提高公司文書數據資源的利用率-質量管理PDCA課題成果

辦公室檔案圖書館飛躍QC小組小組概況辦公室檔案圖書館飛躍QC小組成立于2012年11月，小組共有7名成員，其成員中既有經驗豐富的指導管理人員又有資歷非常深的技術人才以及具體進行實施操作的人員。人員結構合理、創(chuàng)新能力強、具有較高的工作和解決問題的能力。小組成立以來，開展了多項QC活動，并將QC研究成果應用于日常工作中，收到了良好的效果。小組分別完成了《公司工程信息采集系統(tǒng)的開發(fā)》、《企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的定制開發(fā)》、《公司投標信息系統(tǒng)的開發(fā)》、《提高公司獲獎榮譽數據的利用率》、《提高公司科研成果數據資源的利用率》和《公司工程項目知識推送系統(tǒng)的開發(fā)》等QC成果，并多次在公司、集團、質量管理小組評選中獲獎。小組在課題開展期間實施活動多次，小組成員參加熱情高、工作積極主動。2022年1月至今，通過組織小組成員召開小組專題會議，在選擇課題的基礎上，制定了本年度的課題實施計劃，并預計2022年12月底完成本次課題的工作并提交成果報告。QC活動計劃如下表：表1-2課題計劃表（制表人：王磊時間：2022年1月）小組精神與活動理念：開拓進取，促效益保生產；合作共贏，創(chuàng)業(yè)績爭一流！二、選擇課題1．推動文書檔案數據資源共享，提高文書檔案資源的利用率與公司成為提供知識服務和管理服務的優(yōu)秀國際化企業(yè)的定位相吻合公司在長期的管理和實踐中，積累了大量的文書檔案資源數據。建設文書檔案資源數據平臺，其目的就是對累積的文書檔案資源數據進行分析與挖掘，準確、快速地形成各類信息和知識，提供信息向導和決策支持。目前，知識型企業(yè)建設迫在眉睫，各項企業(yè)數據資源的匯集與集成利用體現了企業(yè)的創(chuàng)新能力及可持續(xù)性發(fā)展動力。2.目前，文書檔案數據隱性價值高，具備開發(fā)潛力圖2-1文書檔案數據管理情況（制圖人：黃金時間：2022年1月）3.對于深層次的文書檔案數據資源發(fā)掘滯后，需要進一步提升目前，根據利用情況登記進行統(tǒng)計，截至2022年11月，文書檔案數據資源的年度需求情況如下：圖2-2文書檔案數據資源各部門利用情況頻率統(tǒng)計（制圖人：秦宣時間：2022年1月）以上可見，公司文書檔案數據資源在公司各職能部門及各設計事業(yè)部門的實際利用中，統(tǒng)計利用頻率數偏低、重復程度高，而這與公司的知識服務型企業(yè)定位和用戶多元的實際利用需求相沖突，這種信息發(fā)掘滯后、利用率偏低的情況直接影響文書檔案數據資源的開發(fā)利用水平。提高文書檔案數據資源的利用率不僅能夠提高生產經營效率，而且對提升企業(yè)創(chuàng)新實力、實現可持續(xù)性發(fā)展等有著重要作用。數據需求生產經營管理需求目前，一部分文書檔案數據失控，數據需求失衡內部提高數據需求生產經營管理需求目前，一部分文書檔案數據失控，數據需求失衡內部提高文書檔案數據資源的利用率積累文書檔案數據外部知識服務型企業(yè)建設圖2-3QC活動課題選擇圖（制圖人：黃金時間：2022年1月）三、現狀調查3.1現狀調查一：文書檔案數據資源各部門利用情況調研統(tǒng)計2022年2月17日，小組為更加詳細的掌握文書檔案數據資源在公司各部門的利用情況，向公司各相關部門提交了利用情況反饋調查，具體利用各類型文書檔案調研統(tǒng)計結果如下表：表3-1文書檔案數據資源利用情況統(tǒng)計表（制表人：李敏時間：2022年2月）文書檔案數據資源總體利用率為33%從文書檔案數據資源利用情況統(tǒng)計表中可以看出，目前各項文書檔案數據資源的利用活動頻數較低，尤其職稱評聘、財務規(guī)章、管理辦法類文件數據利用頻數偏低，而且總體利用率為33%，遠沒有達到預期活動頻率和預期利用率的文書檔案數據資源總體利用率為33%3.2現狀調查二：造成文書檔案數據資源利用率低的問題2022年2月17日至2月28日期間，我們小組成員對造成文書檔案數據資源利用率低的各種問題進行了調研，總結出4個主要因素，分別為：數據利用渠道分散，數據收集范圍模糊，整合程度低和資源配置不足。