《行政秘書學(xué)》 課件 第4章 會(huì)務(wù)管理

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第4章會(huì)務(wù)管理

4.1會(huì)務(wù)管理及其對(duì)行政秘書的能力要求4.1.1會(huì)務(wù)管理概述1.會(huì)議分類（1）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，可以分為正式會(huì)議、非正式會(huì)議。（2）根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，可以分為傳達(dá)動(dòng)員會(huì)、匯報(bào)檢查會(huì)、座談?dòng)懻摃?huì)和工作決策會(huì)等。（3）根據(jù)會(huì)議的人數(shù)、規(guī)模，可以分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。（4）根據(jù)會(huì)議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.1.1會(huì)務(wù)管理概述2.會(huì)議的構(gòu)成要素（1）與會(huì)者；（2）主辦者；（3）會(huì)議議題；（4）會(huì)議名稱；（5）會(huì)議時(shí)間；（6）會(huì)議地點(diǎn)。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會(huì)務(wù)管理能力要求1.能夠識(shí)別并理解會(huì)議功能和會(huì)議組織者的職責(zé)；

2.能夠理解并掌握會(huì)議組織的一般程序及會(huì)議籌備

方案的擬寫和實(shí)施；3.能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)策劃參與各種商務(wù)活動(dòng)和應(yīng)酬。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.2.1會(huì)務(wù)管理辦法會(huì)議分類會(huì)議要求會(huì)議計(jì)劃的制定與批準(zhǔn)會(huì)議通知會(huì)議組織及實(shí)施

4.2會(huì)務(wù)管理制度規(guī)范第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會(huì)務(wù)管理能力要求1.會(huì)議分類

《中央國家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》第二條對(duì)會(huì)議進(jìn)行了分類：一類會(huì)議是以國務(wù)院名義召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市負(fù)責(zé)同志參加的會(huì)議；二類會(huì)議是國務(wù)院各部委、直屬機(jī)構(gòu)以及國務(wù)院各直屬事業(yè)單位召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)同志參加的會(huì)議；三類會(huì)議是國務(wù)院各部委、直屬機(jī)構(gòu)以及國務(wù)院各直屬事業(yè)單位或所屬司（局）召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員參加的會(huì)議。不在此三類中的會(huì)議歸為其他會(huì)議。

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4.1.2行政秘書的會(huì)務(wù)管理能力要求2.會(huì)議要求各單位對(duì)會(huì)議的要求可以是指導(dǎo)性的，也可以是具體的規(guī)范性的。指導(dǎo)性的要求，例如“嚴(yán)格控制召開各類會(huì)議，減少會(huì)議數(shù)量，控制會(huì)議規(guī)模，壓縮開會(huì)時(shí)間，應(yīng)當(dāng)充分利用視頻系統(tǒng)召開電視電話會(huì)議，減少駐會(huì)會(huì)議；各類會(huì)議必須圍繞組織的中心工作，保證質(zhì)量，準(zhǔn)備不成熟的、沒有明確目的和主題的或能通過其他方式解決的事項(xiàng)，不召開會(huì)議”等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會(huì)務(wù)管理能力要求3.會(huì)議計(jì)劃的制訂與批準(zhǔn)

會(huì)議計(jì)劃的制訂與批準(zhǔn)是會(huì)議活動(dòng)管理辦法的重要組成部分。各組織可實(shí)行會(huì)議計(jì)劃管理制度。辦公廳或辦公室管理機(jī)關(guān)召開的各類會(huì)議的審核都有嚴(yán)格的程序和制度規(guī)范，有利于組織的會(huì)務(wù)管理。如機(jī)關(guān)各部門每年年底可將下一年度除小型業(yè)務(wù)會(huì)議以外的會(huì)議計(jì)劃報(bào)辦公廳或辦公室；各類會(huì)議經(jīng)辦公廳或辦公室匯總、綜合平衡，由規(guī)劃財(cái)務(wù)部門審查預(yù)算后，提交組織常務(wù)會(huì)議審議；每年年底將下一年度計(jì)劃召開的二類會(huì)議以及部分其他會(huì)議的報(bào)批文件（會(huì)議的名稱、主要內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、代表及工作人員數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)等），按程序報(bào)有關(guān)部門備案；經(jīng)組織批準(zhǔn)召開的會(huì)議，納入年度會(huì)議計(jì)劃，作為會(huì)議審批的依據(jù)，未列入年度計(jì)劃的會(huì)議，原則上不得召開等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會(huì)務(wù)管理能力要求4.會(huì)議通知

