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文檔簡介
第5章表處理系統(tǒng)軟件Excel
20075.1Excel2007概述
5.2工作表與工作簿
5.3公式與函數(shù)
5.4數(shù)據(jù)圖表
5.5數(shù)據(jù)清單
5.6數(shù)據(jù)透視表5.1Excel2007概述
5.1.1Excel2007基本功能
1.制表與表格運算
Excel2007最基本的功能就是制作二維表和進行表格數(shù)據(jù)運算。在Excel2007表格中既可存放原始數(shù)據(jù),又可生成處理結果。Excel2007還具有數(shù)據(jù)運算和自動修改功能,只要某數(shù)據(jù)參與運算或被修改,與之相關的運算結果也隨之修改。
2.數(shù)據(jù)處理
Excel2007的一張二維工作表,最多可有65536行、256列,一個單元格中的字符數(shù)可有32000個,足以滿足一般業(yè)務的要求。其次,存放在Excel2007中的數(shù)據(jù)可像存放在數(shù)據(jù)庫中一樣,能進行檢索、分類和篩選,且具有與其他數(shù)據(jù)庫鏈接能力,使用戶可以檢索大型機或網(wǎng)絡服務器上的大型數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。
3.函數(shù)與公式
Excel?2007提供246個內置函數(shù),用以構成各種公式,或對數(shù)據(jù)進行分析處理。其范圍涉及常用的數(shù)學函數(shù)、日期與時間函數(shù)、文本函數(shù)、財務分析函數(shù)、工程計算函數(shù)、統(tǒng)計分析函數(shù)、數(shù)據(jù)庫管理函數(shù)、邏輯判定函數(shù)等。
4.圖表在Excel2007中有包括柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖和三維圖表等在內的14大類73種子類的基本圖表,且具有“圖表向導”,幫助用戶創(chuàng)建所需要的圖表。
5.文字與圖形修飾
Excel2007除一般數(shù)據(jù)處理外,還可像字處理軟件一樣對表中的字體、格式進行修飾,比如增添邊框、底紋,使用藝術字,繪制直線、箭頭、矩形、橢圓、圓和弧線等圖形,還可以在調色板調色,設置陰影、過渡色、紋理,以增強圖表的效果。
6.數(shù)據(jù)分析
Excel2007具有許多數(shù)據(jù)分析工具,能提供數(shù)據(jù)透視表,可讓用戶利用簡單的拖放操作改變數(shù)據(jù)表格的結構,從而找出數(shù)據(jù)之間隱含的關系,對數(shù)據(jù)進行分析。
7.上網(wǎng)功能在Excel2007中,應用程序可與Web集成,用戶可用HTML格式創(chuàng)建和保存工作表,能從Internet或Intranet上查詢數(shù)據(jù),并進行動態(tài)更新。除此之外,Excel2007中窗口的結構、菜單、工具欄的組成與所有Office辦公軟件相近,許多菜單項、快捷按鈕也與其他Office辦公軟件采用相同的模式,所提供的“Office助手”、自動更新、以及拖放功能,用戶也可以方便地使用。5.1.2Excel2007的窗口界面與使用
1.?Excel2007的啟動在Windows98/2000/NT/XP中,用戶可用多種方法啟動Excel2007。
1)通過“開始”菜單啟動單擊“開始/程序/MicrosoftOfficeExcel2007”按鈕。
2)通過桌面快捷圖標啟動雙擊桌面上的“MicrosoftOfficeExcel2007”快捷圖標。
3)通過打開Excel文件啟動對于已有的Excel文件,可通過“資源管理器”或其他方式找到,打開該文件即可啟動Excel2007。
2.?Excel2007主窗口啟動Excel2007后,屏幕顯示如圖5.1所示的主窗口,主窗口中包括標題欄、工具欄、工作表格區(qū)等。這些區(qū)域組合在一起稱做Excel工作區(qū)。在工作區(qū)中,各組成部分的作用如表5.1所示。
Excel2007工作界面中,除了包含與其他Office組件相同的界面元素外,還有許多特有組件,比如數(shù)據(jù)編輯欄、工作表格區(qū)、工作表標簽、行號與列標等。
3.?Excel2007的退出退出Excel2007的方法有多種,最常用的方法是單擊Excel2007窗口右上角的“關閉”按鈕?,也可單擊Office菜單欄的“退出Excel”按鈕,或者使用鍵盤命令Alt?+?F4。在關閉Excel文件或者退出Excel時,如果沒有保存文件,屏幕會彈出提示框,提示用戶保存文件。圖5.1Excel2007主窗口表5.1Excel2007主窗口界面中各組成部分的作用5.2工作表與工作簿
5.2.1Excel基本概念
1.工作簿工作簿是指Excel中用來存儲并處理數(shù)據(jù)信息的文件。在一個工作簿中,可以擁有多張具有不同類型的工作表,最多255張。在默認狀態(tài)下,一個工作簿文件初始有3張工作表,分別用“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”命名。
2.工作表工作表如圖5.1所示,是由65?536行和256列構成的一個表格。行的編號自上而下為“1”到“65?536”;列的編號自左向右為“A”、“B”、…、“Z”、“AA”、“AB”、…、“AZ”到“IV”。在一個工作簿文件中,無論有多少個工作表,保存時都將保存在該工作簿文件中。
3.單元格在工作表中,列和行的坐標所指定的矩形框稱為單元格。單元格是基本的“存儲單元”,可輸入或編輯任何數(shù)據(jù),例如字符串、常量、公式、圖形或者聲音等。
