《行政秘書學(xué)》 課件 第8章 行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第6章角色定位與職業(yè)規(guī)劃第7章職業(yè)修養(yǎng)與職場心態(tài)第8章行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系第9章行政秘書的職業(yè)風(fēng)險及防范第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第3編做人與職業(yè)素養(yǎng)

第8章行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系8.1行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的定位8.1.1行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的定位

2.從人格尊嚴(yán)看，行政秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的前提是對人格的堅守1.從工作過程看，領(lǐng)導(dǎo)處于主動地位，行政秘書處于被動地位第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.1.2以端正自身態(tài)度為保障的雙向溝通關(guān)系

1.領(lǐng)導(dǎo)對行政秘書的調(diào)度與指導(dǎo)2.行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)的請示匯報第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.從工作績效上來看，行政秘書與領(lǐng)導(dǎo)的工作是緊密聯(lián)系在一起的2.這種關(guān)系的目標(biāo)是為了實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和推動組織發(fā)展8.1.3以實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)為目的的績效一體關(guān)系第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.2.1領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的類型1.專制型的領(lǐng)導(dǎo)者2.民主型的領(lǐng)導(dǎo)者3.放任型的領(lǐng)導(dǎo)者4.多變型的領(lǐng)導(dǎo)者

8.2領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格與領(lǐng)導(dǎo)情緒第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.2.1領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的類型1.專制型的領(lǐng)導(dǎo)者專制型的領(lǐng)導(dǎo)者更多關(guān)注的是工作的目標(biāo)、工作的任務(wù)和工作的效率，并且他們對于工作有著自身獨(dú)特的見解和解決方式。因經(jīng)歷的豐富和能力的全面而充滿自信，習(xí)慣運(yùn)籌帷幄，統(tǒng)攬全局。一旦考慮成熟，做出決定，便不再更改。行政秘書在服務(wù)此風(fēng)格類型的領(lǐng)導(dǎo)時，可側(cè)重做好以下三點(diǎn)：（1）集中精力領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖（2）多服從，少參與（3）快落實(shí)，多匯報第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.2.1領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的類型2.民主型的領(lǐng)導(dǎo)者民主型的領(lǐng)導(dǎo)者多待人友善，為人親和，容言納諫，注重對團(tuán)體成員的工作加以鼓勵和協(xié)助，也注重聽取他人的意見，不習(xí)慣獨(dú)斷專行。行政秘書在服務(wù)此風(fēng)格類型的領(lǐng)導(dǎo)時，可側(cè)重做好以下三點(diǎn)：（1）大膽諫言（2）常思多想（3）態(tài)度謙和第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.2.1領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的類型3.放任型的領(lǐng)導(dǎo)者放任型的領(lǐng)導(dǎo)者多坦率直爽，不拘小節(jié)，喜歡原則性地領(lǐng)導(dǎo)，不涉及具體解決辦法，講求分工明確，不愛多管分外之事。由于此類領(lǐng)導(dǎo)將較多的權(quán)力下放，使得行政秘書具有較大的自主權(quán)，這看起來是件好事，但實(shí)際上加大了行政秘書的工作難度。行政秘書在服務(wù)此風(fēng)格類型的領(lǐng)導(dǎo)時，可側(cè)重做好以下三點(diǎn)：（1）縝密思考，合理提議（2）簡要匯報（3）防止越權(quán)第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.2.1領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的類型4.多變型的領(lǐng)導(dǎo)者多變型的領(lǐng)導(dǎo)者的特點(diǎn)在于受感性因素影響較大，常常猶豫不決，拿不定主意，對于自己已經(jīng)決定的事情，也很可能推倒重來。行政秘書在服務(wù)此風(fēng)格類型的領(lǐng)導(dǎo)時，可側(cè)重做好以下兩點(diǎn)：（1）遵從領(lǐng)導(dǎo)意見（2）及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.2.2協(xié)助調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)情緒1.舒緩領(lǐng)導(dǎo)沉悶苦惱的情緒2.體諒領(lǐng)導(dǎo)煩躁惱怒的情緒3.順延領(lǐng)導(dǎo)愉悅高興的情緒4.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)冷靜理智的情緒第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.1領(lǐng)會工作意圖的技巧1.領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的原則2.領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧

