職業(yè)經(jīng)理人的時間管理

一、時間管理概念談到開發(fā)時間，必須知道時間理論。理論并非是無法證明的，對理論上不能得到佐證的技術(shù)，所獲得的成果也非常有限。因此，要了解時間的真面目，除了解析時間真正的內(nèi)涵以外，還必須對自己如何利用時間即“活用時間”加以摸索，才能確實知道時間的本質(zhì)。□應(yīng)用時間的理論根據(jù)什么是時間?令人吃驚的是，有許多作者未針對這個問題加以思考，就坦然地述說時間。這種雖對時間本質(zhì)模糊不清，卻能寫出很多書的現(xiàn)實確實令人敬佩?；蛟S是這些人過于聰明，但管理者仍對時間存有種種疑問。以樹木為例，枝葉生長的根本是根。不了解時間的本質(zhì)而探討時間，就好象無根的枝葉末梢，這種議論容易陷入錯誤的方向。目前，有很多此類的書泛濫于市面上。為了有效地說明時間管理術(shù)，必須針對“什么是時間”，充分加以討論，缺乏思想與理論根據(jù)的時間術(shù)，可說是毫無意義的廢物罷了。時間包含在人與事務(wù)中。以數(shù)學(xué)的論點看，即是一種函數(shù)關(guān)系。時間的函數(shù)性〔f(a，β，……)＝K〕例如：表示圓的數(shù)學(xué)關(guān)系式〔f(x,y)＝(x-a)2＋(y-b)2-r2〕，雙曲線〔xy＝s〕。類似此類函數(shù)〔y=f(x)〕，x與y之間，有著密不可分的關(guān)系存在。同樣地，時間和人、事物的密切關(guān)系，表現(xiàn)在時間的存在形式和數(shù)學(xué)函數(shù)中。例如，活用時間，即為左右生活充實度的密度函數(shù)。此密度函數(shù)為時間數(shù)學(xué)函數(shù)內(nèi)的那一種。數(shù)學(xué)函數(shù)的特性，其關(guān)系式為曲線(函數(shù)必為曲線)。相對地，依嘗試而言，鐘表上表示的時間，一般的印象是直線形象。但是，在活用時間的范圍內(nèi)，絕不可能是單純的直線關(guān)系。因為，活用時間具有伸縮性、生命性和密度性。這與活的事物(生物)相同，具有流動性、可能性和柔軟性的完備曲線。鐘表時間，即表示時間以直線處理。依據(jù)這種方式，時間生存的側(cè)面、實際生存的側(cè)面和思考的對象，必然產(chǎn)生脫節(jié)的現(xiàn)象。持鐘表時間觀點的時間論，缺乏以人為中心的概念，并且干澀無味?！鯐r間的微分與積分捕捉時間的方法有兩種：一是注意時間微小的部分，即將極小時間的變化、差異、運動、現(xiàn)象加以認(rèn)識，稱之為“時間微分”?！八查g”是時間微分的象征，也就是無限小的時間內(nèi)，于零開始到一定時間內(nèi)所產(chǎn)生的事物。如：選手瞬間的爆發(fā)力，即在瞬間——眼睛幾乎看不到的微小時間內(nèi)發(fā)揮出來。兩個體育選手一決勝負(fù)的關(guān)鍵，常決定于瞬間的爆發(fā)力。瞬間，對于時間的性質(zhì)、特征和運動是最鮮明的表示方法。換句話說，時間的本質(zhì)，以時間的微分觀念最容易把握住。二是讓時間充分地延長和堆積，時間的變化、運動和構(gòu)造被稱為“時間積分”?！胺e分”的概念，從長時間的尺度加以了解，如“一年”、“時代”、“世紀(jì)”，即是積分的時間。時間經(jīng)過這個世界時，產(chǎn)生收斂現(xiàn)象、發(fā)散現(xiàn)象、循環(huán)現(xiàn)象和振動現(xiàn)象。收斂、發(fā)散、循環(huán)、振動，可思考為時間引起的作用。對這些運動特征加以認(rèn)識，必須依靠時間積分方法。時間的微分與積分，最重要的論點，為“河流”及“大海”。河水是從上游流向下游，保持一定的律動。水面上的波光粼粼，水流動的潺潺聲，能明確顯示時間的微分。另一方面，海與河流不同，好舍己為人，以本身象征悠久的時間。從驚濤拍岸所產(chǎn)生白色的浪花，眺望海邊與水平線連接的那一端，感覺上時間是停止的，讓人有種回溯到一百年或三百年前的感觸，或者跨越時空到達(dá)未來的夢想。時間的本質(zhì)，以“流程”而言，是屬于意識流程和生命流程、時代流程，每一流程都能以時間的運動加以捕捉。如果要正確地把握住流程的運動及本質(zhì)，就必須掌握時間的微分和積分規(guī)律。時間的流程，由微分的時間和積分的時間構(gòu)成。例如：時代的流程，最終是用積分方法來下結(jié)論。但是，左右流程的時間及無限小時間，是由微分方法來決定。管理者的人生，以生存的時間流程加以捕捉。以此方式，管理者對于自己人生的微分與積分，享有共有而實際的存在。簡單地說，充實自己現(xiàn)存的瞬間，最后形成充實的一年、十年乃至一生?！鯐r間價值的計算下面把“時間價值”與鐘表時間價值、活的時間價值，做一比較探究。時間價值，是一小時或一日的單位時間所產(chǎn)生的價值。然而，在某時間內(nèi)所獲得的價值總量(生產(chǎn)量、利益額)等，以下列公式表示。價值量(v)＝時間價值(q)×?xí)r間(t)較聰敏的人，對時間價值，以物理學(xué)方式表示：工作效率＝力×距離÷時間(某時間內(nèi)的工作量)從以上方程式中，可以明顯看出時間價值。這些推論與事實相符。工作及人的一切活動，可從時間觀點捕捉。發(fā)生的價值v，等于時間價值q乘以時間t，能加以肯定。被實現(xiàn)的價值，其投入的時間，以鐘表時間或活的時間場合計算，會有很大的差別。其中的原因，由上述可以明確的了解分析。對時間t的觀察，由鐘表時間和活的時間的差別，t可隨之改變，產(chǎn)生距離。以一日工作八小時為例。如果以鐘表時間計算，即為八小時。以生存時間計算，則要考慮時間的伸縮性、厚度及密度等因素。比較的結(jié)果，八個小時工作時間會產(chǎn)生膨脹收縮的效果。這種思考的困難，在于不易以常識衡量。例如：習(xí)慣于鐘表時間的公司職員，公司一日八小時的工作數(shù)，要產(chǎn)生一日十六小時或五十小時的工作數(shù)，會有強烈的抵觸感覺。第二種較易接受的思考方式是，價值量v的差別，是由時間價值所產(chǎn)生的。以剛才提到的情形來說，假設(shè)時間t為定值(八小時)。相對地，單位時間價值q，則是保持各種價值的變數(shù)。生活于鐘表時間的人，其q值是僵硬的，屬于安定停滯型。而生活于活的時間的人，實際的深度、延長、厚度一體化，形成時間價值qt值有無限大的可能性。為何qt值在可能范圍內(nèi)極大化。鐘表時間的生活或活的時間的生存生活方式，其選擇方法，是根據(jù)qt值，由價值v的大小加以左右、決定。另外，還有一個必須重視的問題，即為“效率”問題。效率會帶給時間t、時間價值q很大的影響。工作效率化，將八小時的工作時數(shù)，以五小時完成，則節(jié)約了三個小時。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六十的工作效率。以上的說明很容易了解，但也可能產(chǎn)生誤解。因為效率的類型有兩種，上述只是其中一種。效率，常以“外部效率”或“鐘表效率”稱呼。一般廣泛通用的效率屬于這種。信息化、技術(shù)革新、合理化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，是由人的外部對環(huán)境加以改善，使鐘表效率提高，同時，也使鐘表時間產(chǎn)生的時間價值增大。此外，有一種效率稱之為“內(nèi)部效率”。是從時間論上，采取不同的角度所采取的觀點。反不如鐘表效率。實存效率，并非由人的外部產(chǎn)生，而是由內(nèi)部發(fā)生。生存構(gòu)造、實存深度、充實度、判斷力、集中力，能對時間產(chǎn)生作用，使實存效率提高，同時活的時間的時間價值也隨之增大。時間效率提高，時間價值增大，這是時間開發(fā)的重要課題。因此，鐘表時間效率化、時間有效活用和時間的管理是相當(dāng)重要，但如缺乏活的時間的觀點與方法論的展示，則開發(fā)時間無法獲得充分的成功。因此，開發(fā)時間如果在鐘表時間、活的時間兩方面徘徊不前，反不如在活的時間上下功夫為好，而后推展實行?！皶r間意識”與人生1．對時間的探討對時間的探討，必須將以下三點明確化。第一，時間是由鐘表時間和活的時間兩者共存而組成的，而后者與人的生存有密切的關(guān)系。第二，時間是高度的抽象名詞。要認(rèn)識時間的重要性，必須具有高度的思考能力。第三，時間的增長屬于高層次的思考與自覺性的思考。空間和物體，用肉眼能夠看見。如咖啡杯、櫥柜能根據(jù)其形象加以識別。但時間并不能與形象相結(jié)合。對時間的認(rèn)識，不能依靠視覺或表面形象。用欲求、意志、感情、情念，是無法認(rèn)識時間的。因而，當(dāng)管理者面臨喜怒哀樂時，常忘記了時間的存在。時間意識，是屬于可知性的。管理者必須更細(xì)致地分析。2．時間意識化程序時間的意識化，通過以下程序施行。首先，必須將時間加以“分節(jié)”。因為時間具有延長、厚度和密度等特性，根據(jù)這些性質(zhì)，把時間區(qū)分，使事情成為可能；即依靠這些理論，這種作法，使漫長的時間，處于緩和和擴張的起伏狀態(tài)。接著，要把時間加以分區(qū)，按照區(qū)間分別。區(qū)間的重要，是將時間“切斷”。例如：管理者使用“時段”是用時間區(qū)間的方法把時間分區(qū)。再者，時間的價值，是對時間的意義和價值分析、把握。譬如：依照“順序”進行，是一種時間的概念，展開的順序也極有意義。另外，含有特權(quán)的空間如舞廳、皇宮、董事長室，時間也存在著特權(quán)的價值。