工愛好”查詢

【例7.6】創(chuàng)建查詢，包含“教工基本信息”和“教職工1”兩個(gè)表的全部數(shù)據(jù)字段，操作步驟如下：

(1)新建“查詢設(shè)計(jì)”，添加“教工基本信息”表和“教職工1”表。

(2)選擇數(shù)據(jù)表中所有字段，如圖7.34所示，其中符號“*”代表全部字段。要選擇表中所有的字段，有以下幾種方法：將數(shù)據(jù)源表中的“*”符號拖曳至設(shè)計(jì)視圖下部的“字段”行中；雙擊數(shù)據(jù)源中的“*”；在“字段”行的下拉列表框中，分別選取“教職工1.*”和“教工基本信息.*”選項(xiàng)。這時(shí)“字段”行中出現(xiàn)“教職工1.*”和“教工基本信息.*”?！氨怼毙兄谐霈F(xiàn)該字段所在的表名。“顯示”行中的復(fù)選框中出現(xiàn)“√”符號。用鼠標(biāo)左鍵單擊并拖拽“教職工1”表的“ID”字段到“教工基本信息”表的“ID”字段上，出現(xiàn)兩表間的連線，該連線表示兩個(gè)表的關(guān)系，即同樣的ID號表示一條記錄，如此方式建立的查選對象在其運(yùn)行時(shí)，將顯示數(shù)據(jù)源表中與ID號有對應(yīng)關(guān)系的所有教工的記錄。(3)保存并命名查詢?yōu)椤敖坦ば畔ⅰ薄D7.34包含兩個(gè)表全部數(shù)據(jù)字段的查詢

(4)雙擊“教工信息”查詢，結(jié)果如圖7.35所示，即為上述“兩個(gè)表全部字段”查詢的視圖?？梢钥闯?，查詢視圖與數(shù)據(jù)表視圖形式相同，不同的是查詢視圖中顯示的是一個(gè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)集。圖7.35“教工信息”查詢結(jié)果

3.查詢SQL視圖

SQL視圖是用來寫SQL代碼的視圖。在Access2007查詢對象中打開“教工愛好”查詢，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“SQL視圖”，如圖7.36所示，顯示的內(nèi)容就是該查詢對應(yīng)的SQL代碼，如圖7.37所示。查詢語句select最簡單的語法為select…from…，其中select后面帶需要檢索的數(shù)據(jù)項(xiàng)，from后帶查詢需要用到的數(shù)據(jù)源。圖7.36選擇“SQL視圖”圖7.37SQL代碼單擊圖7.36中“數(shù)據(jù)表視圖”則將查詢結(jié)果以數(shù)據(jù)表的形式顯示。用戶可以自行查看“數(shù)據(jù)透視表視圖”和“數(shù)據(jù)透視圖視圖”。7.5窗體

7.5.1窗體的類型常見窗體類型有數(shù)據(jù)表窗體、控制窗體和信息交互窗體。

1.數(shù)據(jù)表窗體數(shù)據(jù)表窗體是窗體選項(xiàng)中的一種，能方便用戶輸入、瀏覽、編輯數(shù)據(jù)，也是用戶使用最多的一種窗體。根據(jù)窗體的數(shù)據(jù)顯示形式，數(shù)據(jù)表窗體又分為單頁窗體、多頁窗體和子窗體。

2.控制窗體控制窗體是一種供用戶控制工作流程的窗體。這種窗體一般帶有“命令按鈕”控件或“選項(xiàng)”控件，用戶通過相應(yīng)按鈕，或者選擇不同的選項(xiàng)，可進(jìn)入不同的操作環(huán)境。如圖7.38所示的窗體為“教職工數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)”的主界面控制窗體，若單擊窗體上的“教職員信息查詢”按鈕將進(jìn)入“教職工信息查詢”頁面，若單擊“關(guān)閉窗體”將關(guān)閉該頁面。

3.信息交互窗體這類窗體主要用于系統(tǒng)與用戶之間的交流，如彈出提示窗體、警告信息窗體、輸入文本框窗體等，如圖7.39所示。圖7.38“控制”窗體

圖7.39“信息交互”窗體7.5.2窗體的操作在Access2007中，用戶對窗體對象的操作主要包括創(chuàng)建窗體(空白窗體)、分割窗體、多個(gè)項(xiàng)目、窗體向?qū)?、?shù)據(jù)透視圖、窗體設(shè)計(jì)等操作。普通信息交互窗體操作的數(shù)據(jù)來自數(shù)據(jù)表或查詢數(shù)據(jù)，即涉及數(shù)據(jù)源的窗體基本上是針對數(shù)據(jù)表或查詢的窗體，一般采用先使用“窗體向?qū)А被颉白詣?dòng)創(chuàng)建窗體”功能創(chuàng)建一個(gè)窗體，然后再切換到窗體“設(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行修改，而對于不涉及數(shù)據(jù)源的窗體，可直接在“設(shè)計(jì)”視圖中創(chuàng)建。