8.3處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的原則第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.1領(lǐng)會工作意圖的技巧

1.領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的原則

（1）尊重與理解領(lǐng)導(dǎo)的原則（2）廣集信息、統(tǒng)觀全局的原則（3）虛心請示、耐心學(xué)習(xí)的原則第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.1領(lǐng)會工作意圖的技巧2.領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（1）接受領(lǐng)導(dǎo)指示行政秘書經(jīng)常要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，接受指示應(yīng)遵循下列五個步驟和方法：第一，積極回應(yīng)。第二，認(rèn)真聆聽。第三，精準(zhǔn)記錄。應(yīng)一面聽一面記，記錄時要特別注意以下七個方面的指示內(nèi)容：工作內(nèi)容、工作期限、如何著手、由誰執(zhí)行、涉及對象、工作目的、花費(fèi)如何。第四，要點(diǎn)復(fù)述。第五，提出疑問。另外，對非直屬領(lǐng)導(dǎo)的指示，如其內(nèi)容屬于行政秘書事務(wù)，可遵照執(zhí)行，如果超出行政秘書工作范圍，應(yīng)請示直屬領(lǐng)導(dǎo)后定奪。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.1領(lǐng)會工作意圖的技巧2.領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（2）主動請辦領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖不是被動地接受指示，還需要行政秘書積極介入相關(guān)工作，并且主動請示辦理。請辦應(yīng)注意以下三個方面的問題：第一，精心準(zhǔn)備，提出合理建議第二，講求方法，選擇適當(dāng)形式第三，注重方式，優(yōu)化請辦效果第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.1領(lǐng)會工作意圖的技巧2.領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（3）及時報告行政秘書報告工作應(yīng)選擇如下時機(jī)：一是在落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)指示后立刻提出，對辦理過程中出現(xiàn)問題或辦理結(jié)果不很理想的事項，更要及時報告。二是在工作進(jìn)行當(dāng)中，對重要的工作過程及一些特殊事項要及時報告。第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧1.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的原則2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧

1.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的原則

（1）真實(shí)再現(xiàn)（2）及時有效（3）適當(dāng)拓展（4）務(wù)實(shí)可行第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（1）傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方式與技巧

行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)指示或決定進(jìn)行傳達(dá)的方式多種多樣，歸納起來主要有兩種類型，即口頭傳達(dá)和書面?zhèn)鬟_(dá)?？陬^傳達(dá)是通過行政秘書和傳達(dá)對象雙方面對面進(jìn)行的。它的特點(diǎn)是靈活、迅速、簡便易行。書面?zhèn)鬟_(dá)是通過行政秘書和傳達(dá)對象雙方寫和讀的行為來進(jìn)行的。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（1）傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方式與技巧

行政秘書在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、決定的過程中，還應(yīng)注意以下四個問題：第一，不超前第二，不越權(quán)第三，慎傳達(dá)第四，勤匯報第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（2）為領(lǐng)導(dǎo)擋駕的方法

1）擋駕的原則第一，禮貌熱情第二，及時請示第三，靈活處理第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（2）為領(lǐng)導(dǎo)擋駕的方法

2）擋駕的時機(jī)及對象。行政秘書為領(lǐng)導(dǎo)擋駕需要挑選一定的時機(jī)，針對一定的對象，不是泛泛地謝絕所有的來訪者。概括來講，以下幾種情況是需要行政秘書及時擋駕的：第一，領(lǐng)導(dǎo)明確告知行政秘書不愿意接見的人；第二，領(lǐng)導(dǎo)事先未約定接見的人；第三，因為個人的小事三番五次找領(lǐng)導(dǎo)求助的人；第四，領(lǐng)導(dǎo)忙于處理重大事件或身體不適時，要求領(lǐng)導(dǎo)接見的人；第五，找領(lǐng)導(dǎo)尋釁鬧事或?qū)δ呈绿幚斫Y(jié)果不服而要求見領(lǐng)導(dǎo)的人。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（2）為領(lǐng)導(dǎo)擋駕的方法

3）擋駕的方法。第一，耐心勸告第二，善意謊言第三，如實(shí)告知第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（3）妥善處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的私事

