機(jī)關(guān)單位視頻會議運(yùn)維服務(wù)規(guī)范

機(jī)關(guān)單位視頻會議運(yùn)維服務(wù)規(guī)范范圍本文件規(guī)定了機(jī)關(guān)單位視頻會議運(yùn)維服務(wù)的術(shù)語和定義、設(shè)施設(shè)備、運(yùn)維服務(wù)、評價與改進(jìn)等。本文件適用于黨政機(jī)關(guān)（包括全省各級黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)，以及工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位）視頻會議系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)。非參照公務(wù)員法管理的其他事業(yè)單位視頻會議運(yùn)維服務(wù)可參照本文件執(zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DB32/T3833—2020黨政機(jī)關(guān)會議服務(wù)工作規(guī)范術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。視頻會議系統(tǒng)videoconferencingsystem兩個或者兩個以上在不同地點(diǎn)的會場，通過網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)設(shè)備組成一個會議群體，在該會議群體內(nèi)完成聲音、影像及文件實(shí)時傳送和接收、實(shí)現(xiàn)參會人員實(shí)時互動的會議系統(tǒng)。多點(diǎn)控制單元multicontrolunit（MCU）實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)呼叫和連接，將來自不同會場的信息流，經(jīng)過同步分離后，抽取出音頻、視頻、數(shù)據(jù)等信息和信令，再將各會議場點(diǎn)的信息和信令，送入同一種處理模塊，完成相應(yīng)的音頻混合或切換，視頻混合或切換，數(shù)據(jù)廣播和路由選擇，定時和會議控制等過程，最后將各會議場點(diǎn)所需的各種信息重新組合起來，送往各相應(yīng)終端的系統(tǒng)設(shè)備。運(yùn)維服務(wù)operationandmaintenanceservices對單位涉及信息技術(shù)的設(shè)施設(shè)備、系統(tǒng)和應(yīng)用進(jìn)行監(jiān)控、維護(hù)管理和服務(wù)的工作。設(shè)施設(shè)備網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)選擇視頻會議應(yīng)采用專網(wǎng)模式或互聯(lián)網(wǎng)模式。重要、正式的視頻會議應(yīng)采用專網(wǎng)模式；臨時性、非正式的視頻會議等可采用互聯(lián)網(wǎng)模式。網(wǎng)絡(luò)傳輸視頻會議系統(tǒng)應(yīng)采取一主一副兩路網(wǎng)絡(luò)，雙光纜物理路由，當(dāng)主路網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時，能自動切換至副路網(wǎng)絡(luò)。視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)帶寬應(yīng)大于100比特/秒。會議終端會議終端設(shè)備應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化、高可靠產(chǎn)品，不同品牌產(chǎn)品不宜混合使用。會議終端宜配備2臺，在1臺有故障時另1臺能夠互換替代。會議室環(huán)境和設(shè)施會議室應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離嘈雜或人員出入頻繁的樓層，應(yīng)有寬敞的入口與出口及緊急疏散通道，應(yīng)配有消防報(bào)警裝置、消防器材。