采購與供應商付款管理制度

采購與供應商付款管理制度1.前言為提高企業(yè)采購與供應商付款的管理效率，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部流程和操作，訂立本制度。本制度適用于公司內(nèi)部全部涉及采購和供應商付款的工作人員，必需嚴格執(zhí)行。2.采購管理2.1采購需求申請全部采購需求必需經(jīng)過采購部門的批準和管理。如有采購需求，部門經(jīng)理應填寫《采購需求申請表》，并供應必需的說明和理由。該申請需提交給采購部門經(jīng)理審批，并附上相應的支持文件。2.2供應商選擇與評估采購部門負責訂立供應商選擇和評估的標準，并建立供應商評估體系。在選擇供應商時，必需進行充分的調(diào)查和考察，以確保供應商具備良好的信譽和質(zhì)量保證本領。采購部門應當建立供應商檔案，并定期評估和更新。2.3采購合同簽訂全部的采購行為必需以書面合同形式進行，并由具有簽約權(quán)限的責任人簽訂。合同應明確列出采購的物品或服務、數(shù)量、價格、付款方式、交付時間等緊要條款，以確保供應商和企業(yè)之間的權(quán)利和義務得到明確的規(guī)定。2.4采購審批針對不同金額的采購項目，公司訂立了不同的審批流程。采購部門應依據(jù)采購項目金額，及時將采購申請上報到相應的審批層級，確保采購活動符合公司的授權(quán)和管控要求。2.5驗收管理收到采購物品或服務后，相關(guān)部門應進行驗證和驗收，確保采購的物品或服務符合企業(yè)的質(zhì)量和要求。如發(fā)現(xiàn)問題或不符合要求的情況，應及時與供應商溝通并提出整改要求。2.6采購記錄與檔案管理采購部門負責保存采購相關(guān)的文件、合同和賬務記錄，并建立相應的檔案管理體系。采購記錄應包含采購需求申請、采購合同、驗收記錄、付款憑證等相關(guān)文件，以備查閱和審計使用。3.供應商付款管理3.1付款申請供應商付款應由相關(guān)部門依照采購合同的商定進行申請。負責申請付款的部門應填寫《付款申請表》，并供應相應的發(fā)票、合同、驗收票據(jù)等支持文件。3.2付款審批付款申請應經(jīng)過相應的審批流程，由具有審批權(quán)限的責任人進行審批。審批人員需要認真審核付款申請的合法性、準確性和完整性，確保付款金額和付款對象與采購合同相符，并符合公司內(nèi)部的管控要求。3.3付款方式和周期公司內(nèi)部可以采用在線支出、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等多種方式進行供應商付款。付款方式應依據(jù)實際情況和采購合同商定確定，并確保付款信息的安全和準確性。付款周期應依據(jù)供應商合作關(guān)系和商業(yè)慣例進行規(guī)定和管理。3.4供應商付款記錄與追蹤財務部門負責記錄和追蹤供應商付款情況，并進行賬務處理和管理。相關(guān)部門應妥當保管付款憑證、發(fā)票和付款記錄，以備查閱和審計使用。4.監(jiān)督與反饋4.1監(jiān)督機制公司設立內(nèi)部審計部門，負責對采購與供應商付款管理進行監(jiān)督和審核。采購部門應搭配內(nèi)部審計部門的工作，供應相關(guān)的資料和信息，并樂觀響應審計部門的要求和建議。4.2反饋機制任何員工對采購與供應商付款管理制度的執(zhí)行存在問題或有改進建議，可以向采購部門或內(nèi)部審計部門進行反饋。相關(guān)部門應及時對反饋進行處理，并采取相應的措施加以改進。5.其他事項5.1審批權(quán)限管理公司應設立合理的審批權(quán)限層級，并明確責任人的權(quán)限范圍和限制。對于涉及金額較大或緊要性較高的采購和付款申請，應進行多級審批和復核，確保其合規(guī)和風險可控。5.2法律合規(guī)與風險防控采購與供應商付款管理必需遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部的合規(guī)要求。相關(guān)部門應定期開展風險評估和管控，加強對合規(guī)規(guī)范的培訓和宣傳，在管理過程中要注意防范各類風險。5.3制度的執(zhí)行與違規(guī)處理公司對于制度的執(zhí)行要求高，不得有違規(guī)行為。對于違反制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴厲處理，包含但不限于紀律處分、經(jīng)濟懲罰、責任追究等。6.附則本制度由采購部門負責解釋和修訂，并定期進行審查和更新。各部門要緊密搭配，