職員檔案與記錄管理制度

職員檔案與記錄管理制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范企業(yè)職員檔案和記錄的管理，確保信息的完整、準(zhǔn)確和安全，并提升企業(yè)的生產(chǎn)管理效率和員工管理質(zhì)量。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全部職員的檔案和記錄管理工作。三、職員檔案管理1.檔案類別依據(jù)職員的不同情況，將檔案分為以下幾類：招聘檔案、入職檔案、個(gè)人信息檔案、工作表現(xiàn)檔案、培訓(xùn)檔案、考勤檔案、績(jī)效評(píng)估檔案等。2.檔案建立和歸檔2.1招聘檔案：招聘部門負(fù)責(zé)建立員工招聘檔案，包含求職申請(qǐng)、面試記錄、錄用通知等。2.2入職檔案：人事部門負(fù)責(zé)建立員工入職檔案，包含個(gè)人身份證明、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)登記表等。2.3個(gè)人信息檔案：檔案管理員負(fù)責(zé)建立員工個(gè)人信息檔案，包含個(gè)人基本信息、家庭背景、教育經(jīng)過(guò)、工作經(jīng)過(guò)等。2.4工作表現(xiàn)檔案：所在部門負(fù)責(zé)建立員工工作表現(xiàn)檔案，包含工作目標(biāo)、工作計(jì)劃、工作報(bào)表等。2.5培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)建立員工培訓(xùn)檔案，包含培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。2.6考勤檔案：人事部門負(fù)責(zé)建立員工考勤檔案，包含考勤記錄、請(qǐng)假記錄等。2.7績(jī)效評(píng)估檔案：績(jī)效考評(píng)部門負(fù)責(zé)建立員工績(jī)效評(píng)估檔案，包含績(jī)效考核記錄及相應(yīng)的評(píng)定結(jié)果。2.8檔案歸檔：各類檔案原件和復(fù)印件應(yīng)依照規(guī)定格式整理歸檔，并進(jìn)行編號(hào)，歸入企業(yè)檔案庫(kù)進(jìn)行保管。3.檔案查閱和借閱3.1查閱權(quán)限：檔案管理員負(fù)責(zé)幫助相關(guān)部門授權(quán)職員查閱檔案，依據(jù)職責(zé)和需要，調(diào)配不同的檔案查閱權(quán)限。3.2查閱程序：職員需要查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)上級(jí)主管審核后，將檔案供應(yīng)給申請(qǐng)人查閱。3.3檔案借閱：職員如需借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)上級(jí)主管審核后，由檔案管理員供應(yīng)借閱的檔案給借閱人，并記錄借閱人、借閱時(shí)間等信息。4.檔案保密4.1保密責(zé)任：全部參加檔案管理的職員都有檔案保密責(zé)任，不得泄露檔案中的任何信息。4.2檔案安全：應(yīng)加強(qiáng)檔案室的安全管理，防止非授權(quán)人員進(jìn)入檔案室，防止檔案被損壞、遺失或偷竊。四、職員記錄管理1.記錄類型依據(jù)職員工作和管理的需要，將記錄分為以下幾類：工作記錄、會(huì)議記錄、問(wèn)題反饋記錄、工作計(jì)劃記錄、績(jī)效評(píng)估記錄等。2.記錄填寫和歸檔2.1記錄填寫：相關(guān)部門負(fù)責(zé)填寫相應(yīng)的記錄，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、詳實(shí)。2.2記錄歸檔：各類記錄依照時(shí)間次序歸檔，并編號(hào)，歸入企業(yè)檔案庫(kù)進(jìn)行保管。3.記錄查閱和借閱3.1查閱權(quán)限：相關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)授權(quán)職員查閱記錄，依據(jù)職責(zé)和需要，調(diào)配不同的記錄查閱權(quán)限。3.2查閱程序：職員需要查閱記錄時(shí)，需填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)上級(jí)主管審核后，將記錄供應(yīng)給申請(qǐng)人查閱。3.3記錄借閱：職員如需借閱記錄，需填寫《記錄借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)上級(jí)主管審核后，由相關(guān)部門供應(yīng)借閱的記錄給借閱人，并記錄借閱人、借閱時(shí)間等信息。4.記錄保密4.1保密責(zé)任：全部參加記錄管理的職員都有記錄保密責(zé)任，不得泄露記錄中的任何信息。4.2記錄安全：應(yīng)加強(qiáng)記錄室的安全管理，防止非授權(quán)人員進(jìn)入記錄室，防止記錄被損壞、遺失或偷竊。五、懲罰措施對(duì)于違反本制度的行為，依據(jù)違規(guī)情況的嚴(yán)重程度，可采取口頭警告、書面警告、取消某項(xiàng)權(quán)益、降低績(jī)效評(píng)級(jí)等相應(yīng)的處理措施。六、附則本制度由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和修訂，并于訂立后通過(guò)內(nèi)部通知的方式告知全體職員。制度修訂