科學技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范

科學技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范引言本文件《科學技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范DA/T2-2023代替DA/T2-1992》規(guī)定了科學技術(shù)研究項目檔案(以下簡稱科研檔案)管理原則和管理職責,科學技術(shù)研究項目文件材料(以下簡稱科研文件材料)收集、整理、歸檔以及科研檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置、驗收(審查)等的要求和方法。本文件適用于機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織(以下簡稱“單位”)開展科研檔案管理活動。（此電子文本僅供參考，請以正式標準出版物為準）01科研文件材料的歸檔1.歸檔時間與交接1.1科研檔案形成部門應(yīng)將歸檔科研文件材料在科研項目(科研課題)結(jié)題驗收后3個月內(nèi)移交檔案部門歸檔。研究周期長的科研項目可分階段或按科研課題及時歸檔移交。獎勵申報、推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件材料應(yīng)在相關(guān)工作完成后1個月內(nèi)完成歸檔移交。1.2檔案部門應(yīng)對歸檔移交的科研檔案進行檢查,合格后方可接收。雙方辦理交接手續(xù),填寫檔案交接登記表(式樣符合B.7的規(guī)定)。檔案交接登記表一式二份,交接雙方各一份。2.科研檔案的補充、更改2.1科研項目在成果管理階段形成的科研文件材料,應(yīng)及時補充歸檔；2.2如有必須更改的科研檔案,應(yīng)由原科研項目負責人填寫更改申報單,經(jīng)科研項目主管部門批準后,方可進行更改。02科研檔案的保管、統(tǒng)計1.做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作,定期檢查科研檔案庫房情況,保證庫房溫度和濕度符合國家要求，2.涉密科研檔案保管應(yīng)符合國家有關(guān)保密工作要求。3.單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定,定期向檔案館移交科研檔案。4.單位應(yīng)按照DA/T31、DA/T62的規(guī)定要求積極開展傳統(tǒng)載體科研檔案數(shù)字化工作,形成科研檔案數(shù)字化成果。5.單位應(yīng)結(jié)合本單位實際需要,建立科研檔案工作統(tǒng)計制度,做好科研檔案統(tǒng)計。6.多個單位協(xié)作完成的科研項目,由牽頭單位保存一套完整檔案,參與單位保存本單位承擔任務(wù)中形成科研文件材料的同時,將副本或復(fù)制件送交牽頭單位。如確系涉及參與單位的合法權(quán)益,應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬、處置、利用等事項。03科研檔案共享與利用1.檔案部門應(yīng)組織建立科研檔案共享與利用機制,制定科研檔案共享與利用制度,明確科研檔案共享與利用原則、范圍、對象、程序要求等,并按要求制定和及時更新科研檔案共享目錄；2.檔案部門可采用線上或線下的方式提供利用科研檔案原件或復(fù)制件,優(yōu)先提供科研檔案復(fù)制件，以保護原件；3.利用科研檔案應(yīng)嚴格行審批,登記手。利用登記信息包括利用人、利用時間、檔號、題名、利用目的和方式、經(jīng)辦人、辦理時間等；4.借出的科研檔案歸還時,檔案部門應(yīng)及時清點、檢查,并行歸還手續(xù),如發(fā)現(xiàn)缺失,損壞等情況應(yīng)立即采取措施妥善處理；5.檔案部門應(yīng)對科研檔案的利用效果進行登記,填寫《科研檔案利用效果登記表》(式樣符合B9的規(guī)定),注意收集和積累利用科研檔案后取得的社會效益和經(jīng)濟效益；6.檔案部門可采用編制項目簡介,大事記,專題檔案匯集,舉辦展覽,拍攝專題片,可視化圖譜等對科研檔案資源進行開發(fā)；7.科研檔案共享與利用應(yīng)嚴格遵守知識產(chǎn)權(quán),安全保密等有關(guān)要求。04科研檔案的鑒定和處置1.單位應(yīng)成立由檔案部門牽頭,科研管理部門,科研承擔部門,保密部門,信息技術(shù)部門等人員組成的鑒定小組,定期開展到期科研檔案的鑒定工作；2.對保管期限已滿但仍有保存價值的科研檔案,應(yīng)重新劃定保管期限；3.對經(jīng)鑒定無保存價值的科研檔案按照以下程序銷毀：由檔案部門編制科研檔案銷毀清冊(式樣符合B8的規(guī)定),列明擬銷毀科研檔案的案卷題名,檔號、卷數(shù)、總頁數(shù)、起止日期,保管期限及檔案形成年度和銷毀時間等內(nèi)容,經(jīng)單位主要負責人批準后,安排專人運送檔案到指定銷毀場所銷毀,并做好出庫信息記錄,銷毀檔案時,檔案部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷,按照銷毀清冊清點核對,確認檔案徹底銷毀后,在銷毀清冊上簽名,蓋章?？