廣佛線二期工程合同文件歸檔管理細(xì)則

佛山市鐵路投資建設(shè)集團(tuán)有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件編號(hào)版本/版次A版/0次管理制度流程匯編廣佛線二期工程合同文件歸檔管理細(xì)則頁(yè)碼第頁(yè)共8頁(yè)P(yáng)AGEPAGE71.總則1.1為加強(qiáng)廣佛線二期工程的合同文件歸檔管理，建立、健全工程檔案管理工作，規(guī)范合同文件的收集、編號(hào)及分類、整理、歸檔、移交、查閱等管理，制訂本細(xì)則。1.2本細(xì)則根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），以及國(guó)家、省市的相關(guān)法律法規(guī)、政策文件和佛山市軌道交通發(fā)展有限公司（以下簡(jiǎn)稱市軌道公司）發(fā)布的《工程檔案管理辦法》，并根據(jù)廣佛線二期工程檔案的實(shí)際情況制定。1.3本細(xì)則所指的合同檔案是指合同正本，以及有關(guān)合同補(bǔ)充、變更、中止、終止等方面的材料。2.管理職責(zé)2.1通用職責(zé)2.1.1相關(guān)2.1.2合同檔案應(yīng)隨2.1.3合同檔案2.1.42.2建設(shè)單位合同預(yù)算部管理職責(zé)2.2.1負(fù)責(zé)合同檔案總體管理，設(shè)專人對(duì)合同檔案進(jìn)行收集、分類編號(hào)、整理歸檔、移交2.2.2在編制合同檔案期間，獲取各相關(guān)部門的需求，明確合同檔案的套數(shù)。2.2.3（1）合同各方當(dāng)事人須簽字蓋章，并署明合同簽訂日期；（2）合同規(guī)定的附件應(yīng)齊全；2.2.4每年第一季度將已完成的合同檔案移交給2.2.5在合同檔案移交前，做到定位存放，妥善保管2.3建設(shè)單位業(yè)務(wù)主辦部門職責(zé)2.3.1在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目合同檔案以及所提交檔案的整理、歸檔責(zé)任。2.3.2收集好合同管理過(guò)程中的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料的全部原件（有條件的，應(yīng)提供電子版），并審核其真實(shí)準(zhǔn)確性，并依據(jù)合同管理辦法及本細(xì)則，報(bào)送至合同預(yù)算部。2.3.3協(xié)助、配合合同預(yù)算部，開展合同檔案管理工作。2.4造價(jià)咨詢單位職責(zé)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、合同要求、本細(xì)則完成合同檔案相關(guān)工作。2.5施工單位職責(zé)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、合同要求、本細(xì)則完成合同檔案相關(guān)工作。2.6設(shè)計(jì)單位職責(zé)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、合同要求、本細(xì)則完成合同檔案相關(guān)工作。2.7監(jiān)理單位職責(zé)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、合同要求、本細(xì)則完成合同檔案相關(guān)工作。3.合同文件的歸檔原則3.1合同檔案的管理應(yīng)遵循以下原則3.1.1合同文件由合同管理部集中統(tǒng)一管理，合同管理員專人負(fù)責(zé)。3.1.23.1.33.1.43.1.5合同文件按軌道交通線路線別、專業(yè)類別、標(biāo)段劃分進(jìn)行分類、歸檔，如：第一篇勘察設(shè)計(jì)合同文件第一冊(cè)勘察合同文件第二冊(cè)土建工程設(shè)計(jì)合同文件第三冊(cè)裝飾工程設(shè)計(jì)合同文件第四冊(cè)設(shè)備工程設(shè)計(jì)合同文件第五冊(cè)勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理合同文件第六冊(cè)其它工程設(shè)計(jì)合同文件第二篇監(jiān)理合同文件第一冊(cè)土建工程監(jiān)理合同文件第二冊(cè)裝飾裝修工程監(jiān)理合同文件第三冊(cè)設(shè)備工程監(jiān)理合同文件第三篇土建工程施工合同文件第四篇裝飾工程施工合同文件第五篇機(jī)電設(shè)備安裝工程合同文件第一冊(cè)設(shè)備供貨工程合同文件第二冊(cè)設(shè)備安裝工程施工合同文件第六篇科研項(xiàng)目合同文件第七篇管線遷改合同文件第八篇綠化遷移合同文件第九篇其它工程合同文件4.合同檔案的分類及編號(hào)4.1廣佛線二期合同檔案分類及編號(hào)4.1.1廣佛線二期工程合同文件劃分及歸檔編號(hào)按照下表4-1的規(guī)定。