會(huì)議接待分工及流程

會(huì)議接待分工及流程會(huì)議接待分工及流程篇一一會(huì)前1.與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。2.提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。3.派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。二會(huì)中1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。3.會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認(rèn)。6.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。7.會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。三會(huì)后1、結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。3、合影：會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。會(huì)議接待分工及流程篇二一、銷售部接待程序:銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會(huì)議的信息后，應(yīng)著手做以下工作:1、及時(shí)與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)(1)清楚了解會(huì)議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動(dòng)，是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若屬大型、重要的會(huì)議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時(shí)向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會(huì)議，統(tǒng)籌整個(gè)會(huì)議的接待工作。2、落實(shí)會(huì)議場地和房間數(shù)量在會(huì)議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會(huì)務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會(huì)議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。3、商談價(jià)格當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動(dòng)涉及多項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門對(duì)某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。價(jià)格政策是相對(duì)固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。4、簽訂會(huì)議協(xié)議，收取會(huì)議押金當(dāng)會(huì)務(wù)方已確認(rèn)所有會(huì)議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會(huì)議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會(huì)議押金;5、下發(fā)會(huì)議接待通知單簽訂好會(huì)議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會(huì)議接待通知單，經(jīng)核對(duì)無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會(huì)議的檔案;6、會(huì)議接待發(fā)出會(huì)議接待通知單后，需和會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時(shí)保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會(huì)場的布置，跟蹤會(huì)議進(jìn)程;7、會(huì)議結(jié)賬會(huì)議結(jié)束，若客戶消費(fèi)掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;8、會(huì)議送別恭送會(huì)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會(huì)負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受;同時(shí)擇機(jī)贈(zèng)送精美小紀(jì)念品給會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人，加深友情;9、會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會(huì)，分析會(huì)議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時(shí)銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對(duì)有新聞價(jià)值的會(huì)議接待活動(dòng)，可撰稿送媒體發(fā)表。二、房務(wù)部接待程序:房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會(huì)議接待通知單后，應(yīng)做到:1、會(huì)議接待的前期工作(1)熟悉、了解會(huì)議接待通知單的內(nèi)容;(2)了解結(jié)算方式，收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;(3)落實(shí)是否需要安排會(huì)議用房及用房數(shù)量和時(shí)間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;(5)落實(shí)參會(huì)嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達(dá);(6)負(fù)責(zé)會(huì)議嘉賓報(bào)到時(shí)房卡的分發(fā)等。2、會(huì)議排房按會(huì)議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時(shí)也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。3、會(huì)議空房確認(rèn)會(huì)議定房，落實(shí)好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號(hào)。4、會(huì)議嘉賓入住(1)在會(huì)議客人到店前一天，與銷售部就會(huì)議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí)，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準(zhǔn)備工作;(2)會(huì)議賓客到達(dá)前，準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊(duì)會(huì)議分發(fā)一覽表;對(duì)于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);(3)當(dāng)會(huì)議賓客抵店后，按會(huì)議接待安排及正常接待程序?yàn)榭腿宿k理入住手續(xù)，并由行李員及時(shí)運(yùn)送客人的行李。若遇問題，及時(shí)與銷售部會(huì)議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。5、會(huì)議嘉賓離店(1)禮賓官接待信息，應(yīng)及時(shí)協(xié)助客人收送行李;(2)前臺(tái)收銀處快速結(jié)賬;(3)協(xié)助客人安排好車輛。6、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣，收集整理客史資料。三、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會(huì)議接待通知單后，應(yīng)做到:1、會(huì)議接待前期工作(1)做好記錄，根據(jù)會(huì)議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會(huì)議的舉辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式、接待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級(jí)傳遞;(2)根據(jù)會(huì)議接待通知單及會(huì)務(wù)方的要求，至少提前半天布置會(huì)場;(3)由宴會(huì)主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會(huì)前準(zhǔn)備情況(會(huì)議通道是否暢通、會(huì)議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會(huì)場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏;(4)提前兩天跟進(jìn)會(huì)務(wù)方及銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人，確定會(huì)議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會(huì)議客人預(yù)留用餐場所。