如不能對這種時間的意義和價值加以分析、認(rèn)識，是無法具有較深的時間意識的。另外，對時間的總合的認(rèn)識。如在區(qū)間(期間)的范圍內(nèi)加以把握，是屬于總合認(rèn)識；在某種情況下，必須對時間的實存性質(zhì)、意識、價值，做總合的認(rèn)識。歷史認(rèn)知，是時間總合認(rèn)識的典型例子。時間意識，需借助于時間積分的考察方式和手續(xù)。否則，不易取得良好的效果。時間的意識化及時間意識，對開發(fā)時間來說，是不可缺少的。因為開發(fā)時間是從將抽象的時間意義給予意識化開始的。開發(fā)時間是以時間價值增大，自我充實為目的，即你對時間意識化做到了某種程度。事實上，每個人都具有某種程度的時間意識。有許多情況管理者對事情并非十分自覺。所以，沒有充分做到時間意識化。有時，對現(xiàn)有的時間意識已感到滿足，未能充分實現(xiàn)時間意識化。這些都將成為開發(fā)時間的絆腳石。開發(fā)時間的出發(fā)點是意識的轉(zhuǎn)換。如果沒有不停的時間意識轉(zhuǎn)換，你要開發(fā)時間，是無法獲得成功的。時間的知性與感性管理者對時間認(rèn)識的能力，相當(dāng)于對時間的體會，即依存于判斷力、分析力、推理力、構(gòu)想力等理性的思考和感知，而帶給人們時間意識。認(rèn)識時間的源泉，除了理性以外，還有另一種點——“感性”。感性的行為，又可稱為“感覺”。把時間當(dāng)作一種捕捉感覺的作用，稱為“時間感覺”。管理者具有一定的時間感覺是毫無疑問的。在進行某些行動時，雖然沒有看鐘表，但對于時間的早、晚、長、短有實質(zhì)的感受。關(guān)于時間的密度、運動、律動，也存有一定的感覺與體會。每個人都具有不同的感覺，感覺可以說是一種能力的表現(xiàn)，因個人而有差異。同一個人的身體內(nèi)，這種能力于睡眠中會產(chǎn)生很大的標(biāo)準(zhǔn)差。時間感覺，現(xiàn)象非常明顯。在所有的感覺中，時間感覺一直處于負(fù)數(shù)的狀態(tài)。例如：“短”、“長”、“時間過了很久了”、“就快了”、“在這期間”，管理者經(jīng)常保持這種惰性的時間態(tài)度，是無法與鐘表時間所把握的精確度相提并論的。此外，對于形態(tài)、色彩、規(guī)程、味道、溫度的識別能力，也是相當(dāng)有限的。一般人認(rèn)為時間具有惰性的性格。但以管理者的觀點，這并非是屬于性格，而主要由以下兩種原因產(chǎn)生：第一，時間感覺較他人散漫；第二，時間意識不發(fā)達(dá)。如果不從根本上加以改進，即會一直處在遲鈍的時間感覺中。相反地，為了提高認(rèn)識時間的能力，對時間的感覺、使時間意識明確化，是相當(dāng)重要的課題。在睡眠中，鍛煉出判斷是否處于胡思亂想或清醒的狀態(tài)，才是有效的方式。理性與感性，是開發(fā)時間的兩種牽引力。強烈而明晰的理性，敏銳的感性，能給開發(fā)時間的很大的貢獻。通常，管理者是以理性為基礎(chǔ)，感性能輔助理性、能更完整地認(rèn)識時間，甚至全面性地取代理性。時段主義的誤區(qū)認(rèn)識時間的方法之一，是借助于鐘表，對時間加以表示，設(shè)計“時段”，詳見表示時間位置、時間經(jīng)過。這種對應(yīng)的形式稱為時段主義，即“將時間予以時段化的思想及觀念體系”?！皶r段表現(xiàn)主義”、“時段分割主義”、“計劃主義”等都是由“時段主義”變化而產(chǎn)生的時間觀念。由此可知，時段主義的合理性，是毫無疑問的。它使時間意識發(fā)達(dá)，有著很大的貢獻。鐘表的發(fā)明，給予時間物理量上的衡量標(biāo)準(zhǔn)，保證時間的正確性。讓管理者能針對休閑時間、工作時間，合理的計劃與管理，使效率得以提高。這些是時段主義的優(yōu)點。從反面來看，時段主義將時間完全時段化。關(guān)于時間的問題，延伸到管理者的問題，全部予以數(shù)量化，最后還原成一張計劃表。時段主義是很容易掌握并很實用的方法，但由于它是徹底的還原主義，把“人生與時間”的實際重大問題，以乏味的時間計算術(shù)歪曲和矮化。這是時段主義所產(chǎn)生的致命性缺陷及其危害。在所謂的時間管理論中，這種問題總是重復(fù)提到。世上泛濫的時間管理論，即是本質(zhì)性的時間加以管理的思想論調(diào)與觀念體系，它立足于時刻主義、計劃主義是毫無疑問的。從時間術(shù)來看，時間管理是十分有效的方法。舊有的時間管理論根本的缺陷及實際存在已完全無法脫離時間的問題，在毫無疑問的情況下從頭至尾，將時間問題以時段及計劃方式來處理，這就是它的缺點。對于說明管理時間的書籍，幾乎完全是這類形式，好比砂子一般，毫無味道，都是由這缺點引起的。更要強調(diào)的是，從時段主義到管理時間而產(chǎn)生的思想及觀念體系，會使管理者的生活感到窒息。這是遠(yuǎn)離自管理者實現(xiàn)的陰謀，屬于陷阱。如果要實現(xiàn)自管理者價值，就必須站在自管理者生存的原點上，以免掉入誤區(qū)。時間獨特性一般管理者不善于時間管理，恐怕與時間的獨特性有關(guān)?，F(xiàn)將其獨特性闡釋如下：(1)供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何情況下都不會增加，但也不會減少。因此，管理者無法針對時間進行開源。(2)無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論管理者愿意或不愿意，管理者都被迫按一定的速率消費時間。因此，管理者無法針對時間進行節(jié)流。(3)無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。(4)無法失而復(fù)得：時間不能象遺失物那樣失而復(fù)得。它一旦喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。例如，延遲半小時開車的司機安慰乘客說：“不用擔(dān)心!管理者會把丟失的時間搶回來，因為管理者將按原定時間抵達(dá)目的地?！彪m然開快車可準(zhǔn)時抵達(dá)目的地，但是司機與乘客卻要因此而支付額外的代價——如危險性、油量耗費、汽車折舊的增加等。嚴(yán)格說來，喪失的時間是無法挽回的。時空的關(guān)系時間和空間有著密切的關(guān)系。管理者不可能將兩者分開來加以思考。為了能探索到“活用時間”的奧秘、廣度，處理好時間和空間的關(guān)系是至關(guān)重要的。1．時間與空間的相互影響時間和空間的關(guān)系，第一就是“影響”的關(guān)系。從未開發(fā)過的土地，到形成開發(fā)熱潮的現(xiàn)象，就是時間影響空間最好的例子，和非洲土地的沙漠化、建筑物的老朽是同樣情形。如鐵的氧化或自然風(fēng)化一般，時間會氧化或風(fēng)化成空間。相反地，空間影響時間是怎樣的情形呢?舉個例子：中國東晉詩人陶淵明寫的《桃花源記》，那些為“避秦時亂”的移民，長期穩(wěn)居后到“不知有漢，無論魏晉”。又如，人在列車之中，一面聽著音樂，一面瀏覽著窗外的景色。突然，窗外出現(xiàn)了奇妙的景色。這個時候，一般人的目光都會漸漸地被景色所吸引，一時忘記了音樂的存在，只注視著景色。這個過程是，在時間(音樂)中，空間(景色)漸漸地侵入，最后競?cè)娴厝〈藭r間。腦中的思考原本沉浸在音樂或?qū)Ψ降臅捴械臅r候，周圍突然發(fā)生意外事件，注意力就會轉(zhuǎn)移到那上面去。這是由于空間的突然侵入，時間的流程被迫中斷，不按規(guī)律辦事的原因。時間和空間的“影響”關(guān)系，在思考中也常出現(xiàn)。思考有時間性和空間性二重屬性，兩者時常互相影響。理論性地順序地思考的時候，突然的一個意念、意象的出現(xiàn)，就會產(chǎn)生慢慢的膨脹即空間的侵入影響；另一種情形是，它被某個意象吸引去的時候，不經(jīng)意的思想理論或文章，會有紛亂的出現(xiàn)即時間的侵入影響。時間和空間的第二個關(guān)系是“規(guī)定”和“支配”可以當(dāng)作同義詞。東西一般都有耐用年數(shù)，時間是東西的壽命，因此，規(guī)定的存在就是支配的存在。規(guī)定他人或支配他人的力量，時間要比空間來的強而有力。但是，空間規(guī)定或支配時間的情形也并非沒有。例如古代的希臘，思想家、科學(xué)家、文學(xué)家等人才輩出。市民誕生的數(shù)目與政治參與熱情，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了當(dāng)時其他的地區(qū)。都市的空間便由此產(chǎn)生，直到今日，這段時間帶來了極大且長遠(yuǎn)的影響。再如，隨著今日的都市化，產(chǎn)生了交通阻塞現(xiàn)象。熱鬧集中的都市空間，不可避免地帶來了交通阻塞，對時間也帶來了很大的影響。2．時間和空間的變換時間和空間之間，有著魔術(shù)般的關(guān)系。兩者雖然是完全不同性質(zhì)的東西，但是空間變換時間，時間變換空間的例子，可以說是絕無僅有的。關(guān)于空間變換成時間的例子，在托馬斯·曼的長篇巨著《魔之山》中，有非常精僻的敘述。由于篇幅很長，所以僅引用某一部分予以說明。“踏上旅途已有二日，人類還有生活在人類周圍的事物，對尚未扎根的青年是更甚的事————是日常生活，即義務(wù)、利害、憂慮、目標(biāo)，用自己的名稱稱呼的事物的時代已經(jīng)遠(yuǎn)去。