辦公廳或辦公室設(shè)置會(huì)議通知專用文種。例如在政府部門，一類、二類會(huì)議的通知以辦公廳或辦公室文件（或明傳電報(bào)）印發(fā)，三類會(huì)議及國際會(huì)議的通知，均以辦公廳或辦公室會(huì)議通知文件印發(fā)，各部門不得以函等形式印發(fā)會(huì)議通知（機(jī)關(guān)黨委和紀(jì)檢監(jiān)察部門召開的會(huì)議和小型業(yè)務(wù)會(huì)議除外）；其他會(huì)議的審核與發(fā)文根據(jù)實(shí)際情況參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不按上述要求發(fā)文召開的會(huì)議，被通知的相關(guān)部門可以不參加。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會(huì)務(wù)管理能力要求5.會(huì)議組織及實(shí)施

會(huì)議組織及實(shí)施是有規(guī)律可循的，下面以政府部門中的部級(jí)單位為例進(jìn)行說明，其他級(jí)別的組織和單位可依此類推。一類會(huì)議的會(huì)議方案及領(lǐng)導(dǎo)講話等文件由辦公廳負(fù)責(zé)起草，經(jīng)分管辦公廳的領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)部長(zhǎng)批準(zhǔn)，由辦公廳負(fù)責(zé)具體的組織協(xié)調(diào)工作；要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市、副省級(jí)城市相關(guān)部門或派出機(jī)構(gòu)、直屬單位分管負(fù)責(zé)同志參加的二類會(huì)議，會(huì)議方案及領(lǐng)導(dǎo)講話等文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)辦公廳審核后，根據(jù)業(yè)務(wù)分工，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.2.2會(huì)議活動(dòng)審核流程1.審核范圍。辦公廳或辦公室能夠?qū)徍说臅?huì)議活動(dòng)是有范圍限制的，并非所有的會(huì)議活動(dòng)都需要，或者都可以由秘書機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核2.審核內(nèi)容。會(huì)議活動(dòng)的審核內(nèi)容包括會(huì)議名稱、主題與議題、議程、時(shí)間和日期、與會(huì)代表的組成與范圍、會(huì)議文件的準(zhǔn)備和發(fā)放范圍、會(huì)議地點(diǎn)（住宿）、餐飲安排以及會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)組成、人員分工情況等。3．審核要點(diǎn)。進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)審核時(shí)，審核的要點(diǎn)包括會(huì)議方案的主題與議題安排是否準(zhǔn)確反映了會(huì)議宗旨；會(huì)議的議程和日程安排是否科學(xué)合理；會(huì)議與會(huì)代表的組成結(jié)構(gòu)；會(huì)議的準(zhǔn)備工作安排是否與有關(guān)單位銜接，涉及外賓或外事活動(dòng)的是否需報(bào)相關(guān)部門備案并請(qǐng)其在禮賓等方面予以把關(guān)等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.2.3會(huì)議活動(dòng)發(fā)文審核1.會(huì)議類型審核社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會(huì)議預(yù)算審核3.計(jì)劃內(nèi)會(huì)議審核4.計(jì)劃外會(huì)議審核第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程1.會(huì)議目標(biāo)、議題的確定2.會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制定3.會(huì)議議程、日程的確定4.會(huì)場(chǎng)布置5.會(huì)議文件的準(zhǔn)備6.會(huì)議通知的擬定和發(fā)送7.會(huì)前檢查8.溝通會(huì)議信息

4.3會(huì)務(wù)管理主要流程第2編第4章第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程1.會(huì)議目標(biāo)、議題的確定

會(huì)議的目標(biāo)決定會(huì)議的議題，會(huì)議議題的確定應(yīng)該高效和準(zhǔn)確，即議題確定是必要的，而且需要立即討論；議題應(yīng)當(dāng)適量，要分清主次輕重，明確中心議題或主要議題；相關(guān)議題應(yīng)集中或歸并討論；議題的表述要清楚準(zhǔn)確，內(nèi)容不能超出會(huì)議的職權(quán)范圍等。議題的形式可以是書面的，也可以是口頭的。書面形式包括議案、最后文件草案或討論稿、會(huì)議議程、提綱等；小型事務(wù)性會(huì)議可將議題口頭傳達(dá)給與會(huì)者。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程2.會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制訂

大中型會(huì)議必須在會(huì)前制訂周密的會(huì)議預(yù)案，即會(huì)議的籌備方案。會(huì)議預(yù)案除標(biāo)明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、與會(huì)人員、會(huì)議日程外，還應(yīng)有會(huì)議籌備人員組成和職責(zé)分工、會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源和成本核算等。每項(xiàng)任務(wù)必須有具體要求和具體負(fù)責(zé)人。會(huì)議預(yù)案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)組織實(shí)施。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程2.會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制訂

