財務合同管理與審查制度

財務合同管理與審查制度財務合同管理與審查制度一、目的為加強公司財務合同管理，規(guī)范合同審查流程，有效防范財務風險，保障公司合法權益，結合公司實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門簽訂的各類涉及財務收支的合同。三、職責分工1.財務部門負責財務合同的歸口管理，制定和完善財務合同管理制度。對合同的財務條款進行審核，包括但不限于付款方式、結算周期、發(fā)票開具、稅務處理等。參與重大合同的談判，提供財務專業(yè)意見。負責財務合同的存檔、保管和查閱工作。2.業(yè)務部門負責合同的起草、發(fā)起和初步審核，確保合同內容符合業(yè)務實際需求。提供與合同相關的業(yè)務資料，協(xié)助財務部門和其他相關部門進行審核。負責合同的簽訂、履行和跟蹤，及時向財務部門反饋合同執(zhí)行情況。3.法務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，包括合同條款、法律風險等方面。提供法律專業(yè)意見，協(xié)助處理合同糾紛和法律事務。4.其他相關部門根據(jù)合同具體內容和業(yè)務需要，參與合同的審核，提供專業(yè)意見和建議。四、合同管理流程合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求和項目情況，起草合同文本。合同文本應包括但不限于合同雙方基本信息、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.業(yè)務部門在起草合同過程中，應充分考慮財務、法律等方面的風險，確保合同條款清晰、明確、合法、合規(guī)。合同初審1.業(yè)務部門起草完成后，對合同進行初步審核，確保合同內容完整、準確，符合業(yè)務實際需求。2.業(yè)務部門將合同文本及相關業(yè)務資料提交給財務部門進行初審。財務部門重點審核合同的財務條款，包括付款方式、結算周期、發(fā)票開具、稅務處理等是否符合公司財務制度和相關法律法規(guī)的要求。3.財務部門初審完成后，將合同文本及審核意見反饋給業(yè)務部門。如存在問題或需要修改的地方，業(yè)務部門應根據(jù)財務部門的意見進行修改完善。合同會審1.業(yè)務部門根據(jù)財務部門初審意見修改完善合同文本后，發(fā)起合同會審流程。合同會審由業(yè)務部門組織，財務部門、法務部門及其他相關部門參與。2.各部門根據(jù)各自職責對合同進行審核，重點關注合同的合法性、合規(guī)性、可行性以及對公司利益的影響等方面。各部門應在規(guī)定時間內提出審核意見，并反饋給業(yè)務部門。3.業(yè)務部門對各部門的審核意見進行匯總整理，對合同文本進行進一步修改完善。如各部門之間存在意見分歧，由業(yè)務部門組織協(xié)調溝通，必要時可提請公司領導進行決策。合同審批1.合同會審通過后，業(yè)務部門將合同文本及審核意見提交給公司領導進行審批。公司領導根據(jù)合同的重要性、風險程度等因素進行綜合審批。2.對于重大合同，公司領導可組織相關部門進行專題討論，確保合同決策的科學性和合理性。合同簽訂1.合同經(jīng)公司領導審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方簽訂合同。合同簽訂應嚴格按照公司規(guī)定的授權審批程序進行，確保合同簽訂的合法性和有效性。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分別送財務部門、法務部門及其他相關部門存檔備案。合同履行與跟蹤1.業(yè)務部門負責合同的具體履行工作，嚴格按照合同約定的條款和要求履行義務，并及時跟蹤合同執(zhí)行情況。2.財務部門根據(jù)合同約定的付款方式和結算周期，做好資金安排和賬務處理工作。同時，定期與業(yè)務部門核對合同執(zhí)行情況，確保財務數(shù)據(jù)與業(yè)務實際相符。3.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務部門應及時通知財務部門和法務部門，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。合同歸檔與保管1.財務部門負責財務合同的統(tǒng)一歸檔和保管工作。