購買與供應(yīng)商管理制度

購買與供應(yīng)商管理制度1.背景和目的本制度的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)與供應(yīng)商之間的交易活動，確保公司購買物品和服務(wù)的效率和合規(guī)性，同時降低采購風(fēng)險和本錢。本制度適用于全部與供應(yīng)商相關(guān)的采購和合同活動，旨在建立健全的購買和供應(yīng)商管理流程。2.術(shù)語和定義2.1采購：指企業(yè)為滿足業(yè)務(wù)需求而購買物品、服務(wù)或設(shè)備，并與供應(yīng)商之間達(dá)成合作關(guān)系的過程。2.2供應(yīng)商：指為企業(yè)供應(yīng)物品、服務(wù)或設(shè)備的外部組織、公司或個人。2.3采購流程：指從需求識別、供應(yīng)商選擇、談判、合同簽訂、采購執(zhí)行到收貨和結(jié)算的一系列流程。3.采購流程3.1需求識別3.1.1部門或個人提出物品、服務(wù)或設(shè)備的需求，并依照公司規(guī)定的流程提交采購申請。3.1.2采購部門負(fù)責(zé)審核和確認(rèn)采購需求的合理性和緊急程度。3.2供應(yīng)商選擇3.2.1采購部門依據(jù)采購需求訂立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，并組織采購評審小組進(jìn)行供應(yīng)商的篩選和評估。3.2.2評審小組依據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、價格、質(zhì)量、交貨期和售后服務(wù)等因素，確定合適的供應(yīng)商。3.3談判與合同簽訂3.3.1采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商商品價格、交貨期、售后服務(wù)和其他相關(guān)條款。3.3.2談判結(jié)果需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確認(rèn)合法、合規(guī)。3.3.3采購部門依據(jù)談判結(jié)果編制采購合同，并與供應(yīng)商簽訂合同。3.4采購執(zhí)行3.4.1采購部門負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督供應(yīng)商的物品生產(chǎn)、交貨進(jìn)度和質(zhì)量。3.4.2采購部門與供應(yīng)商保持溝通，確保交貨期和質(zhì)量符合合同要求。3.4.3如有合同更改，需經(jīng)過合同更改流程，并經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)。3.5收貨與驗(yàn)收3.5.1采購部門接收供應(yīng)商交付的物品，并進(jìn)行驗(yàn)收。3.5.2驗(yàn)收結(jié)果需與采購合同和要求進(jìn)行比對，確保物品質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。3.6結(jié)算與支出3.6.1財(cái)務(wù)部門依據(jù)采購部門供應(yīng)的驗(yàn)收結(jié)果，進(jìn)行物品數(shù)量和金額的核對。3.6.2財(cái)務(wù)部門依照合同商定和公司支出流程，及時對供應(yīng)商款項(xiàng)進(jìn)行支出。4.供應(yīng)商管理4.1供應(yīng)商審核4.1.1采購部門依據(jù)公司訂立的供應(yīng)商審核標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行初步評估。4.1.2經(jīng)過初步評估合格的供應(yīng)商需進(jìn)行現(xiàn)場考察和審核。4.1.3審核結(jié)果及時記錄和歸檔，納入供應(yīng)商管理系統(tǒng)。4.2供應(yīng)商評價4.2.1采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包含交貨按時率、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。4.2.2評價結(jié)果用于供應(yīng)商管理，包含嘉獎、懲罰以及是否連續(xù)與其合作等。4.3供應(yīng)商風(fēng)險管理4.3.1采購部門需及時關(guān)注和評估供應(yīng)商的經(jīng)營情形和財(cái)務(wù)情形，減少與不穩(wěn)定、風(fēng)險較大的供應(yīng)商合作。4.3.2發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在風(fēng)險的，采購部門需及時采取相應(yīng)的措施，確保企業(yè)利益不受損害。4.4供應(yīng)商合作結(jié)束4.4.1采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不再滿足公司的需求和要求，需及時停止合作關(guān)系。4.4.2停止合作需經(jīng)過公司法務(wù)部門的審核和確認(rèn)，以確保合規(guī)和合法。5.監(jiān)督與改進(jìn)5.1監(jiān)督與檢查5.1.1內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購和供應(yīng)商管理流程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，以確保流程的執(zhí)行和合規(guī)性。5.1.2發(fā)現(xiàn)問題和不符合要求的，需及時矯正并進(jìn)行整改。5.2改進(jìn)措施5.2.1采購部門和管理層應(yīng)定期評估采購和供應(yīng)商管理流程的效果和改進(jìn)空間。5.2.2將評估結(jié)果用于優(yōu)化和改進(jìn)相關(guān)流程和制度，提升整體采購管理水平。6.附則