會議室在扣除第一排座位到前面的主視頻顯示設(shè)備的距離外，按每人占用1.5平方米～2平方米計(jì)算，15人～30人的小會議室宜30平方米～60平方米，30人～50人的中型會議室宜60平方米～100平方米，會議室天花板高度宜大于3米，200人以上的會議室宜大于400平方米，天花板高度宜大于4.5米。會議室墻壁應(yīng)做聲學(xué)處理，室內(nèi)聲場均勻、語音清晰。會議室內(nèi)地面宜鋪設(shè)地毯，出入門應(yīng)設(shè)置隔音裝置。會議室應(yīng)使用人工光源，色溫在3300開爾文～5300開爾文三基色，舒適度（VICO）值宜小于2。會議室照度平均照度不低于500勒克斯，大會議室主席臺區(qū)域平均照度不低于600勒克斯，座位區(qū)平均照度不低于500勒克斯。會議室內(nèi)應(yīng)安裝空調(diào)系統(tǒng)，設(shè)定溫度冬季不高于18攝氏度，夏季不低于26攝氏度，室內(nèi)相對濕度50%～80%，室內(nèi)環(huán)境噪聲不大于45分貝。小會議室、中會議室窗戶宜采用雙層玻璃，深色窗簾或者雙層遮擋。小會議室、中會議室背景墻應(yīng)盡量簡潔樸凈，宜采用淺色色調(diào)，不宜出現(xiàn)易于發(fā)光的物品或采用大面積的白色、黑色。攝像背景不宜設(shè)置過于復(fù)雜的裝飾圖案、壁畫。大會議室主席臺臺面上預(yù)留音視頻輸入接口及電源插座。主要音頻設(shè)備會議室應(yīng)配置音頻擴(kuò)聲設(shè)備。小會議室宜配置1套100瓦以下（1臺音頻放大器、1對掛壁音箱）；中型會議室宜配置1套150瓦以下（1臺音頻放大器、2對掛壁音箱）；大型會議室宜配置1套250瓦～500瓦（2臺音頻放大器、12路～24路音頻調(diào)音臺、3對～4對掛壁音箱）。主席臺應(yīng)放置返聽音箱，可獨(dú)立控制。會議室應(yīng)配置有線話筒、無線話筒。音箱可選用線陣列音箱。應(yīng)根據(jù)會議室大小、高度、形狀、座位分布及主席臺面積等因素布置。音頻調(diào)音臺、音頻放大器等設(shè)備宜放置在控制室。主要視頻設(shè)備會議室宜配置主攝像機(jī)、副攝像機(jī)各1臺。主攝像機(jī)盡量放置在會場中心線上，與第一排參會人員2.5米距離，攝像機(jī)鏡頭水平略高于參會人員臉部。會議室應(yīng)配置視頻顯示設(shè)備。視頻顯示類型、尺寸和數(shù)量應(yīng)與會議室面積相匹配，小會議室宜配置1臺～2臺85英寸左右LED交互大屏，中型會議室宜配置1臺96英寸以上LED交互大屏和2臺85英寸以上輔助LED大屏，大型會議室宜配置1臺液晶或激光投影機(jī)和2臺～4臺輔助LED大屏，主席臺應(yīng)放置返看液晶電視機(jī)，用于顯示分會場畫面，可獨(dú)立控制。視頻切換器、視頻矩陣等設(shè)備宜放置在控制室。供電會議室攝像機(jī)、音頻設(shè)備、視頻顯示設(shè)備，及室內(nèi)電源插座均由控制機(jī)房配電箱220V+不間斷電源提供。會議室照明、會議室空調(diào)均由控制室配電箱提供?？刂剖噎h(huán)境控制室應(yīng)位于會議室前兩側(cè)或后側(cè)，使用面積大于8平方米，地面宜鋪敷靜電地板，控制室宜有獨(dú)立出入門?？刂剖乙擞歇?dú)立的空調(diào)系統(tǒng)，工作溫度保持在23攝氏度～25攝氏度之間，相對濕度不大于50%?？刂剖覒?yīng)配有消防報(bào)警裝置、消防器材。設(shè)施控制室應(yīng)放置操控視音頻設(shè)備工作臺，有視頻監(jiān)視器、監(jiān)聽音箱臺面?？刂剖覒?yīng)固定會議終端、視頻矩陣器、音頻處理器、音頻放大器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和時序電源等設(shè)備機(jī)柜。應(yīng)將本會場話筒與遠(yuǎn)端會場聲音分別接入調(diào)音臺輸入接口，調(diào)節(jié)聲音的頻率特性和電平到最佳狀態(tài)，并分別接入調(diào)音臺不同輸出編組中?？刂剖覂?nèi)的所有設(shè)備的金屬外殼、金屬管道、金屬線槽、建筑物金屬結(jié)構(gòu)等應(yīng)進(jìn)行等電位聯(lián)結(jié)并接地?？