合同歸檔應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同檔案應包括合同文本、審核意見、審批文件、履行記錄等相關資料。合同保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。3.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和財務部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復印、摘抄、泄露合同內容。五、合同審查要點財務條款審查1.付款方式：審核付款方式是否符合公司財務制度和業(yè)務實際需求，是否明確約定付款時間、付款比例、付款條件等。2.結算周期：審查結算周期是否合理，是否與公司資金周轉情況相適應。3.發(fā)票開具：明確發(fā)票的種類、開具時間、開具內容等要求，確保發(fā)票符合稅法規(guī)定和公司財務管理要求。4.稅務處理：審核合同涉及的稅務事項是否明確，稅務負擔的承擔是否合理，是否存在稅務風險。5.財務預算：檢查合同金額是否在公司年度財務預算范圍內，如有超預算情況，是否履行了相應的預算調整審批程序。合法性審查1.主體資格：審核合同雙方是否具有簽訂和履行合同的合法主體資格，是否具備相應的經(jīng)營范圍和資質證書。2.合同內容：審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)、顯失公平、損害公司利益等情況。3.合同形式：檢查合同的形式是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，如是否采用書面形式、是否加蓋公章等。其他要點審查1.風險評估：對合同可能存在的風險進行評估，包括市場風險、信用風險、操作風險等，并提出相應的防范措施和建議。2.條款完整性：審核合同條款是否完整，是否涵蓋了合同標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要內容。3.語言準確性：檢查合同語言是否準確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。六、內部評審、法律審核和相關部門反饋1.內部評審合同初稿完成后，由業(yè)務部門組織內部評審會議，邀請財務部門、法務部門及其他相關部門參加。各部門在內部評審會議上對合同文本發(fā)表意見和建議，業(yè)務部門負責記錄并整理。業(yè)務部門根據(jù)內部評審意見對合同文本進行修改完善，形成合同送審稿。2.法律審核合同送審稿完成后，由法務部門進行法律審核。法務部門應重點審查合同的合法性、合規(guī)性以及法律風險等方面。法務部門在法律審核過程中，可根據(jù)需要查閱相關法律法規(guī)和案例資料，必要時可咨詢外部法律顧問。法務部門完成法律審核后，出具法律審核意見，反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門根據(jù)法律審核意見對合同文本進行修改完善。3.相關部門反饋業(yè)務部門將修改后的合同文本再次發(fā)送給財務部門及其他相關部門，征求反饋意見。各部門應在規(guī)定時間內對合同文本進行審核，并將反饋意見及時回復給業(yè)務部門。業(yè)務部門對各部門的反饋意見進行匯總整理，如存在意見分歧，應組織相關部門進行溝通協(xié)調，確保合同文本符合各部門的要求和期望。七、多輪反饋修改完善1.業(yè)務部門根據(jù)內部評審、法律審核和相關部門反饋意見，對合同文本進行修改完善。修改過程中應充分考慮各方意見，確保合同的科學性、合理性和可操作性。2.對于修改后的合同文本，如仍存在較大爭議或復雜問題，業(yè)務部門可組織召開專題會議進行討論研究，必要時可邀請公司領導參與決策。3.經(jīng)過多輪反饋修改后，合同文本達到各方認可的程度，由業(yè)務部門將最終合同文本提交給公司領導進行審批。八、實施計劃制度發(fā)布與培訓1.制度發(fā)布：本制度經(jīng)公司領導審批通過后，以正式文件形式發(fā)布至公司各部門。2.培訓時間：在制度發(fā)布后的[X]個工作日內，組織開展制度培訓工作。3.培訓對象：公司各部門負責人、業(yè)務人員、財務人員、法務人員等相關人員。4.培訓方式：采用集中培訓與線上培訓相結合的方式進行。集中培訓由財務部門或法務部門負責人進行講解，詳細解讀制度內容和操作流程；線上培訓可通過公司內部培訓平臺，提供制度文檔、培訓視頻等資料，供員工自主學習。