這些在前往車站時的馬車?yán)锼伎己?，也已?jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)離去了。”“通常，只有憑著時間產(chǎn)生的力量，在管理者人類和故鄉(xiāng)之間回旋，顯示出擴展的空間。即空間也時時刻刻產(chǎn)生心理性的變化。然而，這和時間產(chǎn)生的變化相似的東西，在某種意義上，更為強烈?！薄昂蜁r間相同，空間也會產(chǎn)生被遺忘的力量。但是空間是將人類從各種關(guān)系中解放出來，轉(zhuǎn)移到自由的自然狀態(tài)的方法。實際上，空間可以使孤獨的俗人，瞬間成為流浪者?！笨臻g變?yōu)闀r間，和時間都有相同的作用。通常沒有發(fā)覺這點的人，也沒辦法說明。還有，回顧自己的旅行體驗的話，的確如此，不是嗎?討厭的事，過了不久會遺忘。為了忘卻討厭的事而旅行的人也很多。這種場合里，時間和空間就是相互變換的關(guān)系。其次，時間變換為空間的，可舉鐘表或電影為例。鐘表上時間的推移，是鐘表上走動的指針來回的運動，是空間性的表現(xiàn)。變換是“印象”，鐘表是空間印象變換的裝置。電影則是由幾百個、好幾千片段，經(jīng)過高速的連續(xù)放映，而在銀幕上出現(xiàn)的運動空間。以上例子如果還不明白，那么想想音樂或說話，就比較容易了解。音樂、說話的言詞是由聲音的連結(jié)，如同念珠一般聯(lián)結(jié)而成。它會浮現(xiàn)一種意念，這是時間的功用。管理者一邊聽著音樂，在不知不覺中自然的情景就會浮現(xiàn)腦海，聽著對方的話，腦中也會描繪出各式各樣的印象。這個時候，時間變換成空間，時間創(chuàng)造空間。最后，現(xiàn)代物理學(xué)或非歐幾里得幾何學(xué)，也有空間和時間互相變換的原理。實際上，變換公式早已被提出。3．時間結(jié)合空間的例子空間和時間的第三關(guān)系，是“結(jié)合”。干柿子或魚干，首先是柿子和魚在時間的流逝里，才成為干燥的食品。新建房屋的時候，墻壁要上水泥，經(jīng)過數(shù)日，水揮發(fā)了才算完成?？臻g和時間就是如此，有接觸，也有結(jié)合的。史丹達(dá)而或卡夫卡的小說，是針對未來的讀者而寫的，實際的價值直到數(shù)十年甚至數(shù)百年以后，才能被認(rèn)定。歌劇這門藝術(shù)，是空間(表演劇)和時間(音樂)密切結(jié)合的產(chǎn)物。這是馬上就能理解的。時間和空間有相互排斥的情形。例如：用獨奏樂器演奏的表現(xiàn)情感或思想旋律中，極度地排斥空間性，強調(diào)音樂所特有的“時間”。這一點是音樂中所特有的特殊類型。集中精神抽象思考。這個時候，思考在頭腦中進行，已失去了面的空間，只是執(zhí)拗地持續(xù)一條線，化成“時間線”。相反地，空間排斥時間的例子，可以舉泡泡或火花。這些東西的美麗，就是空間排斥時間的瞬間之美。這如同曇花一現(xiàn)一樣，永遠(yuǎn)存在的泡泡和火花，是沒有人會認(rèn)為它美麗的。繪畫和照片也排斥時間，但并非絕對如此。因為優(yōu)秀的畫家和攝影師，在一幅畫或一張照片中，可以深刻地顯出時間性。4．時間和空間的相互關(guān)聯(lián)首先，時間和空間的異質(zhì)性。從時間這方面來說，時間第一是看不見、聽不到、摸不著的；第二，空間具有可逆溯性，時間卻是不可逆溯的。管理者現(xiàn)在可以自由地回到經(jīng)過的道路，粘土造型也可以還原。但是，時間從過去到現(xiàn)在，直到未來，都是單方向的流動，這條時間線是無法逆溯的。其次，時間和空間的同質(zhì)性?？臻g可以分割，這是誰都知道的。譬如一塊土地(空間)配上住址，或繪成地圖，或加上座標(biāo)化等方法，所有的空間都有分割的可能性。時間方面有“時段”這個專有名詞，時間可以分割成時段。進入電腦時代后，就有了分配時段的時間分割系統(tǒng)。人類生存的意義，是共同具備了時間性和空間性。也可以分割成時間和空間二種不同的意義。意識的時間面。所謂“意識流”就是“思考路線”，即時常有中斷或被切斷的情形。管理者能夠自覺地中斷意識流動，隨時進入別的意念。意識的空間面。這種場合，意識第一成為大腦內(nèi)部的熒幕，可以顯現(xiàn)各種事物。顯現(xiàn)就是分割自如。閉著眼睛，也可以浮現(xiàn)附近公園的全景，甚至一瞬間，可以將角落里的長椅背的裂縫的特寫鏡頭浮現(xiàn)在腦海。印象是無限的。人們使用言語或記號，將無法統(tǒng)計的資料加以記憶、貯存，必要時可隨時想起。這就是神經(jīng)細(xì)胞和神經(jīng)突出的接合部的效用。思考空間是由大腦生理機構(gòu)支撐，并由此擴展開來。在這種情況下，資料是通過腦的皮質(zhì)空間和邊緣空間而廣泛地分布著，而且已條理化。管理者從中把必要的資料記憶、活用。靈活的取出資料的過程，即人的思考活動。關(guān)于時間和空間的關(guān)系，還會加上人類的判斷和行為，進行人為地選擇。選擇常常需犧牲一方的利益。例如，為了建設(shè)高速運輸系統(tǒng)而破壞自然，就是犧牲空間而優(yōu)先考慮時間。但是，相反地，犧牲時間選擇空間的例子如，壟斷交通舉行祭典或不乘高速運輸系統(tǒng)，改搭行車速度緩慢的公交車，享受悠閑的旅行雅興的例子，就是這種情形。當(dāng)然，也有時間和空間共存的情形。例如，北京的街道，就是歷史(時間)和現(xiàn)代都市空間的調(diào)和與共存的產(chǎn)物；另一方面，歷史性價值很高的建筑物和街道，由于都市大開發(fā)等理由而遭破壞的例子也同樣存在。5．控制得當(dāng)者獲勝探討有關(guān)時間和空間問題的同時，還有一件絕不可遺漏的事情，這就是“間”的問題。間就是“空白、間隔、休止、距離的任何一個或全部”。在此列舉的每一個都是含有時間性和空間性的概念。例如，書中的某一頁，是由文字圖片和白紙構(gòu)成的，而這個底紙，就是空間性的空白。另外，管理者想正確地回憶起過去體驗的時候，常常會發(fā)生細(xì)節(jié)記憶缺漏的現(xiàn)象，這就是意識(思考)中的時間性空白。對于休止、空間性來說，就好比是樓梯的出入口、或車站月臺或置于道旁的長椅一般的東西；就時間性來說，文字，就是音樂的休止符?！伴g隔”一詞，也被用來分開空間和時間兩種情形而使用的(英語的interval是時間概念)，相對近在眼前“間隙”這一詞，語意雖近似，但明顯地傾向空間這一方面，很少用于時間方面。就“距離”來說，除了物理學(xué)空間的距離以外，也可以用在時間的距離，即存在心理的距離。即使近在眼前，但心里卻有咫尺天涯相隔遙遠(yuǎn)的感覺。相反，也有相隔遙遠(yuǎn)，卻心有靈犀一點通的朋友。6．明白“間”的本質(zhì)和價值管理者做應(yīng)進一步的分析，把它的功用明確化。第一，管理者使用在空間和時間上，管理者就是結(jié)合時間和空間的“通路”。這種功用是不可否定的。例如，歷史性事件，若沒有經(jīng)過一定的時間，要正確地認(rèn)清本質(zhì)是困難的。如此可知，空間和時間之間的交通、傳達(dá)，變成可能，這就是間的作用。第二，間是空間和時間的變換裝置。盡管空間和時間之間有魔術(shù)一般的變換關(guān)系。但是，間是這個變換裝置之一，這是一點也不含糊的。例如，無論多么好的朋友，如果相隔得太遠(yuǎn)，感覺就會開始疏遠(yuǎn)。物理性的距離，會由空間性的間，轉(zhuǎn)換成心理性、時間性的距離。相反地，時間變換成空間，可以由鈾和雷等放射性物質(zhì)的半衰期為例。鐳的放射半衰期是1622年。半衰期就是時間性的間。鐳便是根據(jù)時間性的間，每1622年就將放射能量減半。也就是它變換成空間性的特征。第三，間也有虛無和否定以及消極性的情形，但是，相反的積極性意義和實際效用也有。就價值論來說，間是沒價值性的，但它可以產(chǎn)生出很大的價值。和對方談話或工作上的交涉，間是不允許存在的，要趕緊消除才好。這時候，管理者就有負(fù)面的價值了。相對地，無論怎樣的言詞都能制止的沉默也有，此時，沉默就是間，是有千金難買。間隔和休止的價值，在音樂上，格外地大。即使相同的音符，在音變長后隨時插入休止符，曲調(diào)就會全然不同。間隔和休止符會改變將曲調(diào)的旋律，甚至創(chuàng)作出新曲。關(guān)于間的本質(zhì)探討，要視人類的智慧和應(yīng)用方法而定，換一句話說，就是由“實際的戰(zhàn)略”來決定間的價值。時間的管理因為時間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，所以在各種經(jīng)濟資源中，時間最不為一般管理者所理解。也許正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費更為普遍，也更為嚴(yán)重。所謂時間的浪費，指對實現(xiàn)目標(biāo)毫無貢獻或貢獻的時間消耗。“時間管理”所探索的是如何克服時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。特別提醒管理者注意的是，“時間管理”并不是指以時間為對象而進行的管理。由于時間總是按著一定的速率光臨，并且按照同一速率消失，所以時間本身是無管理的?！皶r間管理”的正確涵義應(yīng)該是面對時間而進行“自管理者管理”。管理者究竟應(yīng)該如何面對時間而進行自管理者管理，以便克服時間的浪費呢?