公文管理制度

公文管理制度

第一章總則

第一條為了實現(xiàn)公司公文處理作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化,

提高公文處理的質(zhì)量和效率，保證公文的嚴(yán)肅性，根據(jù)《國家行政機

關(guān)公文處理辦法》的原則，結(jié)合公司實際，特制定本制度。

第二條公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，必須嚴(yán)格

執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)，確保公司商業(yè)秘密的安全.

第三條公司各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，遵守本制度并

加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。養(yǎng)成實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作

作風(fēng)，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。

第四條公司綜合部是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指

導(dǎo)各部門公文處理工作，負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用

印、立卷、歸檔和銷毀。

第五條凡以公司名義行文的一切書面文件（含電子文件），均

適用本制度。

第二章公文種類

第六條公司常用公文種類主要包括：

（一）決定：用于對重要事項作出決策和安排。

（二）意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（三）通知：用于任免干部，傳達上級指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸

屬有關(guān)單位的公文，發(fā)布要求各部門辦理和有關(guān)單位需要周知或者共

同執(zhí)行的事項。

（四）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重

要情況。

（五）報告：用于向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級有

關(guān)單位的詢問.

（六）請示：用于向上級領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)單位請求指示、批準(zhǔn).

（七）批復(fù)：用于公司回復(fù)有關(guān)單位的請示。

（A）制度（辦法）：用于發(fā)布公司的規(guī)范經(jīng)營管理等行為的規(guī)

章制度，用于對特定范圍內(nèi)工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范.

（九）函：用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問

和答復(fù)問題，向與公司無隸屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)相關(guān)

事項等。

（+）會議紀(jì)要：用于記載和傳達公司內(nèi)各有關(guān)重要會議主要精

神和議定的事項。

第七條公文按照行文方向分為：

上行文：指下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請示、報告。

平行文：指平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，主要是函，

也包括一些紀(jì)要。

下行文：指上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如決定、通知、通

報、批復(fù)等。

第三章公文格式

第八條規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號、標(biāo)題、緩急程度、秘密等級、

主送單位/部門、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位/

部門、印發(fā)單位/部門等部分組成。

（一）涉及公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。其中，“絕密”、

“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

公文按機密程度可分為以下幾類：

1.絕密：指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的公文。

2.機密：指次為重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員

透露的公文.

3.秘密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的公文。

4.普通：指非秘密公文。如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西,

則另當(dāng)別論。

5.傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的公文.

（二）緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件"。

（三）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱

加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。

（四）發(fā)文字號應(yīng)包括公司代字、年份、序號組成。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)

當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話.

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明

公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加

書名號外，一般不用標(biāo)點符號.標(biāo)題用2號方正小標(biāo)宋簡體字居中排

布。

（七）正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。

（八）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范

化簡稱、統(tǒng)稱。

（九）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他

單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱.

（十）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附

件序號和名稱。應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標(biāo)

識。

（十一）成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為

準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；一般信函、傳真，以發(fā)出

日期為準(zhǔn)。

（十二）內(nèi)容不宜對外公開的，應(yīng)當(dāng)在文件首頁右上角適當(dāng)位置

（三）其他類型的文件

公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，另行確定。

第六章發(fā)文辦理

第十五條發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、校對、用印、登記、

分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序.

第十六條擬稿：公文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿，初稿形成后，經(jīng)相關(guān)

部門會簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應(yīng)

當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，

直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，

第三層為“1?！钡谒膶訛椤埃?）

（四）引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號.

（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。

（六）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、

詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使

用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第十七條核稿：正式文稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，交辦公室主任復(fù)

核。

核稿把關(guān)的重點是：

（一）是否需要行文；

（二）是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；

（三）涉及多個部門的文件是否已會簽；

（四）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；

（五）文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有

關(guān)規(guī)定。

第十八條印制。對文件打印清樣進行全面校對無誤后方可

印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數(shù)準(zhǔn)確.綜合部負(fù)責(zé)紅頭文

件的印制和裝訂。

第七章收文管理

第十九條綜合部負(fù)責(zé)公司外來文件以及各部門報送公司領(lǐng)

導(dǎo)的文件的處理。各部門負(fù)責(zé)本部門外來文件以及公司下發(fā)文件的處

理。

第二十條收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批

辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序.

第二十一條簽收：收到文件應(yīng)以簽字或蓋章的方式給發(fā)文單

位以憑據(jù).

