項目文件與檔案管理制度

項目文件與檔案管理制度1.前言項目文件和檔案的管理對于企業(yè)的發(fā)展和運作特別緊要。在項目過程中，相關(guān)的文件和檔案記錄了項目的各個階段和活動，對于項目的順利實施和管理供應(yīng)了依據(jù)。因此，為了規(guī)范和有效管理項目文件和檔案，提高企業(yè)的管理效能和工作質(zhì)量，特訂立本《項目文件與檔案管理制度》。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部項目的文件和檔案管理。3.定義3.1項目文件：指在項目過程中產(chǎn)生的各類文件，包含但不限于項目計劃、合同文件、報告、會議紀(jì)要、工作日志、驗收報告等。3.2項目檔案：指項目完成后產(chǎn)生的文件和資料，包含但不限于項目計劃書、合同書、經(jīng)濟決策文件、驗收報告、工程設(shè)計圖紙、工程施工方案、技術(shù)文件、工作日志等。4.責(zé)任和權(quán)限4.1項目負責(zé)人有權(quán)訂立和執(zhí)行項目文件和檔案管理制度，并對項目文件和檔案的管理質(zhì)量和效果負責(zé)。4.2項目團隊成員應(yīng)依照本制度的要求，及時、準(zhǔn)確地填寫、歸檔相關(guān)文件，并保證文件的安全性和保密性。4.3公司質(zhì)量管理部門有權(quán)對項目文件和檔案進行監(jiān)督和審查，提出改進建議。4.4公司高層管理人員有權(quán)對項目文件和檔案進行審查，決議是否需要保存、銷毀或移交。5.文件和檔案的創(chuàng)建和歸檔5.1項目文件的創(chuàng)建和歸檔應(yīng)嚴(yán)格依照項目流程和規(guī)定進行。項目負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督和管理項目文件的創(chuàng)建和歸檔。5.2項目文件必需依照規(guī)定的格式和要求進行編寫，并在文件末尾注明文件的創(chuàng)建日期、版本和修訂記錄。5.3項目團隊成員應(yīng)及時將完成的文件存檔，并確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。文件存檔應(yīng)依照文件類別和時間次序進行分類整理。5.4歸檔的文件應(yīng)標(biāo)注文件名稱、文件編號、歸檔日期、存放位置等信息，并通過電子或紙質(zhì)方式進行存儲。5.5項目檔案的歸檔應(yīng)在項目結(jié)束后的30個工作日內(nèi)完成。歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，并將檔案目錄和檔案料子一并存檔。6.文件的保密和安全6.1項目文件涉及商業(yè)秘密和個人隱私等緊要信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。項目團隊成員應(yīng)以保密協(xié)議為依據(jù)，妥當(dāng)保管和使用項目文件。6.2項目負責(zé)人應(yīng)對項目文件的傳遞和使用進行授權(quán)，并建立相應(yīng)的訪問和使用記錄。6.3項目文件存儲應(yīng)采取防火、防水、防盜等安全措施，確保文件的安全保管。6.4項目文件的傳遞和共享應(yīng)使用安全可靠的通信和存儲方式，不得使用不安全的網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備。7.文件的保存期限和銷毀7.1依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，項目文件的保存期限為至少五年。公司可依據(jù)實際情況對緊要項目文件延長保存期限。7.2項目檔案的保存期限為至少十年。公司可依據(jù)實際情況對緊要項目檔案延長保存期限。7.3文件和檔案的銷毀應(yīng)有明確的程序和授權(quán)，銷毀記錄應(yīng)保管至少五年。銷毀過程中應(yīng)注意保護文件中涉密信息的安全。8.文件和檔案的移交8.1項目文件和檔案的移交應(yīng)在項目結(jié)束后進行。項目負責(zé)人負責(zé)協(xié)調(diào)和組織移交工作。8.2項目文件和檔案的移交應(yīng)依照移交清單進行核對，確保移交的文件和檔案數(shù)量和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。8.3移交的文件和檔案應(yīng)連續(xù)保管在安全可靠的地方，確保文件和檔案的完整性和保密性。9.異常情況的處理9.1當(dāng)發(fā)生文件遺失、損毀或泄密等異常情況時，項目負責(zé)人應(yīng)立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并進行調(diào)查和處理。9.2對于發(fā)生異常情況的文件和檔案，應(yīng)及時采取相應(yīng)的挽救措施，并重新編制和歸檔相關(guān)文件。9.3對于嚴(yán)重影響項目進程和質(zhì)量的異常情況，應(yīng)進行責(zé)任追究，并采取相應(yīng)的矯正措施。10.監(jiān)督和評估公司質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對項目文件和檔案進行監(jiān)督和評估，并提出改進看法。11.違規(guī)和懲罰對于違反本制度的行為，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，將予以相應(yīng)的懲罰和紀(jì)律處分。12.附則本制度的解釋