大學(xué)院系會議管理制度

大學(xué)院系會議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)大學(xué)院系會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質(zhì)量，根據(jù)學(xué)校相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合院系實(shí)際情況，特制定本會議管理制度。

二、本制度適用于大學(xué)院系各類會議的組織、召開和管理工作。

三、會議應(yīng)當(dāng)堅持以下原則：

1.實(shí)事求是，注重實(shí)效；

2.精簡會議，簡化程序；

3.集思廣益，民主決策；

4.嚴(yán)格紀(jì)律，保守秘密；

5.及時傳達(dá)，貫徹落實(shí)。

四、院系會議分為以下幾種類型：

1.院系教職工大會；

2.院系黨政聯(lián)席會議；

3.院系學(xué)術(shù)委員會會議；

4.院系教學(xué)工作委員會會議；

5.院系其他各類專題會議。

五、會議的組織和召開應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：

1.明確會議主題，提前做好準(zhǔn)備；

2.合理安排會議時間、地點(diǎn)；

3.提前通知參會人員，確保參會人員按時到會；

4.嚴(yán)格控制會議規(guī)模，確保會議高效、務(wù)實(shí)；

5.做好會議記錄，及時整理會議紀(jì)要。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修改本制度，由院系辦公室負(fù)責(zé)修訂，并報院系領(lǐng)導(dǎo)審批。

七、本制度的解釋權(quán)歸院系辦公室所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)，明確會議類型，制定會議議程。

2.根據(jù)會議主題和議程，邀請參會人員，確保涵蓋相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液屠嫦嚓P(guān)方。

3.確定會議時間、地點(diǎn)，避免與參會人員其他重要工作沖突。

4.提前通知參會人員，明確會議主題、議程、時間、地點(diǎn)等信息，并提供相關(guān)背景資料。

5.準(zhǔn)備會議所需設(shè)備、材料，如投影儀、筆記本電腦、會議紀(jì)要模板等。

二、會議召開

1.主持人宣布會議開始，介紹參會人員，明確會議主題和議程。

2.按照議程安排，組織相關(guān)議題討論，確保每個議題都有充分的時間進(jìn)行討論。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

a.按時到會，不遲到、早退；

b.尊重他人發(fā)言，不隨意打斷；

c.保持會場安靜，不在會場內(nèi)吸煙、喧嘩；

d.保守會議秘密，不泄露會議內(nèi)容。

4.會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論，確保會議按照議程進(jìn)行，對爭議性問題進(jìn)行協(xié)調(diào)。

三、會議決策

1.對于需要決策的事項(xiàng)，應(yīng)充分聽取各方意見，確保決策的民主、科學(xué)。

2.會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

3.參會人員對決策建議進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇口頭表決、舉手表決或無記名投票等。

4.表決結(jié)果由會議主持人宣布，并記錄在會議紀(jì)要中。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作安排。

2.對會議中未解決的問題，提出解決方案和責(zé)任人，明確完成時間。

3.參會人員對會議效果進(jìn)行評價，提出改進(jìn)意見和建議。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與。

2.整理會議紀(jì)要，將會議成果、決策事項(xiàng)、下一步工作安排等內(nèi)容記錄在案。

3.將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實(shí)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由指定人員負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a.會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員；

b.會議議程及各議題討論情況；

c.決策事項(xiàng)及其表決結(jié)果；

d.會議總結(jié)及下一步工作安排；

e.參會人員提出的改進(jìn)意見和建議。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1-2個工作日內(nèi)完成整理，并提交給會議主持人審核。

4.審核通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員，并在院系公告欄、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺等進(jìn)行公示。

二、會議紀(jì)要的跟蹤與落實(shí)

1.各責(zé)任人對會議紀(jì)要中涉及的決策事項(xiàng)和下一步工作安排進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)，明確完成時間。

2.各責(zé)任人按照會議紀(jì)要要求，制定具體實(shí)施方案，確保各項(xiàng)工作按時完成。

3.院系辦公室定期對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，了解工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問題。

4.對于未按期完成的任務(wù)，責(zé)任人需向會議主持人匯報原因，并提出整改措施。

三、會議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.參會人員應(yīng)積極反饋會議紀(jì)要落實(shí)過程中的問題和困難，共同尋求解決方案。

2.院系辦公室根據(jù)會議紀(jì)要落實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議管理制度。

3.定期組織會議紀(jì)要落實(shí)情況的評估，對表現(xiàn)優(yōu)秀的責(zé)任人和團(tuán)隊給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯。

2.院系內(nèi)部人員如需查閱會議紀(jì)要，應(yīng)向院系辦公室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。

3.對于涉及敏感信息或保密內(nèi)容的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定控制查閱范圍。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，院系內(nèi)各部門和個人需提前向院系辦公室提出申請。

2.預(yù)訂會議室時，需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便院系辦公室進(jìn)行合理安排。

3.院系辦公室有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室分配，確保會議資源得到合理利用。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用會議室時，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不隨意挪動室內(nèi)設(shè)施，不損壞公物。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆等危險物品。

3.會議結(jié)束后，使用者應(yīng)關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備，整理會議室，確保會議室恢復(fù)原狀。

4.如有特殊需求，如使用多媒體設(shè)備、調(diào)整座位布局等，應(yīng)提前告知院系辦公室，以便做好準(zhǔn)備。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用者在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)問題及時報告院系辦公室。

3.院系辦公室定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用者應(yīng)遵守國家保密法律法規(guī)，保守會議內(nèi)容秘密。

2.會議室內(nèi)應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等，確保會議安全。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)及時將涉密文件、資料等帶回，防止泄露。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)院系工作安排另行規(guī)定，并在院系內(nèi)部進(jìn)行公告。

2.特殊情況下，院系辦公室可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會議室開放時間。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，院系辦公室有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.如造成設(shè)備損壞、財產(chǎn)損失等，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

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