刂剖夜┡潆娍刂剖乙瞬捎秒p路電源供電輸入，經(jīng)控制室配電箱分配。其中三路輸出，每路供電容量應(yīng)根據(jù)實(shí)際負(fù)荷確定。三路供電：一路供電與控制機(jī)房不間斷電源相連，為視頻會議系統(tǒng)供電，不間斷電源供電持續(xù)時間宜大于1小時；一路供電為會議室照明供電；一路供電為會議室空調(diào)供電。視頻會議系統(tǒng)供電：會議室（設(shè)備、室內(nèi)電源插座）和控制室（設(shè)備、室內(nèi)電源插座）為同一相位電源?？刂剖乙曨l會議系統(tǒng)中會議終端、音視頻處理設(shè)備、視頻顯示設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，及室內(nèi)電源插座均由控制機(jī)房配電箱220V+不間斷電源提供?？刂剖艺彰?、控制室空調(diào)均由控制室配電箱供電。運(yùn)維服務(wù)設(shè)備和線路的保障成立會議保障組?！兑曨l會議保障組聯(lián)系表》應(yīng)符合附錄A。會議保障組負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，包括會議終端設(shè)備、音視頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等平時管理、定期檢查和簡單修理、負(fù)責(zé)更換損壞的設(shè)備。并做好會議系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)記錄。保障人員宜每周1次檢測設(shè)備及線路，及時處理故障。視頻會議終端配備的計(jì)算機(jī)不得挪為它用，不得隨意在計(jì)算機(jī)上安裝與視頻會議系統(tǒng)無關(guān)的軟件，不得隨意更改IP地址及其他配置文件，定期對該計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒及整理。檢查各類線纜（包括音視頻線路、通訊線路、電源線路）是否完好無損，是否有松動、接觸不良現(xiàn)象，如果損壞應(yīng)該及時更換。配有無線話筒的會議室應(yīng)及時充滿電或者及時更換電池。系統(tǒng)啟動視頻會議系統(tǒng)應(yīng)在保證信號傳輸穩(wěn)定、流暢、安全的前提下選用網(wǎng)絡(luò)，原則上選擇有線網(wǎng)絡(luò)，特殊情況下選擇無線網(wǎng)絡(luò)。啟動視頻會議系統(tǒng)步驟如下：軟件下載：下載視頻會議軟件，如：“騰訊會議”、電信“天翼云會”、移動“云視訊”等。登錄注冊注冊：打開會議軟件，注冊用戶賬號；登錄：賬號登錄后，對相應(yīng)的視頻、會議話筒、音箱等進(jìn)行設(shè)置。主會場發(fā)起會議，生成一個會議號。分會場加入會議：如果本地已安裝會議軟件，則可以點(diǎn)擊邀請鏈接，驗(yàn)證身份后即可直接進(jìn)入會議，也可以用上述輸入“會議號”加入會議的方式進(jìn)入會議。視頻會議可以通過手機(jī)、平板、個人計(jì)算機(jī)等方式使用。結(jié)束會議，當(dāng)身份為主持人時，可以選擇離開會議或結(jié)束會議；當(dāng)身份為成員時，可選擇離開會議。系統(tǒng)聯(lián)調(diào)主會場會議保障組接到會議通知后，至少提前半天按照視頻會議使用管理相關(guān)規(guī)定，組織各分會場視頻會議系統(tǒng)的同步聯(lián)調(diào)測試，同步聯(lián)調(diào)測試須在會議正式開始前至少提前1小時完成。聯(lián)調(diào)測試包括：網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀況、影像和語言傳輸質(zhì)量等，同時做好聯(lián)調(diào)測試情況記錄。計(jì)劃性會議：根據(jù)會議議程，至少提前半天開機(jī)聯(lián)調(diào)測試，全流程演練至少2次，主設(shè)備和備份設(shè)備各演練1次；視頻圖像、演示稿播放測試無異常，音頻測試連續(xù)10分鐘以上無異常。臨時性會議：及時開機(jī)聯(lián)調(diào)測試，確保會議順利召開。