小型會(huì)議必須指定會(huì)議計(jì)劃，確定會(huì)議的基本要素，如會(huì)議議題、主持人、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者等，使組織成員做到心中有數(shù)，早做安排。部門的會(huì)議至少應(yīng)提前一周報(bào)到辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，定出一周會(huì)議安排表，使各個(gè)部門工作不致相沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門會(huì)議，有利于全局工作的順利開展。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程3.會(huì)議議程、日程的確定

會(huì)議活動(dòng)分為兩類：一類是議題性活動(dòng)，即圍繞議題展開的講演、辯論、商討、審議和表決等活動(dòng)；另一類是非議題性活動(dòng)，如選舉、頒獎(jiǎng)、揭幕等活動(dòng)。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議的議題按照主次、輕重，按照其內(nèi)在聯(lián)系有機(jī)地排列起來。若印成文書，就是議程表。議程表應(yīng)在會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程

4.會(huì)場(chǎng)布置（1）氣氛、色調(diào)應(yīng)與會(huì)議目的相稱。（2）面積、設(shè)施應(yīng)滿足會(huì)議需要。（3）桌椅擺放應(yīng)符合會(huì)議要求。（4）按照不同慣例排列主席臺(tái)席位。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程5.會(huì)議文件的準(zhǔn)備

準(zhǔn)備好會(huì)議議程和日程等程序性文件外，對(duì)提交會(huì)議審議和參考的文件材料，應(yīng)事先準(zhǔn)備好，在會(huì)前數(shù)日分送給與會(huì)人員審閱、研究和準(zhǔn)備意見。會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作包括起草和印發(fā)兩個(gè)環(huán)節(jié)。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程6.會(huì)議通知的擬寫和發(fā)送

會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議名稱和主要議題、參加對(duì)象、需作的準(zhǔn)備，也可加注報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等，還應(yīng)有召集單位署名、通知發(fā)出日期、聯(lián)系人及聯(lián)系方法等，最后加蓋公章。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程7.會(huì)前檢查

首先，秘書必須對(duì)會(huì)議文件的準(zhǔn)備情況進(jìn)行仔細(xì)檢查，會(huì)議文件如有差錯(cuò)，小則影響會(huì)議的進(jìn)程，大則產(chǎn)生嚴(yán)重的政治后果。

其次，要檢查會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備情況。場(chǎng)館設(shè)施是會(huì)議得以順利進(jìn)行的基本物質(zhì)保證。檢查范圍包括主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)以及與會(huì)者的住地，檢查內(nèi)容主要是基本設(shè)施、安全保衛(wèi)措施等，包括電力通信設(shè)備、音響設(shè)備、茶點(diǎn)供應(yīng)、警衛(wèi)部署、票證檢查、人員的定崗定位等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程8.溝通會(huì)議信息

行政秘書在會(huì)議正式召開之前，需要與多方做好會(huì)議信息的溝通工作，以確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會(huì)議記錄工作3.會(huì)間調(diào)度和服務(wù)工作4.會(huì)議文件的編寫第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到

接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會(huì)議重要的接待工作，也是會(huì)議開始的第一個(gè)環(huán)節(jié)。秘書首先應(yīng)統(tǒng)計(jì)好與會(huì)者的名單和人數(shù)，掌握好每位與會(huì)者抵達(dá)的時(shí)間和方式，并準(zhǔn)備好接待標(biāo)識(shí)、手提式擴(kuò)音器、其他器材和車輛等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到報(bào)到工作是指與會(huì)者在到達(dá)會(huì)議所在地時(shí)所辦理的登記注冊(cè)手續(xù)。秘書應(yīng)做的工作包括查驗(yàn)有效證件、在登記表上登錄與會(huì)者的個(gè)人信息、接收和發(fā)放材料、預(yù)收費(fèi)用和安排住宿等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到簽到的方式主要有以下三種：一是秘書點(diǎn)名，即由秘書在預(yù)先擬好的與會(huì)人員名單上做記號(hào)；二是本人簽到，即由與會(huì)者本人簽名報(bào)到，適用于邀請(qǐng)性會(huì)議；三是電子簽到，根據(jù)與會(huì)者的信息，在會(huì)前制作的電子簽到卡通常與代表證組合起來，這種方法適用于與會(huì)人數(shù)較多的大中型會(huì)議。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.會(huì)議記錄工作

·會(huì)議記錄是會(huì)議客觀進(jìn)程原始真實(shí)的反映，需要做到真實(shí)客觀、快速準(zhǔn)確。會(huì)議記錄是隨著會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程記錄下來的原始情況和具體內(nèi)容。在日常工作中，會(huì)議記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。