統(tǒng)計數據詳見調查表：表3-2影響文書檔案數據資源利用率的主要因素（制表人：張秀媛時間：2022年2月）為了便于觀察，小組成員依據關鍵問題調研情況統(tǒng)計表中的統(tǒng)計數據制成關鍵問題排列圖，由此查明形成文書檔案數據資源利用率偏低的因素，具體制圖如下：圖3-1主要因素排列圖（制圖人：朱曉藜時間：2022年3月）以上四個因素是影響文書檔案數據資源利用的關鍵問題從主要因素排列圖中可以看出，數據利用渠道分散，數據收集范圍模糊，整合程度低和資源配置不足在整個問題序列中的累計影響度百分比分別為25%、39.5%、74.2%、91.1%，從而得出結論數據利用渠道分散、數據收集范圍模糊、整合程度低以上四個因素是影響文書檔案數據資源利用的關鍵問題四、目標設定1.活動目標通過對以上表3-1、表3-2的數據結果加以分析，小組確定了本次QC活動的目標為將設計合同類文書檔案的利用率由48.42%提升至預期值90%，職稱評聘類文書檔案的利用率由26%提升至預期值90%，政策文件類文書檔案的利用率由41.3%提升至預期值90%，財務規(guī)章類文書檔案的利用率由21.7%提升至預期值90%，管理辦法類文書檔案的利用率由20.93%提升至預期值90%，最后達到文書檔案數據資源的利用率由33%提升至預期值90%。根據現狀調查的結果，經過小組成員認真研究討論，我們將活動的目標值設定為：提高文書檔案數據資源的利用率至90%及以上!2.目標值分析【考核指標】根據用戶利用需求，提高文書檔案數據資源的利用率至90%及以上?！究尚行苑治觥客ㄟ^對六個部門的利用情況反饋調查進行數據分析，考核指標的可行性分析如下圖所示：圖3-2指標可行性分析圖（制圖人：朱曉藜時間：2022年3月）從圖3-2中可以看出，只要解決好數據利用渠道分散、收集范圍模糊、整合程度低和資源配置不足這四個問題，就可以解決反饋問題的91.1%，從而達到提升各項文書檔案數據資源活動頻率的目的，進一步實現文書檔案數據資源利用率的提升。目標實施具備可行性。五、原因分析 為找出問題癥結所在，小組成員利用頭腦風暴法，對引起文書檔案數據資源利用率低的可能原因進行了分析，經過多次實際調研、分析和討論找到了9個末端因素。整理后繪制成原因分析魚骨圖如下：圖5-1原因分析圖（制圖人：秦宣時間：2022年3月）六、要因確認1.制定要因確定計劃小組針對上述總結出的8個末端因素，采取實際調研、比較分析和指標評價等方法，形成要因確定計劃表，如下所示：表6-1要因確定計劃表（制表人：黃金時間：2022年4月）2.要因確定確認一：利用手段單一確認內容：調查各部門利用文書檔案數據資源的手段方式并進行統(tǒng)計，小組成員分別調查了各事業(yè)部、生產經營部、后勤保障部、人力資源部、辦公室和黨群工作部利用文書檔案數據資源的途徑及方式。經調研，利用主要途徑為本部門調閱及檔案館調閱。分析：利用手段單一，利用途徑狹窄，不能滿足業(yè)務需求確認結果：“利用手段單一”是要因!確認二：歸檔部門分散確認內容：通過調查主要歸檔部門情況，每年定期或不定期歸檔的部門主要有辦公室、人力資源部、監(jiān)督部、技術開發(fā)部、黨委工作部、后勤保障部、生產經營部及各事業(yè)部等，以2014年歸檔情況為例，每年的平均歸檔覆蓋率為規(guī)定歸檔數量的91%。分析：由此可見，歸檔部門明確，文書檔案數據資源歸檔數據可控確認結果：“歸檔部門分散”不是要因!確認三：制度規(guī)范不全面確認內容：通過將現存制度規(guī)范與實際工作進行對比，查找制度空白，小組成員通過對制度規(guī)范考核調研記錄的傳閱并經量化評定如下：分析：經分析制度規(guī)范全面性考核綜合評定為87分，大于80分參考值。小組成員認為公司文書檔案數據資源的制度規(guī)范比較全面。