管理者認(rèn)為可以從以下兩個途徑入手：(1)建立正確的時間觀念；(2)培養(yǎng)克服時間誤區(qū)的技能。有礙時間管理的四種觀念一般人在與不同的環(huán)境、不同的年紀(jì)、不同的心緒下，對時間可能會保持不同的看法。這些看法之間往往是相互矛盾的。例如管理者有時認(rèn)為“光陰似箭，日月如梭”，有時則認(rèn)為“時間象蝸牛一樣地爬行”，甚至有時更認(rèn)為“時間處于靜止?fàn)顟B(tài)”。再如當(dāng)管理者需要料理的事情太多時，管理者總是感到“時間不夠支配”，但是當(dāng)管理者無所事事時，管理者又感到“不知如何消磨時間”。由此可知，一般人對時間的態(tài)度是極為主觀的。在各種時間觀念之中，有四種觀念特別不利于時間的有效運用。它們是：(1)視時間為主宰；(2)視時間為敵人；(3)視時間為神秘物；(4)視時間為奴隸。視時間為主宰的人：重形式而不重實質(zhì)視時間為主宰的人，將一切責(zé)任交托在時間手中。對這種人來說，它被當(dāng)作一種信念。這種人深信“這只是時間問題”、“歲月不饒人”、“時間是最好的試金石”這一類的說法。在這種人心目中，時間猶如駕駛員，而他們則好象乘客!視時間為主宰的人的一個主要行為特征，便是重形式而不重實質(zhì)。下面是一些具體實例：盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總是在同一時間起床，盡管他們有時在那個時間并不感到饑餓。但是有些人每天總是在同一時間進餐。有些人總是恪守固定的時間辦事而不愿稍作變動。例如管理者在下班時，雖然次一班6∶05分的班車不愁沒有座位，但是他們總是超5∶45分那趟擁擠不堪的班車。有些管理者總是以時間為行為準(zhǔn)則而忽視其它一切。例如長途電話的通話時間一超過三分鐘，則令管理者感到極度不安，雖然增加的通話時間可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。視時間為主宰的人雖然重形式而不重實質(zhì)，但這并不意味他們一定喜愛形式。管理者有時也會違背形式的要求，但管理者不敢公然違背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常聽某些人說“偷得浮生半日閑”。言下之意為：(1)他們不應(yīng)當(dāng)在忙忙碌碌的工作中偷閑；(2)他們想偷閑，而且無論如何都要偷閑；(3)他們期望能避免罪惡感或良心的譴責(zé)。視時間為主宰的人并不面臨“選擇”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只需聽從時間的指揮而無需費腦筋。他們最大的缺點在于無條件的向時間屈服，以致不能善用時間，發(fā)掘生命過程中無窮的機會更無從談起。視時間為敵人的人：重效率而不重效能視時間為敵人的人，經(jīng)常將時間當(dāng)作超越與打擊的對象。這種人的行為特征為：(1)自管理者設(shè)定難以完成的時限，以便“打破記錄”或“刷新紀(jì)錄”。例如這種人開車上班，喜歡尋找捷徑，以便創(chuàng)造紀(jì)錄；對這種人來說，節(jié)省下來的一點時間好象能積蓄下來似的。(2)在任何約定時間的場合，因早到而感到“勝利”、因遲到而感到“沮喪”。這種“勝利”或“沮喪”的感覺，是針對時間的早晚而產(chǎn)生，并非針對時間的早晚所導(dǎo)致的后果而產(chǎn)生的。例如有些人開會總是早到，則令早到的便是等候其他與會者的來臨。仍有一些人因約會時遲到一、兩分鐘而感到沮喪，他們卻是因自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪。視時間為敵人的人一個最大的長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。但與時間競賽的人，是終究注定要失敗的。其次，當(dāng)一個人的心理經(jīng)常處于競爭狀態(tài)，他將難以充分體會經(jīng)驗、成就或喜樂。管理者也將難以生活在現(xiàn)在，因為他的心擺在了下一場的戰(zhàn)斗上。管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一種“投入——產(chǎn)出”的概念。當(dāng)管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產(chǎn)出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”時，則被視為富有效率。自從泰勒于上世紀(jì)前倡導(dǎo)“科學(xué)管理”以來，效率的概念不但已經(jīng)家喻戶曉，而且逐漸成為鑒定好壞與判別對錯的價值尺度，甚至在若干場合中還被當(dāng)作一種追求的目標(biāo)!效率之所以受到如此重視，恐怕應(yīng)歸功于管理學(xué)界對它不遺余力的研究與追求。從早期的“動作研究”、“時間研究”與“工作設(shè)計”到近期的“作業(yè)研究”、“計劃審核術(shù)”等技術(shù)性探索，無一不是致力于提高效率。在可支配的資源(包括時間)極度匱乏的情況下，講求效率是明智和必要的，因為效率的提高足以減輕資源(包括時間)的浪費?？墒牵瑸榱藢ⅰ靶实奶岣咦阋詼p輕資源的浪費”變成事實，管理者仍要講求“效能”。所謂效能，是指適合目標(biāo)的設(shè)定，以及為完成特定目標(biāo)所需的適合手段的選擇。有效能的管理者不但能夠制定適合的目標(biāo)，而且能夠選擇適合的手段以完成既定目標(biāo)。譬如當(dāng)黑白電視機已處身于“生命循環(huán)”的成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若管理者仍選定黑白電視機為目標(biāo)產(chǎn)品，且不論其生產(chǎn)效率有多高，這種產(chǎn)品肯定要滯銷。這樣的管理者是無效能可言的。再如管理者為了推銷女性化妝品，而在某一電視節(jié)目內(nèi)從事產(chǎn)品廣告。倘若該節(jié)目(此即完成目標(biāo)的手段)不受女性歡迎，則不論其收視率有多高，或廣告費有多便宜，這種廣告肯定無法實現(xiàn)促銷的目的。這樣的管理者也是無效能可言的。上述實例顯示，倘若管理者只講求效率而不講求效能，則將因為目標(biāo)無法實現(xiàn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的資源浪費。這對講求效率以避免浪費的管理者來說，真是一種莫大的諷刺!而令人遺憾的是，只講求效率而忽視效能的管理者卻比比皆是。當(dāng)代著名管理學(xué)者彼得·杜拉克有鑒于此，在1966年撰寫了《有效的主管》一書，以呼吁管理者重視效能。在這一本書上，他很簡明扼要地指出：效率是“以正確的方式做事”，而效能則是“做正確的事”。這兩句名言，頗值得管理者三思。盡管有許多管理者只強調(diào)效率而忽視效能，但仍有一些管理者卻只強調(diào)效能而忽視效率。如為了提高士氣，有些管理者會不惜代價地要求冗員提前退休。這在短期內(nèi)很容易收到預(yù)期效果，但在長期內(nèi)則極可能演變成員工人人自危，致使士氣反而較前低落。一旦管理者只講求效能而不講求效率，則勢必?zé)o法長期確保所獲得的效能。由此可知，效率與效能不應(yīng)偏廢，但這并不意味效率與效能具有同樣的重要性。管理者固然期望能同時發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，管理者首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率?！币晻r間為神秘物的人：囿于時間所加以的限制視時間為神秘物的人通常都對時間高深莫測。他們對待時間的態(tài)度，與他們對待自己身體的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出毛病，否則他們不會意識到腸胃的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。視時間為神秘物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠?qū)Ｐ闹轮镜毓ぷ鳌＿@未嘗不是一種長處。但是，時間對絕大多數(shù)人特別是管理者來說都是吝嗇的。除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無法適當(dāng)?shù)貜氖聲r間的調(diào)配。視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作視時間為奴隸的人最關(guān)切的，是如何管理時間?！耙晻r間為奴隸”的這種觀念轉(zhuǎn)化成管理者的一種行為，便是長時間地沉迷于工作，成為所謂的“工作狂”。在各種各類的機構(gòu)中，許多管理者的工作時間都很長，而且職位愈高者工作時間愈長。管理者時時可以聽到這一類的話：“一位基層的管理者如能在八小時內(nèi)做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高層的管理者如能在十小時、甚至十二小時內(nèi)做好一天的事，則他應(yīng)被視為特別杰出的俊才。難道職位越高的管理者，他的工作時間將無可避免地延長?許多人對這個問題都給予了肯定的答復(fù)。