文件檔案與資料管理制度

文件檔案與資料管理制度第一章總則第一條目的和依據為確保企業(yè)文件檔案和資料的管理有序、規(guī)范，維護企業(yè)信息的完整性和可用性，訂立本《文件檔案與資料管理制度》（以下簡稱“本制度”）。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工，包含各部門、分支機構及其相關人員，適用于企業(yè)文件檔案和資料的創(chuàng)建、存儲、傳遞、利用和保管等環(huán)節(jié)。第三條定義文件：指通過文字、圖片、圖表等形式表達和記錄信息的載體，包含紙質文件、電子文件等。檔案：指具有肯定價值、需要長期保存和使用的文件的集合，包含紙質檔案、電子檔案等。資料：指與企業(yè)運營相關的各類信息，包含經濟、技術、管理等方面的文件和數據。第二章文件管理第四條文件創(chuàng)建文件的創(chuàng)建應符合企業(yè)相關管理規(guī)定，在文件上標注清楚的標題、日期、頁碼等信息。文件的創(chuàng)建須經相關崗位負責人審核并簽署，確保文件的真實性和合法性。第五條文件傳遞文件傳遞應通過正式渠道進行，包含會議、郵件、企業(yè)內部通訊工具等，確保文件傳遞的準確性和安全性。緊要文件傳遞時，應供應相應的傳遞記錄，記錄傳遞的時間、雙方負責人以及傳遞的文件內容等信息。第六條文件存儲文件存儲應布置特地的文件柜或文件架進行分類存放，確保文件的整齊有序。文件存儲應依據文件的緊急程度和保密級別進行歸類，將緊要的文件放置在安全可靠的地方。第七條文件歸檔文件在不再需要使用的情況下，應依照規(guī)定的時間節(jié)點進行歸檔。歸檔后的文件應依照文件分類系統(tǒng)進行整理，并在每個檔案盒上標注文件名稱、日期、保管責任人等信息。第八條文件銷毀文件無需保存時，應依照規(guī)定的銷毀期限進行銷毀，銷毀操作應由專人負責，并記錄銷毀的時間、文件名稱等信息。對于保密級別較高的文件，應采取特殊的銷毀方式，如碎紙機等，確保文件內容不被泄露。第三章檔案管理第九條檔案管理責任人指定特地的檔案管理員負責企業(yè)檔案的管理工作，確保檔案的安全性和可查性。檔案管理員應配備充分的人員，具備相關的檔案管理知識和技能。第十條檔案的整理和登記檔案管理員應定期對企業(yè)檔案進行整理和清點，確保檔案的完整性和準確性。檔案管理員應在檔案管理系統(tǒng)中登記相關檔案信息，包含檔案名稱、保管位置、借閱記錄等。第十一條檔案的保管檔案應放置在安全、防潮、防火的地方，避開受到外界的損壞和破壞。涉及商業(yè)秘密和個人隱私的檔案應進行特殊保護，僅限授權人員查閱。第十二條檔案借閱需要借閱檔案的人員應填寫《檔案借閱申請表》，經相關責任人批準后方可借閱。借閱期限依照實際需要確定，借閱結束后應及時歸還，并在《檔案借閱登記表》中進行記錄。第十三條檔案轉移檔案轉移應經過相關崗位負責人同意，并填寫《檔案轉移記錄表》明確轉移的檔案名稱、接收人和轉移日期等信息。轉移后的檔案責任即轉移給接收人，接收人應簽署確認收到，并妥當保管。第十四條檔案歸檔檔案歸檔應依照文件分類系統(tǒng)進行整理，并在每個檔案盒上標注檔案名稱、日期、保管責任人等信息。歸檔后的檔案應放置在特地的檔案庫房或柜子內，確保安全可靠。第四章資料管理第十五條資料歸集對于各類資料，應定期進行歸集和整理，確保資料的完整性和可用性。資料歸集后應訂立清楚的分類和索引系統(tǒng)，方便后續(xù)的查詢和利用。第十六條資料傳遞資料的傳遞應通過正式渠道進行，確保傳遞的準確性和安全性。緊要資料傳遞時，應供應相應的傳遞記錄，記錄傳遞的時間、雙方負責人以及傳遞的資料內容等信息。第十七條資料存儲資料存儲應布置特地的存儲空間進行分類存放，確保資料的整齊有序。針對不同類型的資料，應采取不同的存儲方式，如文件柜、數據庫等。第十八條資料借閱需要借閱資料的人員應填寫《資料借閱申請表》，經相關責任人批準后方可借閱。借閱期限依照實際需要確定，借閱結束后應及時歸還，并在《資料借閱登記表》中進行記錄。第十九條資料銷毀資料無需保存時，應依照規(guī)定的銷毀期限進行銷毀，銷毀操作應由專人負責，并記錄銷毀的時間、資料名稱等信息。對于涉及商業(yè)秘密和個人隱私的資料，應采取特殊的銷毀方式，如數據徹底清除等。第五章監(jiān)督與責任第二十條監(jiān)督機制檔案管理員應建立健全的檔案管理制度，并定期進行檔案管理的檢查和評估。定期對文件、檔案和資料進行抽查，發(fā)現問題及時矯正，并進行相應的處理。第二十一條違規(guī)違紀處理對于違反本制度相關規(guī)定的行為，將依照企業(yè)相應的紀律規(guī)定進行處理，包含警告、記過、記大過等紀律處分。對于嚴重違規(guī)的行為，將移交相關部門進行處理，追究其法律責任。第六章附則第二十二條培訓企業(yè)應供應相關的檔案和資料管理培訓，提高員工的管理意識和本領。檔案管理員應定期參加相關培訓，不絕提升自身的檔案管理水平。第二十三條制度修訂本制度的修訂應經過企業(yè)