職工信息與檔案管理制度

職工信息與檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為加強(qiáng)企業(yè)的職工信息管理，保障職工的合法權(quán)益，提高工作效率和管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全體職工的信息和檔案管理。第三條定義職工信息：指包含個(gè)人基本信息、工作經(jīng)過、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲信息、健康情形等職工相關(guān)的各種數(shù)據(jù)和文件。檔案：指按規(guī)定歸檔保管的職工信息的實(shí)體文檔或電子數(shù)據(jù)。第二章職工信息管理第四條基本信息手記新入職職工應(yīng)依照企業(yè)要求填寫個(gè)人信息登記表，并供應(yīng)相關(guān)證明文件。職工個(gè)人信息登記表包含但不限于以下內(nèi)容：姓名、性別、降生日期、身份證號碼、籍貫；文化程度、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)；家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人等。第五條信息錄入和更新企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的職工信息管理系統(tǒng)，對職工的基本信息進(jìn)行錄入和更新。職工應(yīng)在入職時(shí)如實(shí)供應(yīng)個(gè)人信息，并及時(shí)向企業(yè)供應(yīng)更改信息。第六條信息保密企業(yè)對職工的個(gè)人信息負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)職工授權(quán)或法律許可，不得向外部透露或供應(yīng)。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)工作，保障職工信息的機(jī)密性和完整性。第七條信息使用企業(yè)可依據(jù)工作需要，合理使用職工信息，但應(yīng)遵守相關(guān)法律和規(guī)定，確保信息的合法使用。職工有權(quán)查看、更正本身的個(gè)人信息，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)向企業(yè)反饋并供應(yīng)相關(guān)證明。第八條信息存儲和歸檔職工信息應(yīng)妥當(dāng)存儲，采取物理和電子雙重方式進(jìn)行備份和保管。企業(yè)應(yīng)建立職工信息檔案，依照職工信息的屬性和緊要性進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的完整性和安全性。第九條信息銷毀職工離職后，企業(yè)應(yīng)及時(shí)從系統(tǒng)中刪除其個(gè)人信息，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀職工信息應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和保密要求，確保信息不被泄露。第三章職工檔案管理第十條檔案建立檔案員應(yīng)當(dāng)依據(jù)職工信息的規(guī)定對職工檔案進(jìn)行建檔，并填寫《職工檔案登記表》。檔案員應(yīng)核實(shí)職工信息的真實(shí)性，同時(shí)將檔案交由上級主管部門審核并確認(rèn)。第十一條檔案管理責(zé)任企業(yè)應(yīng)設(shè)立特地的檔案管理崗位，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵守保密規(guī)定，妥當(dāng)保管和管理職工檔案，確保檔案的完整性和安全性。第十二條檔案存儲職工檔案應(yīng)妥當(dāng)存放，建立完善的檔案存儲體系，確保檔案的便捷性和可檢索性。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防塵等條件，確保檔案的質(zhì)量和安全。第十三條檔案歸檔檔案應(yīng)依照編制指南的要求進(jìn)行分類歸檔，并填寫歸檔登記表。歸檔的檔案應(yīng)依照肯定的次序和規(guī)定存放，確保檔案的完整和查閱便捷。第十四條檔案借閱職工有權(quán)利依據(jù)需要查閱本身的檔案。檔案管理人員應(yīng)依照規(guī)定的程序和時(shí)間限制為職工供應(yīng)檔案借閱服務(wù)。第十五條檔案管理評估企業(yè)應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行評估和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。檔案管理人員應(yīng)參加相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理水平和素養(yǎng)。第四章附則第十六條違紀(jì)處理對于違反本制度的員工，將依據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。對于泄露職工信息的人員，將視情況作出相應(yīng)的處理。第十七條生效日期本制度自頒布之日起生效，同時(shí)廢止之前的相關(guān)制度和規(guī)定。第十八條修訂和解釋本制度由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和修訂，并報(bào)相關(guān)部門備案。對制度的修訂應(yīng)征求職工的看法和建議。以上就是關(guān)于職工信息與檔案管理的制度規(guī)定，企業(yè)