重要會議應(yīng)有維保單位、線路保障人員在現(xiàn)場全程技術(shù)保障。主會場應(yīng)及時了解各分會場視頻圖像、演示稿和音頻接收效果，各分會場視頻圖像、演示稿順暢、不卡頓，音頻清晰、無雜音。主會場應(yīng)對送出的圖像聲音實(shí)時監(jiān)控。會議保障組應(yīng)利用會議終端關(guān)閉各分會場音頻，只保留主會場音頻，防止系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生串音和回聲。應(yīng)保證所有主用和備用系統(tǒng)的圖像、聲音清晰，切換及時。在會議期間，不應(yīng)移動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備、不應(yīng)觸動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備按鍵或旋鈕、不應(yīng)拔插系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備之間連接線。聯(lián)調(diào)測試、會議結(jié)束時，主會場應(yīng)及時通知各分會場，各分會場在收到指令后，方可關(guān)機(jī)。分會場會議保障組按通知提前開機(jī)調(diào)測，開機(jī)后應(yīng)立即傳送分會場攝像機(jī)圖像、聲音。會議保障組應(yīng)聽從主會場的調(diào)度指揮，及時響應(yīng)主會場調(diào)測、及時應(yīng)答。各分會場視頻圖像應(yīng)從本地視頻監(jiān)視口輸出，以確保送出圖像正確無誤。有備用系統(tǒng)時要保證送入主、備用設(shè)備的圖像和聲音一致。會議話筒在系統(tǒng)內(nèi)部不應(yīng)引起嘯叫或回音干擾，分會場不發(fā)言、不應(yīng)答點(diǎn)名時需關(guān)閉會議話筒。在會議期間，不能移動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備、不能觸動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備按鍵或旋鈕、不能拔插系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備之間連接線。分會場可自行決定主、備用系統(tǒng)的切換。會議、試機(jī)期間會議室、控制室所有設(shè)備應(yīng)由會議保障組負(fù)責(zé)。操作流程視頻會議前會議保障組在接到會議通知后，按照5.3系統(tǒng)聯(lián)調(diào)要求完成系統(tǒng)聯(lián)調(diào)。接入或者打開會議室話筒，測試會議室內(nèi)擴(kuò)音效果和向遠(yuǎn)端會場發(fā)送信號是否正常。包括會議室內(nèi)聲音是否清晰、音量是否合適、有無回音嘯叫。接入或者打開攝像機(jī)，調(diào)整白平衡；計(jì)算機(jī)接入或者打開，通過視頻矩陣進(jìn)行切換，確認(rèn)本地和遠(yuǎn)端會場視頻信號正常。本會場作為上一級會議分會場時，會場主屏顯示上一級主圖像，輔屏顯示下一級各分會場輪巡圖像，正常每隔20秒～30秒自動切換畫面；本會場作為主會場時，在主席臺對面設(shè)置反看顯示屏，顯示下一級各分會場輪巡圖像，正常每隔20秒～30秒自動切換畫面。視頻會議中保障人員應(yīng)對會議全程的圖像、聲音實(shí)行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽，不得擅離職守，不做與會議保障無關(guān)的事情。保障人員根據(jù)會議控制方案，實(shí)時做好相應(yīng)的音視頻切換工作。結(jié)合會場音視頻情況，做好相應(yīng)微調(diào)，保證最佳會議效果，不得執(zhí)行會前未確認(rèn)的操作。會議中發(fā)生故障時，首先保障會議音頻正常，再保障視頻；故障處理時應(yīng)遵循先搶通、再處理的原則。