4.單元格地址每一個單元格都有固定的地址,用列、行序號表示。例如“A3”,表示第A列、第3行的單元格。一個地址唯一地表示一個單元格。一個工作簿往往有多個工作表,為了區(qū)分不同工作表中的單元格,常在地址前面加上工作表名稱,例如“Sheet2!A6”表示工作表“Sheet2-”中的“A6”單元格。
5.活動單元格活動單元格是正在使用的單元格,外邊框顯示黑色,如圖5.1所示的主窗口中的A1。這時,輸入的數(shù)據(jù)被保存在該單元格中。單擊某單元格,該單元格變?yōu)榛顒訂卧?。由一些相鄰單元格組成的矩形區(qū)域,稱為單元格區(qū)域,可以用矩形區(qū)的兩對角單元格地址來標識,兩地址間用冒號隔開,比如“C2:F4”。5.2.2工作簿的創(chuàng)建、打開與保存
1.創(chuàng)建新工作簿在啟動Excel時,系統(tǒng)打開一個新的工作簿,默認文件名為“Book1”、“Book2”等,用戶可根據(jù)自己的需要重新命名。要創(chuàng)建新的工作簿可單擊“Office按鈕”,在下拉菜單中選擇“新建”命令,也可按Ctrl?+?N快捷鍵。在“新建工作簿”對話框中,單擊“空白文檔和最近使用的文檔”欄中的“空工作簿”,然后單擊“創(chuàng)建”按鈕即可創(chuàng)建新的空白工作簿,如圖5.2所示。圖5.2“新建工作簿”對話框
2.打開工作簿文件在Office下拉菜單中單擊“打開”按鈕,屏幕彈出“打開”對話框,用戶可以從中選擇所要打開的文件夾,找到文件后雙擊文件名,或者單擊鼠標左鍵選中文件,再單擊“打開”按鈕,均可打開該文件。
3.保存文件如果原名保存,可單擊快速訪問工具欄的“保存”按鈕??或者單擊Office菜單中的“保存”按鈕。若更名保存,則在Office菜單中選擇“另存為”按鈕,在彈出的“另存為”對話框中的“文件名”框內輸入文件名,然后單擊“保存”按鈕。為了使被保存的文件能在低版本的Excel環(huán)境下運行,“保存類型”必須選擇“Excel97-2003工作簿”。5.2.3工作表數(shù)據(jù)輸入在工作表中,可以輸入兩種形式的數(shù)據(jù),一種是常量,另一種是公式。常量可以是數(shù)值、日期或者文本等。公式是一個由常量、單元格引用、名字、函數(shù)或操作符組成的序列,并可產(chǎn)生結果。公式以等號“=”開頭,當工作表中其他值改變時,由公式生成的值也相應地改變。有關公式的使用將在第5.3節(jié)中介紹。
1.單元格光標移動方向用戶在輸入過程中,按下Enter鍵,單元格光標自動移到下一單元格。單元格光標移動方向與相應按鍵如表5.2所示。表5.2單元格光標移動方向
2.輸入文本選定單元格后,即可輸入數(shù)據(jù)、文字或符號。輸入時,字符左對齊。如果輸入的文字超出單元格的寬度,輸入文字將溢出到右邊的單元格內,但實際上仍屬于本單元格。如果再在其后面的單元格中輸入文字,前面單元格中的文字以默認寬度顯示,但文字保留。輸入數(shù)值數(shù)據(jù)時,默認為右對齊。也可以設置文本自動換行,以便閱讀,方法如下:
(1)選定單元格,單擊“開始”選項卡中“對齊方式”工具欄的下拉箭頭,屏幕彈出“設置單元格格式”對話框,如圖5.3所示。圖5.3“設置單元格格式”對話框
(2)選擇“對齊”選項卡,在文本控制欄選中“自動換行”復選框,單擊“確定”按鈕。設置好后,在遇到輸入的文本超出單元格寬度時,行高會自動增加。對于全部由數(shù)字組成的字符串,為區(qū)別于“數(shù)值型”數(shù)據(jù),其字符串前添加單引號“′”,例如“′05316”;或者用雙引號括起來,例如“″05316″”。
3.輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)新建工作表時,所有單元格默認為常規(guī)格式,采用整數(shù)(例如789)、小數(shù)(例如7.89)格式。當數(shù)字長度超過11位時,自動轉用科學計數(shù)法,取6位有效數(shù)字(小數(shù)點后5位)。例如,輸入“123456789123”時,自動記入“1.23457E+11”。數(shù)值是由字符(0,1,…,9)和特殊符號(+-(),/$%.Ee)組成的字符串,用戶在輸入時,可參照以下規(guī)則:
(1)可在數(shù)字中添加千分位符,例如“1,450,500”。
(2)數(shù)值項目中的單個句點作為小數(shù)點處理。
(3)在數(shù)字前輸入的加號被忽略。
(4)輸入負數(shù)時,在數(shù)字前加上一個減號或者用圓括號將數(shù)字括起來。輸入數(shù)字時,Excel2007可根據(jù)輸入的數(shù)字自動確定其格式。例如,輸入的數(shù)字前面有貨幣符,或者后面有百分號,Excel2007會自動改變單元格格式,從通用格式改變?yōu)樨泿鸥袷交虬俜直雀袷?。輸入的?shù)字,在單元格中自動靠右對齊。對于分數(shù),應先輸入“0”和空格,再輸入分數(shù),例如“01/2”或“03/2”,以免與“日期型”數(shù)據(jù)混淆。
4.輸入日期和時間在單元格中輸入日期或時間時,單元格自動從“常規(guī)”格式轉換為“日期”或“時間”格式。輸入時可按照以下規(guī)則進行:
(1)使用12小時制,需輸入am或pm,例如5:30:20pm,也可輸入a或p,時間與字母之間需留一空格。若不分上下午,則按24小時制。若在同一單元格中輸入日期和時間,二者之間留空格分隔,例如“09/04/2317:00”。輸入字母時,忽略大小寫。
(2)輸入日期時,有多種格式,可以用“/”或“-”連接,也可以使用“年”、“月”、“日”。例如“12/04/23”、“12-04-23”、“23-APR-12”、“2012年4月23日”等。
5.自動填充功能對于同類型序列數(shù)據(jù),例如“一月”到“十二月”,或者一個等差或等比數(shù)列,可使用Excel的自動填充功能進行輸入。