2、會(huì)議接待中(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會(huì)議召開前40分鐘到場，引領(lǐng)參會(huì)嘉賓;(2)跟進(jìn)會(huì)議服務(wù)及協(xié)助客人處理會(huì)間特殊事項(xiàng);(3)協(xié)助銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人及財(cái)務(wù)部收銀員及時(shí)理清會(huì)議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。3、會(huì)議結(jié)束(1)宴會(huì)服務(wù)人員跟進(jìn)會(huì)議結(jié)帳工作;(2)幫助會(huì)議客人整理會(huì)議遺留物品。4、會(huì)議用餐及送別(1)引領(lǐng)會(huì)議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);(2)做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。5、送別(1)恭送會(huì)議客人，為賓客留下美好感受;(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。6、整理會(huì)議客戶資料，總結(jié)會(huì)議接待得失。四、其他相關(guān)部門請(qǐng)參照銷售部所下發(fā)會(huì)議接待通知單，做好相應(yīng)接待工作。會(huì)議接待分工及流程篇三接站組的工作流程：1、會(huì)前所有接站人員及司機(jī)開碰頭會(huì)，將工作流程及注意事項(xiàng)細(xì)則化。2、統(tǒng)一著裝，男士西裝領(lǐng)帶，女士套裝領(lǐng)結(jié)。3、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員時(shí)間一覽表》等。接待禮儀：1、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對(duì)象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式；2、微笑服務(wù)。3、以短信形式告知接站客人接站牌內(nèi)容、顏色，及接站人員體貌特征。4、如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會(huì)場和車站太遠(yuǎn)；5、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況；6、赴酒店途中，簡介本地風(fēng)土人情。司機(jī)：1、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象；2、接到來賓應(yīng)熱情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；3、如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會(huì)場和車站太遠(yuǎn)；4、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組；送站工作流程：一、店門守候1、準(zhǔn)確掌握《送站人員時(shí)間一覽表》，提前一天與客人確定好送站時(shí)間。2、確認(rèn)所乘交通工具的航班車次和離站時(shí)間。3、主動(dòng)安排好車輛，提前10分鐘在飯店門口恭候客人。二、在路途中1、主動(dòng)征求客人的意見。2、陪同客人聊天，或放音樂讓客人自便。3、按時(shí)將客人送到機(jī)場、車站或碼頭，主動(dòng)熱情地向客人道別，并?？腿艘宦菲桨?，使客人有親切感、惜別感。會(huì)議接待分工及流程篇四會(huì)議策劃簡介：1、提供多家大酒店由您選擇，價(jià)格優(yōu)惠。2、會(huì)場（或分會(huì)場）的選擇和預(yù)定，會(huì)場的設(shè)計(jì)和布置（會(huì)場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺(tái)、桌簽、簽到臺(tái)等）以及各種設(shè)備的擺放。3、材料和證件的印制、會(huì)議手冊(cè)和參會(huì)人員通訊錄的設(shè)計(jì)制作、請(qǐng)柬、胸卡、餐券的印制。4、禮品策劃、設(shè)計(jì)、樣品提供和制作。5、設(shè)備：會(huì)議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請(qǐng)記者。8、提供會(huì)議所需各類信息。9、協(xié)助招徠參會(huì)人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請(qǐng)本地嘉賓。10、禮賓接待、會(huì)議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會(huì)、會(huì)間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，根據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點(diǎn)。12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。13、公司專門為會(huì)議設(shè)計(jì)和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會(huì)人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動(dòng)。14、報(bào)到同時(shí)有專人登記和辦理返程票預(yù)定。會(huì)議接待程序：1、我們倡導(dǎo)商務(wù)會(huì)議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會(huì)議規(guī)模、費(fèi)用，提供活動(dòng)整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會(huì)議服務(wù)設(shè)施。2、我們還提供會(huì)議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務(wù)會(huì)議期間全部的會(huì)務(wù)用品及會(huì)議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應(yīng)的媒體支持。3、會(huì)議期間，會(huì)根據(jù)客戶的需求，在會(huì)議舉辦地進(jìn)行媒體宣傳，靈活操作，使商務(wù)會(huì)議期間的娛樂休閑活動(dòng)具有鮮明特色。4、我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?—7優(yōu)惠價(jià)格的預(yù)定服務(wù)，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。6、我們擁有雄厚的辦會(huì)實(shí)力、豐富的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)及訓(xùn)練有素的專業(yè)會(huì)務(wù)人員，與各酒店都有協(xié)議關(guān)系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟(jì)的會(huì)議策劃及籌辦工作。會(huì)議接待分工及流程篇五一、全程服務(wù)項(xiàng)目1、展會(huì)策劃：各類展覽會(huì)、交易會(huì)、博覽會(huì)的策劃、組織及運(yùn)作。2、承辦各型企事業(yè)機(jī)構(gòu)的專題會(huì)議、年會(huì)、禮儀、開業(yè)慶典、酒會(huì)、展示會(huì)等。3、承辦在華的國際會(huì)議，包括行業(yè)、專業(yè)或?qū)＜視?huì)議等。4、組織出國參加各類會(huì)議、預(yù)約會(huì)見、參觀、訪問等活動(dòng)。5、承辦各公司(廠礦)業(yè)務(wù)洽談會(huì)、訂貨會(huì)、新產(chǎn)品推廣會(huì)、集團(tuán)公司董事會(huì)、獎(jiǎng)評(píng)會(huì)、客戶聯(lián)誼會(huì)等。6、承辦各種類型商務(wù)考察會(huì)議。7、培訓(xùn)類會(huì)議計(jì)劃實(shí)施。8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會(huì)議活動(dòng)。二、單項(xiàng)服務(wù)項(xiàng)目1、會(huì)務(wù)服務(wù)：協(xié)助主辦單位選擇會(huì)議場所，為代表提供禮儀、公關(guān)、文秘服務(wù)，會(huì)議協(xié)調(diào)管理工作。2、展覽展示：