理由是：當(dāng)一個人在組織中職位上升得愈高，工作愈加緊要，其責(zé)任愈加重大，所以工作時間自然延長?？墒?，對這個問題的否定答復(fù)，或許更加令人信服：當(dāng)一個人在組織中職位升得愈高，上級授予他的權(quán)力愈大，供他差遣的員工也愈多，因此工作時間不應(yīng)隨職位的升高而增加。統(tǒng)計調(diào)查顯示，每周工作時間超過五十五小時、甚至六十小時的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數(shù)都不認(rèn)為自己工作過長。事實上，有些管理者只有等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、或子女求見時，才領(lǐng)悟到自己的工作時間過長。例外性的長時間工作并不足以產(chǎn)生不良后果，但是經(jīng)常性的長時間工作則有不良后果。以下三種不良的后果很值得管理者注意：(1)研究發(fā)現(xiàn)，每天的工作時間一超過八小時，則生產(chǎn)效率將快速的遞減。倘若這些研究的結(jié)果是可信的，則每周工作時間最好不超過四十八小時(按六個工作天計算)為好。(2)長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的習(xí)慣。許多管理者對工作因保持著“白天做不完，夜晚還可以做；平時做不完，周末或禮拜天還可以做”的態(tài)度，于是使八小時可以做好的事被拖延到十小時才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。這不幸應(yīng)驗了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內(nèi)完成；如可供完成工作的時間被增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時內(nèi)完成。(3)長時間工作可能導(dǎo)致工作的失敗。管理學(xué)者約瑟夫·崔豈特曾經(jīng)對一群管理者在事業(yè)上的成敗進行研究，他發(fā)現(xiàn)成功的管理者與失敗的管理者的差別在于：后者隨時愿意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調(diào)工作的管理者，其工作終究會不佳。長時間工作所導(dǎo)致的不良后果足以說明，為何一些機構(gòu)會強迫員工定期休假、限制加班次數(shù)或加班時數(shù)、或是不準(zhǔn)累積假期。你想不想知道你有無“工作狂”的傾向?你想不想知道你的工作是否妨礙你的婚姻生活?請如實答復(fù)下面兩份問卷：你是一個工作狂嗎?(1)不論你多晚才就寢，你是否經(jīng)常堅持早起?是()；否()(2)假如你單獨用餐，你是否邊吃邊閱讀或是邊吃邊工作?是()；否()(3)你是否每天都編排當(dāng)天的工作項目表?是()；否()(4)你是否覺得“無所事事”是一件難以忍受的事?是()；否()(5)你是否精神飽滿且富有競爭力?是()；否()(6)你是否在周末或假日加班工作?是()；否()(7)你能否隨時隨地工作?是()；否()(8)你是否擔(dān)心退休日期的到來?是()；否()(9)你是否感到無暇享有假期?是()；否()(10)你是否真正喜愛你的工作?是()；否()上面10問題的答復(fù)中，假如含有八個或八個以上的“是”，則表示你具有強烈的工作狂傾向。你的工作是否妨礙你的婚姻生活?(1)在一個工作日完了時，你是否因踏上回家的路程而感到高興?是()；否()（2)你是否每天都花費一些時間與你太太單獨相處，以便分享彼此的思想與感受，甚至從事攀談?是()；否()(3)你是否清楚你的子女在學(xué)校里念幾年級?是()；否()(4)你是否清楚你的家庭每周花在食物方面的開銷有多少?是()；否()(5)你的太太是否了解你公司的產(chǎn)品具有何種用途?是()；否()(6)你的太太是否了解你的實際工作?是()；否()(7)你的太太是否知道你的總收入?是()；否()(8)你的太太是否清楚了解你有哪些工作上的朋友以及你對他們的看法?是()；否()(9)你是否曾經(jīng)為了陪太太做某件事而取消業(yè)務(wù)洽談?是()；否()(10)你是否清楚了解你太太有哪些朋友以及她對她們的看法?是()；否()(11)你是否知道你太太最近看了哪些書?是()；否()(12)你是否知道你太太就寢的時間?是()；否()(13)關(guān)于度假計劃，你是否與你太太具有一致的意見?倘若你們的意見不一致，你是否能與她安排一個彼此都能接受的解決途徑?是()；否()(14)你是否與你太太討論過人生目標(biāo)，令她了解你的未來走勢?是()；否()(15)你的太太是否同意你的人生目標(biāo)及未來取向?是()；否()(16)你是否相信你與你太太之間彼此均喜歡對方?是()；否()以上16個問題的答復(fù)中，假如含有11個至16個“是”，則表示你與你的太太都善于緩解由你的工作所造成的壓力；假如含有6個至10個“是”，則表示對你婚姻生活的關(guān)心不夠；假如含有○個至5個“是”，則表示你太忽視家庭。長時間工作原因及對策一個人成為長時間的工作者，并不是偶然的，也不是天生的。長時間工作的原因及其治療方法是：(1)傳統(tǒng)上的“業(yè)精于勤而荒于嬉”的觀念是令人沉迷工作的一種重要因素。一般人都以為“愈是勤勉地工作，成就自然愈大”。其實，勤勉與成就之間并不一定成正比例，一個人所流的汗水的多少與他的工作成果的大小不一定成正比例。因此，“勤能補拙”這句話是值得商榷的。(2)管理者常?？吹?，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是繁忙，就愈能令人感到安全。這與一見黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的。這也說明了何以許多管理者常常因不了解或無法衡量“產(chǎn)出”而感到恐慌時，會刻意地強調(diào)“投入”(工作量或工作時間)。為了克服工作狂熱，管理者在觀念及制度上應(yīng)該確立“針對成果給予獎勵，而非針對活動給予獎勵”的準(zhǔn)則。倘若管理者所企求的是業(yè)績的創(chuàng)造者，而非時鐘的打卡者，則現(xiàn)有的許多獎賞制度包括工資制度、晉升制度、退休制度等——勢必面臨新的評價與新的變革。(3)欠缺時間管理的技能也是令人不得不長時間工作的原因。(4)有些人潛意識里希望受到工作壓制，這也是導(dǎo)致他們對工作產(chǎn)生狂熱的一種因素。有些管理者憑著長時間工作以顯示他們的重要性；有些則憑著它以滿足他們的“烈士感”；另一些因得不到休閑的樂趣而拼命地工作；甚至有一些則為逃避不愉快的家庭生活而長時間投身于工作。只有心理治療家或精神病醫(yī)生才能切實有效地協(xié)助他們。但是具有上述各種特征的管理者，不妨先做若干自管理者輔導(dǎo)工作。首先自問：自己終身的目標(biāo)是什么?自己現(xiàn)在的所作所為是否真正有助于完成該目標(biāo)?再問：健康在自身的行事優(yōu)先次序表中是否占一席之地?自己夜以繼日地工作是否有礙健康?如果答案是肯定的話，那么健康所受到的危害是否是自己所愿支付的代價?最后再問：家人在自己的行事優(yōu)先次序表中是否占一席之地?自己對家人是否已給予足夠的關(guān)懷?自己是否自欺欺人地假裝長時間工作的“犧牲”，全是為了他們?這一系列的反復(fù)思索，對長時間工作者或許可以產(chǎn)生些益處。管理人員正確的時間觀念既然視時間為主宰、敵人、神秘物或奴隸，均不利于時間的有效運用，那么對管理者來說，什么樣的時間觀念才算是正確的呢?這是一個見仁見智的問題。許多時間管理專家都指出：時間是與生俱來的，它象空氣那樣地支持人們的生存，又象手或手指頭那樣地供管理者作多種不同的用途。因此，只要管理者不對時間抱任何成見，或加諸任何價值判斷，而視之為中性資源，則可能對它作出比較有效的運用。視時間為中性資源，猶如人力資源、財力資源、物力資源與技術(shù)資源那樣，將有助于管理者切實把握“現(xiàn)在”，而不致迷失于“過去”或“未來”。但這并不意味著“過去”與“未來”不重要。“過去”猶如一面鏡子，它足以令管理者認(rèn)清自己以免重蹈覆轍；“未來”是“現(xiàn)在”努力的導(dǎo)向與終結(jié)。不過，只有“現(xiàn)在”才是管理者可以采取行動的唯一時間。世界上的所有成就都是“現(xiàn)在”所塑造的。因此，管理者應(yīng)能記取“過去”、把握“現(xiàn)在”、放眼“未來”。正像一位隱名的哲人對時間的看法那樣：昨天是一張已被注銷的支票。明天是一張尚未到期的本票。今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它!二、時間管理誤區(qū)探索時間管理的誤區(qū)管理者克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。所謂時間管理誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。在作好這項工作之前，管理者必須先認(rèn)明自己所面臨的時間管理誤區(qū)。請接實際情況列舉你自己所遭遇的各種情況。各種時間陷阱，大致上可以區(qū)分為外生陷阱與內(nèi)生誤區(qū)兩類。