1.使用窗體向?qū)?chuàng)建窗體使用窗體向?qū)Ъ瓤梢詣?chuàng)建基于單表或查詢的窗體，也可以創(chuàng)建基于多表的窗體，在創(chuàng)建的過程中，用戶只要按照向?qū)崾具x擇相應(yīng)的操作即可。

【例7.7】使用“窗體向?qū)А保凇敖搪殕T1”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建“教職工信息”窗體，操作步驟如下：

(1)打開“教職員1”數(shù)據(jù)庫，如圖7.40所示，在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“窗體”工具欄，單擊“其他窗體”按鈕，再在下拉列表中單擊“窗體向?qū)А?，屏幕顯示“窗體向?qū)А睂υ捒?。圖7.40“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡

(2)在“窗體向?qū)А睂υ捒虻摹氨?查詢”欄，選擇“教工基本信息”表，如圖7.41所示，從中選擇所需字段(ID、性別、年齡、興趣愛好)，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“窗體向?qū)А辈季诌x項(xiàng)界面，如圖7.42所示。圖7.41“窗體向?qū)А边x擇數(shù)據(jù)源圖7.42“窗體向?qū)А辈季诌x項(xiàng)

(3)在“請確定窗體使用的布局”選項(xiàng)中選擇“縱欄表”，單擊“下一步”按鈕，屏幕彈出如圖7.43所示的“窗體向?qū)А贝_定樣式界面。

(4)在“請確定所用樣式”選項(xiàng)中選擇默認(rèn)的“Access2007”，單擊“下一步”，屏幕彈出如圖7.44所示的“窗體向?qū)А敝付?biāo)題界面。在“請為窗體指定標(biāo)題”框中輸入“教職工信息”；然后，選擇“打開窗體查看或輸入信息”選項(xiàng)。圖7.43“窗體向?qū)А贝_定樣式圖7.44“窗體向?qū)А敝付?biāo)題

(5)單擊“完成”按鈕，窗體創(chuàng)建完畢，并自動(dòng)打開該“窗體”視圖，如圖7.45所示。圖7.45直接創(chuàng)建窗體如果只需要對現(xiàn)存的表或查詢創(chuàng)建窗體，只需要選中該表或查詢，在“窗體”選項(xiàng)中單擊窗體即可。例如“教工愛好”查詢已經(jīng)存在，要?jiǎng)?chuàng)建該查詢的窗體，則單擊“教工愛好”查詢，從“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中單擊“窗體”按鈕即可。一般情況下，通過向?qū)?chuàng)建的窗體需要切換到“設(shè)計(jì)”視圖下進(jìn)行調(diào)整和修改。用鼠標(biāo)右鍵單擊窗體名字“教職工信息”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”或“布局視圖”，也可雙擊打開“教職工信息”窗體，在“開始”選項(xiàng)卡中選擇“視圖”下拉列表的“窗體視圖”或“布局視圖”，如圖7.46所示。圖7.46修改窗體

2.在“設(shè)計(jì)視圖”中創(chuàng)建窗體若使用向?qū)?chuàng)建的窗體不能完全滿足要求，用戶可以直接在“設(shè)計(jì)視圖”中創(chuàng)建，還可以添加其他控件。

【例7.8】創(chuàng)建“教工信息窗體1”窗體，顯示ID、姓名、年齡、興趣愛好、教職員類型。其中ID、姓名、教職員類型是“教職工1”表中的字段，年齡、興趣愛好是“教工基本信息”表中的字段，兩個(gè)表的關(guān)系是ID號對應(yīng)。用“設(shè)計(jì)視圖”創(chuàng)建，操作步驟如下：

(1)打開“教職員1”數(shù)據(jù)庫，在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中單擊“窗體”工具欄的“窗體設(shè)計(jì)”按鈕，屏幕彈出“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，如圖7.47所示，再單擊“工具”欄的“添加現(xiàn)有字段”按鈕。圖7.47“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡窗口下半部顯示如圖7.48所示，可單擊“僅顯示當(dāng)前記錄源中的字段”，窗口中彈出“顯示所有表”選項(xiàng)，單擊之。圖7.48“窗體”操作