·會(huì)議記錄從不同的角度可以分為不同的類型：按時(shí)間可分為例會(huì)記錄、非例會(huì)記錄；按內(nèi)容可分為工作會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議記錄、座談會(huì)議記錄、表彰（批評(píng)）會(huì)議記錄；按形式可分為摘要記錄、詳細(xì)記錄等。

·會(huì)議記錄具有匯總、交流會(huì)議信息，為形成會(huì)議文件打好基礎(chǔ)的作用。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.會(huì)間調(diào)度和服務(wù)工作

·在會(huì)議進(jìn)行過程中，會(huì)議秘書處擔(dān)負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、照應(yīng)內(nèi)外的任務(wù)，必須做好各方面的調(diào)度指揮工作。如在召開各分組會(huì)議時(shí)，安排會(huì)議地點(diǎn)，并通知有關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)出席；召開大會(huì)時(shí)，安排好會(huì)場(chǎng)的布置和車輛調(diào)度；大會(huì)發(fā)言時(shí)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排發(fā)言順序等。

·會(huì)場(chǎng)服務(wù)包括引導(dǎo)與會(huì)者入席、退席，茶水供應(yīng)，指引與會(huì)者使用會(huì)場(chǎng)的服務(wù)設(shè)施，照顧與會(huì)人員會(huì)間休息，滿足與會(huì)人員的臨時(shí)需要等。如果是組織內(nèi)部的會(huì)議，秘書的會(huì)場(chǎng)服務(wù)還包括接聽會(huì)場(chǎng)外打來的電話，接待來訪的客人。盡可能排除場(chǎng)外因素對(duì)會(huì)議的干擾。

·會(huì)議進(jìn)行期間，行政秘書應(yīng)該協(xié)助組織者按照會(huì)議計(jì)劃的要求落實(shí)會(huì)議議程。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.會(huì)議文件的編寫

會(huì)前準(zhǔn)備的文件主要有開幕詞、工作報(bào)告等，在會(huì)議過程中所形成的文件，主要有會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、閉幕詞、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”4.3.3會(huì)議善后工作1.與會(huì)者的離會(huì)工作社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會(huì)議的傳達(dá)和催辦3.會(huì)議文書立卷及會(huì)后總結(jié)第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的離會(huì)工作

行政秘書在匯總會(huì)議通知反饋時(shí)就應(yīng)該仔細(xì)登記與會(huì)者對(duì)回程票的具體要求，并及時(shí)與交通部門聯(lián)系訂票事宜。會(huì)議過程中的一切花費(fèi)，應(yīng)該嚴(yán)格按照預(yù)算計(jì)劃開支。各種花費(fèi)應(yīng)該在決算表中注明情況，然后提交領(lǐng)導(dǎo)審核，再到財(cái)務(wù)部門結(jié)賬。辦會(huì)應(yīng)該注意節(jié)約，切忌大手大腳、鋪張浪費(fèi)。會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)或接待人員應(yīng)盡可能安排時(shí)間歡送與會(huì)者，可以到與會(huì)者的房間走訪告別，也可以在會(huì)議閉幕式結(jié)束后于會(huì)場(chǎng)門口告別。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)2.會(huì)議的傳達(dá)和催辦

大多數(shù)會(huì)議總是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)或代表參加的，而會(huì)議精神或決議的貫徹執(zhí)行則往往是大多數(shù)甚至全體成員的事。因此，除了少數(shù)秘密會(huì)議外，大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容都要進(jìn)行傳達(dá)。會(huì)議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)3.會(huì)議文書立卷及會(huì)后總結(jié)會(huì)議所形成的正式文件以及會(huì)議記錄應(yīng)列入立卷范圍。會(huì)議的重要文書，如會(huì)議通知、與會(huì)人員名單、通信錄、選票及統(tǒng)計(jì)材料、會(huì)議宣傳提綱、會(huì)議總結(jié)等也應(yīng)同案立卷。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.4.1新聞發(fā)布會(huì)1.明確主題社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.擬定標(biāo)題3.調(diào)查研究并形成報(bào)告4.物資準(zhǔn)備5.形象設(shè)計(jì)6.動(dòng)態(tài)控制

4.4特殊會(huì)務(wù)活動(dòng)的管理第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)

1.明確主題新聞發(fā)布會(huì)應(yīng)該有明確的主題，可以是解釋一個(gè)重大事件的細(xì)節(jié)、公布事實(shí)真相，也可以是介紹一種新產(chǎn)品等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)2.擬定標(biāo)題