所謂外生，即指由他人所引起的時間浪費因素：至于內(nèi)生誤區(qū)，則指由自己所引起的時間浪費因素。在初次落入誤區(qū)時，一般管理者所列舉的多半是外生誤區(qū)。這種“先求諸人，后求諸己”的態(tài)度雖然是人之常情，但卻有害于時間管理效能的提高。為了確切地證實“在時間的有效運用上，管理者的敵人原來是自己”，管理者應(yīng)先客觀地衡量自己運用時間的方式——亦即自己的時間使用狀況。許多管理者一聽到要他們記錄自己的時間使用狀況，都保持反對的態(tài)度。原因是：第一、他們以為十分清楚自己的時間使用狀況；第二、記錄時間使用狀況是一種費時的工作。以上兩種反對的理由都難以成立。先就第一個理由來說，人們的記憶力并不像自己想象的那樣正確。有許多人甚至連前一天所經(jīng)歷的事都無從追憶，更不用說了解自己過去時間的使用狀況!時間管理專家指出，幾乎所有記錄時間使用狀況的人對自己的時間使用方式都會有驚奇的發(fā)現(xiàn)，這種記錄工作對他們裨益甚大。再就第二個理由來說，為了節(jié)省時間而花費時間，這是明智的，何況若按下文所介紹的方法記錄時間使用方式，則每個星期所花費的時間大概不會超過兩小時。你可自制一張時間記錄表記載每十五分鐘的活動。為避免記憶力不可靠，你最好每隔十五分鐘或半個小時即在表中記載進行過的各種活動。其次，按每一活動的重要性的大小在表中圈出適當(dāng)?shù)臄?shù)字。(所謂重要性，即指對實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻的大小。)對實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定“1”代表重要性極大，“5”代表毫無重要性，“2”、“3”、“4”則代表介乎“1”與“5”之間重要性的不同程度，最后在進行每一種活動時，倘若遭遇干擾，則在表中最后一欄注明干擾的類別。如果電話、訪客與會議占用了太多的時間，則你也可分別針對它們作出詳細(xì)的記錄。(1)今天有哪些事情是在適當(dāng)時間內(nèi)完成的?(2)今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)做的?為什么要在不適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)完成這些事情?(3)今天在哪一段時間里著手進行最重要的工作?為何在這段時間進行這一種工作?這一種工作有無可能提早一些進行?(4)今天最具工作效率的是哪一段時間?為什么在這段時間最有工作效率?(5)今天最不具工作效率的是哪一段時間?為什么在這段時間無工作效率?(6)今天工作過程中最大的干擾是什么?(7)今天最嚴(yán)重的三個時間使用誤區(qū)是什么?以后有沒有可能克服這些誤區(qū)?如何克服它們?(8)今天做了哪些不必要做的事?(9)今天做了哪些不需要親自動手的事?這些事可以授權(quán)給誰去做?(10)今天花費了多少時間做重要的事?(11)今天花費了多少時間做不重要的事?(12)今天有哪些事情本來應(yīng)花費更多的時間去做?(13)今天有哪些事情本來可以花費較少的時間去做?(14)從明天開始，應(yīng)該怎樣做才能改進時間的使用?有些管理者只記錄了兩、三天的時間使用狀況，即能發(fā)現(xiàn)自己的時間誤區(qū)，甚至還能找出若干克服的途徑，有一些管理者則需要一、兩個星期的時間才能獲得類似的效果。不過，最好至少記錄一個星期的時間使用狀況，以便切實了解自己的時間使用方式及時間誤區(qū)。假如你很幸運地?fù)碛幸晃幻貢蚋笔謳湍闾幚順I(yè)務(wù)，那么在記錄自己的時間使用狀況時，希望你能借助他(她)們，以使你的時間記錄更加精確詳盡。就一般管理者來說，最典型的時間使用誤區(qū)包括：(1)因欠缺計劃而導(dǎo)致時間浪費；(2)因不好意思拒絕他人托付而導(dǎo)致時間浪費；(3)因拖延而導(dǎo)致時間浪費；(4)因不速之客的干擾而導(dǎo)致時間浪費；(5)因電話的干擾而導(dǎo)致時間浪費；(6)因會議過多與過長而導(dǎo)致時間浪費；(7)因文件滿桌而導(dǎo)致時間浪費；(8)由上下班交通及商務(wù)旅行而導(dǎo)致的時間浪費；(9)由中餐所導(dǎo)致的時間浪費；(10)因“事必躬親”而導(dǎo)致時間浪費；(11)與秘書之間因欠缺協(xié)調(diào)而導(dǎo)致時間浪費；(12)由上司所導(dǎo)致的時間浪費。誤區(qū)之一：工作沒有計劃查爾斯·史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴管理者如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，管理者將支付給你任意的顧問費?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說：“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，并按重要性的次序加以編排。明早當(dāng)你走進辦公室后，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么既使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且若不借助于某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用。這個建議的試驗時間的長短，由你來定。試驗后，請將你認(rèn)為這個建議所值的金錢數(shù)額，用支票寄給管理者”。數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確已為他上了十分珍貴的一課。史瓦的朋友事后曾問及，何以他為那么簡單的觀念付出了那么大的代價。史瓦的答復(fù)是：“哪些觀念基本上不是簡單的?”。他說經(jīng)過李愛菲的指點后，他與他的部屬才開始養(yǎng)成“先做重要的事”的習(xí)慣。伯利恒鋼鐵公司后來之能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。以上這件軼事給日理萬機的管理者所帶來的啟示便是：應(yīng)重視計劃的擬定以避免徒勞無功。所謂計劃，即指未來行動綱領(lǐng)的先期決策。計劃的擬定大致上包括下列六個步驟：(1)確立目標(biāo)；(2)探尋完成目標(biāo)的各種途徑；(3)選定最佳的途徑；(4)將最佳的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項；(5)編排每周或每日的工作次序并加以執(zhí)行；(6)定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。上述的六個步驟所指出的不外乎：“你要往哪里去?”以及“你要怎么去?”這是實際采取行動之前的一種思考模式。倘若你不做這一番的思考與盤算，則你必將淪為一位隨波逐流迷失自我的人。對于不從事制定目標(biāo)的人的時間使用方式，管理者可以采取兩種看法：第一、既然他們的所作所為不以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向，則不論他們的時間使用方式怎樣，都不構(gòu)成浪費。這與路易士·卡羅所寫的《愛麗絲漫游奇境》中的一句對白“當(dāng)你不知你將往何處去，任何一條路都可令你抵達(dá)目的地”的道理是一樣的。第二、不從事目標(biāo)的制定與追求的人通常都是渾渾噩噩而難有所成的。對這種人的任何時間花費管理者都可看作是浪費。在以上兩種看法之中，管理者相信大多數(shù)人都會偏向第二種看法。工作不做計劃的原因及剖析盡管有許多的管理者都能重視計劃的擬定與執(zhí)行，但仍有一些管理者卻從來不做計劃。究其原因，不外是：(1)因過份強調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考；(2)不做計劃也能獲得實效；(3)不了解做計劃的好處；(4)計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；(5)不知如何做計劃。就講求實效的管理者來說，這些原因根本不應(yīng)存在。現(xiàn)剖析如下：(1)固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直!”的僥幸心理。在這種心理之下，“計劃”將不受重視。試問房子正開始燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救?還是應(yīng)先花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再予搶救?(2)在某些情況下，雖然不做計劃確實能夠獲得實效，但是這種實效的獲得，完全是靠運氣，而非來自良好的管理。企業(yè)的經(jīng)營絕對不能只靠運氣而不講求管理。(3)不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，在心理上他將處于受擺布的地位；做計劃的人則有意識地支配工作，在心理上他將居于支配者的地位。這顯然是做計劃的意義所在。做計劃的另一種好處是，計劃足以縮短工作的執(zhí)行時間并提高工作的效率。美國一位教授曾經(jīng)針對某公司的兩個工作性質(zhì)相近似的工作組，就其計劃時間、執(zhí)行時間、以及所獲的成效進行比較。