(2)窗體中顯示“主體”，即窗體的一部分，右邊顯示可供使用的數(shù)據(jù)表(“教職工1”、“教工基本信息”)。

(3)分別雙擊“教職工1”表中的ID、姓名、教職員類型字段，該三個(gè)字段的信息即可有序地顯示在“主體”窗體中。

(4)雙擊“教工基本信息”表中的年齡字段，屏幕彈出“指定關(guān)系”對話框，如圖7.49所示，兩表中的ID字段應(yīng)一一對應(yīng)，然后單擊“確定”按鈕，年齡字段即可顯示在“主體”窗體中；同樣的方法將“興趣愛好”字段顯示在“主體”窗體中。圖7.49“指定關(guān)系”對話框

(5)在如圖7.47所示的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中單擊“控件”工具欄的“按鈕”命令，打開“命令按鈕向?qū)А睂υ捒?，如圖7.50所示，選擇“記錄導(dǎo)航”和“查找記錄”。

(6)單擊“下一步”按鈕，確定在按鈕上顯示“圖片”，如圖7.51所示。圖7.50“命令按鈕向?qū)А睂υ捒驁D7.51按鈕圖片

(7)單擊“下一步”按鈕，指定“按鈕”的名稱，該名稱一般用于以后寫代碼時(shí)對“按鈕”的引用，這里修改按鈕的名稱為“chazhao”，單擊“完成”按鈕，“主體”窗體如圖7.52所示。圖7.52創(chuàng)建“查找記錄按鈕”

(8)同理，還可制作如圖7.53所示的按鈕，單擊“保存”按鈕，窗體命名為“教工信息窗體1”。圖7.53創(chuàng)建“其他按鈕”

(9)雙擊“教工信息窗體1”對象，顯示結(jié)果如圖7.54所示。該窗體可以完成查閱、添加、保存、刪除記錄等操作。用戶還可以根據(jù)需要設(shè)置窗體的字段或按鈕信息。圖7.54“教工信息窗體1”顯示7.5.3分割窗體分割窗體是對現(xiàn)有表、查詢、窗體的分割顯示，即同時(shí)采用窗體和數(shù)據(jù)表形式顯示數(shù)據(jù)。若要對“教職工信息”窗體進(jìn)行“分割窗體”顯示，可單擊“教職員信息”窗體，選擇“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中“窗體”工具欄的“分割窗體”，屏幕顯示如圖7.55所示，右側(cè)是對窗體中所有對象的屬性設(shè)置。圖7.55“教職工信息”窗體分割窗體顯示7.5.4窗體的節(jié)一個(gè)窗體最多可以包含五部分，即窗體頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和窗體頁腳，每一部分稱為一個(gè)節(jié)，如圖7.56所示。在窗體“設(shè)計(jì)視圖”中，窗體的節(jié)表現(xiàn)為區(qū)段形式，每個(gè)節(jié)都有特定的用途，并且在打印時(shí)按窗體中顯示的順序打印，頁面頁眉和頁面頁腳可以每頁重復(fù)一次。在窗體“設(shè)計(jì)視圖”中，窗體除了顯示這五部分外，還顯示網(wǎng)格線和標(biāo)尺，供設(shè)計(jì)時(shí)定位使用。所有窗體必須有主體節(jié)。圖7.56窗體的組成—節(jié)通過執(zhí)行“視圖”/“窗體頁眉/頁腳”和“視圖”/“頁面頁眉/頁腳”命令可顯示或隱藏窗體與頁面的頁眉和頁腳，用戶也可以在窗體任一空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇顯示或隱藏窗體的相關(guān)命令，顯示或隱藏標(biāo)尺或網(wǎng)格。7.6報(bào)表

7.6.1報(bào)表的創(chuàng)建

1.報(bào)表報(bào)表是以打印格式的方式來展示數(shù)據(jù)的，它可能是一張表格，也可能是一張清單，它將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)提取出來進(jìn)行整理、分類、匯總和統(tǒng)計(jì)，可以一定的格式打印出來。通過報(bào)表設(shè)計(jì)器能控制報(bào)表上所有內(nèi)容的大小、位置和外觀。報(bào)表中顯示的各部分內(nèi)容被綁定到數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)或多個(gè)表和查詢中，引用表和查詢中的字段。窗體上的其他信息，如標(biāo)題、日期和頁碼等，都存儲在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中。報(bào)表和窗體一樣，都是由一系列控件組成的。但是，這兩種對象有著本質(zhì)的區(qū)別，報(bào)表只能查看數(shù)據(jù)，而窗體不僅可以查看還可以修改數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)。