1)拖拽填充柄輸入帶有明顯序列特征的數(shù)據(jù)時,例如日期、時間等,可拖動填充柄填充。如圖5.4所示,在B3單元格輸入“一月”后,將鼠標指向該單元格右下角的小黑塊(填充柄),指針變成黑色“+”形,按下左鍵拖動,即可在C3、D3單元格依次輸入“二月”和“三月”。圖5.4使用“自動填充”功能
2)菜單填充使用菜單自動填充,操作步驟如下:
(1)在具有“序列”特性的第一個單元格輸入數(shù)據(jù),例如“星期一”。
(2)按下Shift鍵,選定“序列”所使用的單元格區(qū)域,例如“A1:A5”。
(3)單擊“開始”選項卡中“編輯”工具欄的“填充”按鈕,可在下拉菜單中選擇“向上”、“向下”、“向左”、“向右”填充。若單擊“系列”選項,屏幕顯示如圖5.5所示的“序列”對話框,從中選擇“列”和“自動填充”。
(4)單擊“確定”按鈕,A1至A5自動填充為“星期一”至“星期五”,如圖5.6所示。
圖5.5“序列”對話框圖5.6自動填充
3)記憶輸入法記憶輸入法是指在同一列重復輸入相同的數(shù)據(jù)。例如,如圖5.7所示,若要在A5單元格輸入“華美公司”,只要在A5單元格輸入“華”字,Excel2007將自動從本列中尋找與“華”字匹配的數(shù)據(jù)項,并添加到A5單元格中。
4)選擇列表法選擇列表法是指在一個單元格輸入該列中的某一數(shù)據(jù)。例如,如圖5.8所示,若要在A6單元格中輸入“黎山公司”,只需用光標指向A6,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“從下拉列表中選擇”,這時在A6單元格下拉出一個包含本列所有數(shù)據(jù)項的菜單,從中選擇“黎山公司”即可。圖5.7記憶輸入法
圖5.8選擇列表法。5.2.4工作表編輯工作表編輯主要是指修改、刪除、復制、剪切和粘貼等操作。如果操作有誤,可使用Excel2007提供的“撤消”按鈕??或“恢復”按鈕?。但在Excel2007中,不是所有執(zhí)行過的操作都能撤消和恢復,下面分別予以介紹。
1.修改單元格數(shù)據(jù)選擇所要修改的單元格,使該單元格變成當前活動單元格,即可編輯修改其中的內容,然后按Enter鍵或單擊輸入框中的“輸入”按鈕;若要取消修改,可按Esc鍵或者單擊輸入框中的“取消”按鈕?。
2.插入單元格、行和列插入時,首先選中要插入的位置,然后單擊“開始”選項卡中“單元格”工具欄的“插入”按鈕的下拉箭頭,屏幕彈出如圖5.9所示的下拉菜單,用戶可進行插入單元格、行、列或工作表等操作。例如選中如圖5.10(a)所示表格中的“自強公司”,在如圖5.9所示的下拉菜單中選擇“插入工作表行”或“插入工作表列”?!靶小辈迦朐凇白詮姽尽钡纳厦?,“列”插入在其左邊。分別進行選擇后,效果如圖5.10(b)所示。若選擇“插入單元格”,屏幕彈出如圖5.11所示的“插入”對話框,用戶可根據(jù)需要單擊其中的選項。圖5.9“插入”菜單圖5.10插入“行”和“列”(a)選中插入位(b)插入后效果圖5.11“插入”對話框
3.移動和復制單元格數(shù)據(jù)移動單元格數(shù)據(jù)可用“開始”選項卡中“剪貼板”工具欄的“剪切”和“粘貼”命令來完成。首先選中要移動的“單元格”或者“區(qū)域”,單擊“剪切”按鈕?,該“單元格”或“區(qū)域”變成動態(tài)狀,然后單擊目標位置(單元格),再單擊“粘貼”按鈕??即可。復制過程是在選中待復制的內容后單擊“剪貼板”工具欄的“復制”按鈕?,然后單擊目標位置(單元格),再單擊“粘貼”按鈕?。另外,上述“剪切”、“復制”和“粘貼”操作,也可在按鼠標右鍵彈出的下拉菜單中選擇使用。以上移動和復制過程,不僅可在同一工作表中進行,也可在不同的工作表或工作簿中進行。以上移動和復制過程,不僅可在同一工作表中進行,也可在不同的工作表或工作簿中進行。
4.清除或刪除單元格、行或列
1)清除單元格清除單元格是指清除某一單元格中的內容或格式,單元格本身保留。清除時,選中“單元格”或某一區(qū)域,單擊“開始”選項卡中“單元格”工具欄的“清除”按鈕??的下拉箭頭,屏幕彈出如圖5.12所示的下拉菜單,用戶可選擇“全部清除”、“清除格式”、“清除內容”或“清除批注”等操作。用戶也可單擊鼠標右鍵,在彈出的如圖5.13所示的下拉快捷菜單中執(zhí)行“清除內容”命令或者使用Delete鍵。圖5.12“清除”菜單圖5.13下拉快捷菜單
2)清除行或列鼠標指向某“行標”,光標變成向左的箭頭,單擊鼠標左鍵,該“行”被選中,其邊框變成粗線條,當光標移向列標時,光標變成向下的箭頭,單擊鼠標左鍵,該“列”被選中,其邊框變成粗線條。然后,執(zhí)行上述“清除”命令。
3)刪除單元格刪除單元格是將所選單元格中的內容及單元格本身從工作表中刪除,其位置由右側或下方的單元格填補。刪除時,選中單元格,單擊“單元格”工具欄的“刪除”按鈕,屏幕彈出如圖5.14所示的“刪除”菜單,可刪除“單元格”、“行”、“列”和“工作表”。單擊“刪除單元格”,屏幕彈出如圖5.15所示的“刪除”對話框;然后選擇“右側單元格左移”或“下方單元格上移”,單擊“確定”按鈕即可。
4)刪除行或列首先如上所述選中所要刪除的“行”或者“列”,然后執(zhí)行上述“刪除”命令。圖5.14“刪除”菜單圖5.15“刪除”對話框5.2.5工作表基本操作
1.工作表命名初建工作簿時,所有工作表都以“Sheet1、Sheet2、…”命名。用戶可以根據(jù)需要重新命名,操作如下:
(1)雙擊工作表標簽,工作表名“反白”顯示。
(2)輸入新的名字,例如“成績表”,按“回車”鍵即可。
2.插入、清除與刪除工作表通常在新建的工作簿中,默認有3個工作表,即sheet1、Sheet2和Sheet3。實際工作中經(jīng)常需要增刪或者插入工作表。
1)插入工作表單擊“插入工作表”按鈕?,即可插入一個工作表,且為當前活動工作表。然后,可用鼠標指向該標簽,按下鼠標左鍵,拖到所需的位置,如圖5.16所示的Sheet4。用戶也可用鼠標指向某標簽按鼠標右鍵,在彈出的下拉快捷菜單中執(zhí)行“插入”命令進行插入操作。