5.培訓內容：包括制度背景、目的、適用范圍、職責分工、合同管理流程、審查要點、內部評審、法律審核、反饋機制等方面的內容。同時，結合實際案例進行分析講解，幫助員工更好地理解和掌握制度要求。制度執(zhí)行與監(jiān)督1.執(zhí)行時間：本制度自發(fā)布之日起正式實施。各部門應嚴格按照制度規(guī)定開展財務合同管理與審查工作。2.監(jiān)督檢查：財務部門和法務部門負責對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。定期對各部門財務合同管理與審查工作進行抽查，檢查合同簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。3.問題整改：對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關部門反饋，并要求限期整改。相關部門應針對問題制定整改措施，認真落實整改工作。財務部門和法務部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到有效解決。制度優(yōu)化與完善1.定期對制度執(zhí)行情況進行總結分析，收集各部門在制度執(zhí)行過程中遇到的問題和建議。2.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需要，結合法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化，適時對制度進行優(yōu)化完善，確保制度的有效性和適應性。九、培訓方案培訓目標通過培訓，使員工深入理解財務合同管理與審查制度的重要性，熟悉合同管理流程和審查要點，掌握相關法律法規(guī)和操作技能，提高員工的合同管理水平和風險防范意識。培訓內容1.財務合同管理基礎知識財務合同的定義、分類和作用財務合同管理的基本原則和目標2.公司財務合同管理制度解讀制度的適用范圍、職責分工和管理流程合同起草、初審、會審、審批、簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的具體要求3.財務合同審查要點與技巧財務條款審查：付款方式、結算周期、發(fā)票開具、稅務處理等合法性審查：主體資格、合同內容、合同形式等其他要點審查：風險評估、條款完整性、語言準確性等審查技巧和方法：如何發(fā)現(xiàn)問題、提出合理建議等4.法律法規(guī)與案例分析與財務合同相關的法律法規(guī)解讀典型財務合同糾紛案例分析，包括案例背景、爭議焦點、處理結果及啟示5.實際操作演練模擬合同起草、審核場景，讓員工進行實際操作練習對員工的操作練習進行點評和指導，幫助員工掌握實際操作技能培訓方式1.集中授課：由財務部門或法務部門負責人進行集中講解，系統(tǒng)介紹財務合同管理與審查制度的相關知識和內容。2.案例分析：結合實際案例進行分析講解，引導員工思考和討論，加深對制度的理解和應用能力。3.小組討論：組織員工分組討論，針對合同管理過程中的熱點問題和難點問題進行交流和探討，分享經(jīng)驗和見解。4.實際操作演練：安排專門的時間讓員工進行實際操作演練，通過模擬合同管理流程，提高員工的實際操作能力。5.線上學習：通過公司內部培訓平臺，提供制度文檔、培訓視頻、在線測試等學習資源，供員工自主學習和復習鞏固。培訓時間安排培訓總時長為[X]小時，具體時間安排如下：|培訓內容|培訓時長|||||財務合同管理基礎知識|[X]小時||公司財務合同管理制度解讀|[X]小時||財務合同審查要點與技巧|[X]小時||法律法規(guī)與案例分析|[X]小時||實際操作演練|[X]小時|培訓效果評估1.考試考核：培訓結束后，組織員工進行書面考試，考核內容涵蓋培訓的所有知識點?？荚嚦煽冏鳛榕嘤栃Чu估的重要依據(jù)之一。2.實際操作考核：通過模擬合同管理場景，對員工的實際操作能力進行考核。觀察員工在合同起草、審核等環(huán)節(jié)的表現(xiàn)，評估員工是否掌握了相關技能和方法。3.培訓反饋調查：發(fā)放培訓反饋調查問卷，收集員工對培訓內容、培訓方式、培訓講師等方面的意見和建議。通過對調查問卷的分析，了解員工對培訓的滿意度和培訓效果的評價。4.工作表現(xiàn)評估：在培訓結束后的一段時間內，觀察員工在實際工作中的表現(xiàn)，評估員工是否將培訓所學知識和技能應用到工作中，是否提高了財務