日常辦公文件歸檔及保密制度規(guī)定

日常辦公文件歸檔及保密制度規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u28797第一章總則 1256621.1目的與依據(jù) 1237661.2適用范圍 2131001.3基本原則 231934第二章文件歸檔管理 2213702.1歸檔范圍與分類 2105912.2歸檔流程與要求 2317652.3歸檔時間與責(zé)任人 27859第三章文件保管 2242653.1保管設(shè)施與環(huán)境 2322973.2保管期限與處置 2150583.3定期檢查與維護(hù) 318287第四章文件利用 3248304.1文件查閱與借閱 31384.2文件復(fù)制與傳遞 376624.3文件利用的登記與審批 320381第五章文件保密管理 3253895.1保密級別劃分 371915.2保密措施與要求 336415.3保密責(zé)任與追究 314878第六章電子文件管理 3257886.1電子文件的歸檔 3313386.2電子文件的存儲與備份 3223936.3電子文件的安全防護(hù) 42548第七章檔案銷毀 4270697.1銷毀程序與審批 4102757.2銷毀監(jiān)督與記錄 4187817.3特殊情況的處理 412127第八章附則 4172758.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 428618.2制度實(shí)施時間 4257788.3相關(guān)表單與附件 4第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)日常辦公文件的管理，提高文件的利用效率，保證文件的安全與完整，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門和員工在日常辦公過程中產(chǎn)生的各類文件的歸檔、保管、利用、保密及銷毀等管理工作。1.3基本原則文件管理應(yīng)遵循分類明確、流程規(guī)范、安全保密、便于利用的原則。保證文件的歸檔、保管和利用符合公司的利益和法律法規(guī)的要求，同時保障公司的商業(yè)秘密和敏感信息不被泄露。第二章文件歸檔管理2.1歸檔范圍與分類歸檔范圍包括公司各類行政文件、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、會議記錄等。文件分類應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途進(jìn)行，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)審計類等。2.2歸檔流程與要求文件歸檔流程包括文件收集、整理、審核和歸檔。文件收集應(yīng)保證齊全完整，整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，審核要嚴(yán)格把關(guān)文件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，歸檔應(yīng)按照規(guī)定的時間和方式進(jìn)行。歸檔要求文件內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，格式規(guī)范，手續(xù)完備。2.3歸檔時間與責(zé)任人各類文件應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成歸檔工作。一般文件應(yīng)在形成后的一定期限內(nèi)歸檔，重要文件應(yīng)及時歸檔。歸檔責(zé)任人包括文件的形成者、部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員，他們應(yīng)各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，保證文件歸檔工作的順利進(jìn)行。第三章文件保管3.1保管設(shè)施與環(huán)境文件保管應(yīng)配備專門的保管設(shè)施，如檔案柜、檔案室等，并保證保管環(huán)境符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進(jìn)行通風(fēng)和清潔。3.2保管期限與處置根據(jù)文件的重要性和使用價值，確定保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。到期文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置，如銷毀或移交檔案館等。3.3定期檢查與維護(hù)定期對文件進(jìn)行檢查，查看文件是否有損壞、丟失等情況。同時對保管設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。如發(fā)覺問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。第四章文件利用4.1文件查閱與借閱公司員工因工作需要查閱文件時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。如需借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。4.2文件復(fù)制與傳遞如需復(fù)制文件，應(yīng)注明復(fù)制目的和份數(shù)，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。文件傳遞應(yīng)通過安全的方式進(jìn)行，如內(nèi)部郵件、專人傳遞等，保證文件的安全和準(zhǔn)確傳遞。4.3文件利用的登記與審批對文件的利用情況進(jìn)行登記，包括查閱、借閱、復(fù)制、傳遞等。所有文件利用行為都應(yīng)經(jīng)過審批，保證符合公司的規(guī)定和要求。第五章文件保密管理5.1保密級別劃分根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，將文件劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個保密級別。不同保密級別的文件應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。5.2保密措施與要求對絕密、機(jī)密、秘密文件分別采取嚴(yán)格的保密措施，如限制接觸人員、設(shè)置密碼、加密存儲等。要求員工嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。5.3保密責(zé)任與追究明確員工的保密責(zé)任，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行追究。如造成公司損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。第六章電子文件管理6.1電子文件的歸檔電子文件的歸檔應(yīng)按照規(guī)定的格式和程序進(jìn)行，保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性。歸檔時應(yīng)同時保存電子文件的元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息。6.2電子文件的存儲與備份選擇合適的存儲介質(zhì)存儲電子文件，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的地方，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.3電子文件的安全防護(hù)采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等安全防護(hù)措施，保證電子文件的安全。防止電子文件被非法訪問、篡改或刪除。第七章檔案銷毀7.1銷毀程序與審批檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。先由檔案管理人員提出銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。7.2銷毀監(jiān)督與記錄銷毀過程應(yīng)由專人監(jiān)督，并進(jìn)行記錄。記錄應(yīng)包括銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。7.3特殊情況的處理在銷毀過程中，如發(fā)覺有未到期或有保存價值的文件，應(yīng)及時停止銷毀，并進(jìn)行妥善處理。第八章附則8.1解釋權(quán)與修訂權(quán)本制度的解