中層經(jīng)理-高效會議秘訣培訓課件

2031高效會議秘訣匯報人：小1知時間：2031.X中層經(jīng)理人培訓PPT模板會議概述會議為什么低效如何提高會議效能01目錄CONTENT0203Maywegetwhatwewant,maywegetwhatweneed,maywedon'tgetwhatwedeserve.會議概述01會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。會聚會、見面、集會會議概述議討論、商議會議起源人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會?！钡淖鎺煚?。會議概述中國的會有多少整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字。中國的會有多少《現(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍皮書》在京發(fā)布，藍皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達幾千萬個，年均增長20%。會議概述在白領中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進行的一項調查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機關工作人員。另外，只有不到三成的白領認為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。會議概述聽取匯報分配任務表彰先進激勵士氣融合意見達成共識問題討論產生決策集思廣益頭腦風暴資訊分享政策宣傳會議概述會議作用先請各位管理者思考一下？您答對了嗎？02030405適于開會的情況會議概述發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；0106領導者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進度；問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達；領導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。啥時該開會？啥時不需要開會？已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；12會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；3大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。456會議概述不適于開會的情況先請各位管理者思考一下？會議有哪些成本？會議成本會議概述會議成本時間成本金錢成本效益成本機會成本會議概述一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會?！钡某杀臼牵簳r間成本時間成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠遠大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準時結束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。會議概述會議概述金錢成本金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費、設施費、文件復印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機會成本機會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。日本的會議管理：警惕會議成本日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。會議概述Maywegetwhatwewant,maywegetwhatweneed,maywedon'tgetwhatwedeserve.會議為什么低效02《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。會議為什么低效？會議為什么低效？沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點會議為什么低效？會議前缺乏準備會議為什么低效？01會議前缺乏準備二開會前沒有提前通知與會者相關事宜及會議材料學習；會議前缺乏準備一沒有提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。會議前缺乏準備三沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等會議為什么低效？02會議中缺乏控制沒有嚴格按照會議的議程進行未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結束。氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領導者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。0102030405會議為什么低效？03會議前缺乏準備會議結束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！Maywegetwhatwewant,maywegetwhatweneed,maywedon'tgetwhatwedeserve.如何提高會議效能03日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標題：“只開有實際效果的會議!”、“準時開始，最好一小時內結束”、“重點在實際行動”。在日產被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因為部長是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內容。如何提高會議效能日本的會議革命01議題明確一次會議，最好只有一個主題。可以集中時間和精力，集中有關人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。02議程清晰要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。注意：議程安排上，不要領導先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領導意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。03精選參與人會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。如何提高會議效能如何提高會議效能指定主持人無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。0405做好會議記錄參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關心的內容，而不相關的內容則不怎么關心。因此，為了能夠將參會者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結束后24小時內完成并發(fā)送到與會人員手中。如何提高會議效能合適的時間上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。時代光華的研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。不太合適開會。最適合調動員工集思廣益、頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。員工進入工作狀態(tài)。最適合進行一對一的會談，也是進行業(yè)務會談的最佳時機。員工進入一天當中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往往會事倍功半。上午8-9點之間上午9-10點之間上午10-12點或下午1-3點之間下午3-5點之間如何提高會議效能061會議室大小要適當。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。2桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。3要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。如何提高會議效能07合適的地點會前做好準備1會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。01提前準備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；02會議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關會議資料。03提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應做好哪些準備。如何提高會議效能會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領導者應及時提醒，以防會議脫離控制。確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結束；營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導大家積極發(fā)言或獻計獻策。保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊?？刂茣h秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應立即予以制止。對討論的結果及時進行匯總，并形成會議結論。如何提高會議效能會中做好控制2衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產力。1）會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待《××會議追蹤事項表》，可參考：會后做好跟蹤3如何提高會議效能衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產力。會后做好跟蹤3如何提高會議效能2）會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。3）如是例行會議，可以在下一次會議前，整理出待完成事項表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日實際完成情況”），在例會上公開曬進度，以督促相關人員保質保量地完成任務。同時，此份表格中的已完成事項可刪除，未完成事項集中整理后，可作為此次會議的附件再發(fā)送給全體與會人員。

360°領導力領導者影響力、運營力、管理力智慧CONTENTSPAGE

第2頁如何塑造你在團隊中的影響力？如何激發(fā)和使用員工的智慧？如何提升管理的基本功？這是一個人本管理的時代,也是需要智慧管理的時代。

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第2頁人類三個時代管理的變遷領導者的影響力智慧領導者的運營力智慧領導者的管理力智慧01020304目

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人類三個時代管理的變遷農業(yè)時代的管理模式——經(jīng)驗管理工業(yè)時代的管理——流程與品質管理知識經(jīng)濟時代的管理——人本管理第4頁1PART1PART人類三個時代管理的變遷農業(yè)時代——經(jīng)驗管理

工業(yè)時代——流程與品質管理

知識經(jīng)濟時代——人本管理領導者的影響力智慧第4頁2PART對你的下屬有用包容力有結果領導者的影響力就是個人修養(yǎng)與內在品格的結晶，也是激勵團隊號召團隊的一面旗幟，更是凝聚團隊的核心力量。2PART領導者的影響力智慧令人折服的遠見要讓別人跟你走,就要讓你比他看的遠！眼界決定境界2PART領導者的影響力智慧人愿意跟隨一個人，核心點就是對自己有用。激勵你的下屬，成為團隊的精神領袖幫助你的下屬不斷成長，成為團隊成長的導師善于挖掘下屬潛能，成為團隊走向卓越的教練成大事者不在于誰會駕馭君子,而在于誰會經(jīng)營小人！2PART領導者的影響力智慧包容力容人之長容人之短容人之異容人之錯一個人心里頭能裝多少人進來，就能成就多大的事業(yè)。容人之錯，鼓勵員工冒險創(chuàng)新容人之異，接納不同意見與觀點；容人之短，用人之長，對人之短不挑剔，不吹毛求疵；容人之長，內心謙恭，接納和尊重優(yōu)秀的人才；負責任

衡量一個人是否成熟的核心標準就是看他是否學會負責任！公司有問題,根就在于沒有人負責任.解決問題就是負責任.2PART領導者的影響力智慧共贏就是你好\我好\世界好!2PART領導者的影響力智慧幫助員工厘清目標給員工想要的幫員工補齊能力幫助員工實現(xiàn)有結果你的部屬不聽你說什么,只看你怎么做!團隊戰(zhàn)斗力的最大殺手就是領導者說了不做!2PART領導者的影響力智慧取信于人，你說什么不重要，重要的是你怎么做。創(chuàng)造成果，讓下屬看到你的努力和成就；以身作則，身先士卒，身體力行，己所不能勿施于人；兌現(xiàn)承諾，一諾千金，勢必達成；領導者的運營力智慧第4頁3PART選人的智慧用人的智慧教化人的智慧3PART領導者的運營力智慧

運營力就是選人、用人、教化人的能力。是領導者最重要的能力之一。選認可企業(yè)文化、戰(zhàn)略以及行為和企業(yè)一條心的人；選認可企業(yè)領導人的理念、工作作風并能保持一致的人；選認可團隊能夠融入團隊的人；選有企圖心、有想法、性格圓融的人；3PART領導者的運營力智慧01020304領導風范注重結果，過