醫(yī)院檔案管理制度范本

醫(yī)院檔案管理制度范本一、總則為規(guī)范醫(yī)院檔案的管理和使用，保證醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和安全，同時(shí)滿足法律法規(guī)的要求，特訂立本制度。二、檔案管理的目的和原則1.目的確保醫(yī)院檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全，而且能夠便捷地檢索和利用，為醫(yī)院的科研、教學(xué)、醫(yī)療管理等供應(yīng)支持。2.原則法律遵從：檔案管理必需嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度。效率優(yōu)先：提高檔案管理的效率和便利性，以滿足各部門和人員的工作需求。檔案保護(hù)：對(duì)檔案應(yīng)采取科學(xué)、系統(tǒng)的保護(hù)措施，確保檔案的安全可靠。監(jiān)督完善：建立起監(jiān)督、評(píng)估和改進(jìn)檔案管理工作的機(jī)制，確保管理工作的規(guī)范性和連續(xù)改進(jìn)。三、檔案歸檔和整理管理1.檔案歸檔檔案分類：依照醫(yī)院的業(yè)務(wù)科室、個(gè)人身份等，對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔。檔案登記：每份歸檔檔案必需經(jīng)過(guò)登記，包含檔案編號(hào)、題名、份數(shù)以及歸檔人等信息。檔案封裝：歸檔檔案應(yīng)封裝存放，封裝資料須附有封裝說(shuō)明，確保檔案的保管環(huán)境。檔案標(biāo)識(shí)：歸檔檔案應(yīng)貼有標(biāo)簽，并標(biāo)明檔案的類別和保密級(jí)別。2.檔案整理定期整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，及時(shí)清理和更新過(guò)期、無(wú)效的檔案。檔案裝訂：對(duì)檔案文件進(jìn)行裝訂，保證檔案的完整性和可讀性。檔案修復(fù)：對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，并記錄修復(fù)情況和修復(fù)時(shí)間。四、檔案保管和查詢授權(quán)管理1.檔案保管檔案庫(kù)房：醫(yī)院應(yīng)設(shè)立特地的檔案庫(kù)房，確保檔案的安全和環(huán)境掌控。出入登記：對(duì)檔案的出入庫(kù)進(jìn)行登記，包含文件名稱、檔案編號(hào)、借閱人和接收人等信息。溫濕度掌控：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適合的溫濕度，防止檔案受潮或變形。防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防設(shè)施和安全防護(hù)措施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案查詢授權(quán)管理查詢權(quán)限：醫(yī)院應(yīng)依據(jù)不同人員的職責(zé)和需要，設(shè)定不同的檔案查詢權(quán)限。查詢登記：對(duì)檔案的查詢進(jìn)行登記，包含查詢?nèi)恕⒉樵兡康暮筒樵儠r(shí)間等信息。保密措施：對(duì)于涉及患者隱私和敏感信息的檔案，應(yīng)加強(qiáng)保密措施，并限制查詢權(quán)限。五、檔案借閱和移交管理1.檔案借閱借閱申請(qǐng)：借閱者必需提前填寫借閱申請(qǐng)表，并注明借閱目的和借閱時(shí)間等信息。批準(zhǔn)審批：檔案管理員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可借閱檔案。借閱登記：每次借閱檔案必需進(jìn)行登記，包含檔案編號(hào)、借閱者、借閱時(shí)間和歸還日期等信息。借閱期限：借閱者應(yīng)依照規(guī)定的借閱期限使用檔案，并定時(shí)歸還。2.檔案移交移交申請(qǐng)：醫(yī)院各科室在需要移交檔案時(shí)，必需提前向檔案管理部門提出移交申請(qǐng)。移交審批：檔案管理員對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審批，并進(jìn)行移交手續(xù)的辦理。移交記錄：對(duì)移交的檔案進(jìn)行記錄，包含移交檔案的清單、移交人和接收人等信息。六、檔案銷毀和轉(zhuǎn)存管理1.檔案銷毀銷毀依據(jù)：對(duì)于過(guò)期、無(wú)效或需要銷毀的檔案，必需有明確的銷毀依據(jù)，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審批。執(zhí)行程序：檔案管理員負(fù)責(zé)組織檔案的銷毀工作，確保銷毀操作符合相關(guān)的法律法規(guī)要求。銷毀記錄：對(duì)銷毀的檔案進(jìn)行記錄，包含銷毀日期、銷毀數(shù)量和銷毀方式等信息。2.檔案轉(zhuǎn)存轉(zhuǎn)存要求：依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際需要，對(duì)需要長(zhǎng)期保存但不常用的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存程序：檔案管理員負(fù)責(zé)組織檔案的轉(zhuǎn)存工作，確保轉(zhuǎn)存操作符合相關(guān)規(guī)定。轉(zhuǎn)存記錄：對(duì)轉(zhuǎn)存的檔案進(jìn)行記錄，包含轉(zhuǎn)存日期、轉(zhuǎn)存數(shù)量和轉(zhuǎn)存位置等信息。七、檔案安全和備份管理1.檔案安全保密措施：對(duì)于涉及患者隱私和敏感信息的檔案，應(yīng)加強(qiáng)保密措施，并限制查詢和使用權(quán)限。防災(zāi)措施：醫(yī)院應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆阑稹⒎浪头辣I措施，確保檔案的安全。可讀性保證：采取合適的措施，防止檔案受潮、變形或損壞，確保檔案的可讀性。2.檔案?jìng)浞輦浞蓊l率：醫(yī)院應(yīng)定期進(jìn)行檔案的備份，確保檔案的信息不會(huì)由于意外事件而丟失。備份媒介：選擇合適的備份媒介，并進(jìn)行存放和維護(hù)，以確保備份數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定性。恢復(fù)測(cè)試：定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可靠性和可恢復(fù)性。八、檔案管理評(píng)估和改進(jìn)1.評(píng)估要求定期評(píng)估：醫(yī)院應(yīng)定期進(jìn)行檔案管理工作的評(píng)估，包含檔案的保管、使用和管理情況等。評(píng)估指標(biāo)：建立科學(xué)、合理的評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面、客觀的評(píng)價(jià)。2.改進(jìn)措施改進(jìn)看法：依據(jù)評(píng)估結(jié)果，提出檔案管理工作的改進(jìn)看法，并訂立相關(guān)改進(jìn)措施。實(shí)施計(jì)劃：訂立檔案管理改進(jìn)的具體實(shí)施計(jì)劃，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)