采購合同制度

采購合同制度1.目的和適用范圍本制度的目的是確立公司內部的采購合同管理規(guī)范，以規(guī)范采購合同的簽訂、履行和審批流程，維護公司的合法權益，并保障采購工作的高效、透亮和質量。本制度適用于公司內全部與供應商簽訂采購合同的工作人員，包含采購部門、業(yè)務部門以及其他涉及采購合同的相關部門。2.定義2.1采購合同：指公司與供應商之間就貨物或服務的交付、質量、價格、數(shù)量等事項所簽訂的法律文件。2.2供應商：指公司選定的、具備供應公司所需貨物或服務本領的法人或其他組織。2.3采購部門：指負責公司采購工作的部門，包含采購人員和相關管理人員。3.采購合同的簽訂流程3.1需求確認：業(yè)務部門提出采購需求，并填寫《采購申請單》。采購部門負責審核申請單，確保需求合理且與公司的戰(zhàn)略和預算相符。3.2供應商選擇：采購部門依據(jù)采購需求，通過市場調研和供應商評估等方式，選擇合適的供應商。3.3詢價和比較：采購部門向選定的供應商發(fā)出詢價函，要求供應貨物或服務的認真信息、價格和交付條件等。對供應商供應的報價進行比較及評估，選擇最優(yōu)供應商。3.4合同起草：采購部門依據(jù)選定的供應商供應的信息，起草采購合同草案。合同應明確涉及貨物或服務的具體說明、交付時間、付款方式、違約責任等條款。3.5合同審批：合同草案需經(jīng)采購部門負責人審核通過后，提交公司經(jīng)營決策層審批。經(jīng)營決策層審批通過后，方可進行下一步操作。3.6合同簽訂：經(jīng)營決策層審批通過后，采購部門與供應商進行正式的合同簽訂。合同應由雙方授權的代表人簽字蓋章，并保存原始合同文檔。3.7合同歸檔：采購部門應將簽訂的合同依照規(guī)定歸檔，并建立相應的檔案管理制度，以備后續(xù)查閱。4.采購合同的履行和管理4.1履行義務：供應商應依照合同的規(guī)定，定時、按質地履行合同義務，供應符合要求的貨物或服務。公司應定時支出合同款項。4.2監(jiān)督檢查：采購部門應對供應商的履約情況進行監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)供應商違約行為，應及時采取相應的矯正措施，并記錄下來。4.3更改管理：如需對采購合同進行更改，應提交更改申請，并經(jīng)過合同雙方的協(xié)商和確認，修改合同條款，并進行相應的合同更改手續(xù)。4.4合同停止：采購合同在以下情況下可以停止：雙方協(xié)商全都停止；合同期滿且雙方無續(xù)簽意愿；一方嚴重違約，經(jīng)另一方通知后不予改正。4.5合同評估：采購部門應對每份合同履行情況進行評估，記錄供應商的績效，并及時反饋給供應商。5.爭議解決和違約責任5.1爭議解決：對于因合同履行發(fā)生的爭議，雙方應本著友好解決的原則進行協(xié)商。如協(xié)商不能解決，可通過仲裁、訴訟等途徑解決。5.2違約責任：供應商如發(fā)生違約行為，應承當相應的法律責任，并承當由此產生的一切損失。6.監(jiān)督和評估公司內部應建立相應的監(jiān)督和評估制度，對采購合同的簽訂、履行情況以及供應商的績效進行監(jiān)督和評估。定期進行績效評估，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并對采購合同制度進行改進。7.附則7.1本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，全部相關部門應嚴格依照本制度執(zhí)行。7.2對于本制度未盡事宜，由公司領導小組進行解釋。7.3本制度的修訂和解釋權歸公司領導小組全部。注：本規(guī)章制度旨在為企業(yè)內部采購合同管理供應一