任何新聞發(fā)布會(huì)都會(huì)有一個(gè)標(biāo)題，它會(huì)顯示在有關(guān)新聞發(fā)布會(huì)的一切物質(zhì)形態(tài)上，如請(qǐng)柬、會(huì)議資料、會(huì)場(chǎng)布置、紀(jì)念品等。在選擇新聞發(fā)布會(huì)的標(biāo)題時(shí)，可以為發(fā)布會(huì)選擇一個(gè)具有象征意義的標(biāo)題，一般可以采取主標(biāo)題加副標(biāo)題的方式，副標(biāo)題說明發(fā)布會(huì)的內(nèi)容，主標(biāo)題表達(dá)組織想要表達(dá)的主要含義。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)3.調(diào)查、研究并形成報(bào)告

召開新聞發(fā)布會(huì)之前，行政秘書應(yīng)對(duì)本組織取得的成果或發(fā)生的重大事件作詳細(xì)周密的調(diào)查和研究，如問題產(chǎn)生的原因、造成的損失、產(chǎn)生的影響、采取的善后措施、發(fā)展變化的趨勢(shì)等。在此基礎(chǔ)上，行政秘書還應(yīng)根據(jù)這些情況提煉要點(diǎn)，形成書面報(bào)告，一方面可供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考；另一方面可以使領(lǐng)導(dǎo)正式向外界發(fā)布新聞時(shí)不致發(fā)生遺漏或差錯(cuò)。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)4.物資準(zhǔn)備

新聞發(fā)布會(huì)召開前，行政秘書應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括印發(fā)請(qǐng)柬，布置場(chǎng)地，準(zhǔn)備好錄音、錄像的輔助工具，準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)參觀，準(zhǔn)備食物、圖片、文字材料等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)5.形象設(shè)計(jì)

無論新聞發(fā)布會(huì)以什么內(nèi)容為主題，都是組織形象的一次集中展示。因此，行政秘書或公關(guān)人員應(yīng)該為會(huì)議主持人做好形象設(shè)計(jì)，并對(duì)主持人的服飾儀表、談吐舉止提出中肯的建議等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)6.動(dòng)態(tài)控制

新聞發(fā)布會(huì)召開過程中，行政秘書應(yīng)該注意會(huì)場(chǎng)的氣氛動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解與會(huì)者對(duì)新聞發(fā)布會(huì)的態(tài)度和意見，了解發(fā)布會(huì)的效果，并形成下一步公關(guān)活動(dòng)的初步設(shè)想。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.4.2簽約儀式1.語言多樣，文字嚴(yán)謹(jǐn)社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.邀請(qǐng)負(fù)責(zé)人3.基本物資準(zhǔn)備4.輔助簽約5.簽約人員站位第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.2簽約儀式1.語言多樣，文字嚴(yán)謹(jǐn)簽約，必須在雙方或多方充分討論、平等協(xié)商、達(dá)成共識(shí)并形成表達(dá)清晰、計(jì)劃周密的文本的基礎(chǔ)上進(jìn)行。若簽約涉及不同國家或者不同民族，文本應(yīng)采用相應(yīng)不同的語言文字，但內(nèi)容、語義、格式必須完全一致，不允許產(chǎn)生歧義。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.2簽約儀式2.邀請(qǐng)負(fù)責(zé)人簽約儀式由簽約方職位相當(dāng)?shù)呢?fù)責(zé)人主簽，由更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人參加，以示監(jiān)證。因此，在籌備簽約儀式時(shí)，行政秘書要邀請(qǐng)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人，不可出現(xiàn)漏請(qǐng)或請(qǐng)錯(cuò)領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人的情況。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.2簽約儀式3.基本物資準(zhǔn)備

簽約儀式前，秘書需要準(zhǔn)備的基本物資材料有簽字桌、文本、簽字筆、吸墨水器、小國旗、紀(jì)念品等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.2簽約儀式4.輔助簽約簽約儀式的參加人員有簽約人、助簽人和參加人，行政秘書在某些情況下，需要充當(dāng)助簽人的角色。在簽約過程中，助簽人的工作是將文本打開，向主簽人指示該簽字的位置，待主簽人簽字完，用吸墨水器將墨水吸干。簽字完畢后，主簽人交換文本，握手致意，儀式便告結(jié)束。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.2簽約儀式5.簽約人員站位行政秘書需要注意的是，簽約人員的站位安排需要依照一定的原則。具體而言，主方參簽人員站立位置，依職位高低由中間向左邊排列，而客方參簽人員站立位置，依職位高低由中間向右邊排列。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府