行政秘書在處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的私事時，需要兼顧堅持原則、端正態(tài)度和照顧影響三者的關(guān)系。此外，行政秘書在處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的私事時，還應(yīng)注意做好保密工作，不要四處宣揚(yáng)，以炫耀與領(lǐng)導(dǎo)的親近。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧2.執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法和技巧（4）行政秘書的回避藝術(shù)

行政秘書不僅要緊隨領(lǐng)導(dǎo)，為其提供服務(wù)，同時也要學(xué)會在適當(dāng)?shù)臅r候予以回避，這是另一種為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的方式。是，回避不是一味地撒手不管，在回避之后行政秘書仍需適時詢問領(lǐng)導(dǎo)有何安排或吩咐。第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法1.隨機(jī)提醒2.預(yù)測引導(dǎo)3.論證補(bǔ)充4.資料提供5.比較擇優(yōu)6.漫天閑聊7.假借外力8.引以為鑒第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

1.隨機(jī)提醒

隨機(jī)提醒并非行政秘書通過聰明才智“拍腦袋”想出來的，想要做到隨機(jī)提醒，需要行政秘書注意以下三點(diǎn)：（1）注重知識和信息的積累（2）巧妙地掌握諫言時機(jī)（3）要有全局觀念第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

2.預(yù)測引導(dǎo)預(yù)測引導(dǎo)較隨機(jī)提醒來講，著眼點(diǎn)更為長遠(yuǎn)和宏觀。它是行政秘書在一定的積累和分析后，對領(lǐng)導(dǎo)決策方向的一種建議性引導(dǎo)。從某種程度上來講，起到的是一種戰(zhàn)略性的導(dǎo)向作用。其優(yōu)點(diǎn)在于，一旦預(yù)測引導(dǎo)正確，會大大提高領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策水平，推動事務(wù)向更高的臺階邁進(jìn)。而其風(fēng)險在于，一旦預(yù)測引導(dǎo)失誤，不僅會使事業(yè)蒙受巨大損失，降低領(lǐng)導(dǎo)的公信力，也會禍及行政秘書自身。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

3.論證補(bǔ)充所謂論證補(bǔ)充，即針對領(lǐng)導(dǎo)即將付諸實(shí)施的決策進(jìn)行調(diào)查研究，進(jìn)一步論證其可行性，并提出補(bǔ)充性建議。

在使用這種方法時，行政秘書切忌抱著全面肯定的心態(tài)，需要行政秘書對該項決策的背景、過程、內(nèi)容等有著詳盡全面的了解，同時通過分析和論證，進(jìn)一步肯定其可行的部分，補(bǔ)充其欠缺的部分。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

4.資料提供

資料提供是一種無聲的諫言方式，它不需要行政秘書直接向領(lǐng)導(dǎo)表述自己的觀點(diǎn)，而是通過為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)資料間接引導(dǎo)和影響領(lǐng)導(dǎo)決策。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

5.比較擇優(yōu)

比較擇優(yōu)是指行政秘書通過提供幾種可行性方案，進(jìn)行多方面的比對，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)從中擇優(yōu)做出選擇。比較的方法有很多種：橫向比較、縱向比較、縱橫交錯比較、局部環(huán)節(jié)比較等。比較的目的在于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)通過比對來擇優(yōu)，以節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)分析材料的時間，提高決策效率。行政秘書在選用這種方法時，需要注意的是：（1）整理時捋清頭緒（2）比較時客觀全面（3）分析時清晰透徹第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

6.漫談閑聊

漫談閑聊是指不分時間、地點(diǎn)，無固定程序和明確邊際，只是通過漫談或聊天的方式與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，在一種輕松、自然的氛圍下向領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)個人見解和建議的一種方式。這是行政秘書常用的提出建議、輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的方法。漫談閑聊法需要把握的是：（1）在無邊際中目的明確（2）在閑散中保持謹(jǐn)慎第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

7.假借外力

行政秘書在一些敏感問題上，可以通過借助外力來向領(lǐng)導(dǎo)諫言，從而使得問題在得以解決的同時又不直接與領(lǐng)導(dǎo)交鋒。

（1）行政秘書可以借力于領(lǐng)導(dǎo)的上級（2）行政秘書可以借力于領(lǐng)導(dǎo)的下級（3）行政秘書可以借力于平級的兄弟單位第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