蒲袡n案銷毀潔冊永久保存。4.應(yīng)做好科研檔案的密級調(diào)整變更。05科研檔案的驗收（審查）或績效評價1.驗收管理要求實行驗收(審查)或績效評價制的科研項目應(yīng)進行科研檔案驗收(審查)或績效評價,對科研檔案完整性、準確性,系統(tǒng)性進行驗收(審查)或績效評價(以下統(tǒng)稱驗收)。2.驗收組織2.1科研檔案驗收可按照分類、分級原則進行組織。2.2分類原則即按照科研項目的大小(投資規(guī)模,項目創(chuàng)新度),專業(yè)類別等采用不同的驗收方法。a)大型科研活動、產(chǎn)生檔案數(shù)量多、重大關(guān)鍵技術(shù)研究的科研項目應(yīng)專門召開驗收會議進行開)驗收。b)小型科研活動、產(chǎn)生檔案數(shù)量少的科研項目的科研檔案驗收可采用審查的方法.2.3分級原則即按照科研項目管理職責組織實施科研檔案的驗收:a)檔案部門會同科研項目管理部門對列入科研計劃的科研檔案進行驗收，b)科研項目牽頭單位負責對本項目的科研檔案進行自查,并對參與單位的科研檔案進行驗收。c)科研項目參與單位做好所參與科研項目的科研檔案自查工作。3.驗收內(nèi)容3.1科研檔案驗收內(nèi)容主要包括科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等3.2完整性:參照附錄A的內(nèi)容,查驗各階段科研檔案齊全完整性。3.3準確性:科研檔案的內(nèi)容真實反映科研項目的實際情況和研究過程,圖物相符,簽章手續(xù)完備。3.4系統(tǒng)性:科研檔案分類科學,組卷合理,符合本文件要求。4驗收方式4.1科研檔案驗收一般采用會議方式，驗收時應(yīng)根據(jù)科研項目規(guī)模和檔案數(shù)量確定驗收專家人數(shù),一般為不少于3人的單數(shù)。4.2驗收會議議程包括:a)項目牽頭單位介紹項目研究過程及檔案工作情況:b)專家現(xiàn)場檢查,采取現(xiàn)場質(zhì)詢、抽查案卷等方式對科研檔案進行驗收;c)專家填寫驗收意見表(式樣符合B.10的規(guī)定),對項目檔案總體情況進行評價,提出需要整改的問題;d)專家評議驗收結(jié)果,給予驗收結(jié)論。5.審查方式小型科研項目、形成檔案數(shù)量少的科研檔案可采用以審查代驗收,至少由1名檔案專家對科研檔案進行審查后出具審查意見。6.驗收審查專家要求驗收審查專家一般宜為具有副高級及以上專業(yè)技術(shù)職稱或相當職務(wù)的人員.06科研電子文件歸檔和科研電子檔案管理1.科研項目管理系統(tǒng)建設(shè)時應(yīng)充分考慮科研電子文件歸檔要求,系統(tǒng)實施時應(yīng)采用符合歸檔要求的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和文件格式，2.科研電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、審計、備份、系統(tǒng)管理等基本功能,與科研項目管理系統(tǒng),其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接,接口具備數(shù)據(jù)封裝,傳輸、檢測、反饋、標記等基本功能。具體宜按照GB/T29194和GB/T39784執(zhí)行。3.科研電子文件形成、收集、整理、歸檔及科研電子檔案管理,應(yīng)確保文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)齊全完整元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容宜按照DA/T46的規(guī)定執(zhí)行。4.科研電子文件歸檔范圍按照《科研文件材料的形成和收集》的要求執(zhí)行,5.科研電子文件歸檔時應(yīng)同時收集歸檔元數(shù)據(jù)。6.科研電子文件歸檔時間與其他載體文件歸檔時間相協(xié)調(diào),一般不晚于同批次其他載體文件的歸檔時間，無其他載體的科研電子文件可在辦理完畢后實時歸檔。7.科研電子文件歸檔格式應(yīng)符合格式開放,不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換,易于利用等要求。8.科研電子文件歸檔應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì),采用在線歸檔或離線歸檔方式通過電子檔案管理信息系統(tǒng)或接口進行，9.符合國家有關(guān)規(guī)定形成或接收和管理的科研電子文件,可僅以電子形式歸檔保存。10.對接收的科研電子檔案應(yīng)按照DA/T70的有關(guān)要求進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。檢測合格率達到100%。11.科研電子文件整理應(yīng)按照第7章和GB/T18894的相關(guān)要求進行。12.科研電子檔案存儲應(yīng)實施在線存儲和離線存儲。存儲一式三套,至少一套為離線存儲,有條件的單位實行異地保管。離線存儲載體應(yīng)具有較好的耐久性,按優(yōu)先順序依次為一次性寫光盤、磁帶、硬磁盤等，離線存儲