2)清除工作表清除工作表時,用鼠標單擊如圖5.16所示的工作表左上角、列標A左邊的“工作表選擇”框,選中該工作表,然后單擊工具欄中的“清除”按鈕,即彈出如圖5.12所示的“清除”菜單,用戶可執(zhí)行相應的清除操作。用戶也可使用Delete鍵或者單擊鼠標右鍵,在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“清除”命令進行清除操作。圖5.16插入工作表
3)刪除工作表選中工作表,單擊工具欄的“刪除”按鈕,可在如圖5.14所示的“刪除”菜單中單擊“刪除工作表”按鈕。用戶也可單擊鼠標右鍵,在下拉菜單中執(zhí)行“刪除”命令進行刪除操作。
3.移動和復制工作表
1)移動工作表用鼠標指向待移動的工作表標簽,按下鼠標左鍵,光標上顯示信箋圖標,拖動到指定位置即可。
2)復制工作表復制工作表有多種方法,可使用鼠標拖動,也可使用命令。
(1)用鼠標指向待復制的工作表標簽,同時按下Ctrl鍵和鼠標左鍵,光標上的信箋圖標上顯示一個“+”號,這時拖動到指定的位置即可。圖5.17“移動或復制工作表”對話框
(2)單擊工作表左上角“工作表選擇”方格,選中工作表,然后單擊“開始”選項卡中“剪貼板”工具欄的“復制”按鈕,再選中目標工作表,單擊工具欄的“粘貼”按鈕,源工作表中的內容將全部復制到目標工作表中。該項操作也可使用如圖5.13所示的下拉快捷菜單中的“復制”與“粘貼”命令。
3)在工作簿之間移動和復制工作表
(1)打開源工作表所在的工作簿和待復制的目標工作簿,單擊需要移動或復制的工作表標簽。
(2)執(zhí)行“開始”選項卡中“剪貼板”工具欄的“剪切”、“復制”、“粘貼”命令;或者單擊鼠標右鍵,在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“移動或復制工作表”命令或屏幕彈出“移動或復制工作表”對話框,如圖5.17所示。圖5.17“移動或復制工作表”對話框
(3)在“工作簿”欄選擇待移動或復制的目標工作簿,在“下列選定工作表之前”欄中確定移動的位置,然后單擊“確定”按鈕,即可完成移動操作。
(4)如果選定“建立副本”,則完成復制操作。5.2.6工作表格式設置
Excel2007提供了多個格式設置命令,可實現(xiàn)單元格的列寬、行高、數(shù)字顯示、文字對齊、字型與字體、框線、圖案顏色等項設置,用來對工作表進行修飾,使之美觀、漂亮。
1.改變單元格列寬和行高
1)改變列寬將鼠標指向工作表中列號右側網(wǎng)格線上,光標變成左右雙向箭頭,按下鼠標左鍵向左或者向右拖動,即可改變列寬?;蛘哌x擇列,單擊鼠標右鍵,在彈出的下拉快捷菜單中執(zhí)行“列寬”命令,屏幕顯示如圖5.18所示的“列寬”對話框;再在“列寬”欄輸入列寬數(shù)值,例如“12”,單擊“確定”后即可。圖5.18“列寬”對話框
2)改變行高改變行高的方法與改變列寬的方法相似。在用鼠標拖動時,鼠標指向行號下面的網(wǎng)格線上,按下鼠標左鍵向上或者向下拖動;若單擊鼠標右鍵,在下拉快捷菜單中執(zhí)行“行高”命令。
2.設定單元格格式單元格的格式可由系統(tǒng)默認,也可由用戶設置。設置時,單擊“開始”選項卡中“字體”、“對齊方式”或者“數(shù)字”工具欄右下角的下拉箭頭,屏幕顯示如圖5.19所示的“設置單元格格式”對話框,其中有“數(shù)字”、“對齊”、“字體”、“邊框”、“填充”、“保護”等6個選項卡。圖5.19“設置單元格格式”對話框
1)數(shù)字選擇“數(shù)字”選項卡,可設置單元格的數(shù)值格式。其中包括“常規(guī)”、“數(shù)值”、“貨幣”、“會計專用”、“日期”、“科學記數(shù)”等類型,用戶可根據(jù)需要進行選擇。
2)對齊選擇“對齊”選項卡,可在所選單元格或區(qū)域中,對數(shù)據(jù)進行水平左對齊、右對齊、居中、兩端對齊、跨列居中、分散對齊等設置;垂直方向可進行靠上、居中、靠下、兩端對齊和分散對齊等設置。
3)字體選擇“字體”選項卡,可對所選單元格中文字的字體、字號、顏色、字形以及下劃線等特性進行設置,具體操作與Word2007的相同。
4)邊框選擇“邊框”選項卡,可對所選單元格或區(qū)域進行邊框線或網(wǎng)線設置,可以選擇線型、線寬及顏色。其過程與Word2007中的“邊框”操作相同。
5)填充選擇“填充”選項卡,可設置單元格或區(qū)域的底紋顏色;單擊“圖案樣式”下拉按鈕,還可選擇底紋圖案,如圖5.20所示。圖5.20“填充”對話框
6)保護選擇“保護”選項卡,可將所選定的單元格或區(qū)域鎖定,或者隱藏,以保護其中的數(shù)據(jù)不被修改。
3.設置條件格式使用條件格式可以根據(jù)指定的公式或數(shù)值確定搜索條件,然后將格式應用到選定區(qū)域范圍中符合搜索條件的單元格。設置時,選定單元格區(qū)域,單擊“開始”選項卡中“樣式”工具欄的“條件格式”按鈕,屏幕顯示如圖5.21所示的“條件格式”菜單。用戶可根據(jù)需要,設置需突出顯示的動態(tài)數(shù)據(jù)。圖5.21“條件格式”菜單
4.自動套用格式
Excel2007提供了17種數(shù)據(jù)格式可供套用。使用自動套用格式,不僅能美化工作表,而且大大提高了工作效率。設置時,選定單元格區(qū)域,單擊“開始”選項卡中“樣式”工具欄的“套用表格格式”按鈕,屏幕顯示56種表格樣式,顏色深度分為淺、中、深三個層次,用戶可根據(jù)需要進行選擇套用。5.2.7工作表打印輸出工作表編輯完成后,可以打印輸出,可單頁、其中幾頁或全部打印。單擊“Office菜單”中“打印”二級菜單中的“打印”,即可在打印前選擇打印機、打印份數(shù)和其他打印選項,如圖5.22所示。用戶也可選擇“快速打印”,將打印任務交給當前默認打印機。圖5.22“打印內容”對話框若選擇“打印預覽”,屏幕彈出“打印預覽”窗口,并顯示打印表格樣式。如果滿意,可單擊“打印”工具欄中的“打印”按鈕;若不滿意,可關閉打印預覽窗口,返回Excel工作表,重新進行設置和調整。實際打印時,首先在“打印內容”欄選擇打印的內容,其中有“選定區(qū)域”、“活動工作表”、“整個工作簿”。在默認情況下,僅打印當前活動工作表。然后,指定打印的“份數(shù)”和“范圍”。最后,單擊“確定”按鈕。5.3公?式?與?函?數(shù)
