招投標部工作職責

招投標部工作職責合同編號：__________甲方（公司名稱）：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（公司名稱）：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：一、總則1.1目的本合同旨在明確招投標部在各類招投標項目中的工作內(nèi)容、職責范圍、工作流程以及相關(guān)方的權(quán)利和義務(wù)，保證招投標工作的公正、公平、公開，保障項目的順利進行，提高項目的經(jīng)濟效益和社會效益。1.2適用范圍本合同適用于甲方招投標部參與的所有招標、投標項目，包括但不限于工程建設(shè)項目、物資采購項目、服務(wù)外包項目等。1.3定義與解釋（1）“招標項目”：指甲方作為招標人，通過公開招標、邀請招標等方式選擇供應(yīng)商、承包商或服務(wù)提供商的項目。（2）“投標項目”：指乙方作為投標人，參與甲方或其他主體組織的招標活動的項目。（3）“招投標文件”：包括招標公告、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等與招投標活動相關(guān)的所有文件。二、部門組織架構(gòu)與人員配置2.1組織架構(gòu)甲方招投標部設(shè)立項目管理組、文件資料管理組、供應(yīng)商管理組、風險管理組等職能小組，各小組在部門經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導下開展工作。2.2崗位設(shè)置與職責（1）部門經(jīng)理：負責招投標部的全面工作，制定部門工作計劃和目標，組織協(xié)調(diào)各小組工作，對重大招投標項目進行決策。（2）項目經(jīng)理：負責具體招投標項目的全過程管理，包括項目前期調(diào)研、招標計劃制定、招標文件編制、投標文件評審、開標評標組織等工作。（3）文件資料員：負責招投標文件的收集、整理、歸檔和保管工作，保證文件的完整性和保密性。（4）供應(yīng)商管理員：負責供應(yīng)商信息的收集、維護、資格審查和評價分級工作，建立健全供應(yīng)商管理體系。（5）風險管理員：負責識別、評估招投標項目中的風險因素，制定風險應(yīng)對措施，降低項目風險。2.3人員編制與資質(zhì)要求（1）根據(jù)甲方業(yè)務(wù)發(fā)展需要，招投標部人員編制暫定為[X]人。（2）部門經(jīng)理應(yīng)具備[具體學歷要求]以上學歷，[相關(guān)工作年限]年以上招投標管理工作經(jīng)驗，熟悉國家招投標法律法規(guī)。（3）項目經(jīng)理應(yīng)具備[具體學歷要求]以上學歷，[相關(guān)工作年限]年以上項目管理經(jīng)驗，具備招標師或造價師等相關(guān)職業(yè)資格證書。（4）文件資料員應(yīng)具備[具體學歷要求]以上學歷，熟練掌握辦公軟件操作技能，具備較強的文件管理能力。（5）供應(yīng)商管理員應(yīng)具備[具體學歷要求]以上學歷，[相關(guān)工作年限]年以上供應(yīng)商管理經(jīng)驗，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。（6）風險管理員應(yīng)具備[具體學歷要求]以上學歷，[相關(guān)工作年限]年以上風險管理經(jīng)驗，熟悉風險管理工具和方法。三、招投標項目管理流程3.1項目前期準備3.1.1項目信息收集（1）招投標部應(yīng)通過多種渠道收集項目信息，包括但不限于部門公告、行業(yè)網(wǎng)站、企業(yè)內(nèi)部推薦等。（2）對于收集到的項目信息，應(yīng)進行初步篩選和分析，確定是否符合甲方業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略。3.1.2項目立項（1）經(jīng)分析符合要求的項目，由項目經(jīng)理編寫項目立項報告，內(nèi)容包括項目背景、項目目標、項目預(yù)算、項目進度計劃等。（2）項目立項報告經(jīng)部門經(jīng)理審核，報公司領(lǐng)導批準后，正式立項。3.2招標流程管理3.2.1招標計劃制定（1）項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項目立項報告和相關(guān)法律法規(guī)要求，制定招標計劃，明確招標方式、招標范圍、招標時間安排等內(nèi)容。（2）招標計劃應(yīng)報部門經(jīng)理審核，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后實施。3.2.2招標文件編制（1）招標文件應(yīng)根據(jù)項目需求和相關(guān)法律法規(guī)要求進行編制，內(nèi)容包括招標公告、投標人須知、項目技術(shù)規(guī)格要求、評標標準和方法、合同條款等。（2）招標文件編制過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和專家的意見，保證文件的合理性和公正性。（3）招標文件編制完成后，應(yīng)進行內(nèi)部審核和校對，保證文件的準確性和完整性。