采購合同與采購付款管理制度

采購合同與采購付款管理制度一、目的和適用范圍1.1目的本制度的目的是明確采購合同的管理流程和采購付款的管理規(guī)范，保障企業(yè)采購活動(dòng)的合規(guī)性和效率。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及采購合同簽訂和采購付款的相關(guān)部門和人員。二、采購合同管理2.1合同簽訂流程2.1.1采購需求提出采購部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求和市場情況，提出采購需求，并填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等認(rèn)真信息；采購預(yù)算；采購部門審批看法。采購申請表需要經(jīng)過采購部門主管審核后，方可進(jìn)入下一步流程。2.1.2招標(biāo)/談判依據(jù)采購申請表的內(nèi)容，采購部門依據(jù)公司招標(biāo)或談判的規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商，并發(fā)出招標(biāo)文件或談判邀請函。供應(yīng)商依據(jù)招標(biāo)文件或談判邀請函的要求，提交報(bào)價(jià)文件或談判方案。2.1.3合同評審與簽訂采購部門收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件或談判方案后，進(jìn)行評審，并依據(jù)評審結(jié)果選擇供應(yīng)商。采購部門依據(jù)選定的供應(yīng)商，起草采購合同，并將合同內(nèi)容發(fā)送至法務(wù)部門進(jìn)行合同法律性評審。法務(wù)部門完成評審后，將合同送回采購部門進(jìn)行修改。采購部門依據(jù)法務(wù)部門的看法，對合同進(jìn)行修改并與供應(yīng)商協(xié)商，最終達(dá)成全都看法后，正式簽訂采購合同。2.1.4合同備案與歸檔簽訂完采購合同后，采購部門將采購合同及相關(guān)文件進(jìn)行備案，并按規(guī)定歸檔，以備查檔。2.2合同更改管理2.2.1更改申請采購部門或供應(yīng)商如需對已簽訂的采購合同進(jìn)行更改，需提出更改申請。更改申請應(yīng)包含更改原因、更改內(nèi)容、影響范圍以及可能產(chǎn)生的額外費(fèi)用等信息。2.2.2更改評審與審批采購部門收到更改申請后，進(jìn)行評審，并將評審結(jié)果發(fā)送至法務(wù)部門進(jìn)行法律性評審。采購部門依據(jù)法務(wù)部門看法和評審結(jié)果，決議是否同意更改，并將決策結(jié)果通知供應(yīng)商。2.2.3更改合同簽訂與備案如采購部門同意更改，需與供應(yīng)商重新協(xié)商更改事項(xiàng)，并簽訂更改合同。更改合同簽訂完畢后，采購部門將更改合同及相關(guān)文件進(jìn)行備案，并按規(guī)定歸檔。三、采購付款管理3.1付款申請流程3.1.1供應(yīng)商發(fā)票供應(yīng)商依照合同商定的付款方式，向采購部門供應(yīng)發(fā)票。發(fā)票應(yīng)包含以下內(nèi)容：發(fā)票號碼、發(fā)票日期和金額；供應(yīng)商的名稱、稅號、開戶行及賬號等信息；采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量。3.1.2付款申請采購部門收到供應(yīng)商發(fā)來的發(fā)票后，依據(jù)采購合同和發(fā)票的內(nèi)容，填寫付款申請單，并附上相關(guān)的支撐文件（如合同、收貨單等）。付款申請單應(yīng)包含以下內(nèi)容：供應(yīng)商名稱和相關(guān)信息；付款金額和付款理由；相關(guān)的支撐文件。3.1.3付款申請審批付款申請單需要經(jīng)采購部門主管審核，并提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門依據(jù)付款申請單的內(nèi)容和相關(guān)支撐文件，進(jìn)行審批并決議是否予以付款。3.1.4付款通知與操作財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)付款后，向供應(yīng)商發(fā)送付款通知，并依據(jù)付款方式進(jìn)行付款操作。3.2付款核查與結(jié)算3.2.1付款核查財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商的付款申請后，進(jìn)行付款核查。核查內(nèi)容包含：付款金額與發(fā)票金額的全都性；付款申請單的真實(shí)性和合法性；相關(guān)支撐文件的完整性和真實(shí)性。3.2.2付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門完成付款核查后，進(jìn)行付款結(jié)算，并將付款信息記錄在企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。3.3供應(yīng)商賬務(wù)管理3.3.1賬期管理財(cái)務(wù)部門依據(jù)采購合同和付款商定，及時(shí)核對供應(yīng)商的賬期，并依照合同要求進(jìn)行付款。3.3.2供應(yīng)商費(fèi)用抵扣如供應(yīng)商存在違約行為或質(zhì)量問題，財(cái)務(wù)部門可依據(jù)合同商定，將相應(yīng)費(fèi)用從付款中予以抵扣，并進(jìn)行相應(yīng)記錄和報(bào)告。四、附則4.1監(jiān)督與檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對采購合同和采購付款管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改要求。4.2法律合規(guī)性本制度的訂立和執(zhí)行應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，如有發(fā)生變動(dòng)，需及時(shí)進(jìn)行修訂。4.3制度宣傳和培訓(xùn)公司應(yīng)對本制度進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，確保全部相關(guān)部門和人員充分了解和遵守本制度的規(guī)定。4.4本制度