與手工表格相比,電子表格能實現(xiàn)多種復雜的數(shù)值計算。Excel2007提供了多種數(shù)學公式用于數(shù)據(jù)處理。而函數(shù)是預定義的或者說是內置的公式,可用來進行復雜運算。Excel2007為用戶提供了數(shù)百個函數(shù),包括數(shù)學運算、邏輯運算和財務運算等。這里僅介紹如何在Excel2007工作表中使用公式和函數(shù)。5.3.1輸入公式公式可用來執(zhí)行運算,例如加、減、乘、除、比較,求平均值、最大值等。在向工作表輸入數(shù)值時就可使用公式,其操作類似于輸入文字,但需以等號“=”開頭,然后輸入公式表達式。在一個公式中,可以包含多種算術運算符、常量、變量、函數(shù)、單元格地址等。輸入公式時,首先選中單元格,然后在數(shù)據(jù)編輯欄輸入一個等號“=”,再輸入公式。輸入完畢,按Enter鍵或者單擊編輯欄的“確認”按鈕??!纠?.1】設單元格A1中輸入了數(shù)值100,分別在單元格A2、A3、A4中輸入下列公式:
=A1*100;輸入A2
=(A2+A1)/A1;輸入A3
=A1+A3???;輸入A4輸入后,如圖5.23所示,可看到A2、A3、A4中分別顯示10000、101和201。若要取消輸入的公式,可單擊編輯欄中的“取消”按鈕。圖5.23輸入公式后的運算結果圖5.24公式顯示5.3.2顯示公式輸入公式后,單元格顯示的是公式運算的結果,公式則在“公式”選項卡中顯示。若要顯示公式,可選擇“公式”選項卡中“公式審核”工具欄的“顯示公式”按鈕,以后在單元格中顯示的不再是運算結果,而是公式本身,如圖5.24所示。通過組合鍵Ctrl?+?`?可實現(xiàn)顯示結果與顯示公式之間的切換。5.3.3在公式中使用運算符
1.算術運算在Excel2007中,常用算術運算符有“+”、“-”、“*”、“/”、“%”、“^”等,其作用如表5.3所示。表5.3常用算術運算符在執(zhí)行算術運算時,“+”、“-”、“*”、“/”、“^”屬于二目運算符,要求有兩個操作數(shù)或變量,例如“=10^2”。而“%”是單目運算符,可有一個操作數(shù),例如“=5%”,自動將5除以100,得到0.05。
2.文本運算文本運算是對正文(文字)進行運算。以此,可將兩個或兩個以上的文本連接起來,其運算符及作用如表5.4所示。表5.4文本運算符
3.比較運算比較運算用于邏輯運算,根據(jù)判斷條件,返回邏輯值TRUE(真)或FALSE(假)。運算符及作用如表5.5所示。例如:
=A12<120
如果A12單元格中的數(shù)值小于120,返回“TRUE”;否則,返回“FALSE”。表5.5比較運算符
4.引用運算引用運算是通過引用運算符對單元格區(qū)域進行引用,其符號及作用如表5.6所示。表5.6引用運算符
5.運算順序首先進行引用運算,其次是算術運算,然后是文本運算,最后是比較運算符。在算術運算符中,優(yōu)先順序是:-?(負號)、%、^、(?*?、/?)、(+、-)。在公式中輸入負數(shù)時,只需在數(shù)字前面添加負號“-”,而不能使用括號。例如:“=5*-10”的結果是?-50。5.3.4單元格引用單元格引用是指引用單元格中的數(shù)據(jù)。通過“單元格引用”,可以在公式中使用工作表上不同單元格中的數(shù)據(jù),還可以引用同一工作簿中其他工作表上的單元格數(shù)據(jù),或者引用其他工作簿與應用程序中的數(shù)據(jù)。引用其他工作簿中單元格的數(shù)據(jù)稱為外部引用。
1.相對地址引用在輸入公式的過程中,除非特別說明,Excel2007一般使用“相對地址”引用單元格。所謂“相對地址”,是指當公式在移動或復制時根據(jù)移動的位置自動調整公式中所引用單元格的地址。如圖5.25所示,在B3單元格中輸入“=A1+A2+C6”,然后將B3單元格的公式復制到C3、D3。這時,在C3、D3顯示的是相對地址表達式“=B1+B2+D6”和“=C1+C2+E6”。圖5.25“相對地址”引用
2.絕對地址引用“絕對地址”引用是指單元格地址不變的引用。當公式復制或移動到新的單元格時,公式中所引用的單元格地址保持不變。通常是在列號和行號前面添加美元符號“$”來表示。如圖5.26所示,在B2單元格中輸入公式“=$A$1*A3”,將B2中的公式拷貝到B3、B4時,A1單元格的地址保持不變。圖5.26“絕對地址”引用
3.混合地址引用所謂“混合地址”引用是在一個單元格的地址引用中,既有絕對地址,又有相對地址。公式復制時,絕對地址保持不變。如圖5.27所示,在B2單元格中,單元格地址“$A5”表示“列”保持不變,“行”號隨著公式向下復制而變化。同理,在C2單元格中,地址“A$5”表示“行”保持不變,“列”號隨著公式向右復制而變化。圖5.27“混合地址”引用
4.三維地址引用“三維地址”引用是在一個工作簿中從不同的工作表中引用單元格,其一般格式為工作表名!單元格地址其中,工作表名后的“!”由系統(tǒng)自動添加。例如,在“Sheet2”的“B2”單元格中輸入公式“=Sheet1!A1+A2”,表示工作表“Sheet1”中的單元格“A1”和“Sheet2”中的單元格“A2”相加,結果在工作表“Sheet2”的“B2”單元格中顯示。5.3.5名稱使用為了便于不同表格和工作簿之間的引用,在Excel2007中可使用名稱,用一個易于記憶的標識符來代表一個單元格、一組單元格、數(shù)值或者公式。
1.為單元格或單元格區(qū)域命名為單元格或單元格區(qū)域命名,其操作步驟如下:
(1)選定單元格或單元格區(qū)域,單擊“公式”選項卡中“定義的名稱”工具欄的“定義名稱”按鈕,屏幕顯示如圖5.28所示的“新建名稱”對話框。
(2)在“名稱”文本框輸入名稱,例如“學生成績表”;在“范圍”框選定使用范圍,即工作簿或工作表;在“引用位置”框中輸入單元格地址,也可用鼠標選定單元格或單元格區(qū)域。然后,單擊“確定”按鈕。
(3)命名后,可單擊“定義名稱”右邊的下拉箭頭,再單擊下拉菜單中的“應用名稱”選項,屏幕彈出“應用名稱”對話框,如圖5.29所示,可查看用戶命名及其表示的范圍。圖5.28“新建名稱”對話框圖5.29“應用名稱”對話框
2.自動命名自動命名是使用工作表上的文字標記,為工作表上的范圍自動命名,而且一次可以為許多范圍命名。其操作步驟如下:
(1)選擇要命名的范圍,包括用作范圍名稱的文字標記。例如在如圖5.30所示的工作表中,選擇范圍為B1:H7,用B列和第一行的文字(即姓名)當做范圍名稱,其范圍必須包括B列和第一行。
(2)單擊“公式”選項卡中“定義的名稱”工具欄的“根據(jù)所選內容創(chuàng)建”按鈕,屏幕顯示如圖5.31所示的對話框,選擇“首行”、“最左列”,單擊“確定”按鈕,則“姓名”被命名為單元格區(qū)域C2:H7的名稱。圖5.30選定命名范圍圖5.31“以選定區(qū)域創(chuàng)建名稱”對話框同樣,也可以命名“張利”為C2:H2單元格區(qū)域的名稱;“物理”為C2:C7的單元格區(qū)域的名稱。當選擇C2:H7區(qū)域時,名稱框顯示“姓名”二字。
3.名稱的修改和刪除利用定義名稱功能,用戶可對已定義的名稱進行編輯修改。
1)修改名稱用戶可直接在如圖5.28所示的“新建名稱”對話框中的“名稱”框內直接輸入新的名稱,然后單擊“確定”按鈕。
2)修改名稱代表的內容用戶可在如圖5.28所示的“新建名稱”對話框中的“引用位置”框內直接輸入,或者用鼠標選取某一單元格區(qū)域
3)刪除名稱單擊“定義的名稱”工具欄中的“名稱管理器”按鈕?,屏幕彈出“名稱管理器”對話框,如圖5.32所示。選中某行名稱,單擊“刪除”按鈕即可。單擊如圖5.32所示的對話框中的“編輯”按鈕,可對已定義的名稱進行編輯,修改“名稱”和“引用位置”。圖5.32“名稱管理器”對話框
4.名稱的應用新建名稱后,即可應用。如果在新建名稱之前,已經(jīng)建立了公式,且引用某一單元格,若對單元格重新命名,則立即替換原來的名稱。其操作步驟如下:
(1)單擊“公式”選項卡中“定義的名稱”工具欄的“定義名稱”按鈕右邊的下拉箭頭,再單擊“應用名稱”選項,屏幕彈出如圖5.29所示的“應用名稱”對話框。
(2)選擇要應用的名稱。如果選擇多個名稱,只需用鼠標連續(xù)單擊。
(3)單擊“確定”按鈕。在“應用名稱”對話框中,“忽略相對/絕對引用”是指不管引用的類型是名稱還是引用,一律用名稱替換引用。如果清除這個選擇框,替換的方式則以絕對名稱替換絕對引用,相對名稱替換相對引用,混合名稱替換混合引用?!皯眯?列名”是指,如果不能精確地找出某一單元格的名稱,則可使用行和列區(qū)域的名稱,該名稱應包含引用的單元格。5.3.6函數(shù)使用在Excel2007中,函數(shù)由三部分組成,即函數(shù)名、參數(shù)和括號。括號表示參數(shù)的范圍,括號前后不能有空格。參數(shù)可有多個,之間用逗號隔開,可以是數(shù)字、文本、邏輯值或引用,也可以是常量、單元格地址、公式或其他函數(shù)。當函數(shù)的參數(shù)是其他函數(shù)時,稱為嵌套。一個公式可以嵌套7級函數(shù)。Excel2007提供了多種類型的函數(shù)庫,供用戶選擇。選擇“公式”選項卡,屏幕顯示“函數(shù)庫”工具欄,如圖5.33所示。圖5.33“公式”選項卡
1.常用函數(shù)
Excel2007提供了豐富的函數(shù),包括數(shù)值計算、財務、邏輯函數(shù)、日期與時間函數(shù)等,用戶可在電子表格中使用。比如常用的有求和函數(shù)SUM、求平均值函數(shù)AVERAGE、求最大值函數(shù)MAX、求最小值函數(shù)MIN等。
2.輸入函數(shù)
1)手工輸入 手工輸入函數(shù)如同在單元格中輸入公式一樣,先輸入“=”,然后再輸入函數(shù)。例如,在單元格中輸入函數(shù):
=SQRT(B1)
=SUM(B2:B6)
2)使用內嵌函數(shù)
(1)選中要輸入函數(shù)的單元格,如圖5.34所示,選中“成績統(tǒng)計表”中的單元格“H3”。圖5.34求平均值
(2)單擊“公式”選項卡中“函數(shù)庫”工具欄的“插入函數(shù)”按鈕,屏幕顯示“插入函數(shù)”對話框,如圖5.35所示。
(3)從“或選擇類別”框選擇輸入函數(shù)的類型,例如“常用函數(shù)”;再從“選擇函數(shù)”框選擇所需要的函數(shù),例如求平均值函數(shù)“AVERAGE”。
(4)單擊“確定”按鈕,屏幕顯示如圖5.36所示的“函數(shù)參數(shù)”對話框,在“Number1”框輸入“C3:F3”,函數(shù)結果顯示在下方的“計算結果”欄中;單擊“確定”按鈕后,運算結果進入單元格H3。圖5.35“插入函數(shù)”對話框圖5.36“函數(shù)參數(shù)”對話框另外,在選定可進行函數(shù)運算的單元格中輸入等號“
”,如圖5.37所示,其左上角的“單元格名稱欄”變成函數(shù)提示欄,其中顯示函數(shù)名,比如AVERAGE。單擊右邊的下拉按鈕,拉出函數(shù)列表,用戶也可從中選擇所需要的函數(shù)。圖5.37“輸入函數(shù)”提示菜單5.3.7數(shù)組的使用數(shù)組是若干單元格的集合或者一組處理的值的集合。使用數(shù)組可對多值或多組值進行同一公式的運算。即輸入一個公式,執(zhí)行多個操作,產(chǎn)生多個結果。下面舉例說明數(shù)組公式的使用。如圖5.38所示,計算每一位學生的總成績(物理?+?化學?+?語文?+?政治)。這時,只要將C列各單元格中的數(shù)值與D、E、F列中相應的數(shù)值相加,結果置入G列的單元格中。具體操作步驟如下:
(1)選定放置運算結果的單元格,如圖5.38所示的黑線框部分,并在編輯欄輸入“=”。
(2)用鼠標選定第一個數(shù)組區(qū)(C3:C8),并輸入“+”,再選定第二個數(shù)組區(qū)(D3:D8)、第三個數(shù)組區(qū)(E3:E8)和第四個數(shù)組區(qū)(F3:F8),并用“+”連接起來。
(3)按組合鍵Ctrl?+?Shift?+?Enter。于是,在選定的G列顯示運算結果,并且在編輯欄顯示數(shù)組公式:{=C3:C8+D3:D8+E3:E8+F3:F8}
圖5.38數(shù)組運算用戶也可選中C3:G3,單擊如圖5.33所示的“公式”選項卡“函數(shù)庫”工具欄中的“自動求和”按鈕,其和自動寫入G3單元格,然后把光標指向G3右下角的填充柄,按下鼠標左鍵拖動到G8,各行的總成績自動寫入G列。還可以直接選中C3:G8單元格區(qū)域,單擊“自動求和”按鈕。以上是求和運算,其他函數(shù)的應用,照此進行。5.4數(shù)據(jù)圖表
5.4.1創(chuàng)建圖表
Excel2007提供了多種類型的圖表,供用戶選擇,包括柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、XY散點圖、股價圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖、雷達圖等。對于多數(shù)圖表,比如柱形圖、條形圖等,還可將工作表的行或列數(shù)據(jù)繪制在圖表中。但有些類型的圖表,比如餅圖、氣泡圖等,則需要特定的數(shù)據(jù)排列方式。
以如圖5.38所示的成績統(tǒng)計表中姓名、各科成績、總成績?yōu)榛緮?shù)據(jù),生成學生成績統(tǒng)計圖表,操作步驟如下:
(1)選擇需要繪制圖表的數(shù)據(jù)列,即B2:F8。
(2)單擊如圖5.39所示的“圖表”工具欄中的“柱形圖”按鈕。
(3)在其下拉菜單中列出多種“柱形圖”,單擊所需要的樣式,即可顯示柱形圖表,如圖5.40所示是其中的一種。圖5.39“圖表”工具欄圖5.40生成“成績”圖表
(4)在生成如圖5.40所示的圖表后,屏幕顯示如圖5.41所示的圖表工具“設計”選項卡,可選用不同工具欄中的工具對生成的圖表進行修改或者設置。比如改變圖表的類型、位置和布局,切換行/列位置,選擇數(shù)據(jù)或者選用不同的圖表樣式。若單擊“圖表布局”工具欄中的按鈕,可改變圖表布局,增添“圖表標題”。圖5.41“設計”選項卡
(5)若單擊“移動圖表”按鈕,屏幕彈出如圖5.42所示的“移動圖表”對話框,可將圖表放置在同一工作表中,也可置入新的工作表中。圖5.42“移動圖表”對話框5.4.2編輯圖表圖表制作完成后,用戶可以進行修改。例如在圖表所對應的數(shù)據(jù)表中繼續(xù)輸入數(shù)據(jù),更改數(shù)據(jù),也可以修改圖表類型,或者對插入圖表的元素進行修改等。操作時,選中圖表,將鼠標指向圖表區(qū)域,單擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇相應的命令。用戶也可以對圖表中的文字、顏色、圖案進行設置或修改。
1.變更圖表把如圖5.40所示的柱形圖改變成折線圖,操作步驟如下:
(1)選定圖表,單擊“設計”選項卡中“類型”工具欄的“更改圖表類型”按鈕,屏幕彈出“更改圖表類型”對話框。
(2)在“更改圖表類型”對話框中選擇“折線圖”,再在“子樣式”欄中選擇所需樣式,結果如圖5.43所示。圖5.43修改成折線圖
2.移動圖表嵌入圖表可在工作表中隨意移動。移動時,選中圖表,其周圍出現(xiàn)一個邊框,框上有8個虛線段,即控制柄,用鼠標拖動,可移到合適的位置;也可拖動“控制柄”改變圖表的大小。
3.刪除或修改數(shù)據(jù)用戶要刪除數(shù)據(jù)時,可在圖表中選定數(shù)據(jù)系列,數(shù)據(jù)系列的名字將出現(xiàn)在“單元格名稱框”中,然后按Delete鍵;用戶也可從圖表的數(shù)據(jù)源中進行刪除,圖表自動變更。同樣,數(shù)據(jù)也可以進行修改。數(shù)據(jù)修改后,圖表隨之自動變更。5.5數(shù)據(jù)清單
Excel2007是用數(shù)據(jù)清單實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的。數(shù)據(jù)清單就是工作簿中滿足多個條件的數(shù)據(jù)表格。其最上面一行是標題行,每列數(shù)據(jù)類型相同,其中沒有空白行或空白列。理想的數(shù)據(jù)清單應占一個工作表,否則應與同一工作表上的其他信息分開,至少間隔一個空行或一個空列。實際上,數(shù)據(jù)清單與數(shù)據(jù)庫有些相似,數(shù)據(jù)清單中的每一個數(shù)據(jù)行相當于數(shù)據(jù)庫中的一個記錄,列相當于字段,列標題相當于字段名。對于數(shù)據(jù)清單,也可像數(shù)據(jù)庫那樣,執(zhí)行查找、排序、刪除、分類匯總等操作。
5.5.1數(shù)據(jù)清單的創(chuàng)建與編輯 建立數(shù)據(jù)清單的第一步是確定列標題,并且把列標題作為單獨的一行放在數(shù)據(jù)清單的頂行,用來識別每一列數(shù)據(jù)。一個數(shù)據(jù)清單至少要有一行數(shù)據(jù)。創(chuàng)建和編輯數(shù)據(jù)清單有兩種方法:一種是直接在單元格內輸入數(shù)據(jù);另一種是使用記錄單輸入數(shù)據(jù)。直接在單元格輸入數(shù)據(jù)的方法比較簡單。下面首先介紹如何在Excel2007中添加“記錄單”按鈕,然后介紹使用“記錄單”按鈕輸入數(shù)據(jù)的方法。