且在歸檔方面存在進一步指導的需求。綜合評定制度規(guī)范比較全面。確認結果：“制度規(guī)范不全面”非要因!確認四：數據收集不完整確認內容：通過檢查檔案管理系統(tǒng)中的現有文書檔案數據資源覆蓋情況，小組成員分別對2014年各部門的數據覆蓋率進行查驗，經核對，數據覆蓋程度僅為48.08%。不能涵蓋所有需要收集的文書檔案數據資源。小組成員通過對調研記錄的分析并經量化評定如下：分析：數據收集完整性低確認結果：“數據收集不完整”是要因!確認五：開發(fā)難度系數高確認內容：通過對目前文書檔案數據基數及數據分散程度，判斷文書檔案數據資源的開發(fā)難度系數，文書檔案涵蓋了工程報獎、科技立項、職務任免、技術職稱、機構設置、表彰先進、工程合同以及其他各類數據，數據基數大且分散度高，集中利用平臺缺失。文書檔案數據條目30710條，電子文件6714條，且數據分別集中在不同的數據節(jié)點。分析：數據基數大且分散程度高，關聯度低，開發(fā)難度系數高確認結果：“開發(fā)難度系數高”是要因!確認六：需求不明確確認內容：從2022年1月開始至2022年12月，小組成員對各部門文書檔案數據資源的需求狀況進行統(tǒng)計，通過對8個部門的調研記錄分析并對各項指標分解評價如下：分析：在實際調研中對文書檔案數據資源需求的明確性高，功能需求明確確認結果：“需求不明確”非要因!確認七：人員配置不足確認內容：檢查現有人員配置情況及是否滿足工作需求，通過調查統(tǒng)計，實施文書檔案數據資源開發(fā)的人員配置情況如下：圖6-1人員配置圖（制圖人：黃金時間：2022年5月）分析：人員配置充分，滿足實際工作需求確認結果：“人員配置不足”非要因!確認八：平臺設計不合理確認內容：通過檢查現有平臺數據結構情況及是否滿足工作需求，對文書檔案數據管理平臺的數據關聯、架構設計、界面設計、功能設置和接口設計進行考核評分。經過小組分析，考核結果如下：分析：文書檔案數據資源平臺設計僅能夠滿足數據條目管理及電子文件管理的要求，不能滿足數據資源整合及深層次分析的要求確認結果：“平臺設計不合理”是要因!3.要因確認結果經過小組成員對末端原因驗證結果進行逐條確認，最終確定了以下4個因素為主要原因。圖6-2要因確認結果圖（制圖人：黃金時間：2022年4月）七、制定對策（5W1H）針對造成文書檔案數據資源利用率低的主要原因，小組成員經過反復討論，按照“5W1H”原則來制定相應對策，并編制對策表如下：表7-1制定對策表（制表人：朱曉藜時間：2022年8月）八、對策實施在實施過程中，我們小組成員各負其責、密切配合、加強小組活動，按照對策中的措施逐層逐項實現。8.1實施一：拓展利用方式，增加利用途徑，實現數據多元化集中管理1.至2022年4月29日，小組2.至2022年6月21日，小組經過對文書檔案數據資源的梳理，以系統(tǒng)設計和用戶需求分析的準確性；系統(tǒng)平臺的適用性、可操作性及安全性；結構設計和模塊功能設計的合理性；各項技術應用和配置的適用性及系統(tǒng)接口的交互性、安全性為指標對數據資源進行了重新整合。實施結果確認一實施一：目標實現了！2022年6月21日，小組成員對文書檔案數據資源的各種利用手段及利用方式進行了匯總優(yōu)化。小組對文書檔案數據結構、數據管理、數據維護等功能修改進行確認。結果表明，分析問題后實現的多效利用手段，實現了文書檔案數資源的多元化集中管理。實施一：目標實現了！實施一：目標實現了！8.2實施二：明確文書檔案數據資源歸檔責任人以及數據收集范圍，結合制度規(guī)范，通過辦公系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)中間庫確保數據收集的質量及數量至2022年7月13日，小組成員對文書檔案數據資源的收集范圍進一步明確，收集數據具體內容如圖所示：立項文件機構設置獲獎文件技術合同立項文件機構設置獲獎文件技術合同文件類型技術職稱職務任免其他合同技術職稱職務任免其他合同表彰先進在保證制度涵蓋全面的情況下，小組成員對文書檔案各類型文件進行梳理，總結出技術合同、獲獎文件、機構設置、立項文件、技術職稱及職務任免等幾個大類，同時對負責文書檔案數據歸檔的責任人進行了明確，確保數據收集及時性、完整性。