表4-1廣佛線二期檔案（合同文件）分類編號(hào)表一級(jí)二級(jí)三級(jí)四級(jí)五級(jí)案卷城際軌道(E1)廣佛線二期(E1.1)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段(E1·1·2)合同管理(E1·1·2·5)勘察設(shè)計(jì)合同勘察合同土建工程設(shè)計(jì)合同裝飾裝修工程設(shè)計(jì)合同機(jī)電設(shè)備工程設(shè)計(jì)合同勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理合同其它工程設(shè)計(jì)合同監(jiān)理合同（按標(biāo)段組卷）土建工程監(jiān)理合同裝飾裝修工程監(jiān)理合同機(jī)電設(shè)備工程監(jiān)理合同土建工程施工合同(按標(biāo)段組卷）裝飾裝修工程施工合同（按標(biāo)段組卷）機(jī)電設(shè)備工程合同（按標(biāo)段組卷）機(jī)電設(shè)備供貨合同機(jī)電設(shè)備安裝施工合同其它工程合同科研項(xiàng)目合同管線遷改工程合同臨水臨電工程合同交通導(dǎo)改工程合同

5.合同文件的整理與歸檔5.1合同文件的整理5.1.1以下合同文件應(yīng)作為合同檔案的不可或缺的一部分：（1）合同談判會(huì)議紀(jì)要；（2）合同會(huì)簽流轉(zhuǎn)單及合同報(bào)批稿；（3）中標(biāo)通知書（招標(biāo)項(xiàng)目）、項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)：請(qǐng)示或會(huì)議紀(jì)要（非招標(biāo)項(xiàng)目）；（4）合同談判過(guò)程形成的一切相關(guān)資料等；（5）合同正本（包括附件）；（6）合同變更文件（包括合同補(bǔ)充、變更、中止、終止等文件）；（7）合同糾紛與處理文件；（8）合同總結(jié)報(bào)告。以上文件原則均應(yīng)為原件，簽字蓋章齊全。5.2合同文件的組卷5.2.1組卷要遵循合同文件資料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。5.2.2組卷基本原則（1）合同文件檔案資料按“卷”管理，當(dāng)一個(gè)合同資料過(guò)多時(shí)，可將資料按順序分冊(cè)裝訂，一個(gè)合同單獨(dú)設(shè)一個(gè)案卷號(hào)。合同正本及其他不可裝訂的檔案資料自然成冊(cè)存檔。（2）各合同文件檔案資料分別裝訂成冊(cè)，并分別按文字頁(yè)獨(dú)立編排頁(yè)碼、前置目錄和加裝封面，組成的案卷應(yīng)美觀、整齊。（3）合同文件檔案資料應(yīng)按照形成的時(shí)間順序排放，裝訂成冊(cè)（下稱“項(xiàng)目資料匯總”），并按文字頁(yè)編排頁(yè)碼，前置檔案卷內(nèi)目錄，后置卷內(nèi)備考表，并加裝封面。（4）案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)30mm。案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料。（5）案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件、該卷保管期限從長(zhǎng)。5.3組卷具體要求5.3.1合同文件基本文件資料全部列入卷內(nèi)目錄（見附錄1），如果還有其他文件資料，按生成的時(shí)間順序編入。5.3.2卷內(nèi)目錄采用表格形式,表格欄目設(shè)置包括：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)。各欄目具體填寫要求：——序號(hào)，按照題名以流水號(hào)順編；——文件題名，依據(jù)合同名稱命名；——備注，填寫需要附加說(shuō)明的事項(xiàng)，例如，同一題名的文件資料份數(shù)為2份以上時(shí)，需在相應(yīng)的備注欄內(nèi)填寫實(shí)際份數(shù)。5.3.3卷內(nèi)備考表設(shè)置包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、立卷時(shí)間。各項(xiàng)填寫要求如下：——本卷情況說(shuō)明，填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)，如果沒有要特別說(shuō)明的事項(xiàng)可以不填寫；——立卷人，案卷整理人簽名；——檢查人，合同預(yù)算室審核簽名；——立卷時(shí)間，具體立卷的日期。5.3.4合同檔案相關(guān)責(zé)任部門要建立檔案案卷目錄，案卷目錄采用表格形式，表格欄目設(shè)置包括：案卷號(hào)、題名、起始年月日、終止年月日、件數(shù)、頁(yè)數(shù)和備注。各欄目具體填寫要求：——題名，填寫“單位名稱+關(guān)于+**合同的文件材料”,例如，“佛山市軌道交通發(fā)展有限公司關(guān)于廣佛二期臨時(shí)用電工程施工合同的文件材料”、“佛山市軌道交通發(fā)展有限公司廣佛二期臨時(shí)用電工程施工合同的文件材料”；——起始年月日，填寫合同簽訂年月日，采用8位數(shù)，前4位數(shù)為年度，后4位數(shù)分別為月、日份，月、日份不足2位加“0”補(bǔ)齊，例如，“2010.07.02”；——終止年月日，填寫合同終止年月日，格式同上；——冊(cè)數(shù)，填寫本案卷內(nèi)包含的實(shí)際冊(cè)數(shù)；——頁(yè)數(shù)，填寫本案卷內(nèi)各冊(cè)資料頁(yè)數(shù)相加，例如“24+68+59+┄”；——備注，填寫其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。