資料檔案管理制度

資料檔案管理制度1.目的與適用范圍本資料檔案管理制度的目的在于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部對資料和檔案的管理，確保信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。本制度適用于公司內(nèi)部全部員工，包含全職員工、兼職員工和臨時(shí)員工。2.定義資料：指公司內(nèi)部各類文件、電子記錄、備忘錄、匯報(bào)料子、會(huì)議紀(jì)要等非官方性質(zhì)的記錄。檔案：指公司內(nèi)部以正式形式存在、需要長期保管并具有證明力的文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、申請料子等。3.資料的分類與歸檔3.1分類依據(jù)資料的性質(zhì)和用途，全部資料分為以下幾類：內(nèi)部文件：公司內(nèi)部各類公告、通知、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)資料：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、報(bào)告、備忘錄等。人事資料：員工檔案、薪資記錄、績效評(píng)估等。財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、合同、發(fā)票等。其他資料：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)聯(lián)，但需要保管的文件、錄像、照片等。3.2歸檔內(nèi)部文件：由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)歸檔并定期更新。業(yè)務(wù)資料：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔，并遵守統(tǒng)一的命名規(guī)定和目錄結(jié)構(gòu)。人事資料：由人力資源部門負(fù)責(zé)歸檔，并按員工編號(hào)或姓名進(jìn)行分類存放。財(cái)務(wù)資料：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔，并按財(cái)務(wù)年度進(jìn)行分類存放。其他資料：由相關(guān)部門負(fù)責(zé)歸檔，并遵守統(tǒng)一的命名規(guī)定和目錄結(jié)構(gòu)。4.檔案的保管與銷毀4.1保管期限內(nèi)部文件：依據(jù)需要保存或依據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。業(yè)務(wù)資料：一般保存5年，特殊情況可按業(yè)務(wù)需要延長保管期限。人事檔案：員工離職后，檔案保存5年；對于緊要員工或法律要求保存的檔案，保存期限按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。財(cái)務(wù)檔案：依據(jù)相關(guān)法規(guī)和稅務(wù)規(guī)定執(zhí)行，一般保存10年。其他資料：依據(jù)具體情況決議，一般保存35年。4.2檔案銷毀內(nèi)部文件：依據(jù)需要進(jìn)行徹底銷毀或依據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。業(yè)務(wù)資料：在保管期限到期后，由負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批并委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行徹底銷毀。人事檔案：在保存期限到期后，由人力資源部門進(jìn)行審批并委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行徹底銷毀。財(cái)務(wù)檔案：在保存期限到期后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批并委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行徹底銷毀。其他資料：在保管期限到期后，由相關(guān)部門進(jìn)行審批并委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行徹底銷毀。5.資料檔案的借閱與歸還5.1借閱程序員工在需要借閱檔案資料時(shí)，需填寫《資料檔案借閱申請單》，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人簽字。借閱人應(yīng)定時(shí)歸還，如有特殊情況需延期借閱，需提前書面申請并經(jīng)批準(zhǔn)。檔案離開本公司范圍期間，借閱人需妥當(dāng)保管、防止丟失和損壞。5.2歸還要求借閱期限屆滿或提前結(jié)束后的第一工作日，借閱人應(yīng)將檔案歸還給資料檔案管理員，并填寫《資料檔案歸還單》。歸還的檔案應(yīng)與借閱時(shí)的狀態(tài)保持全都，如有損壞或遺失，借閱人應(yīng)承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任。6.資料檔案的安全管理6.1電子檔案電子檔案應(yīng)進(jìn)行合理分類和命名，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限掌控，保證只有授權(quán)人員可以進(jìn)行訪問和修改。電子檔案保管在安全可靠的服務(wù)器上，進(jìn)行定期維護(hù)和更新。6.2紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案室應(yīng)設(shè)有特地的保管人員，并定期進(jìn)行巡檢，確保檔案的安全。檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的防火、防潮、防蟲措施，保持室內(nèi)環(huán)境適合。出入檔案室的人員需進(jìn)行登記，并佩戴有效的身份證件。7.懲罰與監(jiān)督對于違反本規(guī)定的行為，將依據(jù)公司內(nèi)部規(guī)章制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并由相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督和追責(zé)。8.附則本制度