3.2.3招標公告發(fā)布（1）招標公告應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)布渠道和時間進行發(fā)布，保證信息的公開性和廣泛性。（2）招標公告發(fā)布后，應(yīng)及時解答潛在投標人的疑問，對招標項目進行宣傳和推廣。3.3投標流程管理3.3.1投標項目篩選（1）招投標部應(yīng)根據(jù)甲方業(yè)務(wù)需求、項目風險、利潤空間等因素，對收到的投標邀請進行篩選，確定是否參與投標。（2）對于確定參與投標的項目，應(yīng)及時組建投標團隊，明確團隊成員的職責分工。3.3.2投標文件編制（1）投標文件應(yīng)根據(jù)招標文件的要求進行編制，內(nèi)容包括商務(wù)文件、技術(shù)文件、報價文件等。（2）投標文件編制過程中，應(yīng)嚴格按照招標文件的要求進行響應(yīng)，保證文件的符合性和有效性。（3）投標文件編制完成后，應(yīng)進行內(nèi)部審核和校對，保證文件的準確性和完整性。3.3.3投標文件遞交（1）投標文件應(yīng)按照招標文件規(guī)定的時間和方式進行遞交，保證文件的按時送達。（2）在投標文件遞交前，應(yīng)再次檢查文件的完整性和密封性，避免出現(xiàn)遺漏或破損等情況。3.4開標、評標與定標3.4.1開標組織（1）招投標部應(yīng)按照招標文件規(guī)定的時間和地點組織開標儀式，邀請所有投標人代表參加。（2）開標過程中，應(yīng)公開宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內(nèi)容等信息，保證開標過程的公開透明。3.4.2評標參與（1）招投標部應(yīng)選派代表參與評標工作，按照評標標準和方法對投標文件進行評審。（2）在評標過程中，應(yīng)保持公正、公平、客觀的態(tài)度，不得偏袒任何一方投標人。（3）評標結(jié)束后，應(yīng)協(xié)助評標委員會編寫評標報告，提出中標候選人建議。3.4.3定標協(xié)助（1）招投標部應(yīng)根據(jù)評標報告和公司領(lǐng)導的意見，協(xié)助確定中標人，并辦理中標通知書的發(fā)放手續(xù)。（2）定標結(jié)果應(yīng)及時通知所有投標人，對未中標人應(yīng)給予合理的解釋和說明。3.5項目合同簽訂與跟進3.5.1合同簽訂協(xié)助（1）招投標部應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門與中標人進行合同談判，保證合同條款符合招投標文件的要求。（2）合同簽訂過程中，應(yīng)審查合同文本的合法性、完整性和準確性，避免出現(xiàn)合同風險。3.5.2項目執(zhí)行跟進（1）招投標部應(yīng)對中標項目的執(zhí)行情況進行跟進，定期檢查項目進度、質(zhì)量、成本等方面的情況。（2）對于項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門和中標人進行解決，保證項目的順利進行。四、文件與資料管理4.1招標相關(guān)文件管理4.1.1招標文件歸檔（1）招投標部應(yīng)將編制完成的招標文件進行歸檔，保存期限為[具體年限]年。（2）招標文件歸檔應(yīng)按照項目名稱、招標編號等進行分類整理，便于查詢和管理。4.1.2招標過程文件保存（1）對于招標過程中產(chǎn)生的文件，如招標公告發(fā)布記錄、投標人疑問解答記錄、開標記錄、評標報告等，應(yīng)進行保存。（2）招標過程文件保存期限為[具體年限]年，保存方式應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。4.2投標相關(guān)文件管理4.2.1投標文件備份（1）招投標部應(yīng)將編制完成的投標文件進行備份，保存期限為[具體年限]年。（2）投標文件備份應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式，保證文件的安全性和可靠性。4.2.2投標歷史資料整理（1）招投標部應(yīng)定期對投標歷史資料進行整理，分析投標項目的成敗原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓。（2）投標歷史資料整理結(jié)果應(yīng)形成報告，為今后的投標項目提供參考。五、供應(yīng)商管理5.1供應(yīng)商信息收集與維護（1）招投標部應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于供應(yīng)商網(wǎng)站、行業(yè)展會、供應(yīng)商自薦等。（2）對于收集到的供應(yīng)商信息，應(yīng)進行整理和錄入，建立供應(yīng)商信息庫。（3）供應(yīng)商信息庫應(yīng)定期更新，保證信息的及時性和準確性。5.2供應(yīng)商資格審查（1）對于擬合作的供應(yīng)商，招投標部應(yīng)進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、信譽狀況等。（2）供應(yīng)商資格審查應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的標準進行，審查結(jié)果應(yīng)形成報告。