具體故障排查包括：會場突然無聲音：首先聯(lián)系上一級會場，確認(rèn)上一級會場聲音是否正常，如上一級會場無聲音，則排除本會場故障可能；如上一級會場聲音正常，先確認(rèn)聲音是否送出，如已送出，應(yīng)檢查本會場的音頻設(shè)備是否存在故障；本會場先檢查調(diào)音臺輸入輸出音頻狀態(tài)，如輸入無信號，應(yīng)檢查輸入音頻（話筒線路、電腦音頻線路、視頻會議終端線路等）是否存在故障；如輸入有信號，輸出無信號，應(yīng)檢查調(diào)音臺設(shè)置是否存在故障；如輸入輸出信號均正常，應(yīng)檢查音頻處理器或功放是否存在故障。會場突然無圖像：1）首先查看圖像有無角標(biāo)（對方會場名稱）顯示，如有顯示（即有信號），且傳過來的圖像未黑屏，可聯(lián)系上一級會場確認(rèn)圖像是否正常，如上一級會場圖像異常，則排除本會場故障可能；如上一級會場圖像正常，先確認(rèn)矩陣圖像是否送出，如已送出，應(yīng)檢查本會場圖像處理設(shè)備是否存在故障；2）本會場檢查，先確認(rèn)矩陣輸入圖像狀態(tài)，如輸入無信號，應(yīng)檢查輸入圖像設(shè)備會議終端視頻輸出接線是否松動；如輸入有信號，輸出到會場顯示設(shè)備無信號，且機(jī)房監(jiān)視器有視頻圖像，應(yīng)檢查矩陣輸出接口，嘗試更改輸出到監(jiān)視器的接口，如圖像仍無法恢復(fù)正常，應(yīng)繼續(xù)檢查矩陣輸出到會場顯示器連接線路是否存在故障，如存在故障臨時使用一根高清線接上會場顯示設(shè)備接口，確保會議能正常進(jìn)行。視頻會議后會議結(jié)束后，應(yīng)記錄會議設(shè)備的運(yùn)行狀況，填寫《視頻會議設(shè)備運(yùn)行狀況記錄表》（見附錄B），發(fā)現(xiàn)的故障及時記錄，并跟蹤處理。如保障人員或會議線路變更，應(yīng)及時對設(shè)備（調(diào)音設(shè)備、視頻設(shè)備等）有相關(guān)變動的情況做好交接工作。臨時會場布置召開臨時會議時（如展覽會、臨時指揮中心等），相關(guān)單位應(yīng)配置光纜物理路由，配置或者調(diào)用視頻會議系統(tǒng)設(shè)備、燈具和應(yīng)急電源等。會議前應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場情況用燈光補(bǔ)光，確?，F(xiàn)場光線明亮、均勻；根據(jù)現(xiàn)場地環(huán)境布置擴(kuò)聲系統(tǒng)?，F(xiàn)場各種相關(guān)設(shè)備連接、調(diào)試好后，應(yīng)與遠(yuǎn)端會場進(jìn)行音頻、視頻和傳輸?shù)穆?lián)調(diào)測試，相關(guān)聯(lián)調(diào)測試參考5.3。會議服務(wù)5.6.1會議主辦方宜在正式會議前1天以上提出、申請確定視頻會議場地。5.6.2會議服務(wù)按DB32/T3833的規(guī)定執(zhí)行。評價與改進(jìn)6.1應(yīng)建立全面有效的服務(wù)評價制度，定期開展?jié)M意度調(diào)查，運(yùn)維服務(wù)滿意度調(diào)查表見附錄C。6.2應(yīng)對滿意度及建議、投訴等進(jìn)行分析，制定整改措施，對不滿意的服務(wù)進(jìn)行糾正，并跟蹤整改措施的落實(shí)情況，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。

（規(guī)范性）視頻會議保障組聯(lián)系表A.1《視頻會議保障組聯(lián)系表》見表A.1。機(jī)關(guān)單位視頻會議保障組聯(lián)系表序號保障組崗位人員聯(lián)系電話備注1會議現(xiàn)場保障組組長組員2設(shè)備、線路傳輸保障組組長組員3會務(wù)禮儀保障組組長組員4各分會場聯(lián)絡(luò)人12345（資料性）視頻會議設(shè)備運(yùn)行狀況記錄表《視頻會議設(shè)備運(yùn)行狀況記錄表》見表B.1。表B.1視頻會議設(shè)備運(yùn)行狀況記錄表部門：現(xiàn)場保障人：日期：會議點(diǎn)名聯(lián)調(diào)時間：會議內(nèi)容：會議開始時間：會議結(jié)束時間：現(xiàn)場保障地點(diǎn)：會前會議現(xiàn)場設(shè)備情況：□正?！跤袉栴}會中現(xiàn)場保障情況：□正?！跤袉栴}