第二十二條登記：對收文的特征和辦理要求進行記載，如標(biāo)題、

發(fā)文單位、緩急度等。

第二十三條擬辦：各部門收到的外來文件，對指名或親啟件

原則上直接送收件人；不能明確收件人或重要來件應(yīng)先匯總至公司綜

合部，由綜合部拆開后據(jù)情填寫《收文處理簽》提出辦理意見，送上

級領(lǐng)導(dǎo)批閱。

第二十四條分發(fā)：綜合部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，對來文進行跟進辦

理，對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負(fù)責(zé)傳達；對需要

傳閱的文件送達給相關(guān)責(zé)任人，并做傳閱登記。

第二十五條承辦：各責(zé)任部門（責(zé)任人）對需要辦理的事項應(yīng)

及時進行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，承辦部門

應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，承辦部門

應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的事項，承辦

部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦情

況與部門或個人績效考核結(jié)合.

第二十六條督辦：綜合部有權(quán)對承辦情況進行督促檢查。督

辦貫穿于簽批事項處理的各個環(huán)節(jié)，根據(jù)事項的緊急程度隨時或者定

期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

第二十七條時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段,

均要求辦理的時效性；其中，普通件辦理控制在48小時內(nèi)，急件辦理

控制在24小時內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時間范圍

內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合部反饋辦理情況。公文辦理時效納入部門或個人

績效考核。

第八章附則

第二十八條本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋,并修訂完善。

本制度自公布之日起施行

附件：

公文模板目錄

一、A4型公文紙頁邊及版心尺寸

二、紅頭文件紙

四、請示

五、報告

六、部門間工作聯(lián)系單

七、決定

八、通知

九、批復(fù)

十、通告

十一、會議紀(jì)要

十二、傳閱單

十三、文件簽收單

1，

卜

\37mm±1mm天頭

4

28mm±1mm訂口

二

E

e

A4型公文紙頁邊及版心尺寸

7mm

1

t

—1—

r

'156mm*

<-----------------------------------------------------?

2IOnim

連誠公司文件

XX字（20XX）XX號（仿宋三號居中）（紅色反線距此

4mm）

標(biāo)題（宋體小二號居中）

主送單位（仿宋三號左側(cè)頂格）：

自然段（左空2字）XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：1。XXXX（仿宋三號左空2字）

2oXXXXXXX

（蓋章生效）

二O一年月日（右空4字）

主題詞（黑體三號居左頂格）：詞口（宋體小二號）

抄送（仿宋三號左空1字）：XXX、XXX

印發(fā)機關(guān)（仿宋三號左空1字）201年月日印發(fā)

連誠內(nèi)部請示秘密

XX請字（）號特急

總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：

主管副總經(jīng)理意見：

標(biāo)題：

內(nèi)容摘要：

附件：1.

2.

簽報人：呈文部門：

年月日經(jīng)辦人：

聯(lián)系電話：

注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。

會簽頁

文件名及字號:

會簽單位會簽內(nèi)容

會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年月日

會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年月日

會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年月日

會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年月日

原件存檔部門復(fù)印件存檔部門

關(guān)于XXX問題的請示

（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）

XXX：（主送機關(guān)和正文：仿宋3號）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

xxxxxxxxxxx.

xxxxxxxxxxXXXXXXXxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXo

附件：1。XXXXXXXXXXXXXXXX

2oXXXXXXXXX

（呈文單位）

二。一年月0

連誠內(nèi)部報告秘密

簽報人：呈文部門：

年月日經(jīng)辦人：

聯(lián)系電話：

原件存檔部門復(fù)印件存檔部門

注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。

關(guān)于XXX問題的報告

（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）

Xxx：（主送機關(guān)和正文：仿宋3號）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX.

附件：1。xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文單位）

-OO年月日

工作聯(lián)系單

日期:編號:

題目

收件部門收件人

具

體

內(nèi)

容

發(fā)文部門部門負(fù)責(zé)人

辦理期限

對方簽收

備注

關(guān)于XXX的決定（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）

XX決字（）號

正文（仿宋3號）

為此,特決定如下：

發(fā)文單位/部門（蓋章）

二OO八年X月X日

主題詞：（黑體小三）XXXX決定（宋體小三）一主送:

XXX部

抄送：XXX部

份數(shù)：共印X份存X吩發(fā)X份

發(fā)文單位/部門20XX年X月X日印

關(guān)于XXX的通知（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）

主送單位：（主送機關(guān)和正文：仿宋3號）

為了XXXXXXXX,經(jīng)XXXXXXXX研究決定:

一、XXXX；

二、XXXX；

三、XXXXo

特此通知。

發(fā)文單位/部門（蓋章）

二OO八年X月X日

主題詞：（黑體小三）XXXX通知（宋體小三）主送:

XXX部

抄送：XXX部

份數(shù)：共印X份存X份發(fā)X份

發(fā)文單位/部門20XX年X月X日印

關(guān)于XXX請示的批復(fù)（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）

XX批字（）號

XX單位/部門：（主送機關(guān)和正文：仿