5.3供應(yīng)商評價與分級（1）招投標部應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價，評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平、價格合理性等。（2）根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分級，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。（3）對于優(yōu)秀供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先合作機會和獎勵措施；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)停止合作，并將其從供應(yīng)商信息庫中刪除。六、風險管理6.1風險識別（1）招投標部應(yīng)在招投標項目的各個階段進行風險識別，識別范圍包括但不限于政策法規(guī)風險、市場風險、技術(shù)風險、管理風險等。（2）風險識別應(yīng)采用多種方法，如頭腦風暴法、檢查表法、流程圖法等，保證風險識別的全面性和準確性。6.2風險評估（1）對于識別出的風險，招投標部應(yīng)進行風險評估，評估內(nèi)容包括風險發(fā)生的可能性、風險影響的程度等。（2）風險評估應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，根據(jù)評估結(jié)果對風險進行排序。6.3風險應(yīng)對措施（1）針對不同等級的風險，招投標部應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。（2）風險應(yīng)對措施應(yīng)具體可行，明確責任人和時間節(jié)點，保證風險得到有效控制。七、內(nèi)部溝通與協(xié)作7.1與其他部門的溝通機制（1）招投標部應(yīng)建立與其他部門的定期溝通機制，如每周例會、月度溝通會等，及時交流工作進展和存在的問題。（2）在招投標項目執(zhí)行過程中，招投標部應(yīng)與相關(guān)部門保持密切溝通，如與項目需求部門溝通項目需求、與財務(wù)部門溝通項目預(yù)算、與法務(wù)部門溝通合同條款等。7.2跨部門項目協(xié)作（1）對于跨部門的招投標項目，招投標部應(yīng)與其他部門共同組建項目團隊，明確各部門的職責分工。（2）在項目執(zhí)行過程中，招投標部應(yīng)積極協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決部門之間的矛盾和問題，保證項目的順利進行。八、培訓與發(fā)展8.1專業(yè)培訓計劃（1）招投標部應(yīng)根據(jù)部門員工的專業(yè)需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定年度專業(yè)培訓計劃。（2）專業(yè)培訓計劃應(yīng)包括培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等方面的內(nèi)容。（3）培訓內(nèi)容應(yīng)涵蓋招投標法律法規(guī)、項目管理、商務(wù)談判、風險管理等方面的知識和技能。8.2員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃（1）招投標部應(yīng)關(guān)注員工的職業(yè)發(fā)展需求，為員工制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。（2）員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃應(yīng)包括員工的職業(yè)目標、發(fā)展路徑、培訓計劃、晉升機會等方面的內(nèi)容。（3）招投標部應(yīng)為員工提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展平臺，鼓勵員工不斷提升自己的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。九、監(jiān)督與考核9.1工作監(jiān)督機制（1）招投標部應(yīng)建立健全工作監(jiān)督機制，對部門員工的工作進行日常監(jiān)督和定期檢查。（2）工作監(jiān)督內(nèi)容包括工作紀律、工作效率、工作質(zhì)量等方面的情況。（3）對于發(fā)覺的問題，應(yīng)及時進行糾正和處理，情節(jié)嚴重的應(yīng)按照公司規(guī)定進行處罰。9.2績效考核指標（1）招投標部應(yīng)制定明確的績效考核指標，考核指標應(yīng)包括項目完成率、招標成功率、投標中標率、文件管理準確率、供應(yīng)商管理滿意度等方面的內(nèi)容。（2）績效考核應(yīng)采用定量和定性相結(jié)合的方法，根據(jù)考核結(jié)果對員工進行評價和獎懲。9.3獎懲制度（1）招投標部應(yīng)建立健全獎懲制度，對