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：計劃時間較長的那一組工作所需的執(zhí)行時間較短，而計劃時間較短的那一組工作所需的執(zhí)行時間則較長；計劃時間較長的那一組工作所花費的計劃時間與執(zhí)行時間的總和，要少于計劃時間較短的那一組工作所花費的計劃時間與執(zhí)行時間的總和；計劃時間較長的那一組工作的成果，在效率上要高于計劃時間較短的那一組工作的成果。許多管理者常常以“沒有時間”作為不做計劃的借口。這種借口是難以成立的，因為根據(jù)上述的道理可知，越不做計劃的人將越無時間，更何況花時間做計劃無異于“投資時間以節(jié)省時間”，這本來就是一種明智的舉措。(4)由于目標(biāo)中擬定所假設(shè)的客觀環(huán)境時時發(fā)生變動，所以計劃與事實常常難以趨于一致。但是，在計劃執(zhí)行過程中管理者必須定期審察目標(biāo)的實現(xiàn)進程與完成目標(biāo)的最佳途徑。這樣，管理者將能針對目標(biāo)本身及完成目標(biāo)的最佳途徑作必要的修正，以期符合實際。如果在無計劃地引導(dǎo)，則一切行動將雜亂無章，雜亂無章的舉措不僅導(dǎo)致時間的浪費，而且遲早將把企業(yè)帶向失敗的死胡同。(5)在管理教育——包括學(xué)校教育及管理顧問機構(gòu)所提供的訓(xùn)練——及管理學(xué)文獻極為普遍的今天，“不懂如何做計劃”已不能成為不做計劃的借口。從上面的分析可知，計劃的擬定是任何管理者責(zé)無旁貸的任務(wù)。下面再對目標(biāo)的確立與辦事次序的編排作進一步探討。盡管多數(shù)管理者都了解，目標(biāo)足以提供行動的方向，但卻只有少數(shù)管理者能真正了解目標(biāo)對維護個人身心的穩(wěn)定所發(fā)揮的積極作用。早期的登月太空人巴茲的遭遇是一個很實際的例子。他在成功地登陸月球之后，不久即發(fā)生精神崩潰。許多觀察家對他的遭遇感到大惑不解，因為他在登月之前無論是家庭或是事業(yè)一直都是春風(fēng)得意。后來，他在所撰寫的一本書中，解答了觀察家對他的遭遇的疑問。他說導(dǎo)致他精神崩潰的原因很簡單：他忘了登月之后他仍然要生活下去，換句話說，除了登月之外他沒有任何其它可供追求的目標(biāo)，因此一回到地球他便生活在真空狀態(tài)之下，以致造成精神崩潰。在美國，許多調(diào)查統(tǒng)計顯示，企業(yè)界的高層主管在經(jīng)歷多年艱辛奮斗并取得了高度成就之后，多半在六十五歲那一年正式退休。他們在退休之后大概只能活十八個月便逝世。死因研究指出，這些高層主管與太空人巴茲有一個極為相似之處：他們一抵達(dá)事業(yè)的終點，將因頓然喪失了方向而在無意識中認(rèn)為生命不再值得留戀。目標(biāo)的確立目標(biāo)的確立既然那么重要，管理者應(yīng)如何確立良好的目標(biāo)呢?下面是六個值得參考的原則：(1)目標(biāo)必須是你自己的。假定目標(biāo)是由你自己所制定的，則你本身將成為實現(xiàn)目標(biāo)的原動力；倘若目標(biāo)是由他人所制定的，則你應(yīng)對這些目標(biāo)進行個人的思考與判斷，盡量地讓它們成為你的一部分。就任何一種目標(biāo)而言，當(dāng)你所參與的成份愈高，則你對它的實現(xiàn)所賦與的承諾將愈大。(2)目標(biāo)必須切合實際。所謂“切合實際”，即指具有完成的可能。但是，“目標(biāo)必須切合實際”這句話并不意味目標(biāo)應(yīng)是低下的或是容易完成的。事實上，一種不是輕易能夠完成的目標(biāo)對目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。這就是說，目標(biāo)本身必須具有相當(dāng)?shù)碾y度，以及具有被完成的可能性。在你制定目標(biāo)的時候，必須使它們成為你所愿意追求的與你所能夠追求的對象。一般說來，目標(biāo)訂得愈高，其挑戰(zhàn)性將愈大。但是，當(dāng)目標(biāo)高到令你感覺無法完成的時候，你或許將永遠(yuǎn)不會設(shè)法去完成它們。(3)目標(biāo)必須用書面形式列明。許多人都認(rèn)為沒有必要將目標(biāo)寫出來。他們常說他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們時常想起它們，即使用文字寫下來也不會產(chǎn)生任何實質(zhì)上的差別。其實，這是一種似是而非的推論。以書面方式寫下目標(biāo)，將可能產(chǎn)生下面四種好處：①有助于目標(biāo)內(nèi)容的清晰；②正式地寫下目標(biāo)，表示個人在決心上的一種投資。這種投資愈多，則投資者對實現(xiàn)目標(biāo)的承諾將愈大；③書面目標(biāo)較不容易遺忘；④當(dāng)目標(biāo)種類較多時，以書面寫下它們之后，比較容易協(xié)調(diào)它們之間的潛在矛盾。(4)目標(biāo)必須具體而且可以衡量。含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難作為行動的指南。例如某單位主管因感于該單位員工流動率過高，而立下決心予以避免。倘若他將目標(biāo)定為“降低本單位的員工流動率”，則該目標(biāo)肯定難以作為行動的指南，因為他沒有具體指出流動率應(yīng)降低多少。但若該目標(biāo)被改為“在六個月內(nèi)將員工流動率由65%減至25%”，則上述的缺點將不復(fù)存在。(5)目標(biāo)必須具有期限。任何一種目標(biāo)都必須指明完成的期限。原因有二：第一、若不指明目標(biāo)的完成期限，則人們很容易采取拖延的態(tài)度，而使目標(biāo)的實現(xiàn)遙遙無期。第二、確定目標(biāo)的完成期限，有助于恰當(dāng)?shù)男袆泳V領(lǐng)的擬定。不過，在估計完成目標(biāo)所需的期限時，管理者最好是按“至少”需要的時間作衡量的基礎(chǔ)，這樣才比較容易令管理者的估計切合實際。(6)目標(biāo)之間必須相互協(xié)調(diào)。同時追求多種目標(biāo)時，管理者必須事先化解存在于各個目標(biāo)之間的沖突或矛盾，以免讓管理者所獲得的各種成果因相互抵銷而徒勞無功。正如上面第(5)項原則所指出的那樣，在確立某一目標(biāo)時，管理者必須衡量實現(xiàn)該目標(biāo)所需的總時間；其次，將這個總時間區(qū)分為若干細(xì)小的單位，以便令管理者在每一單位時間內(nèi)只須照顧目標(biāo)的一小部分。例如一個為期五年才能實現(xiàn)的長遠(yuǎn)目標(biāo)，可以區(qū)分為五個“年度目標(biāo)”，而每一個“年度目標(biāo)”又可區(qū)分為四個“季目標(biāo)”，每一個“季目標(biāo)”又可區(qū)分為三個“月目標(biāo)”，“月目標(biāo)”又可區(qū)分為“周目標(biāo)”，以至“日目標(biāo)”。以上所說的即是一般所謂的“目標(biāo)金字塔”。在上述長遠(yuǎn)年、季、月、周、日六個層次的目標(biāo)之中，最容易把握的是“周目標(biāo)”與“日目標(biāo)”?！爸苣繕?biāo)”與“日目標(biāo)”的實現(xiàn)有賴于若干活動的進行，因此管理者必須依據(jù)周目標(biāo)及日目標(biāo)分別編制“每周工作計劃表”及“每日工作計劃表”?！懊咳展ぷ饔媱澅怼痹瓌t上應(yīng)該在每日開始工作前編好，最好是在前一工作日接近終了時編好。理由有三：第一、在編制次日的工作計劃前，管理者可以順便簡要地檢查一下當(dāng)天的工作情況。如今天哪些事做對了?哪些事做錯了?事情是否在自己掌握下進行?如何使明天的工作做得更好?這一番檢查將有助于編排次日的工作。第二、事先編好工作計劃可使自己在心理上處于安穩(wěn)的狀態(tài)。假如該工作計劃是在前一天編妥，則可利用上班途中對其恰當(dāng)性作進一步的斟酌。這樣，當(dāng)自己一走進辦公地點即能胸有成竹地著手工作。第三、事先編好的“每日工作計劃表”可以作為權(quán)衡偶發(fā)事件的的依據(jù)。例如工作途中某一事件突然發(fā)生，這個時候管理者應(yīng)該先考慮該突發(fā)事件是否比自己預(yù)先擬定的工作更重要。倘若答案是肯定，那么管理者應(yīng)毫不猶豫地去處理這一宗突發(fā)事件。倘若答案是否定的，則管理者可設(shè)法拒絕或延遲處理?！懊恐芄ぷ饔媱澅怼奔啊懊咳展ぷ饔媱澅怼敝锌稍O(shè)一欄填寫履行各項工作的優(yōu)先次序。該優(yōu)先次序的編排對管理者能否有效地實現(xiàn)目標(biāo)具有決定性的作用。次序的決定假如管理者仔細(xì)地自我反省，就不難發(fā)現(xiàn)，管理者大概都依據(jù)下列各種準(zhǔn)則決定事情的優(yōu)先次序：(1)先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。(2)先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。(3)先做容易做的事，然后再做難做的事。(4)先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。