8.引以為鑒引以為鑒法要從以下三方面開展：（1）評估危害程度（2）尋找失誤原因（3）幫助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整情緒和狀態(tài)第3編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關(guān)系中的定位1.非權(quán)力性2.職責(zé)非限定性3.地位非確定性

8.4與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)關(guān)系的處理第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關(guān)系中的定位

1.非權(quán)力性在管理系統(tǒng)內(nèi)，行政秘書沒有法定的過多權(quán)力，但是由于行政秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊，輔助領(lǐng)導(dǎo)辦理事務(wù)、做決策，經(jīng)常就會經(jīng)授權(quán)進(jìn)行各種溝通協(xié)調(diào)工作，代表領(lǐng)導(dǎo)的意向，具有較大的影響力。由于被協(xié)調(diào)各方在心理上均受領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力輻射的影響，在一般情況下，能夠接受行政秘書進(jìn)行的調(diào)解。行政秘書溝通協(xié)調(diào)的非權(quán)力支配性，決定了行政秘書在協(xié)調(diào)溝通中特別要注意方法。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關(guān)系中的定位

2.職責(zé)非限定性

一般地說，管理職能只有在確定的職責(zé)范圍內(nèi)才能有效地發(fā)揮作用，而行政秘書的溝通協(xié)調(diào)職能沒有職位范圍的限定。行政秘書可以在組織內(nèi)部發(fā)揮作用，也可以在組織外部發(fā)揮作用。行政秘書的職責(zé)非限定性是與其權(quán)力的非正式性相關(guān)的。由于沒有法定的支配性權(quán)力，行政秘書的溝通協(xié)調(diào)主要依靠領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)力慣性、領(lǐng)導(dǎo)人的權(quán)力輻射以及行政秘書良好的思想素質(zhì)和工作方法來實(shí)現(xiàn)。因此，從這個角度上講，行政秘書職責(zé)的非限定性使行政秘書的溝通有較大的伸縮性。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關(guān)系中的定位

3.地位非確定性

行政秘書的溝通協(xié)調(diào)具有較強(qiáng)的非確定性，因而也就沒有確定的地位。如上級領(lǐng)導(dǎo)間溝通信息，行政秘書處于下級地位，是下級對上級的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系；在同級職能部門工作人員間進(jìn)行協(xié)調(diào)，行政秘書處于同級地位，是平行的工作關(guān)系。由于行政秘書進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，往往處于不同的地位和層次關(guān)系中，這就是行政秘書溝通協(xié)調(diào)地位的不確定性。由于這種特性，行政秘書在溝通協(xié)調(diào)時更需要采用恰當(dāng)?shù)姆绞?。?編第8章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關(guān)系對象的特點(diǎn)1.情意性2.社會性3.層次性4.變動性5.復(fù)雜性第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關(guān)系對象的特點(diǎn)

1.情意性

無論人際關(guān)系對象的立場如何，其自身都會受到情感和意志的影響，即具備了情意性。情意性是人本身的一種屬性，根據(jù)每個人所處的環(huán)境、時間以及經(jīng)歷等的變化而不斷變化，但是不會消失。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關(guān)系對象的特點(diǎn)

2.社會性

行政秘書接觸的人際關(guān)系對象在具備了情意性之后，必然會以社會人的形式存在。在一定的時間和空間中，保障自身利益的同時，也代表著某一個或某幾個群體的利益。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關(guān)系對象的特點(diǎn)

3.層次性

人際關(guān)系對象作為社會人，難免會被賦予不同層次的屬性，這種層次性與人格本身無關(guān)，而是作為一種必然的社會屬性而存在。行政秘書需要肯定這種層次性的必然，并且根據(jù)不同的情況和工作需求，選擇不同的處理方式。當(dāng)然，無論選擇哪種處理方式，都要建立在自尊自愛和尊重他人的基礎(chǔ)之上。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關(guān)系對象的特點(diǎn)

4.變動性

人際關(guān)系對象自身的條件和特點(diǎn)不是一成不變的，事實(shí)上他們會受到時間、空間、環(huán)境、經(jīng)歷、情緒、機(jī)遇等多方面因素的影響。并且，人際關(guān)