5.4卷內(nèi)裝訂要求5.4.1將大小不一的文件材料用折疊的辦法整理成A4紙面大小，左、下側(cè)分別對(duì)齊，采用左側(cè)、棉線三孔一線裝訂（線頭應(yīng)在后面）或用兩個(gè)不銹鋼釘裝訂成冊(cè)。5.4.2封面、封底用粘貼的方法固定在資料冊(cè)上，將裝訂線封裝在里面。5.5合同文件資料的歸檔5.5.1合同文件簽訂后，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)將經(jīng)整理、編目后所形成的資料按要求，向合同預(yù)算部歸檔。合同預(yù)算部審核通過(guò)后向公司檔案室歸檔。5.5.2歸檔資料應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的合同簽訂的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映合同簽訂全過(guò)程的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定。5.5.3需要向佛山市城建檔案館歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨(dú)立卷歸檔。5.5.4凡外來(lái)、外購(gòu)的圖紙資料，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。5.5.5外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。5.6合同文件資料的歸檔時(shí)間5.6.1除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各部門應(yīng)將合同履行過(guò)程中形成的資料應(yīng)及時(shí)移交合同預(yù)算部歸檔。6.檔案的移交6.1所有文檔在編制完畢后，各相關(guān)單位（部門）合同管理專員負(fù)責(zé)對(duì)所收集資料的齊全、系統(tǒng)、完整，以及資料的電子版是否符合要求等進(jìn)行復(fù)核、造冊(cè)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，簽名認(rèn)可并呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核、簽字。按要求造冊(cè)歸檔清單(含電子版),認(rèn)真填寫移交目錄并簽名，并辦理移交手續(xù)。6.2各單位（部門）合同管理專員在移交項(xiàng)目檔案或項(xiàng)目資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或資料不全的，或未按規(guī)定程序辦理移交的，市軌道公司合同預(yù)算部有權(quán)拒絕接收。6.3各單位（部門）成套的收集不齊的項(xiàng)目檔案資料，應(yīng)由相關(guān)的責(zé)任部門負(fù)責(zé)如期補(bǔ)齊。6.4各單位（部門）合同管理第一責(zé)任人應(yīng)及時(shí)跟蹤、檢查、督促業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將工作中形成的工程資料進(jìn)行清理，保證工程資料的及時(shí)歸檔、及時(shí)移交。除有明文規(guī)定的外，均應(yīng)移交原件（含電子版光盤）至少一式六份，同時(shí)辦理工程文件移交手續(xù)。6.5為便于檔案的歸檔和查詢，工程文件移交前，先行移交市城建檔案移交書和移交目錄冊(cè)（應(yīng)附帶電子文件）。移交目錄冊(cè)包括以下內(nèi)容：（1）檔案封面；（2）工程檔案編制說(shuō)明；（3）案卷目錄；（4）全部案卷的卷內(nèi)目錄；（5）備考表。6.6承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)的人員工作變動(dòng)調(diào)動(dòng)時(shí)，須將本人承擔(dān)任務(wù)中形成、積累的工程資料清理、移交接任人，方可辦理變動(dòng)、調(diào)動(dòng)手續(xù)。7.附則7.1本細(xì)則由合同預(yù)算部解釋和修訂。7.2本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。8.附錄8.1《卷內(nèi)文件目錄（模版）》

附錄1-1卷內(nèi)目錄（招標(biāo)項(xiàng)目）序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)次備注1合同談判會(huì)議紀(jì)要2合同會(huì)簽流轉(zhuǎn)單及合同報(bào)批稿3中標(biāo)