2.使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表在Access2007中，創(chuàng)建報(bào)表最簡單的方法就是使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建。它與自動(dòng)創(chuàng)建窗體類似，可創(chuàng)建兩種不同格式的報(bào)表，即縱欄式和表格式，創(chuàng)建步驟相似。創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)其數(shù)據(jù)源的字段數(shù)量自動(dòng)安排布局，使報(bào)表在默認(rèn)的頁面設(shè)置中盡量排列整齊。

【例7.9】使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建“教工基本信息”表報(bào)表，操作步驟如下：

(1)打開“教職員1”數(shù)據(jù)庫，可在如圖7.40所示的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“報(bào)表”工具欄中單擊“報(bào)表向?qū)А卑粹o，選擇“教工基本信息”表報(bào)表格式，如圖7.57所示。

(2)選定“教工基本信息”表中的所有字段，如圖7.58所示。圖7.57“報(bào)表向?qū)А睂υ捒驁D7.58選擇需要的字段

(3)單擊“下一步”按鈕，可選擇添加分組(本例不分組)；再單擊“下一步”按鈕，選擇“ID”為唯一的排序字段，如圖7.59所示(最多可按4個(gè)字段升序或降序排序)。

(4)單擊“下一步”，確定報(bào)表的布局方式，選擇“表格”和“縱向”，并選中復(fù)選框，如圖7.60所示。圖7.59確定需要排序的次序圖7.60確定布局方式

(5)單擊“下一步”，確定所用樣式，選擇“Access2007”，如圖7.61所示；再單擊“下一步”，指定標(biāo)題為“教工基本信息報(bào)表”，如圖7.62所示。圖7.61確定樣式圖7.62指定報(bào)表標(biāo)題(6)最后單擊“完成”，屏幕顯示如圖7.63所示的報(bào)表。圖7.63“報(bào)表”視圖利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表是最常用的一種方法，用戶可通過系統(tǒng)提供的一系列對話框，根據(jù)需要輸入自己的設(shè)計(jì)內(nèi)容，依靠系統(tǒng)自動(dòng)完成報(bào)表的設(shè)計(jì)。如果生成的報(bào)表不夠理想，可在“設(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行修正。

3.使用“報(bào)表設(shè)計(jì)”創(chuàng)建報(bào)表使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建生成的報(bào)表有時(shí)不能滿足用戶的要求，因此需要對生成的報(bào)表進(jìn)行修改，即利用“報(bào)表設(shè)計(jì)”視圖進(jìn)行修改，通過向報(bào)表添加控件，使生成的報(bào)表不但美觀，而且使用方便，功能更強(qiáng)。

【例7.10】以“教職工1”表為數(shù)據(jù)源，利用“報(bào)表設(shè)計(jì)”創(chuàng)建名為“教工公開信息表”的報(bào)表，操作步驟如下：

(1)打開“教職員1”數(shù)據(jù)庫，在如圖7.40所示的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“報(bào)表”工具欄中單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”，再在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“工具”欄單擊“添加現(xiàn)有字段”，選擇該報(bào)表的數(shù)據(jù)源是“教職工1”表，即創(chuàng)建一個(gè)空白報(bào)表并打開其設(shè)計(jì)視圖，如圖7.64所示。圖7.64空白報(bào)表“設(shè)計(jì)視圖”

(2)在空白報(bào)表區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖7.65所示的快捷菜單。進(jìn)入“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“控件”工具欄，單擊“Aa”按鈕，在“報(bào)表頁眉”畫一個(gè)標(biāo)簽框，標(biāo)題設(shè)為“教工公開信息表”；在“工具”欄單擊“屬性表”，調(diào)整其大小、字體與字號；再在“控件”工具欄單擊“日期和時(shí)間”，在報(bào)表頁眉處插入“日期和時(shí)間”，并調(diào)整“日期和時(shí)間”對象在報(bào)表中的位置，如圖7.66所示。圖7.65快捷菜單圖7.66“教工公開信息表”添加頁眉

(3)在頁面頁眉節(jié)添加標(biāo)簽，標(biāo)題分別設(shè)為“ID”、“姓名”、“電子郵箱”、“系”、“工作電話”和“教職員類型”。在主體節(jié)添加文本框，設(shè)置“名稱”、“控件來源”屬性都為“ID”，并調(diào)整其大小、字體與字號等屬性。