1.數(shù)據(jù)清單的創(chuàng)建
1)添加“記錄單”按鈕
(1)如果在屏幕左上角的“快捷訪問工具欄”沒有“記錄單”按鈕,用戶可以添加。單擊“Office菜單”中的“Excel選項”,打開“Excel選項”對話框,單擊“自定義”選項,屏幕顯示如圖5.44所示的“Excel選項”對話框,再單擊“從下列位置選擇命令”右側的下拉箭頭,在下拉菜單中選擇“不在功能區(qū)中的命令”選項。圖5.44“Excel選項”對話框
(2)拖動滑動塊,在命令列找到“記錄單”選項,單擊“添加”按鈕,將其添加到“自定義快速訪問工具欄”中。
(3)單擊“確定”按鈕,返回即可,“記錄單”按鈕添加到屏幕左上角的“快速訪問工具欄”中,如圖5.41所示。
2)利用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)
(1)打開一個新的工作簿,在工作表的第一行輸入表頭“成績統(tǒng)計表”;從第二行的B1單元格開始,依次輸入學號、姓名、物理、化學、語文、政治等,作為數(shù)據(jù)表的列字段;然后輸入數(shù)據(jù)。
(2)選中第二行中的所有列字段,單擊“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕,屏幕彈出“記錄單”對話框,如圖5.45所示,并顯示第一個記錄的數(shù)據(jù)。其右上角的分數(shù)表示記錄總數(shù)和當前的記錄號。圖5.45“記錄單”對話框
(3)單擊“新建”按鈕,可增添一個新的記錄(各字段為空白)。若要移到下一字段,可按Tab鍵或用鼠標指定。
(4)若要取消正在輸入的數(shù)據(jù),可按Delete鍵或“恢復”按鈕。全部輸入完畢后,單擊“關閉”按鈕。
2.數(shù)據(jù)清單的編輯
(1)瀏覽、定位及編輯時,進入“記錄單”對話框,按“上一條”或“下一條”按鈕,可瀏覽前面或后面相鄰的一條記錄;拖動“滾動條”可以快速瀏覽記錄;使用鍵盤的上下箭頭鍵或翻頁鍵,也可瀏覽各個記錄,同時實現(xiàn)記錄定位。若要編輯一條記錄,首先需要進行定位,然后單擊所要修改的字段框,進行修改。若放棄修改,單擊“還原”按鈕。
(2)刪除記錄進入“記錄單”對話框,定位到某一記錄,單擊“刪除”按鈕。若要刪除多條記錄,可一條一條地刪除。被刪除的記錄將不能再恢復。5.5.2數(shù)據(jù)排序在Excel2007中,數(shù)據(jù)排序的方法有多種,可選擇單一“關鍵字”,也可選擇多個“關鍵字”,即“多重排序”。在“多重排序”中,第一“關鍵字”被稱為“主要關鍵字”。排序可以按行,也可以按列進行。在排序時可根據(jù)字母、數(shù)字或日期排序,可以升序,也可以降序。下面舉例說明排序過程。
【例5.2】對“成績統(tǒng)計表”,以“化學”為主要關鍵字遞減,“物理”為次要關鍵字遞增進行排序,操作步驟如下:
(1)選定數(shù)據(jù)表中的任意一個單元格,例如D4,單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中“排序和篩選”工具欄的“排序”按鈕,屏幕彈出“排序”對話框,再單擊“添加條件”按鈕,增加次要關鍵字,如圖5.46所示。圖5.46“排序”對話框
(2)單擊“主要關鍵字”下拉按鈕,選擇“化學”,“次序”選擇“降序”,在“次要關鍵字”框中選擇“物理”,“次序”選擇“升序”。單擊“確定”按鈕,各記錄重新排列,結果如圖5.47所示。圖5.47排序結果另外,用戶也可以使用“開始”選項卡中“編輯”工具欄的“排序和篩選”命令來進行數(shù)據(jù)排序。5.5.3數(shù)據(jù)篩選篩選數(shù)據(jù)清單,可使Excel只顯示符合條件的數(shù)據(jù)行,隱藏其他行,以便快速查找或使用數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)記錄。篩選數(shù)據(jù)有兩種命令:“篩選”和“高級篩選”。在一般情況下,“篩選”也稱為“自動篩選”,可滿足大部分需要;對于復雜條件的篩選,可使用“高級篩選”。
1.篩選若要對數(shù)據(jù)清單進行篩選,數(shù)據(jù)清單必須有列標題。篩選操作步驟如下:
(1)單擊數(shù)據(jù)清單中的任意一個單元格,選中數(shù)據(jù)清單。
(2)單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中“排序和篩選”工具欄的“篩選”按鈕,各列字段名旁出現(xiàn)下拉箭頭,如圖5.48所示,然后單擊下拉箭頭,在下拉菜單中確定篩選條件。這里單擊“姓名”字段的下拉箭頭,拉出“姓名”子菜單,用戶可從中挑選。圖5.48出現(xiàn)下拉箭頭的數(shù)據(jù)清單
(3)若選用多個條件,可單擊下拉菜單中“文本(或數(shù)字)篩選”子菜單中的“自定義篩選”,屏幕彈出“自定義自動篩選方式”對話框,如圖5.49所示。按照提示,用戶可輸入多個篩選條件。例如選定姓名“甘雨”和“趙大軍”,則工作表上僅顯示兩條記錄,如圖5.50所示。圖5.49“自定義自動篩選方式”對話框圖5.50篩選結果再次單擊“排序和篩選”工具欄的“篩選”按鈕,可取消篩選結果。另外,篩選數(shù)據(jù)也可使用“開始”選項卡中“編輯”工具欄的“排序和篩選”命令來進行。
2.高級篩選使用上述“篩選”命令查找符合特定條件的記錄,方便、快捷,但是,該命令的條件不能太復雜。如果執(zhí)行復雜的查找,必須使用“高級篩選”命令,操作步驟如下:
(1)在遠離篩選數(shù)據(jù)清單的工作表的某一行中,輸入或復制篩選條件標題,需與要篩選的字段名一致。
(2)在條件標題下面的行中輸入匹配條件。
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