(5)先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事。(6)先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。(7)先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。(8)先做別人的事，然后再做自己的事。(9)先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。(10)先做有趣的事，然后再做枯燥的事。(11)先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。(12)先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。(13)先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。以上各種準(zhǔn)則，大致上都不符合有效的時間管理的要求。管理既然是以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向，那么試問在一系列以實現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項之中，到底哪些事項應(yīng)先著手處理?哪些事項應(yīng)拖延處理，甚至不予處理?這個問題在前文中已由管理顧問作出了解答：應(yīng)按事情的“重要程度”編排行事的優(yōu)先次序。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻大小。對實現(xiàn)目標(biāo)越有貢獻的事越是重要，它們越應(yīng)獲得優(yōu)先處理；對實現(xiàn)目標(biāo)越無意義的事情，越不重要，它們愈應(yīng)延后處理。在上述的十三種決定優(yōu)先次序的準(zhǔn)則中，對管理者最具支配力的恐怕是第九種——“先做緊迫的事，再做不緊迫的事”，換句話說就是按事情的“緩急程度”決定行事的優(yōu)先次序。下文將探討這一種最具支配力的準(zhǔn)則，至于其它十二種準(zhǔn)則，則留給你自己去思考。固然事情的“緩急程度”是任何一位管理者所不容忽視的，但是在考慮事情的“緩急程度”之前，應(yīng)先衡量它的“重要程度”。相信你對“按輕重緩急辦事”這句話早已熟悉。從時間管理的角度來看，這一句話可供每一位管理者作為參考。但遺憾的是，大多數(shù)的管理者在編排行事的優(yōu)先次序時，所考慮的是事情的“緩急”，而非事情的“輕重”，難怪他們經(jīng)常把每日待理的事區(qū)分為三個層次處理：①今天“必須”做的事(即最為緊迫的事)；②今天“應(yīng)該”做的事(即較不緊迫的事)；③今天“可以”做的事(即不緊迫的事)。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循以上的優(yōu)先次序辦事并無不妥?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏愈不緊迫。例如參加管理技能訓(xùn)練、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人、甚至管理者個人的減肥、戒煙、身體檢查、補牙、立遺囑等計劃都是重要的，但卻不是緊迫的事。它們往往因不具緊迫性而被無限期地延遲辦理。至于許多緊迫的事，則往往不具重要性。例如不速之客的拜訪、外來的電話等皆是。按事情的“緩急程度”辦事的管理者不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且使自己經(jīng)常處于危機或緊急狀態(tài)之下。業(yè)務(wù)報告的編制就是一個典型的實例。任何一位管理者都承認(rèn)，業(yè)務(wù)報告的編制是極其緊要的事。但若現(xiàn)在距離提出業(yè)務(wù)報告的截止日期尚有兩個月時間，則一般管理者大概不會將它視為今天“應(yīng)該”做的事，更不會將它視為今天“必須”做的事，而極可能將它視為今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，它將不斷地被拖延下去。直到截止日期之前數(shù)天，這些管理者才如臨大敵般的處理“緊急事件”。結(jié)果不是遲交了業(yè)務(wù)報告，就是草率地應(yīng)付了事。經(jīng)過了這一番掙扎之后，這些管理者可能信誓旦旦地下定決心，下一年度的業(yè)務(wù)報告將提早準(zhǔn)備。但是除非他們能徹底改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，否則到了下一年度他們?nèi)詫⒅氐父厕H。管理者不應(yīng)全面否定按事情的“緩急程度”辦事的習(xí)慣。在此需要強調(diào)的是，在編列行事次序時應(yīng)先考慮事情的“輕重”，然后再考慮事情的“緩急”。根據(jù)這個見解，各級管理者值得考慮采取的辦事次序應(yīng)該是：(1)重要且緊迫的事；(2)重要但不緊迫的事；(3)緊迫但不重要的事；(4)不緊迫也不重要的事?！?0/20”原理按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”原理的基礎(chǔ)上。這個原理是十九世紀(jì)末期與二十世紀(jì)初期的意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會學(xué)家維弗烈度·柏瑞圖所提出。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的“80/20”原理——即百分之八十的價值是來自百分之二十的因子，其余的百分之二十的價值則來自百分之八十的因子。舉例如說明下：(1)80%的銷售額是源自20%的顧客；(2)80%的生產(chǎn)量是源自20%的生產(chǎn)量；(3)80%的病假是由20%的員工所占用；(4)80%的檔案使用量集中于20%的檔案；(5)80%的菜是重復(fù)20%的菜色；(6)80%的垃圾是源自20%的地方；(7)80%的檔案使用量集中于20%的衣物；(8)80%的看電視時間都花在20%的節(jié)目；(9)80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書籍；(10)80%的看報時間都花在20%的版面；(11)80%的電話都是來自20%的發(fā)話人；(12)80%的外出吃飯都前往20%的餐館；(13)80%的討論都是出自20%的討論者(14)80%的教師輔導(dǎo)時間都被20%的學(xué)生所占用。“80/20”原理對管理者的時間使用者的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效：你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。“80/20”原理在企業(yè)管理上的應(yīng)用范圍極為廣泛，現(xiàn)以下面的實例來加以闡明。實例一：在存貨管理上，有所謂“ABC分類法”。該分類法是將存貨分為A、B、C三類。A類代表“重要的少數(shù)”，這類存貨量少價值高。它們應(yīng)備受重視而享有最佳的存貨管理，包括最完整的紀(jì)錄、最充裕的訂貨等候時間、最小心的保管等。C類存貨則指“瑣碎的多數(shù)”。這類存貨量多而價值低，例如文件夾、訂書針、紙袋、信封、郵票等辦公文具皆屬于這類。對這類來說，簡直不須有任何存貨管理，因為如施以這種管理，則所花的費用可能超過這些物品本身的價值。因此在一般情況下，當(dāng)負(fù)責(zé)存貨者發(fā)覺這類物品用完時，才設(shè)法加以補充。B類存貨則指介乎C類與A類之間的貨品。通常這類貨品的存貨管理可采用機械化方式進行，亦即當(dāng)存貨數(shù)量降至某一特定數(shù)量時，企業(yè)應(yīng)自動增補存貨。實例二：某保險公司在偶然情況下針對其客戶交易額的大小進行分類，結(jié)果發(fā)現(xiàn)總營業(yè)額之中幾乎有90%的營業(yè)額源自總客戶中不足10%的大客戶。這個發(fā)現(xiàn)促使該公司對大小客戶一視同仁的營業(yè)政策產(chǎn)生巨大的改變——集中時間服務(wù)于少數(shù)的大客戶。結(jié)果，該公司的總營業(yè)額及利潤即出現(xiàn)增長的趨勢。實例三：某公司曾經(jīng)要求各階層主管指出阻礙公司利潤增長的因素，共有三十七項。由于項目太多，無法同時予以解決，于是公司領(lǐng)導(dǎo)要求各階層主管將這三十七項因素按其重要性的高低順序予以編排，終于發(fā)現(xiàn)頭五項因素是阻礙利潤增長的罪魁禍?zhǔn)?。實例四：某鐘表公司的總裁發(fā)覺該公司所生產(chǎn)的眾多的鐘表模型之中，約有三分之一模型的銷售額只占總銷售額的4%，于是，它決定停止這些模型的制造，在其后六個月內(nèi)該公司的利潤逐漸得到遞增。實例五：某部門主管因患心臟病，遵照醫(yī)生之囑咐每天只上班三、四個小時。他很驚奇地發(fā)現(xiàn)，這三、四個小時所做的事在質(zhì)與量方面與以往每天花費八、九個鐘頭所