(4)雙擊“教職工1”表中的“ID”、“姓名”、“電子郵箱”、“系”、“工作電話”和“教職員類型”等字段，這些字段將被添加到報(bào)表主體中，也可用鼠標(biāo)左鍵拖拽到主體中。

(5)刪除主體中字段名，并將字段值按照頁面頁眉中的標(biāo)簽位置排放到“主體”中，在“主體”節(jié)插入直線控件，最終完成該報(bào)表的設(shè)計(jì)，如圖7.67所示。圖7.67設(shè)計(jì)報(bào)表“主體”節(jié)

(6)按“保存”按鈕，輸入報(bào)表名字“教工公開信息表”，單擊“確定”按鈕。

(7)按“視圖”按鈕，轉(zhuǎn)換成版面視圖預(yù)覽報(bào)表，如圖7.68所示。圖7.68“教工公開信息表”報(bào)表預(yù)覽7.6.2報(bào)表的視圖與結(jié)構(gòu)

1.報(bào)表視圖與類型

Access2007數(shù)據(jù)庫報(bào)表主要有4種視圖，即報(bào)表視圖、設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽視圖、布局視圖。“報(bào)表視圖”用來查看報(bào)表信息，但不能按比例縮放查看；“設(shè)計(jì)視圖”用來創(chuàng)建或修改設(shè)計(jì)報(bào)表；“打印預(yù)覽視圖”可以縮放查看報(bào)表中每一頁的數(shù)據(jù)；“布局視圖”用來查看和修改報(bào)表的版面設(shè)置，包括報(bào)表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)。

1)報(bào)表視圖在如圖7.67所示界面的左側(cè)導(dǎo)航窗格中，雙擊“教工基本信息”表，屏幕即可彈出“報(bào)表視圖”，如圖7.68所示。

2)設(shè)計(jì)視圖單擊如圖7.69所示界面“開始”選項(xiàng)卡中的“視圖”按鈕，再在下拉菜單中單擊“設(shè)計(jì)視圖”，或者直接單擊界面右下角的“設(shè)計(jì)視圖”按鈕，屏幕顯示如圖7.69所示的報(bào)表“設(shè)計(jì)視圖”。在設(shè)計(jì)視圖里，包含著報(bào)表的各個(gè)節(jié)，用戶通過對節(jié)的設(shè)置可對報(bào)表進(jìn)行設(shè)計(jì)。在“設(shè)計(jì)視圖”中創(chuàng)建的報(bào)表，可在打印預(yù)覽視圖或報(bào)表視圖中預(yù)覽。

3)打印預(yù)覽視圖單擊如圖7.69所示界面“開始”選項(xiàng)卡中的“視圖”按鈕，再在下拉菜單中單擊“打印預(yù)覽”，或者直接單擊界面右下角的“打印預(yù)覽”按鈕，即可打開報(bào)表“打印預(yù)覽”視圖，如圖7.70所示，同時(shí)工具欄顯示“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡。在“打印預(yù)覽”視圖中，可以看到報(bào)表的打印外觀。使用“打印預(yù)覽”工具欄按鈕還可以按不同的縮放比例對報(bào)表縮放顯示。圖7.69報(bào)表“設(shè)計(jì)視圖”圖7.70報(bào)表“打印預(yù)覽”視圖

4)布局視圖單擊如圖7.69所示界面“開始”選項(xiàng)卡中的“視圖”按鈕，再在下拉菜單中單擊“布局視圖”，或者直接單擊界面右下角的“布局視圖”按鈕，即可打開報(bào)表“布局視圖”，如圖7.71所示。圖7.71報(bào)表“布局視圖”

2.報(bào)表結(jié)構(gòu)與設(shè)計(jì)區(qū)

1)報(bào)表結(jié)構(gòu)報(bào)表通常由報(bào)表頁眉、報(bào)表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳、組頁眉、組頁腳及主體等7個(gè)部分組成，每一部分稱為報(bào)表的“節(jié)”，每個(gè)“節(jié)”都有特定的功能。打開報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”，可以看到這7個(gè)部分(對于不分組的報(bào)表，沒有組頁眉和組頁腳)。

2)報(bào)表設(shè)計(jì)區(qū)

報(bào)表的創(chuàng)建與設(shè)計(jì)主要是在報(bào)表的“設(shè)計(jì)”視圖中實(shí)現(xiàn)的。設(shè)計(jì)視圖中包含了報(bào)表的各個(gè)節(jié)。用戶可對一個(gè)或多個(gè)節(jié)進(jìn)行設(shè)計(jì)，從而生成滿足需要的報(bào)表。在默認(rèn)方式