銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制制度與流程

銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制制度與流程一、制定目的及范圍為提升公司銷售與收款的效率，確保相關流程的規(guī)范性與透明度，特制定本制度。該制度適用于公司所有銷售活動及收款流程，涵蓋客戶訂單管理、發(fā)貨、開票、收款及應收賬款管理等環(huán)節(jié)。二、銷售與收款的基本原則1.銷售與收款必須遵循“合法合規(guī)、真實有效”的原則，確保每筆交易都有據(jù)可依。2.客戶信息的管理需保持規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的準確性與及時更新。3.各環(huán)節(jié)需明確責任，銷售人員、財務人員及相關部門之間的協(xié)作需高效順暢。三、銷售與收款流程1.客戶管理與訂單處理1.1客戶資料維護：銷售人員負責記錄并更新客戶基本信息，包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、信用等級等。所有客戶信息需經(jīng)銷售經(jīng)理審核。1.2訂單接收：客戶通過電話、郵件或在線系統(tǒng)提交訂單，銷售人員需確認訂單的準確性。1.3訂單審批：銷售經(jīng)理對大額訂單或特殊客戶訂單進行審批，確保訂單符合公司政策。2.發(fā)貨與開票2.1發(fā)貨準備：倉儲部門根據(jù)審核通過的訂單準備發(fā)貨，核對貨物與訂單的一致性。2.2開具發(fā)票：發(fā)貨后，財務部門根據(jù)銷售合同和發(fā)貨單開具發(fā)票，發(fā)票必須與實際發(fā)貨數(shù)量及價格相符。2.3發(fā)貨通知：銷售人員需及時通知客戶發(fā)貨信息，包括發(fā)貨單號、預計到達時間等。3.收款管理3.1收款確認：客戶在收到貨物后，按照合同約定的付款方式進行付款。財務部門需在收款后及時確認款項到賬。3.2對賬：月末，銷售人員與財務部門進行對賬，確保銷售記錄與財務記錄一致。3.3催收應收賬款：對于逾期未付款的客戶，財務部門應主動進行催收，銷售人員應協(xié)助處理客戶關系。4.應收賬款管理4.1應收賬款登記：每筆銷售及收款情況需在財務系統(tǒng)中進行登記，確保賬目清晰。4.2賬齡分析：財務部門定期對應收賬款進行賬齡分析，識別潛在風險客戶，制定相應的應對措施。4.3壞賬準備：根據(jù)賬齡分析結(jié)果，針對逾期較長的應收賬款，財務部門需做好壞賬準備，確保公司財務安全。四、備案及存檔所有銷售和收款過程中的重要文件，包括客戶訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、收款憑證等，均需妥善存檔。銷售人員需將相關文件復印兩份，一份交財務部門審核，另一份存入客戶檔案，以備后續(xù)查閱。五、銷售與收款紀律1.銷售人員職責：銷售人員需保持與客戶的良好溝通，定期回訪，增強客戶粘性，確保客戶滿意度。2.財務人員行為規(guī)范：財務人員需嚴格審核收款憑證，避免任何形式的財務舞弊行為，確保公司資金安全。3.責任追究：對于因個人失誤導致的財務損失，相關責任人需承擔相應的責任。六、流程反饋與改進機制該內(nèi)部控制制度并非一成不變，需根據(jù)實際情況進行定期評估與優(yōu)化。銷售與財務部門應定期召開會議，討論流程中的問題與改進措施，并形成書面記錄。各部門應鼓勵員工對流程提出意見與建議，確保流程的不斷完善與優(yōu)化。通過以上詳細的銷售與收款