實施結果確認二至2022年7月13日，小組成員明確了文書檔案數據歸檔的責任部門及責任人，實現了各種類型文書檔案數據資源的收集，文書檔案數據資源能夠涵蓋所有需要歸檔的數據。實施二：目標實現了！8.3實施三：面向全文檢索、個性推送、查詢便捷等幾個目標實施文書檔案數據資源平臺開發(fā)建設，以客戶端管理和WEB端利用相結合，實現管理與利用并重1.至2022年7月21日小組完成了文書檔案數據資源平臺開發(fā)，系統(tǒng)管理端建設了15個節(jié)點，共計30多個字段，開發(fā)數據字典十余條。并且可擴展可維護，BS頁面建設了包括合同管理在內的界面，同時可以利用常用檢索字段，進行全庫檢索以及二次查詢，具體設計成果如下：2022年7月29日，小組組織用戶（利用者和歸檔人）進行系統(tǒng)開發(fā)后的試用及系統(tǒng)調試，確保文書數據資源平臺正常運轉。實施結果確認三2022年7月29日，小組對開發(fā)后的文書檔案數據資源平臺進行了系統(tǒng)測試及功能驗收。結果表明，開發(fā)后的WEB網頁查詢功能實現了在公司內網環(huán)境下的檢索、利用等功能。開發(fā)后的利用終端覆蓋各個歸檔部門。在利用方面，該查詢平臺實現了全文檢索、個性推送、目錄信息導出與電子原文的在線瀏覽功能。在后期試用測試階段，用戶提出了功能及界面的測試意見，檔案館與平臺開發(fā)公司通力配合都予以開發(fā)實施。根據以上數據指標得出該系統(tǒng)完全滿足用戶利用需要。實施三：目標實現了！8.4實施四：完善數據庫結構,實現集中有效管理至2022年8月13日小組完成了檔案管理系統(tǒng)管理端軟件開發(fā)，加入聯查互查標識字段。同時對文書檔案數據資源的數據庫管理進行了重新設計，進一步完善了現有數據庫的管理結構。使數據管理、字段管理以及字典管理同時可控，具體操作情況如下：2.2022年8月26日小組進一步完善檔案管理系統(tǒng)WEB端頁面的開發(fā)，實現文書檔案數據資源查詢利用統(tǒng)一平臺建設。實施結果確認四2022年8月26日，小組對平臺檢索功能、文件集成功能、分類功能等進行確認。結果表明，開發(fā)后的數據管理界面使文書檔案數據資源實現集成管理，在滿足基本信息利用需求的基礎上滿足了多條件查詢。系統(tǒng)開發(fā)將資源層、工具層、系統(tǒng)層及服務層有序地結合起來實現了功能優(yōu)化，最終依托數據平臺使以前孤立的數據通過規(guī)則形成緊密的整體信息。實施四：目標實現了！九、效果檢查9.1活動效果調研為了更好的檢查實施效果，2022年8月29日，小組在文書檔案數據資源收集的技術層與管理層分別改進后的一個月后，再次分析了文書檔案數據資源使用情況。當月的分析結果如下：表9-1活動實施后的文書數據資源使用概況（制表人：黃金時間：2022年9月）由上表我們得出，通過小組活動，公司設計合同數據的利用率由48.42%提升至90.53%，職稱評聘數據的利用率由26%提升至94.52%，政策文件數據的利用率由41.3%提升至92.39%，財務規(guī)章數據的利用率由21.7%提升至90%，管理辦法的利用率由20.93%提升至91.86%，最后達到文書檔案數據資源的利用率由33%提升至91.87%。各項文書檔案數據資源的利用率均達到90%以上，最終實現本次QC課題設定目標，使公司文書數據資源得到充分整合及提供利用。9.1活動效果分析小組在本次QC活動中，取得了如下成果：1.實現目標值—實現了公司文書檔案數據資源利用率的多項突破圖9-1活動實施后文書檔案數據資源利用率與目標值比對圖（制圖人：李敏時間：2022年10月）2.無形成果本次QC活動目標達成，不僅取得了寶貴的有形成果而且取得了無形成果：十、鞏固措施在本次QC活動結束后，小組將通過以下方式對